Dit is de preview van het E-book van Scienta: 'Zo Eenvoudig Kan Het Zijn'. Download het hele e-book op http://www.scienta.nl/e-book

1. Zo eenvoudig
is het
Succes met goed geordende
interne bedrijfsinformatie

2. Zo eenvoudig
is het
Succes met goed geordende
interne bedrijfsinformatie
eenvoudig en sneller bij alle kennis, documentatie en
informatie in uw organisatie wilt kunnen
nu en in de toekomst wilt vertrouwen op één en dezelfde
bron voor al die bedrijfsinformatie
zich bezighoudt met het vastleggen, het gebruiken
of het distribueren van bedrijfsinformatie – dagelijks
(als office- of kwaliteitsmanager) of in een meer
sturende rol (als directeur, manager of eigenaar)
als gevolg van nieuw kwaliteitsbeleid, compliance-maatregelen
of een certificeringstraject centraal
documentatie en informatie moet/wilt delen
Lees dit
e-book
als u
1
2
3
4

3. In dit e-book laten wij u kennis-maken
met manieren om, kort
samengevat, plezieriger en
prettiger te werken. Om snel en
makkelijk toegang te krijgen tot alle
noodzakelijke kennis, documentatie
en informatie binnen uw organisa-tie.
En deze centraal, op één plaats,
digitaal te onderhouden.
Binnen een organisatie is er nu
eenmaal altijd informatie nodig. Om
het werk te kunnen doen. Om van
elkaar te leren en om vooruit te
blijven kijken. Soms wordt bedrijfs-informatie
vastgelegd en gebruikt
omdat het moet, meestal omdat het
prettig en handig is.
Wij maken software om al deze
bedrijfsinformatie te ordenen,
structureren en up-to-date houden.
Onze missie is het om de aanwezige
kennis, documentatie en informatie
in organisaties – zoals handboeken,
personeelsgegevens of checklists –
zo prettig en helder mogelijk te
ordenen en te ontsluiten. We hebben
eenvoud als uitgangspunt, plezieriger
werken als einddoel.
Hoe? Dat vertellen we in dit
e-book. En waarom? Ook dat leest
u in dit e-book.
Herkent u dit?
U ziet dat specialistische kennis in uw orga-nisatie
te veel hangt aan enkele personen
Een wetswijziging of gedragscode vraagt u
bedrijfsinformatie vast te leggen of te ontsluiten
Uw collega’s klagen over de onvindbaarheid
van cruciale stukken
Medewerkers werken op verschillende
manieren, zonder constante kwaliteit
U vindt dat er kostbare tijd verloren gaat aan
het zoeken naar een simpele handleiding
1
2
3
4
5
3

4. inhoud van dit boek
Elke organisatie
1 Maak(t) de kern
heeft het!
van de zaak helder
Wat is bedrijfsinformatie?
Orde, rust, helderheid: dat klinkt
Onze definitie leest u op pagina 8.
misschien niet heel spannend.
Maar het 2 is wel heel prettig
werken als een organisatie
wérkelijk kan vertrouwen
3
op goede en complete
bedrijfsinformatie.
Lees op pagina 11 waarom.
Verplichting?
Profiteer van regels
Veel organisaties moeten verplicht
bedrijfsinformatie vastleggen,
soms zelfs aantoonbaar
gebruiken. Goed nieuws: regels
zijn niet alleen een moetje,
maar kunnen ook hélpen bij de
bedrijfsvoering.
Lees op pagina 15 welke dat zijn.
4 Digitaal vastleggen?
Zo komt u er!
Valt de keuze op digitaal? Dan
hebben wij een handig stappenplan.
Op pagina 25 leert u wat de
belangrijkste 5 stappen zijn.
6
De voordelen van
standaardcontent
Standaardcontent kan een
prettige basis zijn om een
goede en snelle start te maken
met het vastleggen van uw
bedrijfsinformatie. Op pagina 28
leert u hoe standaardcontent u
verder helpt.
Papier, digitaal
of in de cloud
De 3 manieren om uw
bedrijfsinformatie vast te
leggen hebben elk eigen voor-en
nadelen. Om een goed
onderbouwde keuze te kunnen
maken, hebben wij die voor- en
nadelen voor u op een rij gezet.
Bekijk ze op pagina 21.

5. Veerkrachtige organisaties
“Hoe meer
regels, hoe meer
verwarring, hoe
meer nieuwe
regels om die
verwarring op
te lossen”
Gjalt de jong
econoom en universitair hoofddocent Strategie
RijksUniversiteit Groningen

6. Regels komen voort uit de beste
intenties, stelt econoom Gjalt
de Jong. Hij vindt ook dat in een
wereld die snel verandert, regels
niet zwaarder moeten gaan tellen
dan vertrouwen. Organisaties
die werken vanuit openheid
en vertrouwen, zijn namelijk
veerkrachtiger en kunnen flexibeler
inspelen op veranderingen.
“Elke regel die ooit is bedacht, is oprecht bedoeld om
iets goeds te doen. Neem boekhouding: de regels
zorgen ervoor dat we allemaal dezelfde getallen
gebruiken. En op dezelfde manier werken, want dan
kunnen we elkaar begrijpen.”
Waarom slaat het dan door?
“Op een gegeven moment wordt het een onderhande-lingsspel.
Of mensen maken regels over onderwerpen
waar ze geen verstand van hebben. Of er zitten zinnen
in die mensen niet begrijpen, een woord wordt ver-keerd
opgevat. Uiteindelijk geldt: hoe meer regels, hoe
meer verwarring. En: hoe meer regels erbij komen om
die verwarring op te lossen.”
Veel regels ontstaan ook
door incidenten.
“Regels die incidenten willen voorkomen, geven
schijnveiligheid. Als je fraude wilt voorkomen, moet
je iets doen aan de cultuur in een organisatie. Een
voorbeeld is de financiële sector in London. Daar wordt
per definitie altijd 3% ontslagen, hoe goed je het ook
doet. Medewerkers zijn bovendien afhankelijk van het
bedrijf, want ze zitten tot hun nek in de hypotheek-schulden.
Dan kijkt een bankier niet verder dan 5 minu-ten
vooruit – want in een tijdspanne van 5 minuten kun
je op straat staan. Geld is dan het enige dat telt. En kun
je dat reguleren? Nee, dat red je niet met regels. Dat is
een cultuurprobleem in een organisatie. En dát moet
aangepakt worden.”
Meer
veerkrachtige
organisaties
INTERVIEW: HARMEN KOOPMAN, SCIENTA
Interview Gjalt de Jong 6

7. Hoe dan?
Gewoon vertrouwen hebben?
“Ja, want dat is één van die kenmerken van deze snel
veranderende wereld: vertrouwen in je medewerkers
hebben. Niet alles willen regelen voor ze, maar tegen
ze durven zeggen: regel het maar. Dat betekent dat je
wél andere kaders moet stellen en niet bang moet zijn
om fouten te maken. Een mooi voorbeeld is een zor-ginstelling
in Noord-Nederland. Die hebben besloten
om te sturen op vertrouwen en zoveel mogelijk regels
te schrappen. Bijvoorbeeld de regels over de kwaliteit
van voedsel. Als zij die handboeken zouden volgen,
kregen de bewoners zout eten, mochten ze geen eten
meer opwarmen en bleef er voedsel over. Bedacht
vanuit Den Haag, maar niet toepasbaar in de praktijk.
Blijkbaar is er niemand van het ministerie geweest die
een zorginstelling opbelt en vraagt: wat vind je hier
nou van? En werkt dit? En kunnen we hier iets mee?”
“Bij de zorginstelling zijn de bewoners ondertussen
veel vrolijker. Ze worden niet meer elke dag gewogen,
ze hoeven niet meer elke week een vragenlijst in te
vullen of ze wel eens huilen… De medewerkers wordt
gezegd: ‘regel het maar’. En dat doen ze ook. Want ze
worden vertrouwd, ze hebben een belangrijker rol en
gaan hun werk naar hun beste eer en geweten doen.”
Wat raadt u
organisaties en
bedrijven aan te doen?
“Allereerst vraagt het om leider-schap.
Het vraagt durf om te zeg-gen:
’ik gooi al mijn handboeken de
deur uit’. Om niet meer te meten
en te controleren, maar te geloven
in verbinding en te vertrouwen. De
wetenschap dat anders het bedrijf
failliet gaat helpt daar natuurlijk
wel bij.”
“Ten tweede: laat ICT je helpen.
Want met het meer ICT-fähig
maken van een organisatie, ga je
“Het vraagt durf om te zeggen:
ik gooi al mijn handboeken
de deur uit”
“Met software als
Scienta krijg je
meer veerkrachtige
organisaties”
automatisch de interne kennis en informatie delen.
Bovendien zorgt dat er vaak voor dat alle regels en
procedures ter discussie worden gesteld. Je brengt
namelijk processen in kaart. En dan kan je zeggen:
ik ga ze ICT-fähig maken of ik gooi ze de deur uit –
dat is al een enorme winst in de overgang naar een
informatiebedrijf.
De energie die daardoor vrij komt, kan je steken in
klanten en werknemers.”
“Wat je dan krijgt zijn hele veerkrachtige organisaties.
Want je bent aantrekkelijk voor een nieuwe genera-tie
werknemers en klaar voor de nieuwe wereld. Een
organisatie die flexibel is, weet zich, als het een keer
mis gaat, bovendien snel weer te herstellen. Er is meer
autonomie, meer vertrouwen en openheid. Daar kan
software, zoals Scienta, enorm bij helpen.”
Interview Gjalt de Jong 7