2. 2
Sumário
Apresentação................................................................................................................................3
Objetivo.........................................................................................................................................3
Datas.............................................................................................................................................4
A lógica do trabalho......................................................................................................................4
Senso de Utilização - Seiri............................................................................................................5
Como proceder .....................................................................................................................5
Vale a reflexão! .....................................................................................................................6
Benefícios .............................................................................................................................6
Senso de Organização - Seiton....................................................................................................7
Como proceder .....................................................................................................................7
Vale a reflexão! .....................................................................................................................8
Benefícios .............................................................................................................................8
Senso de Limpeza - Seiso............................................................................................................9
Como proceder .....................................................................................................................9
Vale a reflexão! .....................................................................................................................9
Benefícios ...........................................................................................................................10
Senso de Padronização - Seiketsu ............................................................................................11
Como proceder ...................................................................................................................11
Vale a reflexão! ...................................................................................................................12
Benefícios ...........................................................................................................................12
Senso de Disciplina - Shitsuke...................................................................................................13
Como proceder ...................................................................................................................13
Vale a reflexão! ...................................................................................................................14
Benefícios ...........................................................................................................................14
Senso de Determinação e União - Shikari Yaro.........................................................................15
Como proceder ...................................................................................................................15
Vale a reflexão! ...................................................................................................................15
Benefícios ...........................................................................................................................16
Senso de Treinamento - Shido...................................................................................................17
Como proceder ...................................................................................................................17
Vale a reflexão! ...................................................................................................................17
Benefícios ...........................................................................................................................18
Senso de Economia e Combate aos Desperdícios - Setsuyaku................................................19
Como proceder ...................................................................................................................19
Vale a reflexão! ...................................................................................................................19
Benefícios ...........................................................................................................................20
Senso dos Princípios Morais e Éticos - Shisei Rinri...................................................................21
Como proceder ...................................................................................................................21
Vale a reflexão! ...................................................................................................................21
Benefícios ...........................................................................................................................22
Senso de Responsabilidade Social - Sekinin Shakai.................................................................23
Como proceder ...................................................................................................................23
Vale a reflexão! ...................................................................................................................23
Benefícios ...........................................................................................................................24
Resumo dos Fundamentos ........................................................................................................25
Foco nos seus objetivos e expectativas.....................................................................................26
3. 3
Apresentação
O Programa 10 S faz parte de uma proposta da nova gestão administrativa
municipal. Este conceito resulta de uma evolução de seu par 5 S, que foi concebido
no Japão, na década de 50, com o intuito de servir de aparato para a reconstrução
industrial japonesa, então assolada pela Segunda Guerra Mundial. O programa 5 S
foi uma das primeiras ferramentas utilizadas para a melhoria de gestão em
indústrias, sendo rapidamente adotado pela iniciativa pública. Este é um conjunto
de técnicas que resulta em um bem organizado e completo local de trabalho, com
controle visual e organizado. Ou seja, um ambiente que contenha um lugar para
cada coisa e cada coisa em seu devido lugar, quando dela se necessitar.
Objetivo
O objetivo do programa 10 S é tornar o nosso local de trabalho mais limpo,
organizado e seguro, em que o servidor sinta-se confortável consigo e com os
demais, respeitando-se a lógica de trabalho de cada um. Tudo isso, além de prover
um atendimento diferenciado ao contribuinte. Contudo, para que tal ocorra é
necessária uma mudança comportamental, envolvendo nossos hábitos e atitudes.
A execução do programa é simples, mas exige o envolvimento de todos, em um
aperfeiçoamento contínuo das rotinas de trabalho e da manutenção dos novos
hábitos.
Para que consigamos atingir estes objetivos, precisamos que você observe como
vem executando suas atribuições. Existe desperdício de material em seu setor?
Desorganização? Sujeira? Ou mesmo outros fatores que possam acarretar ou
acarretam conflitos ou risco a sua saúde?
4. 4
Datas
As datas para a realização das atividades serão informadas pela Secretaria de
Comunicação Social, que anunciará o dia “D” para o inicio do processo de
realização das etapas do Programa 10 S em sua secretaria.
A lógica do trabalho
Para o significado ser bem entendido e não se perder o conceito dos “S” criado no
Japão, emprega-se a palavra Senso no início de cada tradução para o português.
Nossas atividades dentro dos sensos S serão estabelecidas, avaliando cada uma
de nossas rotinas pela ótica do senso em questão.
5. 5
Senso de Utilização - Seiri
No que se refere ao primeiro senso, é importante saber o que é essencial estar
presente no ambiente de trabalho e o engajamento de toda a equipe, independente
da posição hierárquica.
Como proceder
• Promover uma faxina geral inicial,
aproveitando para listar os equipamentos
e materiais que precisarão ser removidos
ou consertados;
• Solicitar junto ao secretário a
necessidade de materiais de segurança como: luvas, máscaras e óculos de
proteção (quando aplicáveis);
• Eliminar tudo que não agrega valor, identificar materiais, equipamentos,
ferramentas, utensílios, informações e dados desnecessários, descartando
ou dando a devida destinação àquilo que não seja essencial à execução
das atividades;
• Quanto aos objetos desnecessários no trabalho, verificar: sem uso potencial
(dispor definitivamente), potencialmente úteis ou valiosos (transferir para
onde forem úteis);
• Analisar a documentação que deve ser guardada e eliminada;
• Documentar e divulgar os resultados obtidos com a mobilização.
6. 6
Guardar faz parte do instinto natural de
todos nós. Também temos o hábito de
atribuir valor sentimental aos objetos. Daí
a nossa dificuldade em dispensar alguns
materiais, mas é preciso termos bom
senso e identificar a causa e o porquê do
acúmulo de objetos, papéis e outros
itens.
Vale a reflexão!
1. Olhe ao seu redor, você realmente precisa de todas as coisas que estão em
sua mesa? Existem coisas que poderiam ser descartadas (ex: calendários,
etc.)?
2. Você está guardando objetos ou papéis desnecessários?
3. Alguns desses objetos podem voltar para sua gaveta/armário ou todos
precisam continuar aí onde estão?
4. Olhe em sua mesa, esse objeto
que você não usa mais? Há
alguém precisando dele!
5. Em seu computador, todos seus
arquivos nas pastas são
extremamente necessários?
Percebeu que a sua área de trabalho está precisando da aplicação desse senso?
Benefícios
• Definir melhor os espaços;
• Melhor visualização do local de trabalho;
• Eliminar móveis, materiais em excesso;
• Diminuir o risco de acidentes;
• Redução do tempo de procura;
• Eliminar itens que não serão mais utilizados e os que estão sucateados.
7. 7
Senso de Organização - Seiton
Uma vez realizado o senso de utilização, partimos para o segundo senso que é de
organizar as coisas. Este nada mais é que estabelecer os locais apropriados e
critérios para estocar, guardar ou dispor materiais, equipamentos, ferramentas,
utensílios, informações e dados, com o objetivo de facilitar o uso dos mesmos.
É importante, por sua vez, identificar armários,
setores, compartimentos, equipamento e outros.
Essa identificação deve ser trabalhada neste
senso, devendo atentar-se para evitar a poluição
visual do ambiente.
O Seiton favorece a eficiência, pois coloca tudo
o que você precisa ao alcance de suas mãos.
Como proceder
• Dispor os itens de acordo com a freqüência de uso, (a mão, na gaveta,
armário ou almoxarifado);
• Melhorar o layout de forma a facilitar o fluxo das atividades e pessoas;
• Identificar todos os recursos de forma bem visível;
• Usar rótulos e cores vivas para identificar os itens;
• Cuidar para que a comunicação seja fácil e rápida;
• Guardar objetos semelhantes no mesmo lugar.
8. 8
O primeiro senso caminha em paralelo ao
segundo e a um certo ponto do
desenvolvimento do trabalho estes se
sobrepõem. Dado que o descarte gera o
aumento da área física disponível
propícia a uma melhor alocação dos
objetos.
Vale a reflexão!
1. Como podemos identificar nossos objetos? Existe algum padrão de
etiquetas e placas como forma de identificação favorecendo a agilidade
(economia de tempo) na busca de materiais por pessoas internas e externas
aos setores?
R: A prefeitura estará disponibilizando através da Secretaria de Comunicação
Social o padrão de etiquetas e placas, para a conformidade dos padrões.
2. Os objetos e/ou dados estão
armazenados em locais
apropriados?
3. Quantas vezes ao dia eu uso as
coisas que estão sobre minha
mesa?
Benefícios
• Rapidez e facilidade para encontrar documentos, materiais, ferramentas
e outros objetos;
• Economia de tempo;
• Controle de uso de equipamentos e documentos necessários;
• Estímulo à atividade;
• Diminuição de acidentes.
9. 9
"Limpeza não pressagia civilização.
Decorre dela." Alexandre Dumas
"Cada um que varra a sua porta e, se o
mundo não ficar limpo, ficará menos
sujo." Otto Lara Resende
Senso de Limpeza - Seiso
Este senso representa zelar pela sua área de trabalho, tirar o pó e manter o
ambiente sempre limpo. Cada um é responsável por manter sua área de trabalho
organizada e limpa e conscientizar o grupo a não sujar. Este objetivo só será
alcançado com o envolvimento de todos. A meta aqui é manter o ambiente físico
agradável.
Como proceder
• Fazer uma faxina geral, limpando pisos,
paredes, armários, mesas, arquivos, máquinas
e equipamentos;
• Acionar regularmente, ou sempre que
necessário, o pessoal encarregado da limpeza
e de manutenção;
• Estabelecer horários para que todos façam
sua limpeza;
• Estabelecer procedimentos para não sujar;
• Treinar o servidor para não sujar.
Vale a reflexão!
1. Estamos limpando nossas mesas ao
final do expediente?
2. Nossas coisas estão colocadas nos
devidos lugares?
10. 10
Benefícios
• Equilíbrio mental e físico;
• Melhoria do ambiente de trabalho;
• Melhoria das áreas comuns;
• Maior facilidade para encontrar equipamentos;
• Melhoria nas condições de segurança.
11. 11
Nossa condição humana, nos leva a uma tendência
a personalizar as coisas que usamos. Quando nós
mudamos estas para um enquadramento baseado
em uma necessidade, solicitação ou determinação,
a principio sofremos uma resistência interna a esta
mudança. Superada esta fase, adquirimos o hábito
resultante desta adequação e o tomamos como
nosso no dia-a-dia.
Senso de Padronização - Seiketsu
Uma vez trabalhada a parte estrutural das instalações da prefeitura, vamos às
pessoas. O Senso de Padronização busca a normatização do ambiente
trabalhando muito mais o lado psicológico dos servidores para manter o ambiente
de trabalho funcional, o que, por sua vez, resultará em melhoria na qualidade de
vida de todos.
Este senso busca garantir um ambiente de trabalho não agressivo, livre de agentes
poluentes e que obstruam seu
trabalho, com boas condições
sanitárias nas áreas comuns e
cuidando para que as informações
e comunicados sejam claros, de
fácil leitura e compreensão. Por
isso, a procura pela padronização.
Como proceder
• Definir padrões de processos quanto ao
fluxo de trabalho diário;
• Levar ao conhecimento de todos, as
rotinas coletivas da divisão;
• Eliminar as condições inseguras de
trabalho, evitando acidentes ou
manuseios de produtos perigosos;
• Harmonizar o local de trabalho numa convivência harmônica;
• Respeitar o cumprimento de horários,
• Entregar documentos ou materiais requisitados no tempo hábil;
12. 12
• Colocar avisos e/ou instruções para evitar erros nas operações de trabalho,
bem como designações, avisos e identificação dos equipamentos (recursos
visuais);
• Não fumar em locais impróprios.
Vale a reflexão!
1. Como estamos levando a realização dos outros S’s?
2. Estamos padronizando nossos documentos?
3. O quadro de avisos de área está em destaque e ao acesso de todos?
4. Estamos seguindo um padrão sem ser extremamente burocrático?
Benefícios
• Melhor imagem da prefeitura interna e externamente;
• Melhoria no desempenho do pessoal;
• Melhoria do ambiente de trabalho;
• Mais equilíbrio e entendimento entre as divisões da secretaria;
• Elevação do nível de satisfação e motivação do pessoal para com o
trabalho;
• Prevenção de danos à saúde dos que convivem no ambiente;
• Melhoria das áreas comuns nas condições de segurança.
13. 13
É fácil pensar que disciplina significa seguir
regras apenas e que uso do seu intelecto é
dispensável. Em fato, disciplina é pensar sobre
todas suas ações a medida que as executa. O
pensamento disciplinado inclui acompanhar um
problema e elaborar uma analise de causas,
identificar as raízes do problema e elencar
potenciais soluções.
Senso de Disciplina - Shitsuke
O Senso de Auto-Disciplina, torna-se necessário não só como senso de
manutenção dos outros sensos, mas também como hábito de observar e seguir
normas, regras, procedimentos e atender às especificações. Vale destacar que o
cumprimento deste Senso não é uma imposição, mas sim, um reconhecimento
individual da necessidade de seu engajamento no processo.
A idéia aqui discutida é promover a substituição gradual de hábitos inadequados,
por outros que se enquadrem na nova gestão e para que ocorra a manutenção de
uma filosofia de trabalho, que busque a melhoria contínua.
Como proceder
• Entendimento por todos servidores
do plano de metas de sua
secretaria e o seu papel para que
estas sejam alcançadas;
• Fomentar a criatividade do servidor
para a solução de problemas
típicos e atípicos;
• Melhorar as comunicações em
geral;
• Atribuir responsabilidades e delegar autoridade;
• Criar um clima de confiança e incentivar a solidariedade entre os servidores.
14. 14
Vale a reflexão!
1. Como está a comunicação com nossos pares?
2. Estamos levando a cultura dos 10 S para o nosso dia-a-
dia?
3. Alguma de nossas rotinas de trabalho esta (ão)
interferindo na execução da rotina de nossos colegas?
Estas poderiam ser melhoradas?
4. Você tem dedicado tempo suficiente para a manutenção dos S?
5. Segundo Richard S. Taylor a pessoa disciplinada é aquela que tem:
“Perseverança, Diligência e Temperança, ou seja, a habilidade de continuar
fazendo algo, mesmo com oposição a esta realização persistência e cuidado
no trabalho e autocontrole e moderação na conduta”.
Benefícios
• Cultivo de bons hábitos;
• Valorização do servidor;
• Cumprimento natural dos procedimentos operacionais e administrativos;
• Melhoria na qualidade de vida.
• Maior segurança e desempenho do pessoal, bem como redução de
acidentes;
• Elevação do nível de satisfação e motivação do pessoal para com o
trabalho.
15. 15
"A determinação é o caminho do êxito."
Charlie Chaplin
“Solidários, seremos união. Separados uns
dos outros seremos pontos de vista. Juntos,
alcançaremos a realização de nossos
propósitos.” Bezerra de Menezes
Senso de Determinação e União - Shikari Yaro
Este senso envolve o prefeito e secretariado em um trabalho de integração com as
áreas de atuação da prefeitura, em uma coordenação participativa. O objetivo é
propor uma maior interação entre as áreas e quebrar barreiras da estrutura da
prefeitura. São elementos fundamentais neste senso a: liderança, a motivação, a
comunicação e a interação.
Como proceder
• Observar as sugestões dos colegas
de trabalho e expectativas destes com
o seu trabalho;
• Implantar caixa de sugestões e banco
de idéias;
• Ter uma atitude pró-ativa e criativa
para as atividades do setor ou mesmo da prefeitura como um todo;
• Promover ações de sensibilização.
Vale a reflexão!
1. Estou buscando uma melhor
interação com os outros membros
de minha equipe? Como poderia
melhorar isto?
2. Estou zelando para um
ambiente livre de intrigas e boatos?
16. 16
3. Nosso grupo tem agido de forma coesa? Se não como poderia contribuir
para uma melhoria?
Benefícios
• Melhoria nas relações interpessoais;
• Maior proximidade do prefeito e secretários com os servidores;
• Maior compromisso dos servidores visando os resultados desejados;
• Aumento da confiança dos servidores.
17. 17
Vale o velho ditado: “Dê um peixe
a alguém e este terá alimento por
um dia. Ensine-o a pescar e este
terá alimento por toda a vida”.
Senso de Treinamento - Shido
Aperfeiçoamento dos servidores públicos municipais, esta é uma das metas do
prefeito. Isso será possível por meio de capacitações (treinamento e formação)
buscando cada vez mais servidores melhor qualificados para a execução de suas
funções, contribuindo não só para seu engrandecendo profissional, mas também
humano.
Como proceder
• Identificação das necessidades de capacitações;
• Treinar os servidores em cursos específicos;
• Buscar informações junto a seu secretário sobre
a disponibilidade de cursos que atendam a sua
demanda.
Vale a reflexão!
1. Existe algum curso que você vê como
fundamental para a execução de suas
tarefas de forma otimizada?
2. Você tem buscado novas práticas que
poderiam se adequar a sua rotina?
3. Você sabia que existe uma divisão dentro da Secretaria de Gestão
Administrativa que trabalha executando o levantamento das necessidades
de treinamentos dos servidores?
18. 18
Benefícios
• Maior campo de atuação futuro;
• Maior facilidade para a adoção de novas tecnologias e métodos;
• Aumento da satisfação e motivação do servidor com o trabalho;
• Desenvolvimento de talentos não identificados;
• Mitigação de insatisfações funcionais e rotatividade de servidores de carreira
dentro da prefeitura;
• Aumento da produtividade com resultados financeiros reais.
19. 19
A reciclagem de papel proporciona a
redução do consumo de energia de 71%,
da poluição do ar em 74%, e da poluição
da água em 35%. Para a produção de uma
tonelada de papel alvejado são
necessários 100 mil litros de água,
enquanto que para reciclar esta mesma
quantidade de papel são necessários 2
mil litros. Para cada tonelada de papel
reciclado de 10 a 20 árvores deixam de
ser cortadas.
Senso de Economia e Combate aos Desperdícios - Setsuyaku
Este senso contribuirá para a mitigação do desperdício, reduzindo custos e
aumentando a produtividade. Cabe aqui a consciência de todos em criar novas
alternativas de redução de perdas de materiais e serviços, dando-lhes noções da
realização de seu trabalho com qualidade, contribuindo com a prática da
reciclagem e de preservação ambiental.
Como proceder
• Estabelecer metas de redução de material de
escritório;
• Definir 1 ou 2 responsáveis por área (de acordo com o
tamanho e abrangência da área);
• Identificar os pontos de desperdício;
• Instruir os servidores a boas práticas;
• Monitorar ou avaliar os resultados.
Vale a reflexão!
1. Estamos economizando a devida
quantidade de recurso
estabelecida em nossa meta?
2. Os outros servidores estão
realizando a manutenção deste S?
Estou fazendo algo para alertá-
los?
20. 20
Benefícios
• Redução do impacto ambiental, diminuindo a quantidade de detritos e do
uso de recursos não renováveis.
• Economia de materiais.
21. 21
“A moral, propriamente dita, não é a
doutrina que nos ensina como sermos
felizes, mas como devemos tornar-nos
dignos da felicidade.” Immanuel Kant
“O mundo não poderá tomar um novo
caminho se não conseguir uma união
íntima da técnica e da moral.” Theodor
Plievier
Senso dos Princípios Morais e Éticos - Shisei Rinri
Agir de forma ética é ser capaz de direcionar esforços para os nobres princípios do
serviço público. Sabemos o que é certo e errado à esta altura de nossas vidas,
contudo vale o questionamento: Estamos tendo uma postura pró-ativa, não restrita
só às nossas tarefas?
Como proceder
• Internalizar a todos os servidores sobre o plano de
governo proposto pelo prefeito Junior Marão.
• Agindo de igual forma em relação ao plano de
metas proposto pelas secretarias para os 4 (quatro)
anos;
Vale a reflexão!
1. Estamos tendo uma atitude pró-
ativa, junto a outras divisões?
2. Estamos cientes das metas e do
plano de governo da
administração municipal?
22. 22
Benefícios
• Servidores mais comprometidos com os resultados da prefeitura,
procurando atender a integralidade do plano de governo proposto pela nova
gestão administrativa, junto a fornecedores e contribuintes.
23. 23
Ciro Torres vê a responsabilidade social como a
preocupação e a responsabilidade de instituições com
seus empregados, com o meio ambiente, com a
comunidade a sua volta, com a sociedade em geral e
em relação aos seus consumidores. "Mas quando
olhamos para alguns casos, não encontramos
responsabilidade social, mas, sim, ação social privada,
filantropia, caridade doações, coisa que já fazem há
muito tempo".
Senso de Responsabilidade Social - Sekinin Shakai
Este senso, por mais nebuloso que pareça, pode ser quantificado através do
envolvimento do servidor com a realização de atividades sociais do município,
sejam elas de conscientização ou de apoio voluntário, por meio das instituições de
apoio do município.
Como proceder
• Definir uma política de
responsabilidade social e
estabelecer objetivo e metas da
secretaria;
• Implantar, a partir das ações
passíveis de serem realizadas, um
plano de ação, estimulando a
participação das pessoas.
Vale a reflexão!
1. Estou engajado em algum
serviço voluntário em
Votuporanga?
2. O que eu poderia fazer para
melhorar a situação do meu
bairro?
24. 24
Benefícios
• Participação no crescimento sócio-econômico da população;
• Melhoria da imagem institucional da prefeitura;
• Maior produtividade dos servidores.
25. 25
Resumo dos Fundamentos
1. Buscar manter o estritamente necessário;
2. Estabelecer um local para cada objeto;
3. Manutenção da organização;
4. Manutenção da limpeza e em condições de uso;
5. Combate às causas de sujeiras e de não-conformidades;
6. Identificar situações de risco;
7. Trabalhar com segurança;
8. Buscar compreender todos os “S’s”;
9. Procurar formas de melhorar o trabalho;
10.Cumprir os compromissos firmados.
26. 26
Foco nos seus objetivos e expectativas
Firme aqui os seus compromissos pessoais com o programa 10 S:
O que você espera de resultado com o programa 10 S?
R: Eu almejo:
Qual é a sua contribuição pessoal para o programa 10 S?
R: Eu vou:
Qual é o seu plano de metas?
R: Meu plano de metas:
