01 excel intermedio

Módulo 1
Conceptos Básicos
EXCEL
Nivel Intermedio

Contenido
1. Fórmulas y Funciones 3

2. Formato de Celdas 10

3. Copiar / Mover / Pegar / Pegado especial 15

4. Series / Listas / Relleno 19

5. Configurar Página e Impresión 25

Excel Módulo 1 - 2

Material Preparado por: Ing. Stephan M. Bremer

1. Fórmulas y Funciones
• Existen varios tipos de datos que se pueden
insertar en una celda
– Valor Numérico
• Valores Fijos
• Fórmulas
• Funciones
– Texto
– Fecha / Hora
• Para poder utilizar una fórmula o una función es
importante saber el tipo de dato que necesitan.

Excel Módulo 1 - 3

Tipo Numérico
• Valor Fijo.
– Número no calculado, cuyo
valor es capturado
directamente.

• Fórmulas y Funciones.
– Número obtenido a través de
un cálculo de una fórmula,
que puede contener
referencias a celdas de valor
fijo y/o de valor variable
(fórmula, función)
*Nota: La prioridad de operadores se describe en
la ayuda de excel bajo: Operadores de
cálculo

Excel Módulo 1 - 4


Tipo Texto
– Puede contener Letras, Números y otros símbolos

– No puede iniciar con símbolos “=”, “+” ni “-”. En caso
que si se requiera entonces anteponer apóstrofe (‘).

Excel Módulo 1 - 5

Tipo Texto
• Ejemplos de Funciones con Textos:
– Concatenar textos y todas mayúsculas.

– Convertir valores en texto

* Se van a ver funciones de texto en el módulo 3 con mayor detalle
Excel Módulo 1 - 6


Tipo Fecha / Hora
• Es importante conocer la
configuración de la máquina
para determinar el formato
estándar de captura, por
ejemplo en México
utilizamos día/mes/año,
mientras en otros países se
utiliza mes/día/año.
• Para conocer la
configuración estándar de
su máquina (windows xp)
debe entrar a:
Inicio>
Panel de Control>
Configuración regional y
de Idioma

Excel Módulo 1 - 7

Tipo Fecha / Hora
• Captura de Fechas:
– Si se captura día/mes
automáticamente considera
el año en curso
– Si el año se captura a dos
dígitos, lo convertirá a
1900 o 2000 dependiendo
de la conf. de la máquina,
el predeterminado es:
0-29 2000
30-99 1900
– Si una fecha es mal
capturada, se considera
texto (observar ejemplos
en amarillo)

Excel Módulo 1 - 8


Tipo Fecha / Hora
• Ejemplos de Fórmulas y Funciones con Fecha:

* Se van a ver funciones de Fecha en el módulo 3 con mayor detalle
Excel Módulo 1 - 9

2. Formato de Celdas
• Visualizar los datos de una manera más sencilla
y uniforme.

• Formato de Letra: tamaño, tipo de letra, color,
resaltado, etc.

• Formato de celda: color de relleno, bordes,
orientación, etc.

• Formato tipo de Dato se pueden hacer una serie
de modificaciones, sin afectar su valor.
Excel Módulo 1 - 10


Opciones para formato
• Al capturar un número
con un formato válido en
una celda sin formato,
ésta toma dicho valor de
formato. Ejemplo
captura: $500 entonces
toma formato de moneda
$500.00.
• La opción más completa
es en el menú
Formato>Celdas o con el
botón derecho elegir
opción: “Formato de
celdas” (ver ejemplo)

Número
• Número: 9,999
• Moneda: $9,999.99
• Fecha: 16/06/2009
• Porcentaje: 10.25%
• Texto: sin valor
numérico
• Personalizada: es
posible definir
formatos propios
basado en los
básicos.



Alineación
• Horizontal (Izq., Centrado,
Derecha, Justificado)
• Vertical (Superior, Centro,
Inferior)
• Ajustar Texto – Muestra
varios renglones en la
misma celda
• Reducir hasta ajustar –
Tamaño de letra
• Combinar Celdas – une
dos o mas celdas
seleccionadas
• Orientación - +90° a -90°

Fuente, Bordes, Tramas
• Fuente – Tipo de letra,
tamaño, negrita,
subrayado, etc.
• Bordes – Para dar formato
a tablas o resaltar celdas.
• Tramas – Relleno de
Celda o de celdas para
resaltar datos.
• Proteger – Bloquear y/o
ocultar celdas (ésta
opción se verá en el
módulo 8)



3. Copiar / Mover / Pegar
• Excel al igual que otras aplicaciones de
Windows, permite replicar y/o mover el
contenido de una o varias celdas en otras
posiciones de la hoja de cálculo.
• Existen varias formas para hacer copiado y
pegado de información.
– Por medio del Menú Inicio (antes Edición).
– Gráfico: utilizando el ratón para seleccionar y
mover/copiar las celdas directamente. Utilizando el
botón derecho del ratón para editar.


Menú Inicio
– Cortar Copia el contenido de la celda
y elimina el valor de la celda origen al
momento de pegar en la nueva celda.
• Fórmulas – Mantiene referencia absoluta de
celdas al pegar.
– Copiar Copia el contenido de la celda
y mantiene el valor de la celda origen al
momento de pegar en la nueva celda.
• Fórmulas – re calcula referencia de celdas de
acuerdo a nueva posición
– Pegar Pega el contenido de la celda
copiada o cortada en la celda destino.
– Copiar Formato copia formato de la
celda y lo aplica en celda destino.


Menú Inicio
– Pegado Especial Se puede elegir la
forma de pegar la(s) celda(s) copiada(s)
• Fórmulas – es equivalente a Pegar normal
• Valores – pega los valores de las celdas
origen independientemente que éstas sean
fórmulas
• Formatos – Equivale a Copiar Formato
• Comentarios – Pega únicamente los
comentarios del origen copiado.
• Sumar / Restar / Multiplicar / Dividir – Aplica
para celdas con valor numérico y realiza la
operación indicada:
– (valor actual destino | operación | valor
origen)


Modo Gráfico
– Seleccionar la celda o rango de celdas a copiar o mover
– Arrastrar con el ratón la selección hasta el lugar a
donde se desea Copiar / Mover
• Para Copiar presionar la tecla <Ctrl> al mismo tiempo
que se arrastra.
– Soltar la celda o rango de celdas seleccionadas.



4. Series / Listas/ Relleno
• Excel por su mecanismo lógico y ordenado, tiene
la capacidad de crear series:
– Numéricas Lineal (suma) y Geométrica (multiplica)
– Cronológicas Fecha, Fecha laborable, mes, año.
– Alfanuméricas Día de la Semana, Repetición de
secuencias, Listas personalizadas


Series Numéricas
– Lineal
• La serie se forma por el
incremento o decremento de
un valor determinado
• Ejemplo Lineal 1: +2
• Ejemplo Lineal 2: -2
– Geométrica
• El incremento se basa en
multiplicar por cierto valor fijo
para obtener el valor de la
siguiente celda.
• Ejemplo Geométrica: *2



Series Cronológicas
– Fechas
• La serie de fechas se forma
por incrementos/decrementos
fijos de # de días
• Ejemplo Fecha + 5 días
– Fecha Laborable (Lu-Vie)
• Incrementos / Decrementos
fijos si el resultado es un dia
no laborable, realiza la
operación nuevamente.
• Ejemplo Fecha Laborable: +2
– Mes
• Los meses del año
representan una serie
discreta de 12 valores.

Series Alfanuméricas
– Esta funcionalidad de Excel
permite llenar celdas que
van repitiéndose en forma
progresiva y/o repetitiva,
permitiendo combinar
números y letras que a su
vez se van incrementando
en forma lineal
• Ejemplos: Trimestres y
Combinación
– Lista personalizada como
una lista de nombres que
se repetirán tantas veces
como se requiera.


Listas Personalizadas
– Para uso en cualquier hoja de cálculo
• Se define en Opciones de Excel dentro del botón de Office. Se da
clic en Modificar Listas Personalizadas.


Relleno de Celdas
– Para llenar celdas en
cualquier dirección ya sea
con una celda con valor fijo
o una fórmula.
Dependiendo de la
dirección de relleno será la
celda origen.
• Hacia Abajo (Ctrl – J)
• Hacia la Derecha (Ctrl – D)
• Hacia Arriba
• Hacia la Izquierda



5. Configurar Página e Impresión
• Opciones para visualizar y/o imprimir hojas de
Excel:
– Tamaño de Hoja
– Orientación (Vertical / Horizontal)
– Escala de impresión
– Márgenes
– Encabezado y Pie de página
– Opciones de hoja
• Área de impresión
• Repetición de filas / columnas
• Líneas de división de celdas.


Opciones para configurar.
• Pantalla de Configurar Página (versiones
anteriores de Excel)



Opciones para imprimir.
• Diseño de Página / Configurar Página.

– Márgenes Definición de márgenes de impresión.
– Orientación de la hoja Vertical u Horizontal
– Tamaño Para impresión: Carta, Oficio, etc.
– Área de Impresión Es posible delimitar un área
específica a imprimir y no imprimir toda la hoja.
– Saltos de hoja Para presentar información clara,
que no se corten celdas o grupos de celdas.
– Imprimir títulos Repetir filas y/o columnas

Opciones de ajuste y visualización.
• Diseño de Página.

Ajustar área de Impresión.
– Ancho a 1, 2… o “n” hojas de ancho.
– Alto a 1, 2… o “n” hojas de alto
– Escala reduce o aumenta la escala de impresión
Opciones de la hoja.
– Líneas de cuadrícula
– Encabezados – Muestra número de línea y letra de
columna.


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