Donderdag 10 maart 2016 vertelde Johan Engels van MBO Utrecht over hun Skype implementatie. Waarom is hun keuze op Skype for Business gevallen, welke wensen en functionaliteiten zijn er gesteld, hoe werkt het nu en hoe bevallen de materialen van Jabra?

1. ICT MBO Utrecht 2016
10-3-2016 1
Skype voor bedrijven
Persoonlijk, ambitieus en ondernemend
Implementatie MBO Utrecht

2. 10-3-2016 2
INTRODUCTIE
• Invoering gedaan van Skype voor Bedrijven
(SfB)
• Overzicht van het project
– Wat ging goed
– Wat kan beter
• Tips
• Introductie SfB

3. 10-3-2016 3

4. Wat / Wie is MBO Utrecht?
10-3-2016 4
• Kleinschalig MBO onderwijs in Utrecht
• 4500 studenten
• 380 FTE
• ICT afdeling 8 FTE
– Technisch beheer
– Functioneel beheer
Aanleiding
Persoonlijk, ambitieus en ondernemend

5. 10-3-2016 5
• 2012 nieuwe opzet ICT nieuwe mensen,
klein deel bestaande mensen
• Netwerk, serverbeheer en werkplek images
uitbesteed
• Telefonie verantwoordelijkheid van 2 afdelingen
– Facilitair
– ICT & IT leverancier
• Vanaf 2012 diverse projecten gedaan
Wat / Wie is MBO Utrecht?
MBO Utrecht
Tip #1 Leg geen verantwoordelijkheid bij 2 afdelingen tegelijk

6. 10-3-2016 6
- Beleid ICT opstellen
- Defusie van Amarantis ICT
- Email voor studenten
- Invoering Office 365
- Een account voor alle diensten
- Follow me printing
- Digitale aansturing kluisjes
- Narrowcasting
- Management rapportage
- Quarantaine net
- Onderwijs Online
- Een punt waarvandaan we werken
- Eduroam
Wat / Wie is MBO Utrecht?
Projecten

7. 10-3-2016 7
• Ziekmeldlijnen doen het niet
separate omgeving op eigen locatie
• Verassend rustig aan de telefoon
Hoofdnummer niet bereikbaar
Telefooncentrale defect, geen ondersteuning
Nieuwe lijn aangelegd
• Willekeur aan telefoonlijnen (PSTN / ISDN)
• Willekeur aan telefoonnummers (7 gebouwen)
Storingen telefonie
MBO Utrecht

8. Project
10-3-2016 8
• Inventarisatie wensen / eisen
– Rondje stakeholders
– Klankbordgroep
– Bijeenkomst met alle afdelingen
– Product demo’s
– Wat hebben we nu
• Keuze voor product
• Project uitvoeren
Project

9. Project
10-3-2016 9
– Bellen
– Chat
– Video bellen
– Contactgegevens opvragen
– Gegevens delen
– Aanwezigheid opvragen
– Vermindering van het
aantal vaste toestellen
Wensen

10. Project
10-3-2016 10
• Motivatie om te kiezen voor SfB
– past in huidige omgeving (O365)
– Saas dienst
– Kosten reductie
– Innovatief
– Flexibel inzetbaar
– Combinatie met vaste telefonie
– Vaste prijs / user
Motivatie

11. Project
10-3-2016 11
Verloop • Gestart voor de zomervakantie 2015
• Inventariseren lijnen
• Inventariseren wensen afdelingen
– Groepsnummer
– Openingstijden
– Wie in de groep
– Wat als er niet wordt opgenomen
• Wensen MBO Utrecht
– Structuur in telefoonnummers
– Flexibel en bereikbaar
– In eerste instantie alleen telefonie

12. Project
10-3-2016 12
Verloop • Opstellen document Functionele eisen
– Welke nummerreeks ga je gebruiken
– Met welk nummer bel je naar buiten
– Hoe vaak laat je de telefoon over gaan
– Terugval naar centrale
– Groepsnummer (Wie / aanmelden / voicemailbox / boodschap
verdeling telefoontjes)
– Reserveer een nummer voor telefonisch vergaderen
Tip #2 Leg functionele eisen vast
Tip #3 Leidinggevenden hebben een ander beeld van de werkvloer

13. Project
10-3-2016 13
Verloop
• Functionele eisen centraal nummer
– Openingstijden
– Wachtrij?
– Welke teksten voor de wachtrij?
– Hoe verdeling inkomende gesprekken
– Overloop
– Ziekmeldlijnen
Tip #4 Vergeet niet : Liften, pin automaten, frankeermachines
Tip #5 Faxen werken standaard niet met VOIP
Tip #6 Alarmlijnen

14. 10-3-2016 14
Techniek
Afspraken Overleg met een IT architect
• Doorspreken van het project
• Welke stappen wanneer
Plan een datum livegang met een ruime marge
• Plan niet voordat het technisch werkt
Tip #7 leg afspraken met leveranciers vast (heel erg)

15. 10-3-2016 15
Techniek
Keuzes Waar installeer je de server omgeving?
– On premise omgeving
– Hosted omgeving
– Sip trunc plaatsen
Ontsluiten VOIP naar je cliënts
- Vaste PC
- Laptop via wifi
- Thuis werkplek
- Smartphone
- Office 365 omgeving
Tip #8 Ontsluiting naar je cliënts redundant uitvoeren

16. 10-3-2016 16
Techniek
Keuzes • Is mijn netwerk VOIP ready
• Hoe software op je cliënts – package ?
• Past het in je huidige omgeving?
• Heb je voldoende rechten binnen Outlook?
• Distributie telefoonnummers
Tip #9 Citrix omgeving > plugin

17. 10-3-2016 17
Techniek
Keuzes Wat ga je gebruiken om mee te bellen?
 Headsets (persoonlijk)
 Vaste telefoons (beperkt)
 Vergaderruimte
Aandachtspunten voor een vaste werkplek:
Lync kijkt naar de status van de gebruiker
 Outlook agenda
 Gebruik van je PC
 Screensaver = niet aanwezig
Tip #10 Neem een skype certified headset
Tip #11 Neem één soort vast toestel

18. 10-3-2016 18
User adoptie
Gebruikers Informeer gebruikers
– Intranet
– Leidinggevenden
– Narrowcasting
– Email
Wat gaat er voor jou veranderen?
Tip #12 Begin zo vroeg mogelijk en herhaal iedere week
Tip #13 Onderwijs is een groot gebruiker van telefonie. Niet vergeten

19. 10-3-2016 19
User adoptie
Gebruikers Organiseer trainingen
– Via de leidinggevende (verplicht)
– Geef een ‘cadeautje’
• Headset
• Instructiekaart

20. 10-3-2016 20
User adoptie
Gebruikers

21. 10-3-2016 21
Live gang
Spannend Andere telecom provider?
 Porteren van nummers
 Binnen de SFB omgeving oude nummers laten doorschakelen
Plan een geschikt moment
– ‘s middags ?
 Huur gymschoenen in voor ondersteuning
 Extra ondersteuning voor de receptie medewerkers
Tip #14 Porteer alleen je eigen telefoon nummer ;-)
Tip #15 Porteer alle nummers uit de volledige reeks

22. 10-3-2016 22
- Gebruikers verder trainen
Video bellen
Vergaderen
Bureaublad delen
Thuis werken
Hoe verder?

23. 10-3-2016 23

24. VRAGEN ?
10-3-2016 24

25. 10-3-2016 25
EINDE
Tip #1 Leg geen verantwoordelijkheid bij 2 afdelingen tegelijk
Tip #2 Leg functionele eisen vast
Tip #3 Leidinggevenden hebben een ander beeld van de werkvloer
Tip #4 Vergeet niet : Liften, pin automaten, frankeermachines
Tip #5 Faxen werken standaard niet met VOIP
Tip #6 Alarmlijnen
Tip #7 Ontsluiting naar je cliënts redundant uitvoeren
Tip #8 Citrix omgeving > plugin
Tip #9 leg afspraken met leveranciers vast (heel erg)
Tip #10 Neem een skype certified headset
Tip #11 Neem één soort vast toestel
Tip #12 Begin zo vroeg mogelijk en herhaal iedere week
Tip #13 Onderwijs is een groot gebruiker van telefonie. Niet vergeten
Tip #14 Porteer alleen je eigen telefoon nummer ;-)
Tip #15 Porteer alle nummers uit de volledige reeks