Controlo orçamental

1. Módulo 16 – Controlo
Orçamental
Pedro Moreira

2. Apresentação do módulo
O presente módulo visa o aprofundamento de
conteúdos relacionados com as técnicas
orçamentais, no sentido de melhorar o processo
de tomada de decisão, assegurando o
planeamento e controlo de toda a atividade
empresarial.

3. Objetivos de Aprendizagem
• Elaborar orçamentos;
• Reconhecer a importância do controlo orçamental;
• Analisar desvios;
• Interpretar os desvios encontrados;
• Elaborar relatórios de controlo orçamental.

4. Âmbito dos Conteúdos
 1. Orçamentos
 1.1. Conceito
 1.2. Papel do orçamento na gestão
 1.3. Sequência orçamental
 2. Controlo orçamental
 2.1. Importância do controlo orçamental
 2.2. O futuro como base do processo de controlo
 2.3. Características do controlo orçamental
 2.4. Diagnóstico dos desvios e custeio real/custeio orçamental
 2.5. Limitações do controlo orçamental
 2.6. Relatórios do controlo orçamental

5. Revisões

6. Generalidades I
 O desempenho de uma organização deve ser avaliado pela
eficiência na realização dos seus objetivos e pela eficácia na
utilização dos seus recursos.
Eficiência – atingir bem os objetivos
Eficácia – Utilizar o mínimo de recursos
 Os orçamentos são utilizados pelas organizações como método de
planeamento financeiro e são preparados para as principais áreas
de negocio, como vendas, produção, compras, salários , marketing,
investimentos e tesouraria.

7. Generalidades II
 O principal objetivo do controlo de gestão é medir o
desempenho da organização, assegurar que as atividades são
executadas conforme planeado e que os resultados obtidos
correspondem aos resultados previstos
 As funções de planeamento e controlo estão intimamente
ligadas, na medida em que, sem objetivos definidos, não é
possível fazer o controlo.

8. ORÇAMENTO - Conceito
 Existem várias definições para o Conceito de Orçamento.
 Entre elas temos:
1. Orçamento é um relatório dos resultados esperados e expressos de maneira
quantificada. É a tradução em números de todos os outros tipo de planos ( António C.
Pires Caiado)
2. Orçamento é um plano, usualmente expressos em termos financeiro, que procuram
prever os rendimentos e gastos futuros, estabelecer prioridades e assegurar que as
despesas não excedem os fundos e rendimentos disponíveis. ( Manuel Maçães)
3. Orçamento pode ser visto como um instrumento de apoio à gestão que contribui para
alcançar objetivos, ou seja, pode ser entendido como um instrumento de decisão e de
ação. Motivo pelo qual e tendo em conta a definição dos autores, objetivos, planos de
ação e orçamento são indissociáveis. Esta ligação está fortemente associada ao
planeamento e todos estes elementos constituem ferramentas de implementação da
estratégia das empresas (Jordan)

9. Papel do orçamento na gestão
1. Instrumento de gestão
2. Instrumento de implementação da estratégia da empresa
3. É um instrumento de descentralização – Uma vez aprovado
o orçamento qualquer pessoa está autorizada a tomar as
decisões necessárias para atingir os objetivos da empresa.
4. É um instrumento de comunicação e motivação
5. É um instrumento de avaliação – As pessoas vão ser
avaliadas por serem capaz ou não de gerir os recursos
disponíveis de forma a atingir os objetivos definidos.

10. As principais características que o
orçamento deve conter são:
 1) Ter como base a conjuntura económica que a empresa enfrenta, com especial atenção para
as particularidades do setor, compreendendo de que forma se podem ultrapassar essas
ameaças externas e aproveitar as oportunidades.
 2) Definir objetivos globais e objetivos específicos de cada departamento ou secção da
empresa é imprescindível. Esses objetivos devem ser claros, simples, quantificados, exequíveis e
sustentados.
 3) Controlar e comparar os resultados previstos com a realidade deve ser realizado de forma
periódica e mais curta possível.
 4) Ser um plano adaptável a circunstâncias inesperadas. A flexibilidade para se modificar o
plano é um fator importante, para que seja possível uma atuação mais rápida de acordo com
as novas condições.
 5) Deve servir de base ao planeamento, coordenação, comunicação, motivação, controlo e
avaliação do desempenho organizacional.
 6) Por fim, para que todos entendam e defendam os objetivos propostos e para que a análise
seja precisa, é essencial definir responsabilidades. Posto isto, a atribuição da responsabilidade
pela previsão dos custos e dos proveitos reais da empresa tem de ser esclarecida previamente.

11. Limitações do orçamento na organização
1. A contabilidade orçamental está muito
dependente da contabilidade geral. Ora se esta se
atrasa a contabilidade orçamental também sofrerá
atrasos. Portanto à que ter em conta que mais
vale ter informação oportuna (em tempo útil) mas
estimada, do que informação exata mas fora de
tempo.
2. Por vezes não existe análise de desvios entre o
orçamento e o real.

12. Sequência orçamental

14. Tipos de Orçamentos
 Atualmente, e com a constante alteração dos mercados, complexidade dos
negócios e globalização dos mercados, os gestores e as empresas procuraram
alterar os seus métodos administrativos, apurar as técnicas e atualizar os
programas de apoio à orçamentação para melhor otimização dos seus
recursos.
 Estes novos paradigmas reestabeleceram diferentes necessidades e métodos
para elaborar os orçamentos e consequentemente novas tipologias de
orçamentos.
 Embora as caraterísticas e as técnicas sejam distintas, o objetivo será o
mesmo: alcançar os melhores resultados possíveis e apoiar a tomada de
decisão e avaliação do desempenho organizacional.

15. Tipos de Orçamentos
Existem, portanto, diferentes tipos de orçamentos, nomeadamente:
 Orçamentos Globais ou Parciais, também, denominados por
Orçamentos de Exploração
 Orçamento de Base Zero (OBZ)
 Orçamento Incremental
 Orçamento Contínuo
 Orçamento Baseado nas Atividades (Activity Based Budgeding)
 Orçamento imposto ou participativo

16. Orçamentos Globais ou Parciais, também,
denominados por Orçamentos de Exploração
Os orçamentos de exploração são os orçamentos que estão
relacionados com a atividade da empresa, ou seja, a atividade
operacional.
Os orçamentos de exploração podem variar de empresa para empresa.
Geralmente constituem orçamentos de exploração os orçamentos de
vendas, orçamentos de gastos comerciais, orçamentos de produção,
orçamentos de gastos de distribuição.
Os orçamentos globais agregam os orçamentos de exploração e os
orçamentos financeiros e de investimento da empresa

17. Orçamento de Base Zero (OBZ)
 O orçamento de base zero traduz um exercício de planeamento em que os
responsáveis são obrigados a justificar pormenorizadamente a utilização e gestão
dos recursos solicitados e a justificação das despesas daí decorrentes
 trata-se de um processo independente que identifica atividades fundamentais
permitindo uma gestão dos recursos de forma mais eficaz e eficiente
 Este orçamento tem por base os processos de planeamento, orçamentação e
controlo e para que seja bem-sucedido pressupõe que as empresas tenham um
sistema de planeamento e obriga a que os responsáveis apresentem medidas
alternativas para o funcionamento a curto prazo e convergência com as unidades
de trabalho

18. Orçamento Incremental
 Os orçamentos incrementais baseiam-se nos dados do ano anterior ao qual foi
acrescentado elementos relevantes para a atividade, como por exemplo, o
aumento do volume de negócios, alteração dos preços de venda ou uma
estimativa em relação à inflação.
 Este tipo de orçamentos permite à gestão uma maximização do tempo em
relação à sua elaboração, revelando-se um processo simples de realizar e que
pressupõe pequenas alterações, uma vez que se baseia nos resultados do ano
anterior.
 Porém oferece poucas vantagens na análise da informação, não permite uma
análise detalhada das alterações ocorridas revelando-se pouco informativo

19. Orçamento Contínuo
 O orçamento contínuo ao contrário do orçamento incremental baseia-se em
atualizações constantes ao longo do ano.
 Este orçamento distingue-se dos outros tipos de orçamentos porque não é
elaborado apenas uma vez por ano.
 O orçamento contínuo pressupõe o acréscimo de novos períodos à medida
que o tempo vai decorrendo e, por isso, é mais ajustado à realidade tornando
o processo de planeamento mais simples, flexível e objetivo
 Por outro lado, a elaboração do orçamento contínuo apresenta a desvantagem
de exigir muitos recursos e disponibilidade temporal

20. Orçamento Baseado nas Atividades
(Activity Based Budgeding)
 O orçamento baseado nas atividades tem por base “a
definição de atividades necessárias em cada função da
empresa e estima os recursos que lhes devem ser atribuídos
no período orçamentado”
 este orçamento atende às relações de causa-efeito entre a
procura de bens e serviços e as atividades e respetivos
recursos afetos ou solicitados.

21. Orçamento imposto ou participativo
 O orçamento pode ser definido de acordo com dois graus de participação
e, portanto, pode ser imposto ou participativo
 No primeiro caso a sua elaboração cabe aos gestores de topo e é imposto
às hierarquias inferiores
 No segundo caso a sua elaboração conta com a participação e contributos
de todos os colaboradores afetos
 A intervenção dos colaboradores e, em especial dos responsáveis pelas
áreas da empresa, desperta o interesse

22. Impacto do orçamento nas empresas:
 Os orçamentos, na generalidade das empresas, são entendidos como uma
ferramenta de controlo dos quadros superiores e poucas vezes são vistos
como uma ferramenta de apoio à gestão.
 defendem que uma gestão baseada num sistema orçamental permite:
 o planeamento das operações
 coordenação das atividades
 comunicação dos planos de ação dos diversos centros de atividades
 motivação dos responsáveis para alcançar os objetivos da organização
 controlo das atividades e análise e avaliação do desempenho.

23. Vantagens dos orçamentos
 Proporciona um método de alocação dos recursos
 Facilita e promove a redução dos custos
 Orienta a gestão no planeamento e na formulação de politicas
 Facilita a coordenação das atividades dos vários departamentos
 Assegura a maximização dos resultados através do controlo dos custos e
otimização dos recursos
 Avalia o desempenho dos diferentes centros de custos
 Ajuda o gestor a controlar as operações
 Facilita a tomada de medidas corretivas sempres que há ineficiências e
fraquezas comparando o desempenho atual com o orçamento
 Orienta a gestão na investigação e desenvolvimento
 Promove um pensamento orientado para o futuro e a doção de princípios de
custos padrões

24. Dificuldades dos orçamentos
O sistema orçamental apresenta alguns obstáculos ou dificuldades na sua
implementação, realização e execução, por isso o responsável de gestão deve
estar atento e deve exigir o envolvimento de todos os intervenientes.
As dificuldades dizem respeito a:
1. Há sempre erros porque é impossível prever o futuro. O orçamento baseia-
se em estimativas e previsões.
2. A efetiva implementação do controlo orçamental depende do empenho,
cooperação e motivação das pessoas. A falta de cooperação leva a um
desempenho ineficiente
3. O sistema de controlo orçamental não substitui a gestão. É uma mera
ferramenta de gestão
4. Pode gerar conflitos no que se refere à afetação de recursos
5. Tem custos e demora tempo

25. Definição de controlo
 A função de controlo está particularmente ligada à função
de planeamento e uma não faz sentido sem a outra, são
processos consecutivos e integrados.
 Controlo é o conjunto de processos de recolha de
informação que tem por objetivo supervisionar e dominar a
evolução da organização em todos os seus níveis

26.  O processo de controlo e a sua manutenção segue um conjunto de
condições-atividades:
 Formulação de objetivos e planos de ação;
 Identificação das responsabilidades atribuídas a cada área;
 Análise e interpretação dos resultados;
 Avaliação e medida dos desvios entre os resultados reais e os
valores orçamentados;
 Seleção e aplicação de ações corretivas;
 Supervisão e acompanhamento das ações empreendidas.

27. Visão global do processo e estrutura de
um sistema sob controlo.

28. Controlo Orçamental
O controlo orçamental é parte integrante do sistema
orçamental, sem o qual o processo de planeamento
e orçamentação seriam limitados e pouco eficientes.
O controlo orçamental assume, por isso, um papel
importante no sistema orçamental e enquanto
ferramenta de gestão

29. Objetivos do controlo orçamental
 Permite que os responsáveis fixem e estabeleçam objetivos realistas e atingíveis,
elaborem planos exequíveis e tenham conhecimento do ambiente envolvente
onde a empresa opera;
 Permite o acompanhamento permanente das atividades desenvolvidas e
comparação entre as realizações e as previsões (objetivos), determinando os
desvios e permitindo avaliar o desempenho e apoiar a tomada de decisão de
ações corretivas. Isto é, analisar em que medida as previsões foram
otimistas/pessimistas ou se as realizações estão acima ou abaixo das expetativas,
identificar as causas, imputar responsabilidades e implementar medidas corretivas;
 Obriga os responsáveis a adotar medidas corretivas e a escolher planos
contingentes, concebidos com outros métodos e novas ideias.

30. Caraterísticas do Controlo Orçamental
O prognóstico,
a fixação de objetivos,
a definição de programas
e o apuramento dos desvios

31. Desvios
 Os desvios não devem ser vistos como um fim da gestão orçamental, mas como um meio
para avaliar o desempenho.
 O conhecimento e o isolamento das causas desses desvios e o saber explicá-lo em relação
ao previsto pode ser mais relevante do que a sua tradução numérica através de um custo.
 Os desvios podem ser calculados de duas formas diferentes, não havendo, unanimidade
na forma de cálculo.
Desvio = Real – Previsto
• ou
Desvio = Previsto - Real

32.  Independentemente da base de cálculo importa perceber se
se trata de um desvio favorável ou desfavorável, qual a sua
origem e relevância e que orientações seguir para ação e
responsabilização dos responsáveis.
 No que respeita ao controlo orçamental, este não se esgota
com o apuramento dos desvios e identificação das suas
causas.
 Sendo a função de controlo parte integrante do sistema de
gestão orçamental e estando o sistema organizado por
centros de responsabilidades, importa dar ênfase aos
elementos que dizem respeito ao desempenho de cada
responsável.
 Torna-se, por isso, necessário elaborar relatórios sobre os
desvios.

33. Os relatórios devem contemplar um
conjunto de regras e caraterísticas
 Personalização: relacionado com um responsável e
evidenciando a sua responsabilidade;
 Comparação: estabelecer uma relação entre o que se realizou
e o que se deveria ter realizado;
 Ação: análise da origem dos desvios e adoção de ações
corretivas propostas ou já levadas à prática.

34.  O grau de detalhe dos relatórios deverá depender da estrutura
do orçamento e a decomposição com que foi elaborado,
devendo a informação ser sintética para os responsáveis, ou
seja, deve ser apresentado o relatório dos desvios relativos à
sua área.
 Contudo para a Direção deverá conter informação referente à
eficiência organizacional relativamente ao previsto e
contributo favorável ou desfavorável para o cumprimento dos
objetivos globais.