Material educativo sobre orçamento matricial.

1. Stratec
Material Educativo
Orçamento Matricial

2. ORÇAMENTO MATRICIAL
UMA NOVA VISÃO PARA A
ELABORAÇÃO E O
CONTROLE ORÇAMENTÁRIO

3. META
REDUÇÃO DE R$ 9.500.000,00 NOS
DISPÊNDIOS E DESPESAS

4. Roteiro da Apresentação
1ª Etapa - A Elaboração do Orçamento Matricial
1  Preparação da base orçamentária
2  Preparação para definição das metas
3  Definição preliminar das metas
4  Negociação e consolidação do orçamento
2ª Etapa - Controle Orçamentário
5  Acompanhamento dos gastos
6  Auditoria
3ª Etapa - Organização do Projeto
7  Formação das equipes e forma de atuação

5. ANTES, ALGUNS CONCEITOS
SOBRE GERENCIAMENTO

6. Fator crítico de sucesso
Modelo Mental
No. 1 LIDERANÇA
CONHECIMENTO
MÉTODO DO
PROCESSO
PROATIVA

7. ADMINISTRAÇÃO
E GERENCIAMENTO
Governança
Liderança Liderança Executiva
Clima Organizacional
Cultura Organizacional
A P
C D
Potencial das pessoas
Administração Estabelecer Metas
de Método Atingir Metas
Empresas Manter Metas
Finanças
Recursos Humanos
Logística
Conhecimento
Fabricação
Marketing
Vendas, etc

8. O que é Método?
Método =
“Processo para se atingir resultados”.

9. Método para Atingir Resultados:
Modelo Mental PDCA
No.2

10. Princípios
 Quem não mede não gerencial
 Gerenciar é atingir metas

11. 1ª Etapa
Processo de
Elaboração do
Orçamento Matricial

12. Proposta de Gestão Orçamentária
ORÇAMENTO MATRICIAL
VISÃO •Exame detalhado dos gastos
ORÇAMENTÁRIA •Metas de redução específicas
para cada área
•Desafios compatíveis com o
potencial de ganho
•Ônus da prova com os
gerentes

13. A Gestão do Orçamento
Através do PDCA
Elaboração
do
A P Orçamento
Controle
C D
Orçamentário

14. Os Princípios do Orçamento
Matricial
Princípios Significado
1) Controle Gastos controlados por duas
Cruzado pessoas (donos de entidades
e pacotes)

15. O Princípio do
Desdobramento do Custo
Presidente
$
Diretorias
(Entidade)
$ $ $ $
Atividades
Variáveis
Centros de Custo $ $ Pacotes de Gastos

16. O Princípio do
Controle Cruzado
Matriz Corporativa
Dono: Presidente
Dono da Entidade Dono da entidade
Gestor Gestor Gestor Gestor Gestor Gestor
Gestor
do pacote Gasto Gasto Gasto
“a” - $ “b” - $ ... “z” - $
Dono do
pacote
Gestor
Gasto Gasto Gasto
do pacote “α” - $ “β” - $ ... “σ” - $

17. Os Princípios do Orçamento
Matricial
Princípios Significado
1) Controle Gastos controlados por duas
Cruzado pessoas (donos de entidades
e pacotes)
2) Foco no Os gastos são desdobrados até
desdobramento o nível onde são realizados
do gasto

18. Os Princípios do Orçamento
Matricial
Princípios Significado
1) Controle Gastos controlados por duas
Cruzado pessoas (donos de entidades
e pacotes)
2) Foco no
desdobramento Os custos são desdobrados até
do gasto o nível onde são realizados
3) Acompanhamento Esforço direcionado à partir
sistemático de comparações sistemáticas
e controle detalhado dos
gastos

19. O Princípio do
Acompanhamento Sistemático
 Acompanhamento Mensal do Resultado -
“Gestão à Vista”
Cobertura de Estoque
Índice de
cobertura de 3
estoque
2,8
2,6 Melhor
2,4
2,2
2
1,8
Meta
1,6
*
1,4
1,2
1
Média
Nov Dez Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set
97
 Reuniões para Controle de Gastos
 Auditoria de Procedimentos

20. Premissas do Orçamento
Matricial
 Resultado orçamento matricial
IGUAL ao resultado contábil
 Reais históricos
 Correta alocação dos lançamentos
contábeis

21. Processo de Elaboração do
Orçamento Matricial
Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
•Definição de Pacotes e Variáveis
•Definição de Entidades e Níveis
•Definição de Donos, Coordenadores e Gestores de
Pacotes e Entidades

22. Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Preparação da Base
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
Orçamentária
Elementos básicos para a gestão do
“Orçamento Matricial”
Pacotes Entidades
de Gastos da Empresa
Quais são Onde
os gastos ocorrem os
gastos

23. Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Definição e Objetivo
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
de Pacotes
PACOTES
• Agrupamentos de contas contábeis homogêneas em relação à
natureza do lançamento que as originaram.
VARIÁVEIS DE PACOTES
• Representam o nível de abertura da contabilidade.
OBJETIVOS
• Montar uma estrutura contábil-gerencial
• Facilitar a análise e compreensão sobre a alocação de gastos
• Gerenciar sua evolução ao longo do tempo

24. Preparação Preparação Definição Negociação e
Como São Formados
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
os Pacotes
Salários e Encargos Sociais 500
Custos Fixos
Aluguel das Instalações Fabris 60
de Produção
“DRE” Salários e Encargos Sociais 250
Despesas Aluguel de Imóveis 30
Administrativas
Aluguel de Veículos 25
865
Salários e Encargos Sociais da Produção 500
Pessoal
Salários e Encargos Sociais da Administração 250
Pacotes
Aluguel das Instalações Fabris 60
Aluguéis Aluguel de Veículos 25
Aluguel de Imóveis 30
865

25. Preparação Definição Negociação e
Exemplo de Pacotes e
Preparação
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
Variáveis (Gastos)
PACOTES VARIÁVEIS
Terceiros Locação de veículos leves
Loc. de veículos pesados
Aluguéis
Locação de ônibus
Despesas de Apoio Gasolina
Legais e Fiscais Álcool
Frota Óleo Diesel
Utilidades e Insumos
Peças e assessórios
Pessoal
Seguros
Frota Apoio logístico
Propaganda Manutenção de veículos

26. Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Definição e Objetivo
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
de Entidades
ENTIDADES
• Unidades da estrutura organizacional (funcional ou por projeto)
NÍVEIS DE ENTIDADES
• É o desdobramento das entidades, de acordo com a estrutura
organizacional, desde unidades corporativas até centros de
custo
OBJETIVO
• Estabelecer uma clara definição da responsabilidade
gerencial pelo controle dos gastos

27. Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
Exemplos de Entidades
Empresa Presidência
Entidades Dir. Finan Dir. Com. Dir. Oper. Vice-Pres
Centros de Financeiro MKT Intercâmbio Pessoal
Custo

28. Donos, Coordenadores
Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
e Gestores
Matriz Corporativa
Dono da Dono da Dono da
Dono: Presidente Entidade
Entidade Entidade
Coord. Coord. Coord.
Dono do Coord.
pacote
Dono do Coord.
pacote

29. Processo de Elaboração do
Orçamento Matricial
Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
• Análise preliminar das variáveis
• Definição de Atividades, Parâmetros e Indicadores
• Definição de “Clusters”
• Preparação do Software e coleta de dados

30. Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
Análise Preliminar das Variáveis
Pacote
Priorizar variáveis e verificar
Variáveis potencial de ganho
comparação

Parâmetros
gestores de pacote
coordenadores e
 definid
nível operacional
gerenciados no
 valore
plano de contas
último nível do
critério de
 detalh
Atividades
s
as pelos
amento do
Indicadores
 item de controle
para definição da
meta e
acompanhamento

31. Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Atividades, Parâmetros e
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
Indicadores
Economia Renegociação
1 2 no Parâmetro de Contratos
GASTO = CONSUMO X PREÇO
ESPECÍFICO UNITÁRIO
(R$/m2) (kg detergente/m2) (R$/kg detergente)
Gastos com Telefonia Fixa Gastos com Telefonia Fixa
100
500 90
450 80
400 70
R$/Funcionário
350
R$/ funcionario
60
300 50
250 40
200 30
150 20
100 10
50 0
0 Filial São Filial Salvador Filiar São Filial Porto Filial Curitiba Filial Recife Filial
Adm. Financeiro Comercial Logística Industrial Engenharia Paulo Paulo Alegre Fortaleza
Central (capital) (interior)
Entidades
Entidades

32. Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
Comparação entre indicadores
para definição de metas
Entidades: Administrativa,
Comercial, Industrial, etc...
Identificar “Clusters”
Agrupar entidades
Comparar indicadores

33. Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
O que são “Clusters”?
São agrupamentos de entidades com características em
comum que podem ter seus resultados comparados
Exemplo
Gastos com telefone fixo - Diretoria Comercial
Característica
Pontos de venda/entidade
Cluster A
Entidades
MG - 3.500 PDV
Rio de Janeiro Ribeirão Preto - 3.180 PDV
Minas Gerais
Cluster B
Ribeirão Preto
Rio de Janeiro - 2.600 PDV
Brasília Goiânia - 2.400 PDV
Goiânia
Cluster C
Brasília - 1.730 PDV

34. Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
Desenvolvimento de Software
para Coleta de Dados
PRÉ- REQUISITO:
Utilizar mesma base de dados da Contabilidade
OBJETIVOS PRINCIPAIS:
Levantar dados para definição das metas
orçamentárias
Acompanhar resultados mensais e gerar consultas
para análises comparativas entre o real e orçado

35. Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
Desenvolvimento de Software
para Coleta de Dados
Levantar dados para definição das metas
orçamentárias
• Coletar dados da DRE
• Inserir parâmetros e indicadores para cálculo dos valores
da situação atual
• Apresentar os gastos por pacote e entidade

36. Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
Desenvolvimento de Software
para Coleta de Dados
Acompanhar resultados mensais e gerar consultas
para análises comparativas entre o real e orçado
• Apresentar dados por pacote e entidade para
os seus gestores

37. Processo de Elaboração do
Orçamento Matricial
Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
•Definição preliminar das metas corporativas por diretoria e
por pacote
•Análise dos dados coletados e estabelecimento das
“réguas” nas entidades das diretorias
•Definição preliminar das metas nas entidades
•Definição das “Propostas de Padrões” e “Planos de
Redução de Gastos”

38. Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
Definição das Metas
Definição das Metas
Definição preliminar das “Top-Down”
1
metas corporativas
Corporativo
Análise dos dados coletados e
2 estabelecimento das “réguas”
nas entidades
Definição preliminar das metas Entidades
3 nos níveis das entidades
Definição das “Propostas de
4 Padrões” e “Planos de Redução Níveis das
de Gastos”
Entidades

39. Definição Preliminar das
Metas Corporativas
As metas do orçamento matricial são
definidas por pacotes
Como
- Analisar os valores propostos de redução de
custos por diretoria que impactam em cada
pacote
- Analisar o potencial de ganho das demais
contas que compõem seu pacote, totalizando a
meta de redução global do pacote

40. Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
Meta Corporativa
RESPONSÁVEL: Presidente- Dr. José Pereira Entidades e Donos de Entidades
Marcos Elias Jacques G. José Pereira Dr. José Pereira
Dr. José Pereira
Donos de Total Pacote
Pacotes Variáveis Administrativo Comercial Industrial Total Pacote
Pacotes
Marcos Pessoal 5440 3264 2176 10880
10880
Elias Salários e Ordenados 2700 1620 1080 5400
5400
Honorários 500 300 200 1000
1000
Vale Transporte 100 60 40 200
200
Vale Refeição 200 120 80 400
400
PIS 250 150 100 500
500
FGTS 200 120 80 400
400
INSS 300 180 120 600
600
Gratificações 90 54 36 180
180
Aviso Prévio 80 48 32 160
160
Salário Educação 45 27 18 90
90
13o Salário 450 270 180 900
900
Férias 450 270 180 900
900
Benefícios Indiretos 75 45 30 150
150
Marcos Despesas 810 486 324 1620
1620
Elias de Apoio Telefone 500 300 200 1000
1000
Viagens 250 150 100 500
500
Jornais e Revistas 60 36 24 120
120
Total de Gastos
Total de Gastos
9375
9375
7365
7365
7760
7760
2450024500
Metas de Redução de
Custos por pacotes

41. Matriz Corporativa da CCPR
Entidade: CCPR
Dono: Dr. José Pereira Campos Filho
Dono da Entidade Marcos Elias Jacques Gontijo José Pereira José Pereira
Coordenador da
Osvaldo Joaquim Maurício Borges Rosário Total
Entidade
Pacotes
Coordenador do Diretoria Assessoria da
Dono Entidades Diretoria Comercial Diretoria Industrial
Pacote Administrativa Presidência
Pacotes Meta $ Meta % Meta $ Meta % Meta $ Meta % Meta $ Meta % Meta $ Meta %
Marcos E. Osvaldo Pessoal
Utilidades e
J. Pereira Maurício B. Insumos
Marcos E. Humberto Despesas de Apoio
Marcos E. Otacílio Financeiro
Marcos E. Aécio Terceiros
J.Gontijo Juarez Aluguéis
Marcos E. Jaques Coura Legais e Fiscais
Despesas de
J.Gontijo Joaquim F. Comercialização
J.Gontijo Otto Propaganda
J.Gontijo Maurício B. Perdas
Marcos E. João Aurélio Veículos
J. Pereira Rosário Capital Empregado
Meta do
Total Entidades
Presidente

42. Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
Análise dos Dados Coletados
Gastos realizados em mais Gastos realizados em
de uma Entidade apenas uma Entidade
Ex: Despesas com
Ex:Telefone Tarifas Bancárias
•Definição de Parâmetros •Análise do potencial de
•Comparações sistemáticas redução
•Clusters quando necessário

43. Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
“Réguas” nas Entidades
Diretoria Comercial
Gastos com Telefonia Fixa
250
200
R$/Funcionário
150
100
Indicadores
50
0
Minas Gerais Ribeirão Preto Rio de Janeiro Goiânia Brasília
Cluster A Cluster B Cluster C
Cluster A Entidades
Cluster B Cluster C

44. Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
Premissas para “Traçar a Régua”
Não basear em valores extremos
Negociação entre donos e gestores de pacotes e
entidades
Estabelecimento de metas atingíveis e
desafiadoras
Resultados obtidos devem ser suficientes para
garantir o alcance das metas corporativas

45. Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
Meta na Entidade
Entidade: Comercial
Dono de
Entidade: Dr. Jacques Gontijo Entidades e Gestores de Entidades
Alberto P. Sérgio T. Ricardo S. Gilberto Dr. Jacques
Minas Ribeirão
Pacotes Variáveis Rio de Janeiro Brasília
Gerais Preto Total Pacote
Pessoal 490 1306 816 652 3264
Salários e Ordenados 1620
Honorários 300
Vale Transporte 60
Vale Refeição 120
PIS 150
FGTS 120
INSS 180
Gratificações 54
Aviso Prévio 48
Salário Educação 27
13o Salário 270
Férias 270
Benefícios Indiretos 45
Despesas 330 220 170 70 486
de Apoio
Telefone
Telefone
Viagens
Jornais e Revistas
45 120 75
45 120 75
60 60 300
150
36
300
Total de Gastos 1505 2346 1456 1673 7365
7365

46. Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
“Réguas” nos Níveis das Entidades
Gerência Regional Vendas Minas Gerais
Gastos com Telefonia Fixa
160
140
120
R$/ funcionario
100
80
60
Indicadores
40
20
0
Dpto Vendas Leite Depto Vendas Derivados
Níveis

47. Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
Meta nos Níveis da Entidade
Entidade: Ger. Reg. Vendas Minas Gerais
Dono de
Entidade: Sergio T.
Humberto P. Sérgio R. Sérgio T.
Gestores de Dpto. Vendas Dpto. Vendas
Pacotes Variáveis Total Pacote
Pacotes Leite Derivados
Rubens Pessoal 305 300 1306
Salários e Ordenados 780
Honorários 100
Vale Transporte 70
Vale Refeição 70
PIS 20
FGTS 39
INSS 50
Gratificações 15
Aviso Prévio 5
Salário Educação 10
13o Salário 80
Férias 60
Benefícios Indiretos 7
Valéria Utilidades 120 100 220
Telefone
Telefone 80
80 40
40 120
120
Viagens 95
Jornais e Revistas 5
Total de Gastos 1740 606 2346
2346

48. Preparação Preparação Definição Negociação e
Resumo para Estabelecer
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
as Metas nas Entidades
Montagem das árvores de
1 indicadores para as variáveis R$/mês
Até 2.000 2.001a Acima
PDV 3.000 PDV 3.001 PDV
Região
Norte
2 Identificação Região
dos clusters Sul
Região
S.P
Gastos com telefonia fixa
120
100
Realização das comparações
R$/ funcionario
80
3
60
sistemáticas dentro dos clusters 40
20
0
Filial Filial Recife Filial Filial Porto Filial Filial São Filiar São
Salvador Fortaleza Alegre Curitiba Paulo Paulo
(capital) (interior)
Filiais
Ganho/
Pacote Meta Real Perda
Definição preliminar Pessoal
Terceiros
4 das metas Aluguéis
Etc

49. Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
Caminho para Redução
dos Gastos
Custo total de Total de min. Preço por
= X
telefone fixo falados minuto
“Régua” “Padrão” “Renegociação
de Contratos”
Min. falados
Custo Original
NOVO
CUSTO
Preço por minuto

50. Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
Elaboração dos Padrões
de Procedimentos
O Que São “Padrões
de Procedimentos”
• “Políticas” Como fazer para
• “Regulamentos” se atingir o nível
• “Padrões previsto de gastos
Operacionais” estabelecido pela
“régua”

51. Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
Políticas Corporativas
Exemplos de Políticas Corporativas para
redução de custos com telefonia
1) Deve-se utilizar o serviço de linha direta Embratel para
ligações interurbanas onde o sistema estiver disponível
2) Deve-se manter atualizado e divulgar internamente as
grades de horários e tarifação promocional fornecidas pela
Embratel
3)Etc....

52. Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
Aplicação de Políticas
Corporativas nas Entidades
Gastos com Telefonia Fixa
250
R$/Funcionário
200
150
100
50
0
Minas Gerais Ribeirão Preto Rio de Janeiro Goiânia Brasília
Cluster A Entidades Cluster B Cluster C
1) Deve-se utilizar o serviço de linha 1) Manter atualizado e divulgar
direta Embratel para ligações internamente as grades de horários
interurbanas entre as Filiais Minas e tarifação promocional fornecidos
Gerais, Ribeirão Preto e Rio de pela Embratel
Janeiro
2)Etc....
2)Etc....

53. Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
Exemplos de Padrões
POP’s
Existem padrões Procedimento Operacional
que auxiliam na Padrão para “Testes
Industriais”
redução de
Procedimento Operacional
gastos, porém Padrão para “Utilização
não são de Cartuchos para
Impressão”
decorrentes das
Políticas Procedimento Operacional
Padrão para “Assepsia de
Corporativas tanques”

54. Processo de Elaboração do
Orçamento Matricial
Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
•Negociação das metas
•Revisão e aprovação dos padrões propostos
•Consolidação do Orçamento

55. Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
Negociação e Consolidação
do Orçamento
Negociação das Metas
“Botton- Up”
1 Negociação das metas Corporativo
2 Revisão e aprovação dos
padrões propostos
Entidades
3 Consolidação do Orçamento
Níveis das
Entidades

56. Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
Negociação das Metas nas
Diversas Entidades
Entidade: Depto Adminstração
diversas entidades Entidade / Responsável
Dono da Matriz
Marcos A Nádia João Alberto Humberto
pacote para as Humberto F.
Depto
Sete Lagoas Brasília Goiânia BH
metas de cada Administ.
•Negociação das Gestor Pacote
•Negociação das Junior
Antônio
Pessoal
Terceiros
50
25
500
30
700
45
250
300
1.500
400
metas de cada André
Julho
Desp. de Apoio
Utilidades
30
10
20
75
30
95
20
20
100
200
Entidade para os Everton Financeiro 50 5 25 20 100
Etc.. Etc... 20 50 50 10 130
diversos pacotes
GASTOS FIXOS 185 680 945 620 2.430
•Ajuste das metas
nas entidades da
matriz

57. Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
Apr
Revisão e Aprovação
dos esenta dos Padrões
ç
Cor Padrõ ão
as porati es Sugestões de ajustes
Ent vos
ida pelos Gestores de
des para
Pacotes nas
Entidades
Revisão dos padrões
corporativos pelos
Coordenadores de Pacotes
Aprovação final pelos Donos de
Pacotes

58. Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
Consolidação do Orçamento
Comprometimento dos donos de
pacotes e entidades com as metas da
matriz corporativa perante o Presidente
CONSOLIDAÇÃO DO
CONSOLIDAÇÃO DO
ORÇAMENTO
ORÇAMENTO

59. Preparação Preparação Definição Negociação e
da Base para Definição Preliminar Consolidação
Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento
Consolidação do Orçamento
Preenchimento das
Matrizes Orçamentárias
Revisadas e Aprovadas
Divulgação do Orçamento
e dos Padrões Aprovados
para todos os níveis

60. 2ª Etapa
Controle
Orçamentário

61. Controle Orçamentário
Qual o segredo do
sucesso?
IA
TO
R
TO
EN
DI
AM
OS
AU
NH
ST
A
GA
MP
S
O
DO
AC

62. Controle Orçamentário
ACOMPANHAMENTO DOS
GASTOS
Objetivo
- Mensurar valor orçado x valor real dos
gastos
- Informar a ocorrência de anomalias
para a análise e tomada de ações
corretivas

63. Acompanhamento Mensal dos
Gastos
Equipe OM Gestores de Dono da Matriz Coordenadores de
Pacote/Entidade Pacote/Entidade
Levantar os dados
previsto X realizado
por pacote
Obter os resultados dos
gastos para seu pacote
em cada entidade
Atualizar Gestão à Vista
Preparar “Relatório de
e identificar resultados
ruins
Anomalia”
Apresentar “Relatório de
consolidado para diret
Anomalia”
Apresentar relatório
Aprovar “Relatório de Anomalia”

64. Acompanhamento Semanal
dos Gastos
Equipe OM Gestor de Pacote/ Dono da Matriz
Entidade
Levantar os dados
previsto X realizado por
pacote
Obter os resultados dos
gastos para seu pacote em
cada entidade
Atualizar Gestão à Vista e
identificar resultados ruins
Ação corretiva “in loco”

65. Quando Atuar Corretivamente
• 5% ou 10% acima da meta
Limite de tolerância • Proposto pelos donos de
pacote
Gasto acima do limite de tolerância
Gasto dentro do nível de tolerância
Gasto igual ou abaixo da meta
• Vermelho
Quando Utilizar • Amarelo (2 meses consecutivos)
o Relatório de
Anomalia?

66. Relatório de Anomalia
Relatório de Anomalia
Mês Mar/2000 Pacote Utilidades
Entidade Comercial (Filial Fortaleza) Limite de Tolerância (%) 5%
Gestor da Entidade Marcos Martins Gestor do Pacote José Carlos dos Santos
Em Ocorreu
Ações Previstas Realizado Não realizado
P D
andamento Impedimento
Negociar Valor da Tarifa de Telefonia Celular X
Realizar convênios com hoteis para redução de tarifas X
Variáveis do Desvio
Causas Prováveis Medidas Corretivas Responsável Prazo
Pacote R$ (%)
Aumento do preço do Definir política de abastecimento para Ana Paula
C A
Combustível 20/Abr
combustível acima do previsto utilizar apenas combustível comum Costa
Definir política para utilização de taxi
Viagens Utilização de taxi especial Roberto Alves 20/Abr
comum
Mês Acumulado
Meta do Pacote (R$) 2.300,00 27.600,00
Realizado (R$) 2.200,00 29.256,00
Desvio absoluto (R$) 100,00 1.656,00
Variação (%) 4,35% -6,00%

67. Troca de Experiências
Experiência com a redução de gastos
Tr
oc
ada
im cop
pr
es iado Instalação de modem para
so ra transmissão de dados
ra X
Y p ela
Divulgação das DICAS via Intranet, reuniões mensais, etc

68. Reunião Mensal de
Acompanhamento das Metas
Apresentação dos resultados ruins
Gestores de Pacote/Entidade
apresentam relatório de anomalia
ao Dono da Matriz
Aprovação do Plano de Ação

69. Controle Orçamentário
AUDITORIA
- Realizada por uma equipe interna da Unimed
- Auditoria contábil em todas as entidades
- Auditoria no cumprimento dos padrões
(Regulamentos)
- Análise e orientação sobre anomalias e ações
corretivas

70. Auditoria
Características
Frequência
 Pelo menos uma vez por ano em todas as
entidades
Auditoria Esporádica
 Solicitada pelos donos de pacote em
unidades específicas

71. Auditoria
Tipos de Falta
1) Falta Leve
Exemplos:
- Erro nos lançamentos contábeis
- Erro na interpretação dos padrões
Ações Corretivas:
- Registro dos erros encontrados
- Orientação sobre o correto lançamento

72. Auditoria
Tipos de Falta
2) Falta média
Exemplos:
- Repetição de faltas leves
- Atraso nos lançamentos
- Situações de risco fiscal/ trabalhista
Ações Corretivas:
- Orientação e advertência formal com cópia
para o Dono da Entidade

73. Auditoria
Tipos de falta
3) Falta Grave
Exemplos:
- Repetição de faltas médias
- Uso inadequado dos recursos da empresa
- Manipulação dos registros contábeis
Ações Corretivas:
- Registro formal da falta
- Decisão a cargo da Diretoria

74. 3ª Etapa
Organização do
Projeto

75. Organização do Projeto
Estrutura Básica para a Elaboração e Controle do
Orçamento Matricial
Comitê de Diretoria
Liderança
Liderança Saide
do Projeto
Gestores Equipe Gestores
De Proativa de
pacotes Entidades

76. Papéis e Responsabilidades
Líder do Orçamento Matricial: Dr. Alcimar
• Liderança e coordenação do projeto Orçamento Matricial
Apoio / assistende do líder: Saide
• Levantar informações ou direcionar pessoas que possam levantar
informações relativas ao conteúdo de cada subitem de despesa,
esclarecendo aos gestores dos pacotes a natureza dos lançamentos
contábeis efetuado nas diversas contas contempladas no Orçamento
Matricial;
• Prestar eventuais esclarecimentos aos Gestores de Pacotes quanto
à metodologia de trabalho do OM;
• Fornecer informações ou direcionar pessoas que possam fornecer
informações técnicas referentes às questões contábeis e financeiras
para a solução de problemas envolvendo a elaboração do Orçamento
Matricial.

77. Papéis e Responsabilidades
Equipe Proativa
• Analisar as famílias definidas, seus subitens de despesas e sua
importância;
• Auxiliar os gestores de pacotes na definição dos parâmetros para
análise dos subitens de despesas;
• Proceder à definição dos indicadores específicos e dos clusters;
• Elaborar a comparação de todos os subitens de gastos, dentro dos
respectivos clusters;
• Fornecer orientação metodológica sobre métodos e ferramentas
gerenciais (aplicação do PDCA, plano de ação, elaboração de
políticas e padrões de gastos corporativos).

78. Papéis e Responsabilidades
Gestor de Pacotes
Funcionário responsável pelo resultado de um determinado pacote de gastos.
Suas principais atribuições são:
• Analisar detalhadamente o conteúdo de seu pacote de gastos nos
centros de custo;
• Definir parâmetros de clusters para cada subitem de gastos de sua
responsabilidade;
• Definir metas preliminares com base em comparação entre as
unidades;
• Estabelecer regulamentos de gastos das contas contábeis sob sua
responsabilidade;
• Negociar as metas junto às entidades;

79. Papéis e Responsabilidades
Gestor de Pacotes
Funcionário responsável pelo resultado de um determinado pacote de gastos.
Suas principais atribuições são:
• Elaborar e executar os planos de ação;
• Identificar as unidades e gastos que apresentam desvios
(anomalia)
• Solicitar o relatórios de anomalia da equipe, com análise por
subitem de despesa;
• Realizar a reunião formal para apresentação do relatórios de
anomalia, verificando a correta identificação da causa e a
consistência das contramedidas.

80. Papéis e Responsabilidades
Gestor de Entidades
Diretor responsável pelo resultado da diretoria sob o seu comando. Suas
principais atribuições são:
• Atuar no alcance das metas relativas a sua entidade;
• Identificar as unidades e despesas que apresentam desvios
(anomalias);
• Solicitar os relatórios de anomalia da equipe, com análise de cada
subitem de despesa;
• Realizar a reunião formal para apresentação dos relatórios de
anomalia, verificando correta identificação da causa e a consistência
das contramedidas;
• Elaborar e executar os planos de ação.

81. Cronograma
CRONOGRAMA RESUMO DAS ETAPAS DO PROJETO OM ATUALIZAÇÃO 10/6/2007
S APOIO/ASSISTENTE
UNIMED SÃO LUÍS PRESIDENTE DR. ALCIMAR SAIDE
T DO PROJETO
A
T 2007 2008
ETAPAS U
S JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ JAN FEV MAR ABR MA JUN
P
1. PREPARAÇÃO DA BASE ORÇAMENTÁRIA
R
P
2. PREPARAÇÃO PARA DEFINIÇÃO DAS METAS
R
P
3. DEFINIÇÃO PRELIMINAR DAS METAS
R
P
4. NEGOCIAÇÃO E CONSOLIDAÇÃO DAS METAS ORÇAMENTÁRIAS
R
P
5. PREPARAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE ACOMPANHAMENTO
R
P
6 ACOMPANHAMENTO DA EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO
R
PREVISTO
EM ANDAMENTO NO PRAZO
LEGENDA EM ANDAMENTO FORA DO PRAZO
PARADO
CONCLUÍDO

82. Próximos Passos
Treinar gestores de pacote e entidade dentro das matrizes.
Apoio da equipe Proativa.
Acompanhar e analisar os resultados através das
“Matrizes de Acompanhamento”. Todo o material esta
disponível no icone “Orçamento Matricial” base Notes.
Elaborar “Relatório de Anomalia” para as Reuniões de
Acompanhamento do mês de Junho.
“Dar a partida e assumir o Controle !!!!”