Ønsker du å kartlegge arbeidsprosessene og realisere markante forbedringer i din organisasjon? Denne guiden lærer deg mer om arbeidsprosesser og gir en rekke gode tips og råd for hvordan du skal lykkes med kartleggingsarbeidet.

1. Tema: Arbeidsprosesser
è www.steria.no/guide
è Slik kartlegger du arbeidsprosessene_
Toppidrettsutøvere filmer og analyserer alt de gjør. De studerer seg selv, korrigerer feilene
sine og blir enda bedre. Bedrifter må også vite hva de gjør – i hele organisasjonen og i
detalj. Først da kan de selv studere, korrigere og bli bedre på det de driver med.
è JOBB MÅLRETTET HVORFOR KARTLEGGE PROSESSER? – Når du kjenner arbeidsproses-
Du oppnår ikke høyere inntjening, større Det er mange gode grunner til at du bør sene dine har du grunnlaget for
fleksibilitet eller mer fornøyde kunder og kartlegge prosessene i din virksomhet. Noen effektiv drift
medarbeidere ved å justere litt her og for- eksempler på dette kan være at du vil effek-
nye litt der. For å kunne realisere markante tivisere driften av virksomheten eller syn-
forbedringer i organisasjonen må du kjenne liggjøre roller og ansvar. Gjennom proses- Omfang, Granularitet, Ressurser, Alternative
forretningsprosessene til bunns. skartlegging finner man lett sammenhenger kartleggingsmetoder og Du som fasiliterer
og relasjoner i virksomhetet, og man kan se workshopen.
KUNNSKAP BLIR STADIG VIKTIGERE hvilke systemer som støtter prosessene.
Mange virksomheter har ikke tilstrekkelig Du må stille de riktige spørsmålene til de
oversikt over selve kjernen i virksomheten Skal du utvikle et nytt it-system eller må riktige personene. Avklar bakgrunnen for
sin – nemlig forretningsprosessene. tilfredstille pålagte krav til dokumentasjon, hvorfor dere setter i gang prosjektet og
Kunnskap om kartlegging og modellering er prosesskartlegging et nyttig verktøy. hva som skal kartlegges, men også hva
av forretningsprosesser blir derfor stadig Forbedringsinitiativer, som for eksempel som ikke skal være med i kartleggingen.
viktigere etter hvert som kompleksitet og Business Process Management, virksom- Hvor dypt skal det graves? Hvor nøyaktig
endringskrav øker. hetsarkitektur og tjenesteorientert arkitek- og detaljert skal prosessene beskrives?
tur, er ofte årsaker til at man velger å Dette er viktige spørsmål som må avklares
Manglende kontroll på forretningsproses- prosesskartlegge. før dere kan sette i gang.
sene kan føre til ineffektiv produksjon og
oppgaveløsning, svekket kvalitet og intern GJØR GODE FORBEREDELSER Neste skritt er å finne ut hvem som bør
forvirring og frustrasjon. For å jobbe effek- Før du begynner selve proseskartleggingen gjøre jobben, og ikke minst hvem som må
tivt og målrettet må du ha oversikt over må du gjøre noen forberedende aktiviteter. involveres. Selv om det finnes beskrivelser
de oppgavene som finnes og hvordan de i Sterias huskeliste for dette kalles BEOG- av arbeidsprosessene er ikke det nok. Man
praksis blir utført. GRAD, som står for Bakgrunn, Eierskap, må spørre de riktige menneskene for å få

2. klarhet i hvordan oppgaver egentlig utfø-
res. Forskjellene fra teori til praksis kan
være store. Hold arbeidsmøter og la de
riktige menneskene delta.
HVA MÅ DU SE ETTER?
Når du kartlegger en prosess er det flere
momenter som er avgjørende. Hva er det
for eksempel som trigger en prosess?
Hvem utfører den og hva er resultatet?
Hvilke oppgaver må gjennomføres for å
levere sluttresultatet? Se på resultat i for-
hold til hva prosessen er ment å levere. Er
det avvik?
Finn ut hva som skjer når en gitt hendelse
intreffer: Hvilke valg tas og i hvilken ret-
ning går prosessen avhengig av disse val-
gene? Se også på hvilke eventuelle it-
systemer som benyttes eller som kan
påvirke prosessen, samt hvilke leverandø-
rer og parntere som blir berørt.
Oversikt og kontroll over bedriftens arbeidsprosesser er grunnsteinen i alt
Et siste viktig punkt er å identifisere hva endringsarbeid. Mange synes at dette er vanskelig å håndtere. Ikke minst på
gjennomføringstiden og gjennomførings- grunn av det store behovet for en systematisk tilnærming til oppgaven.
frekvensen for prosessen er, og hvordan
kartleggingsarbeidet kvalitetssikres.
5 TOMMELFINGER-REGLER – Altfor detaljerte modeller er
HVA BØR DU SITTE IGJEN MED? uhåndterlige og prosjektet får
Under kartleggingen er det avgjørende å FINN KUNNSKAPEN DER DEN ER etter hvert dårlig omdømme fordi
få oversikt over styrker og svakheter. Her Ofte sitter kunnskapen om forretningspro- det aldri blir ferdig.
kan man finne ut hva som fungerer godt og sessene i hodene til medarbeiderne, eller
hvor det er klare effektiviseringsmuligheter. den støver ned i en skuff i en eller annen
plan som ingen har lest i på en stund. TILPASS VERKTØYET TIL MÅLGRUPPEN
Sørg for at eventuelle uklare roller blir Sørg for at denne kunnskapen overføres til I kartleggingsarbeidet må du tenke på at
avdekket og hvilke rutiner rollene arbeider en modell, slik at den kan utnyttes til ulike målgrupper krever ulik fremgangs-
etter. Vet ikke folk hva de skal gjøre, er det beste for bedriften. Modellen må være for- måte, blant annet avhengig av hvilke tek-
vanskelig å få gode resultater og målrettet ståelig både for forretnings- og it-folk. nikker som passer best til formålet med
arbeid. prosesskartlegging. Du kan gjøre alt fra å
TING HENGER SAMMEN
– Beskrivelser av arbeidsproses- Ta hensyn til hele prosessbildet og virk- kartlegge på brunpapir og gule lapper til å
sene er ikke nok. Spør dem som somhetsmålene. En forretningsprosess modellere rett inn i et dataverktøy. Du kan
spenner ofte over flere avdelinger som har også benytte konkrete brukerhistorier og
utfører oppgavene for å finne ut
hver sin funksjon. Det er derfor ikke nok å caser.
hvordan virkeligheten egentlig
se kun på én funksjon, men alle samlet.
ser ut.
Målet med, og resultatet av, prosessen må
sees ut i fra virksomhetens mål – ikke
Se videre på hvordan informasjonsflyten
Kontakt_
avdelingens mål.
går og om informasjonen blir tolket ulikt
av ulike mottakere. Finnes det flaskehalser? SE HELHETEN
Er det mye dobbeltarbeid? Forretningsprosesser og informasjonssyste-
mer må behandles som en helhet. Når du
Arbeidsprosessene er ofte knyttet til it- modellerer nye prosesser, må du ta hensyn
systemer. Når du kartlegger arbeidsproses- til de mulighetene informasjonsteknologien
sen kan du derfor også få oversikt over gir. Hvis ikke kan du risikere at informasjons-
hvilke systemer som er involvert, hvordan systemene hindrer prosessene i stedet for
de påvirker prosessen, samt hvilke leveran- å støtte dem. Øystein Vikingsen Fauske
dører og partnere som er berørt. Leder for virksomhetsarkitektur, BPM og
VÆR FORSIKTIG MED DETALJENE SOA. Tlf: 924 61 952 / ovf@steria.no
Bruke tilgjengelige ressurser på en hensikts- Steria AS
messig måte. Ikke benytt for mye ressurser Biskop Gunnerus’ gate 14A
på detaljer. Da kan modellene bli uover- Postboks 2, N-0051 OSLO
siktlige og uhåndterlige, og prosessarbei-
è Gå inn på www.steria.no/guide og
det kan få et dårlig omdømme fordi det få tilgang til et helt bibliotek med gratis
aldri blir ferdig. 3-minutters guider.
© 2009 Steria AS. Versjon: 2009-03-05