Guía No. 2 Componentes de los sistemas.
Personas.
Propietarios del sistema.
Diseñadores del sistema.
Desarrolladores del sistema.
Usuarios del sistema: Usuarios externos y Usuarios internos (Directores ejecutivos, Directores medios, Supervisores, técnicos y profesionales, Administrativos).
Datos, información y conocimiento.
Procesos. Actividades. Elaboración de Diagramas de Flujo de Procesos.
Recursos tecnológicos y de comunicación.
3. UNIDAD 2. COMPONENTES DE LOS SISTEMAS
DE INFORMACION
•Personas.
oPropietarios del sistema.
oDiseñadores del sistema.
oDesarrolladores del sistema.
oUsuarios del sistema: Usuarios externos y Usuarios internos (Directores
ejecutivos, Directores medios, Supervisores, técnicos y profesionales,
Administrativos).
•Datos, información y conocimiento.
•Procesos. Actividades. Elaboración de Diagramas de Flujo de Procesos.
•Recursos tecnológicos y de comunicación.
4.
5. Son aquellas personas que
patrocinan y promueven los
sistemas de información. Entre sus
funciones esta fijar el presupuesto y
los plazos para el desarrollo y el
mantenimiento de los sistemas de
información, y dar el visto bueno de
los sistemas de información final.
PROPIETARIOS DEL SISTEMA
6. Son expertos en tecnología, que
resuelven las necesidades y las
restricciones manifestadas por los
usuarios de la empresa mediante
recursos tecnológicos.
Debido al crecimiento en el
desarrollo de tecnología, así como a
su utilización, los diseñadores de
sistemas han ido especializándose a
lo largo de las últimas dos décadas.
DISEÑADORES DEL SISTEMA
8. deben identificar los requerimientos de información que ellos
conocen junto con las características necesarias del sistema.
Desarrollar un prototipo que funcione.
9. Utilizar el prototipo anotando las necesidades de
cambios y mejoras. Esto expande la lista de los
requerimientos de sistemas conocidos.
Revisar el prototipo con base en la información
obtenida a través de la experiencia del
desarrollador del sistema
Repetir los pasos anteriores las veces que sean
necesarias hasta obtener un sistema satisfactorio.
10. Por último y para concluir, las fases que comprenden el método
de desarrollo del sistema orientado a prototipos son:
1- Investigación Preliminar: determinar el problema y su
ámbito, la importancia y sus efectos potenciales e identificar
una idea general para realizar una solución de Software.
2- Definición de los Requerimientos del Sistema: registrar
todos los requerimientos y deseos del proyecto.
3- Diseño Técnico: durante la construcción del prototipo, el
desarrollador ha obviado el diseño detallado.
11. 4- Programación y Prueba:
es donde los cambios en el
diseño técnico son
implementados y
probados.
5- Operación y
Mantención: es la
instalación del sistema
en ambiente de
explotación.
12. Como se puede observar en el
gráfico, salvo el usuario
externo que se comunica con
el organismo mediante un
diálogo personal e intercambio
de papeles con un funcionario
interno, todos los demás
componentes son
administrados por el
organismo.
13. USUARIOSINTERNOS
son todo el Personal administrativo, los profesionales, los técnicos, los
gestores, los directivos ejecutivos, los directivos medios y supervisores, y son
funcionarios de entidades y organizaciones públicas o privadas que utilizan los
sistemas de acuerdo con los parámetros establecidos de acuerdo con sus
programas
El usuario interno del sistema es un funcionario conocido, capacitado para
utilizar los sistemas y la información institucional, debidamente acreditado,
identificado y autorizado
La información que brinda el sistema es captada, analizada e interpretada
por el usuario interno antes de ser entregada al exterior, es decir que esta
persona es la encargada de actualizar los datos, realizar consultas y generar
reportes.
14. Al igual Si hubiera algún error en la información entregada
por el sistema este podría ser filtrado o corregido por el
empleado interno antes de llegar al usuario externo.
Si el sistema es complejo el usuario interno requiere de
una importante capacitación para su utilización, ya que el
usuario debe practicar su uso y debe tener conocimientos
de informática y ofimática básica para trabajar de forma
estable en sus dependencias, al igual Si el empleado
usuario interno del sistema tiene una duda o problema,
seguramente tendrá acceso a otros compañeros que lo
puedan ayudar o podrá llamar a algún funcionario del área
de sistemas para que lo asista.
15. USUARIO “ EXTERNO”
Con la utilización masiva de
Internet y ciertos avances en
otros aspectos de la tecnología
de la información y la
culturización informática de la
sociedad, hoy es posible que los
sistemas de información de un
organismo sean utilizados
directamente por usuarios
finales externos al mismo. En
esta modalidad, como se puede
observar en el siguiente gráfico.
16. USUARIOSEXTERNOS
Son los Clientes, proveedores, partners,
trabajadores externos, y que a diferencia del
caso anterior del Usuario interno, el usuario
Externo no es en principio alguien conocido
que pertenece a la empresa.
Que son todos aquellos que utilizan la
información de una organización sin
pertenecer a la misma, y puede estar a miles
de km, de distancia.
De acuerdo a lo anterior surgen muchas
preguntas que debemos analizar y tener en
cuenta al momento de identificar quien es
un usuario Externo.
17. ALGUNAS PREGUNTAS A TENER EN CUENTA PARA UN USUARIO EXTERNO,
SON:
¿Cuán fácil de usar debe ser
el sistema para que alguien
sin capacitación pueda
utilizarlo?
¿Cómo nos aseguramos que
el usuario externo es
realmente quien dice ser?
¿Qué tan seguros de la
información que publicamos
por el sistema debemos
estar para mostrársela
directamente al interesado?
¿Cómo se puede abstraer el
sistema para que no exija
del equipo cliente
características que
compliquen al usuario?
18. ¿Cómo podemos asegurar, en un medio naturalmente inseguro como es
Internet, que la información que viaja por ahí esté garantizada?
¿Cómo aseguramos el acceso a los sistemas en el horario que el
usuario los quiera usar, es decir, a cualquier hora del día y cualquier día
de la semana?
¿Cómo garantizamos la robustez de los sistemas en un entorno como
Internet que no nos ofrece ningún tipo de garantías?
¿Cómo se asiste al usuario cuando tiene una consulta y no es posible el
diálogo directo con el empleado?.
19. De acuerdo a las preguntas
anteriormente propuestas
Y en estas situaciones se
agrega un tercer
componente externo que
es totalmente pertinente al
tema que nos ocupa, Como
se muestra en la gráfica, y
que son: los USUARIOS DEL
“ SERVIVIO EXTERNO”
20. Esto porque el usuario externo trabaja con el sistema en
representación de un tercero. Este caso se da en varias
situaciones, por ejemplo cuando un Agente Exportador
interactúa con los sistemas aduaneros para despachar
mercadería de un cliente o cuando un contador de un
estudio contable presenta una declaración jurada de un
cliente. Este contador puede tener varios roles dentro del
sistema, cuando el mismo se presenta como
contribuyente o cuando se presenta como contador
representante de otros, que seguramente serán varios.
21. ¿En qué se diferencia el conocimiento de los datos y de la
información?
Los tres términos suelen utilizarse indistintamente y esto puede llevar
a una interpretación libre del concepto de conocimiento. Quizás la
forma más sencilla de diferenciar los términos sea pensar que los
datos están localizados en el mundo y el conocimiento está localizado
en agentes de cualquier tipo (personas, empresas, máquinas...),
mientras que la información adopta un papel mediador entre ambos.
22. Los datos son la mínima unidad semántica, y se corresponden con
elementos primarios de información que por sí solos son
irrelevantes como apoyo a la toma de decisiones. También se
pueden ver como un conjunto discreto de valores, que no dicen
nada sobre el por qué de las cosas y no son orientativos para la
acción.
Ejemplo: Un número telefónico o el nombre de una persona.
Estos son datos que, sin un propósito, una utilidad o un contexto no
sirven como base para apoyar la toma de una decisión. Los datos
pueden ser una colección de hechos almacenados en algún lugar
físico como un papel, un dispositivo electrónico (CD, DVD, disco
duro...), o la mente de una persona. En este sentido las tecnologías
de la información han aportado mucho a recopilación de datos.
23. DE DONDE PROVIENEN LOS DATOS:
Los datos pueden provenir de
fuentes externas o internas a la
organización, pudiendo ser de
carácter objetivo o subjetivo, o de
tipo cualitativo o cuantitativo, etc.
FORMA DE LOS DATOS:
Pueden ser de muchas formas,
incluyendo datos alfanuméricos
(compuestos de letras y números),
pueden también estar compuestos
de textos, oraciones o párrafos,
imágenes (gráficos y figuras) o
audio y videos.
24. LOS DATOS SE PUEDEN TRANSFORMAN EN INFORMACIÓN AÑADIENDOLES VALOR
Contextualizando se sabe en qué contexto y para qué
propósito se generaron.
Categorizando se conocen las unidades de medida que
ayudan a interpretarlos.
Calculando los datos pueden haber sido procesados
matemática o estadísticamente.
Corrigiendo se han eliminado errores e
inconsistencias de los datos.
Condensando los datos se han podido resumir de forma
más concisa (agregación).
25. La información se puede definir como un
conjunto de datos procesados,
supervisados y ordenados que tienen un
significado (relevancia, propósito y
contexto), y que por lo tanto son de
utilidad para construir un mensaje,
resolver problemas y tomar decisiones, ya
que su aprovechamiento raciona en la
base del conocimiento.
Ejemplo: Precio hora por horas trabajadas
nos dan información de lo que ganará un
empleado.
26. El conocimiento es una mezcla de
experiencia, valores, información y que
sirve como marco para la incorporación
de nuevas experiencias e información, y
es útil para la acción. Se origina y aplica
en la mente de los conocedores. En las
organizaciones con frecuencia no sólo se
encuentra dentro de documentos o
almacenes de datos, sino que también
esta en rutinas organizativas, procesos,
prácticas, y normas.
27. El conocimiento se deriva de la
información, así como la
información se deriva de los
datos. Para que la información
se convierta en conocimiento es
necesario realizar acciones
como:
Comparación con otros
elementos.
Predicción de consecuencias.
Búsqueda de conexiones.
Conversación con otros
portadores de conocimiento.
28.
29. ENTRADA DE DATOS: Proceso mediante el cual se captura y prepara datos para su
posterior procesamiento. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las
manuales se realizan por el operador o el usuario, y las automáticas surgen de otros
sistemas
ALMACENAMIENTO DE DATOS: Proceso mediante el cual el sistema almacena de
manera organizada los datos e información para su uso posterior.
Para hacer fácil su recuperación, los datos almacenados se organizan en: Campo,
registro, archivo y base de datos.
PROCESAMIENTO DE DATOS: Es la capacidad de efectuar operaciones con los
datos guardados en las unidades de memoria y se evidencia si: Aumenta,
manipula y organiza la forma de los datos, analiza y evalúa su contenido,
selecciona la información para ser usada en la toma de decisiones.
SALIDA DE INFORMACION: Actividad que permite transmitir información útil y valiosa
a los usuarios finales.
Además un sistema de información debe tener control del desempeño del sistema, es
decir debe generar retroalimentación sobre las actividades de entrada,
procesamiento, almacenamiento y salida de información.
30. Es una representación gráfica de un proceso.
Cada paso del proceso es representado por un
símbolo diferente que contiene una breve
descripción de la etapa de proceso. Los
símbolos gráficos del flujo del proceso están
unidos entre sí con flechas que indican la
dirección de flujo del proceso.
Ofrece una descripción visual de las actividades
implicadas en un proceso mostrando la relación
secuencial ente ellas, facilitando la rápida
comprensión de cada actividad y su relación
con las demás.
31. Facilita la obtención de una visión
transparente del proceso, mejorando su
comprensión.
Permiten definir los límites de un proceso.
Facilita la identificación de los clientes.
Estimula el pensamiento analítico.
Proporciona un método de comunicación.
ayuda a establecer el valor agregado.
Constituye una excelente referencia para
establecer mecanismos de control y
medición de los procesos.
32. El gran desarrollo tecnológico que se ha
producido recientemente ha propiciado
lo que algunos autores denominan la
nueva 'revolución' social, con el
desarrollo de "la sociedad de la
información". Con ello, se desea hacer
referencia a que la materia prima "la
información" es el motor de esta nueva
sociedad, y en torno a ella, surgen
profesiones y trabajos nuevos, o se
readaptan las profesiones existentes.
33. Las nuevas tecnologías de la información y
comunicación son las que giran en torno a tres
medios básicos: la informática, la microelectrónica y
las telecomunicaciones.
Existen múltiples instrumentos electrónicos que se
encuentran dentro del concepto de TIC, la
televisión, el teléfono, el video, el ordenador. Pero
sin lugar a duda, los medios más representativos de
la sociedad actual son los ordenadores que nos
permiten utilizar diferentes aplicaciones
informáticas (presentaciones, aplicaciones
multimedia, programas ofimáticos,...) y más
específicamente las redes de comunicación, en
concreto Internet.
34. La Tecnología por su parte, hace referencia
a las teorías y técnicas que posibilitan el
aprovechamiento práctico del
conocimiento científico.
Un recurso tecnológico es un medio que
permite satisfacer necesidades o alcanzar
objetivos.
Lo recursos tecnológicos y de
comunicación nos facilitan los procesos
optimizando tiempos de respuesta,
agilizando el trabajo y el recurso humano
dandole el uso adecuado.
