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RAZIONALIZZAZIONE DEL BACK OFFICE DELLA P.A.L. E SERVIZI AI CITTADINI
1. RAZIONALIZZAZIONE DEL
BACK OFFICE DELLA P.A.L. E
SERVIZI AI CITTADINI
Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini
Pasquale Luigi Di Viggiano, PhD
2. La digitalizzazione della PA
⢠La digitalizzazione della PA e la conseguente
dematerializzazione hanno bisogno, per essere
pienamente realizzate, sia di interventi tecnologici e
informatici sia di interventi organizzativi volti a
razionalizzare le attivitĂ amministrative (back office)
Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini
razionalizzare le attivitĂ amministrative (back office)
a tutti i livelli. Questo non solo ai fini di una
migliorata capacitĂ di gestione delle attivitĂ stesse
con minore, o migliore, impiego di risorse logistiche,
economiche e umane, ma soprattutto per rendere
operative le norme vigenti in materia
Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini
3. La digitalizzazione della PA
Lâesercizio dei diritti dei cittadini e delle imprese richiede un modello di
amministrazione digitale reingegnerizzato in base al alcuni principi
fondamentali:
⢠il sistema informativo è uno strumento;
⢠lâorganizzazione per lâe-government si realizza con la razionalizzazione delle
attivitĂ intervenendo sulle fasi, sui tempi e utilizzando le tecnologie ICT;
⢠la dirigenza è il motore del processo di razionalizzazione;
Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini
⢠la dirigenza è il motore del processo di razionalizzazione;
⢠la produzione, il trattamento e la conservazione dei dati digitali è un
patrimonio della PA;
⢠la sicurezza è un aspetto trasversale che coinvolge i sistemi informativi, lâetica
e le politiche;
⢠il controllo dei processi e la produzione di output si serve di sistemi esperti
sempre piĂš sofisticati e di modelli applicativi di intelligenza artificiale;
⢠la formazione, anche in modalità e-learning, e le competenze rendono
possibile il cambiamento.
Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini
4. La digitalizzazione della PA
⢠Solo unâamministrazione
reingegnerizzata può garantire
lâesercizio dei diritti digitali per il
Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini
lâesercizio dei diritti digitali per il
cittadino e realizzare livelli di
trasparenza elevati.
Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini
5. Ristrutturare e rilanciare la PA per renderla piĂš efficiente, piĂš vicina
e utile ai cittadini e alle imprese.
Il piano industriale della PA (2008) mirava specificamente a
raggiungere questo obiettivo attraverso:
�� lâottimizzazione della produttivitĂ del lavoro: valutazione, migliore
qualificazione del capitale umano, ridefinizione del ruolo di
dipendenti e dirigenti, riorganizzazione dei luoghi lavoro;
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�� la riorganizzazione delle pubbliche amministrazioni + customer
satisfaction;
�� la digitalizzazione della PA.
⢠Ugualmente importante: riuscire a sfruttare il potenziale di
indirizzo tecnologico delle pubbliche amministrazioni.
6. Linee di intervento
⢠Generale riconfigurazione di tutti i processi organizzativi
alla luce della loro diretta riconducibilitĂ alle missioni
istituzionali
⢠(logica pull e non push), eliminando ogni fase non
connotata da adeguato valore aggiunto attraverso la re-
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connotata da adeguato valore aggiunto attraverso la re-
ingegnerizzazione focalizzata del flusso procedimentale e
amministrativo.
⢠Il saving (risparmio) viene prudenzialmente individuato
nel 20% dei costi generali di funzionamento: e può
pertanto essere assegnato alle Amministrazioni come
obiettivo obbligatorio di miglioramento nel triennio.
7. Linee di intervento
⢠razionalizzazione delle sedi e degli uffici periferici delle
Amministrazioni e degli Enti, concentrando, accorpando e
unificando i presidi sui territori, qualificandone la logistica e
riformandone il lay out alla luce dei nuovi standard
internazionali e alle migliori prassi di organizzazione del lavoro
e di relazione con i clienti;
⢠re-ingegnerizzazione della presenza delle sedi e dei servizi
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⢠re-ingegnerizzazione della presenza delle sedi e dei servizi
sul territorio, superando la logica del presidio âfisicoâ delle
aree periferiche, attraverso il rafforzamento delle relazioni â
sia Business to Business, sia Business to Consumers â
telematiche e telefoniche con i clienti e attraverso
lâattivazione di sinergie in convenzione con altri attori (p.es.
Poste, banche) presenti in modo distribuito e diffuso sul
territorio nazionale.
8. Le norme e i modelli esistenti
⢠IL CODICE DELLâAMMINISTRAZIONE
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⢠IL CODICE DELLâAMMINISTRAZIONE
DIGITALE
(D.Lgs 82/2005)
9. Il modello istituzionale
Il codice si rifĂ ad un modello istituzionale nel
quale è centrale lâutenza (cittadino ed impresa) e
che si basa sul alcuni concetti fondamentali:
A) la societĂ dellâinformazione
B) la societĂ dellâaccesso
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B) la societĂ dellâaccesso
C) i nuovi diritti
D) la burocrazia digitale (solo digitale e non un
sistema misto)
E) la erogazione dei servizi in rete
F) la trasparenza ârealeâe tecnologica
10. La societĂ dellâinformazione
⢠La societĂ dellâinformazione intesa come un
nuovo modello di societĂ nel quale le relazioni ed
il mercato utilizzano in modo prevalente le
tecnologie dellâinformazione
⢠La societĂ dellâinformazione costituisce un
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⢠La societĂ dellâinformazione costituisce un
programma specifico dellâUnione Europea
⢠La societĂ dellâinformazione nasce con il rapporto
Bangemann nel 1994
⢠Nella societĂ dellâinformazione anche la
burocrazia pubblica opera in modo elettronico
11. La societĂ dellâaccesso
⢠La societĂ dellâinformazione si caratterizza
come societĂ dellâaccesso, inteso come
accesso telematico, come accesso alle fonti
elettroniche, ai dati delle P.A., ai servizi, ecc.
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elettroniche, ai dati delle P.A., ai servizi, ecc.
⢠La burocrazia pubblica fa parte di questa
societĂ dellâaccesso ed essa stessa si pone
come sistema sottoposto allâaccesso sia per
le informazioni, sia per i servizi.
12. I nuovi diritti
⢠Il diritto allâuso delle tecnologie
dellâinformazione (art. 3)
⢠Il diritto alla partecipazione
telematica nei procedimenti
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telematica nei procedimenti
amministrativi (art. 4)
⢠Partecipazione democratica
elettronica (art. 9)
13. Il nuovo modello organizzativo
dellâamministrazione digitale
⢠Il nuovo concetto di modello burocratico al quale si ispira il Codice
si basa su alcuni concetti fondamentali:
⢠A) sistema documentale totalmente digitale (superamento del
sistema misto carta-elettronico: costoso, pesante da gestire,
impegna molte risorse, non opera in tempo reale, ecc.) (Capo III)
⢠B) sistema procedimentale digitale (art. 4 e 40 e ss.)
⢠C) portali non solo per le informazioni ma soprattutto per i servizi in
rete (art. 53 e 54)
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⢠C) portali non solo per le informazioni ma soprattutto per i servizi in
rete (art. 53 e 54)
⢠D) sistema documentale essenziale: i dati che sono necessari
allâazione amministrativa (art. 3 del dlgs 196/2003)
⢠E) sistema trasparente in quanto âdeterministicoâ cioè predefinito
in termini tecnologici e non piĂš ispirato dal principio della
âdiscrezionalitĂ â
⢠F) sistema basato sulle esigenze dellâutenza (art. 7)
⢠G) sistema burocratico âprimaâ razionalizzato e âpoiâ automatizzato
(art.15).
14. Il nuovo modello documentale
⢠Il nuovo modello documentale si basa sui
seguenti principi:
⢠A) sistema totalmente digitale
⢠B) il documento digitale è valido
giuridicamente (capo II)
Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini
giuridicamente (capo II)
⢠C) il documento digitale deve essere
accessibile, conoscibile e fruibile in modo
telematico (abilitazione ed autenticazione)
(Capo V)
⢠D) i siti devono rispettare alcuni precisi
requisiti (art. 54)
15. Il nuovo modello procedimentale
I procedimenti amministrativi devono essere
formati, gestiti, archiviati in modo elettronico:
protocollo informatico, assegnazione del
procedimento, istruttoria, pareri, conferenza dei
servizi, provvedimento finale, comunicazioni,
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procedimento, istruttoria, pareri, conferenza dei
servizi, provvedimento finale, comunicazioni,
ecc.
Il concetto di âfascicolo elettronicoâ(art.41)
Il concetto di conservazione: conservazione ed
archiviazione dei documenti secondo le norme
tecniche che rendano valida la conservazione
(art. 43)
16. Tipologie di relazioni istituzionali prevalenti
⢠G2G (Government to
Government)
⢠G2B (Government to Business)
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⢠G2B (Government to Business)
⢠G2C (Government to Citizens).
17. La razionalizzazione delle attivitĂ
Censimento di tutte le attivitĂ (procedure,
procedimenti, attivitĂ formalizzate e non, modulistica,
ecc.)
Rilevazione e definizione dellâattuale sistema del lavoro
dâufficio
Razionalizzazione delle attivitĂ a seguito del censimento
Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini
Razionalizzazione delle attivitĂ a seguito del censimento
Costituzione della banca dati delle attivitĂ aggiornabile
in linea per un monitoraggio sistematico e periodico
Il monitoraggio de: i tempi, la modulistica,
lâautomazione, le modalitĂ di operativitĂ , le risorse
utilizzate per le attivitĂ , i pareri richiesti, le modalitĂ di
erogazione dei servizi, ecc.
Nuovo regolamento di organizzazione
18. La razionalizzazione delle attivitĂ
Lâintervento in questione viene effettuato una
tantum in modo globale (un censimento
completo)
Successivamente lâaggiornamento della banca dati
permette di ottenere âedizioniâ diverse della
Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini
permette di ottenere âedizioniâ diverse della
banca dati, trasparenti a tutti i dirigenti e
dipendenti ed anche agli utenti, in quanto la
banca dati diventa la base delle informazioni da
inserire nel sito dellâEnte per i rapporti in rete tra
cittadini/imprese e Comune
19. La dirigenza:
il soggetto strategico per il cambiamento organizzativo
⢠Il dirigente è il soggetto autorizzato a razionalizzare le attivitĂ
nellâambito del PEG e della gestione delle risorse
⢠Al dirigente spetta lâaggiornamento del sistema procedimentale
e la razionalizzazione dello stesso con un monitoraggio
sistematico e periodico
⢠Al Dirigente spetta la semplificazione e la razionalizzazione
Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini
⢠Al Dirigente spetta la semplificazione e la razionalizzazione
dellâorganizzazione del lavoro
⢠Il dirigente è il vero motore del cambiamento
⢠Lâazione amministrativa e gestionale ha un costo e ciò deve
essere considerato nellâambito del PEG
⢠Il PEG costituisce la âprocedura della procedureâ che quindi
deve essere definita sotto il profilo funzionale, strutturale,
della formazione, della gestione, del monitoraggio e
dellâaggiornamento dello stesso PEG
20. Normative di riferimento
⢠Legge 241/90: procedimenti amministrativi
⢠D.LGS 267/2000: Testo unico Autonomie locali
⢠D.LGS 165/2001: Organizzazione delle P.A.
⢠DPR 445/2000: T.U.documentazione amministrativa
⢠Norme sul protocollo informatico(Dpr 445/2000; Dpcm
Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini
⢠Norme sul protocollo informatico(Dpr 445/2000; Dpcm
31.10.2000;ecc.)
⢠D. Lgs 82/2005 - CAD
⢠Norme tecniche sullâautomazione delle P. A.
⢠Statuto
⢠Regolamento di organizzazione
⢠Regolamento di contabilitĂ
21. Metodologia
⢠Metodologia partecipata: il dirigente è il soggetto che
formalmente e sostanzialmente interviene nel censimento e
nella razionalizzazione
⢠Il dirigente valida le attività di competenza
⢠Il consulente (eventuale) assiste il dirigente in queste attivitĂ
⢠Il dirigente ed i dipendenti che sono coinvolti nelle attività in
Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini
⢠Il dirigente ed i dipendenti che sono coinvolti nelle attività in
questione acquisiranno un metodo di analisi e di intervento e
nel futuro non avranno piĂš bisogno di soggetti terzi per
operare sulle stesse attivitĂ in modo periodico e sistematico.
⢠La rilevazione sarĂ effettuata dal basso verso lâalto: dalle
unitĂ organizzative di minima dimensione a quelle di
massima.
22. Scheda di rilevazione
⢠Si tratta di uno strumento articolato, ma anche
semplice ed efficace
⢠Deve essere partecipato ai dipendenti incaricati della
compilazione della scheda
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compilazione della scheda
⢠Tutte le schede saranno inserite in una banca dati
che sarĂ posta in rete ed utilizzata secondo un piano
di abilitazioni allâaccesso e alle modifiche
23. Scheda
⢠Denominazione dellâattivitĂ (denominazione univoca e
formale)
⢠UnitĂ organizzativa di origine e di conclusione dellâattivitĂ
(flussi) (mappatura dei flussi)
⢠Livello di automazione dellâattivitĂ (in %) (verifica dello stato
di automazione dellâEnte e dei singoli settori/aree)
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di automazione dellâEnte e dei singoli settori/aree)
⢠Validazione dellâattivitĂ (data e dirigente) (certezza del
processo di formalizzazione dellâattivitĂ )
⢠Normative di riferimento (costituzione di una banda dati
delle norme:comunitarie, nazionali, regionali,
regolamentari, deliberazioni, ecc.)
⢠Pareri
24. Scheda
⢠Tempo effettivo dellâattivitĂ (durata dellâattivitĂ cosĂŹ come
svolta dal dipendente incaricato)
⢠Tempo di attesa (per firme, perchÊ attività inviata ad altro
ufficio o settore o area)
⢠Tempo globale (tempo effettivo+tempo di attesa)
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Tempo globale (tempo effettivo+tempo di attesa)
⢠Singole fasi con in relativi tempi
⢠Modulistica relativa allâattivitĂ (cartacea o elettronica)
⢠Le risorse umane impegnate sulla singola attività (nomi e % di
impegno)
⢠Tipologie di dati personali trattati nellâattivitĂ con relative
misure di sicurezza (Decreto legislativo 196/2003)
25. Tempistica dellâintervento
Entro un periodo stabilito:
⢠formazione dei dipendenti incaricati dai dirigenti
della rilevazione
⢠distribuzione, compilazione e ritiro delle schede
⢠analisi delle schede
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⢠analisi delle schede
⢠relazione sul censimento
⢠analisi delle relazioni settoriali con i dirigenti
competenti
⢠relazione finale sul censimento e presentazione
dellâipotesi di modello organizzativo e di PEG.
26. Un esempio
⢠Il welfare locale
⢠Piani di zona
⢠Gli ambiti territoriali (10)
⢠Gli uffici di piano
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⢠Gli uffici di piano
⢠La PUA
⢠LâOsservatorio
27. La scheda di rilevazione
⢠FINALITAâ DEL CENSIMENTO
⢠DEFINIZIONE DI ATTIVITĂ
⢠LA METODOLOGIA
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⢠LA SCHEDA DI RILEVAZIONE