DIFI

1. Hvordan skal det offentlige lykkes med effektive innkjøpsprosesser? Hvordan gjennomføre effektive innkjøpsprosesser med hjelpe av elektroniske verktøy? Peder Bentsen Seniorrådgiver

2. Dato Direktoratet for forvaltning og IKT Hvem er difi Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) ble opprettet 1. januar 2008 og består av tidligere Statskonsult, Norge.no og Ehandelssekretariatet. Det er også overført enkelte oppgaver og stillinger fra Fornynings- og administrasjonsdeparetmentet Difi har om lag 180 ansatte og har kontorer både i Oslo og Leikanger (Sogn og fjordande) Direktør er Hans Christian Holte Direktoratet er del inn i følgende avdelinger: Forvaltningskunnskap og organisering IKT styring og samordning IKT utvikling og forvaltning Kommunikasjon Ledelse, omstilling og medarbeiderskap Offentlige anskaffelser

3. Hovedmålene for difi Difi arbeider for at forvaltningen skal kjennetegnes av kvalitet, effektivitet, brukerretting, åpenhet og medvirkning. Difi skal gjennom samarbeid bidra til at norsk offentlig sektor utvikler seg til verdens beste Difi skal frembringe kunnskap for å utvikle offentlig sektor Difi skal gi råd til offentlige virksomheter, dels på eget initiativ og dels som svar på konkretet oppdrag Difi skal drive opplæring på områder som er viktige for forvaltningen Difi skal bidra til at forvaltningen tar i bruk felles løsninger som gjør offentlig sektor mer effektiv, robust, koordinert og brukerrettet Oslo 11/12/08 Direktoratet for forvaltning og IKT

4. Prioriterte oppgaver Bidra til gode omstilingsprosesser i staten Utarbeide og følge opp den nye statlige kommunikasjonspolitikken Bidra til utvikling av ledere, medarbeidere og forvaltningen av de menneskelige ressursene i staten Legge til rette for samfunnstjenlige, kostnadseffektive og kvalitetsrettede offentlige innkjøp Bidra til samordnet og kostnadseffektiv IKT-bruk i offentlig sektor Gjøre offentlig informasjon og tjenester på Internett lettere tilgjengelig både for innbyggerne og forvaltningen Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

5. Avdeling for offentlige anskaffelser DIFI skal legge til rette for samfunnsnyttige, kostnadseffektive og kvalitetsrettede innkjøp, eller sagt med andre ord bedre, enklere og sikrere offentlige anskaffelser, der: Bedre anskaffelser innebærer anskaffelse av bedre varer og tjenester til bedre vilkår fra bedre leverandører, der: Bedre varer og tjenester innebærer at produktene dekker behovene bedre, har bedre funksjonsytelse, er mer miljøvennlige, mer driftssikre, lavere driftskostnad eller liknende Bedre vilkår innebærer bedre priser, bedre garantier, bedre leveringsbetingelser, bedre returordninger eller liknede Bedre leverandører innebærer mer innovative, økt soliditet mht økonomi og kompetanse, mer miljøvennlig, viser samfunnsansvar, bedre kvalitetssikring etc Enklere anskaffelser innebærer at anskaffelsesprosessen effektiviseres slik at ressursinnsatsen i en eller flere av aktivitetene med å lage konkurranse, avgi tilbud, velge beste tilbud, sende bestilling, håndtere ordre, sende faktura, kontrollere prosessen og betale, reduseres. Sikrere anskaffelser innebærer økt trygghet om at anskaffelsen har sitt utspring i reelle behov og at oppdragsgiver har opptrådt i samsvar med god forretningsskikk, regelverk og interne prosedyrer samt hatt høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandlingen og sikret likebehandling mellom tilbydere, slik at det sikres tillit til at offentlige anskaffelser skjer på at samfunnstjenlig måte. Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

6. Utgangspunktet Det offentlige konsumet utgjør om lag en tredjedel av det samlede konsumet i Norge. Virksomhetene i offentlig sektor kjøper inn varer og tjenester for en verdi av 284 milliarder kroner årlig. Dette er fellesskapets midler som skal forvaltes på en best mulig måte SSB Offentlige anskaffelser i 2008 var totalt om lag 380 milliarder. Dette tallet inkluderer ikke oljesektoren, som i begrenset grad reguleres av anskaffelsesreglene

7. ”Det gode innkjøp” St.meld. nr. 36 (2008-2009) Bakgrunnen for meldingen er at regjeringen vil forbedre offentlig anskaffelsesvirksomhet. Det er nødvendig å se på gjennomføring av offentlige anskaffelser i en større sammenheng Innkjøpsregler, organisering og gjennomføring av konkurranser, kompetansebehov og anskaffelsesfagets status har avgjørende innvirkning på kvaliteten i anskaffelsesprosessene

8. Utfordringen Offentlig sektor står ovenfor betydelige utfordringer i de kommende år. Disse må løses med begrensede ressurser. Samtidig stilles det stadig større krav til kvaliteten på offentlige tjenester Det offentlige må opptre som en profesjonell innkjøper og sørge for at en får mest mulig igjen for fellesskapets penger og at penger ikke brukes unødig Effektive offentlige innkjøp kan frigjøre ressurser som kan brukes til både fornying og økt velferd

9. Viktige områder Ved å se nærmere på hvordan stat og kommune gjennomfører sine anskaffelser, er det avdekket områder hvor det er behov for tiltak. Dette er organisering, støttesystem, ledelse, og kompetanse

10. Potensialet for effektivisering Når det offentlige handler varer og tjenester for 380 milliarder kroner hvert år, er effektiviserings-potensialet ved å slutte med den ulovlige og svært lite kosteffektive praksisen enorm 3- 5% effektivisering av 380 milliarder = 11 - 19 milliarder Det offentlige handler varer og tjenester hvert år for mellom 3-5% av innkjøpsandelen som ikke dekker noen behov eller gir noen positive effekter

11. Uetisk adferd hindrer effektivisering Nedre Romerike vannverk ble 40 millioner kroner billigere å drive etter at korrupsjonene stanset ”Korrupsjon i Norge”

12. Behovsdekning og verdiskaping En innkjøper er en verdiskaper. Anskaffelsesfaget skal bidra til å skjerme den offentlige tjeneste-produksjonen for vilkårlige kutt.

14. Færre feil, økt sporbarhet, bedre kontroll

15. Innkjøp blir forenklet, gir mer tid til primæroppgaverBidrar til at offentlig sektor blir en krevende kunde og flytter fokus fra etterhåndskontroll til effektiv styring i forkant

16. Anskaffelsesprosess = økonomistyring

18. Regelverk

19. Økonomi

20. Standardisering

21. IT-løsninger

22. Informasjonsspredning og kompetansebygging

23. Organisering og strategi

24. Kunnskap og målinger

25. Hele verdikjeden for offentlige innkjøp skal understøttes av en sammenhengende elektronisk informasjonsflyt

26. Alle offentlige virksomheter skal kunne gjøre sine innkjøp elektronisk Hovedinnhold – strategi og tiltaksplan

28. Elektronisk faktura

29. Fakturascanning

30. eFaktura

31. Automatisk match eller arbeidsflyt

32. Integrasjon med økonomisystem

33. Full oversikt over samtlige innkjøp

34. Reforhandling av rammeavtaler

35. Inngåelse av nye avtalerRegistrerer alle innkjøp Katalogbasert innkjøp Stegvis tilnærming elektronisk innkjøp: Sikre deltagelse hos kjøpere og leverandører Sikre at alle innkjøp registreres i innkjøpsløsningen Gjenbruk av standarder (katalog, ordre, faktura …) Fokus på at det er helhetlig systemstøtte til: Ordrehåndtering, spredning av informasjon om inngåtte avtaler Fakturahåndtering, integrasjon med økonomisystem Konkurransegjennomføring (Sourcingprosessen)

36. Hovedinnsats for ehandel Øke antallet offentlige virksomheter som tar i bruk ehandel Øke volumet av elektroniske konkurranser, ordre og faktura I samarbeid med EU/PEPPOL etablere standarder for elektroniske meldinger og annen elektronisk kommunikasjon og informasjons-behandling 9. Februar 2010 Direktoratet for forvaltning og IKT

37. www.anskaffelser.no Kunnskapsportal til det offentlige innkjøps-Norge Takk for oppmerksomheten