El documento discute los desafíos que enfrentan varios departamentos dentro de una organización al usar diferentes herramientas financieras y de adquisición. Propone la adopción de una única herramienta para simplificar los procesos y permitir la colaboración entre departamentos y con proveedores. También destaca la necesidad de eliminar los documentos en papel y automatizar los flujos de trabajo para mejorar la eficiencia.

1. El Rol de finanzas en la economía
interconectada
Samuel Aiza

2. Experiencia inmediata
Problema: demasiados grupos de interés
• El departamento de abastecimiento necesita una
herramienta, el departamento legal necesita una
herramienta, el departamento de aprovisionamiento
quiere una y el departamento de finanzas no quiere
cambiar la suya
• Los proveedores tienen que registrarse, llaman,
necesitan ayuda, soporte, atención y, finalmente,
quieren que se les pague.
Problema: demasiados grupos de interés
• El departamento de abastecimiento necesita una
herramienta, el departamento legal necesita una
herramienta, el departamento de aprovisionamiento
quiere una y el departamento de finanzas no quiere
cambiar la suya
• Los proveedores tienen que registrarse, llaman,
necesitan ayuda, soporte, atención y, finalmente,
quieren que se les pague.
¿Qué se debe hacer al¿Qué se debe hacer al
respecto?
• Consiga que todo el personal
utilice una única herramienta.
Áreas de abastecimiento, legal,
aprovisionamiento, finanzas.
• Olvídese de los documentos en
papel, en todas las fases.
• Permita que sus proveedores
también trabajen con una sola
herramienta, incluso para múltiples
clientes.
Esto implica:
Silos: cada grupo trabaja por su cuenta y le resultan molestos los
procesos del resto de grupos.
Exceso de dependencia del departamento de TI: cada solución
requiere mantenimiento, medidas de seguridad, actualizaciones y
la creación de perfiles para los usuarios.
Pérdidas de dinero: el incumplimiento de las normativas genera
abusos.
"La vida es realmente simple, pero insistimos en complicarla."
Confucio
Resumen de Ariba

3. El camino
hacia la
felicidad
Una factura
existe una PO
con acuse de recibo
un formulario de precios de su propio catálogo
de sus contratos
múltiples proveedores
algunos nuevos que ni siquiera conocía
sus gastos no estaban diversificados
depurados y reclasificados
se paga porque
en base a
con descuentos
negociados en línea con
entre los que se incluyen
porque
en función de sus datos

4. Pago No
¿Pago
puntual?
Descuentos
Penalizaciones
Sí
Descuentos según
condiciones de pago
PAGO
Pago No
¿Pago
puntual?
Descuentos
Penalizaciones
Sí
Descuentos según
condiciones de pago
PAGO
Los puentes entre sus grupos
Factura en papel
Facturación
electrónica
Apertura y
archivado
Escaneo y
OCR
Recopilación
de facturas
Gestión de
excepciones
ConciliaciónFACTURA
Automatizada
Factura en papel
Facturación
electrónica
Apertura y
archivado
Escaneo y
OCR
Recopilación
de facturas
Gestión de
excepciones
ConciliaciónFACTURA
Automatizada
Origen / Contrato Oferta Contrato
Base de
proveedores
Seguimiento
de KPI
Publicación
en catálogos
PRECIOOrigen / Contrato Oferta Contrato
Base de
proveedores
Seguimiento
de KPI
Publicación
en catálogos
PRECIO
Búsqueda en
catálogo
Solicitud y
aprobación
Recepción
Inicio de la
solicitud
Búsqueda
Seguimiento
de
modificaciones
Flujo de
trabajo de
aprobación
Recepción Flujo de
trabajo de
recepción
PO GRN
Hojas de
horarios
Artículos
Formularios
Servicios
Contrato
Búsqueda en
catálogo
Solicitud y
aprobación
Recepción
Inicio de la
solicitud
Búsqueda
Seguimiento
de
modificaciones
Flujo de
trabajo de
aprobación
Recepción Flujo de
trabajo de
recepción
PO GRN
Hojas de
horarios
Artículos
Formularios
Servicios
ContratoContrato

5. Comercio colaborativo
3) Publicación3) Publicación
Abastecimiento colaborativo
2) Firma del contrato2) Firma del contrato
1) Búsqueda de una oportunidad de negocio1) Búsqueda de una oportunidad de negocio
Visibilidad de los
gastos
Identificación (gratuito) Abastecimiento colaborativo
Análisis Identificación
Registro de
proveedores
Negociación
Seguimiento
del
rendimiento
Contrato Catálogos
Imagínese
que necesita
comprar
10.000 sillas
La solución Ariba
Comercio colaborativo
Ariba Network
Envío de ofertas
Negociación y firma de
contratos
Recepción de pedidos
Confirmación de pedidos
Envío de avisos de envío
Facturación a partir de PO
Visualización del estado de
facturación
Visualización del estado de los
pagos
Propuesta de descuentos
Carga de catálogos
Registro de perfiles
Más de 1 millón de
proveedores en la red
Aprovisionamiento a demanda
4) Aprovisionamiento4) Aprovisionamiento
Solicitud Aprobación
Pedido y
recepción
Finanzas en colaboración
5) Facturación5) Facturación
Facturación
6) Pago6) Pago
Finanzas

6. Envío de ofertas
Negociación y firma de
contratos
Recepción de pedidos
Confirmación de pedidos
Envío de avisos de envío
Facturación a partir de PO
Visualización del estado de
facturación
Visualización del estado de los
pagos
Propuesta de descuentos
Carga de catálogos
Registro de perfiles
Acerca de la red
Comercio colaborativo
Ariba Network
Cliente
s
Cliente
s
Envío de ofertas
Negociación y firma de
contratos
Recepción de pedidos
Confirmación de pedidos
Envío de avisos de envío
Facturación a partir de PO
Visualización del estado de
facturación
Visualización del estado de los
pagos
Propuesta de descuentos
Carga de catálogos
Registro de perfiles
Más de 1 millón de
proveedores en la red

7. © 2014 SAP AG o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 7
Generación de informes de todos los módulos,
datos y actividades, incluidos
usuarios, tareas, flujos de trabajo,
proyectos, ahorros,
calidad, riesgos,
etc.
Integración completa entre los módulos
Gestor de
perfiles de
proveedor
Empresa, usuario,
banco, riesgo,
estado, historial,
contactos, etc.
Ofertas y
subastas
Solicitud,
información,
clasificación,
precios, coste total
de propiedad,
valoraciones,
segundas rondas,
etc.
Contratos
Tipos, duración,
notificaciones,
ampliaciones,
biblioteca de
cláusulas,
borradores,
condiciones.
Seguimiento
de KPI
Encuestas, KPI
maestros, cuadros
de mandos,
revisiones,
valoraciones,
clasificaciones.
Proceso
desde el
aprovisio-
namiento
hasta el pago
Proceso
desde el
aprovisio-
namiento
hasta el pago
Catálogos,
descuentos, hitos de
las facturas,
condiciones, precios
detallados, etc.
Fuente de
datos externa
Fuente de
datos externa
Datos
transaccionales
como el valor de la
factura, volumen,
días pendientes,
fecha de entrega.
Visibilidad
de los
gastos
Visibilidad
de los
gastos
Análisis,
racionalización,
clasificación, mejora,
cubo de gastos.
Comercio colaborativo
Ariba Network
Envío de ofertas
Negociación y firma de
contratos
Recepción de pedidos
Confirmación de pedidos
Envío de avisos de envío
Facturación a partir de PO
Visualización del estado de
facturación
Visualización del estado de los
pagos
Propuesta de descuentos
Carga de catálogos
Registro de perfiles
Más de 1 millón de
proveedores en la red

8. Búsqueda de una
oportunidad de
negocio
Firma del
acuerdo
Compra Pago
Publicación
"En la nube"
Ariba está en la nube
Su ERP Sus proveedores
Significa que no tiene que
instalar nada:
está en Internet

9. Tres áreas de valor con Ariba
Simplificación1
Trabajo en equipo2
Control3

10. 1: Simplificación
Las aerolíneas ofrecen billetes electrónicos, los gobiernos ofrecen declaraciones fiscales
en línea, las instituciones financieras ofrecen banca en línea: ¿a qué espera para
simplificar su proceso de aprovisionamiento?
Solución en 10 pasos
1. Iniciar sesión en una única herramienta
2. Revisar los gastos (de toda su ERP)
3. Conseguir que sus compradores logren la
mejor negociación
4. A continuación, convertirla en un contrato
firmado
5. Convertir los precios y descuentos en
catálogos electrónicos
6. Permitir que sus empleados accedan a
los mismos para el aprovisionamiento
7. Simplificar las aprobaciones en forma de
un simple correo electrónico
8. Adoptar y cumplir presupuestos y planes
de contabilidad
9. Realizar todos los envíos a sus
proveedores de manera electrónica
10.Conciliar automáticamente las facturas
digitalizadas
"Antes de trabajar con Ariba, cuando un proveedor nos enviaba una factura, esta caía en un agujero negro.
Con Ariba, ahora tanto nosotros como nuestros proveedores controlamos todo el proceso P2P, desde la
solicitud hasta el pago."
Jeff Phillips, responsable de proyectos P2P, UPS
1 2 3
Ventajas
• Visibilidad, generación de informes y
seguimiento en
una única ubicación para todo
• Un único lugar para las aprobaciones y
los flujos de trabajo para todos sus
departamentos, lo que implica que el
aprovisionamiento y la contabilidad de
acreedores se gestionan de manera
conjunta.
• Enfoque digitalizado que proporciona
ahorro de costes, mejora de la eficacia
e iniciativas medioambientales.
RFP Contrato Catálogo
Pedido/Fa
ctura

11. 2: Trabajo en equipo 1 2 3
Consiga que todo el personal trabaje para alcanzar sus objetivos
Cuando todo el personal está en la misma sala, tiene la ventaja de lograr su atención y de que todo el mundo esté
dispuesto a participar. Esto es justamente lo que supone una red de proveedores: permite que todos sus
proveedores compartan la misma ubicación y estén preparados para colaborar.
• descubrir nuevos proveedores
• solicitar ofertas a múltiples proveedores
• realizar una comprobación de precios antes de
enviar un pedido
se logra trabajando en
equipo para...
Mejor precio
• catálogos de proveedores
• confirmaciones de entrega vinculadas a los pedidos
• contratos que se utilizan para generar facturas
se consiguen cuando el
trabajo en equipo
proporciona...
Mejores condiciones
• se publican nuevas listas de precios con solo un clic
• las facturas se comprueban previamente con los
pedidos
• todos sus usuarios pueden trabajar en la misma
herramienta
es el resultado del
trabajo en equipo
cuando...
Automatización

12. 3: Control 1 2 3
"Libertad sin elección" es algo que se dijo una vez sobre la aplicación del
control. Significa que lo que se suministra proviene de lo que se ha
gestionado internamente.
...mediante
conocimientos
• ¿Es hora de actualizar sus
informes?
• Sus proveedores clasificados
por números DUNS.
• Sus pedidos/facturas
ordenados y clasificados.
• Sus gastos comparados con
los de sus empresas
homónimas.
• Nuevos planes para la
reducción de gastos.
• Todo ello
independientemente del
estado de sus datos y de
cuántos provengan de ERP.
...mediante
plantillas
• Seguimientode sus
procesos simplificado.
• Interfaz basada en
preguntas para acceder a la
plantilla adecuada.
• Reutilizaciónde mejores
prácticas y de proyectos de
personal con experiencia.
• Tareas, hitos, aprobación y
siguientes pasos para todo
el proceso.
• Adaptación a cada tipo de
usuario en función de sus
necesidades.
...mediante flujos
de trabajo
• Información resumida o
detallada, según sus
necesidades.
• Aprobación mediante
correo electrónico.
• Información sobre quién
hizo qué y cuándo.
• Permitir a los usuarios
añadir a otros participantes,
como supervisores y
responsables de
aprobación.
• Basado en una matriz de
temas, como aprobación de
importes, presupuestos,
proveedores, productos
peligrosos, aprobación de
categorías, proveedores,
etc.
...mediante
cumplimiento de
normativas
• No más aprovisionamiento
vía "Google": lo que se pide
es lo que aparece en el
contrato.
• Es una buena idea dificultar
la generación de pedidos
fuera de su propio catálogo.
• Los proveedores deben
utilizar su pedido para
generar una factura; si no, no
se envía.

13. Al final del día
Todos sus procesos se pueden vincular dentro de una única
solución. No habrá más silos.
Ariba es una aplicación en la nube, lo que significa que no
tiene que instalar ni realizar el mantenimiento de ningún
hardware.
Usted controla sus gastos, tanto en el contexto de la
empresa como de sus proveedores.
Soluciones Ariba
El conocimiento es poder

14. © 2014 SAP AG o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 14
PROVEEDORES
COMPRADORES
Carga de catálogos
Modificació
n de
catálogos
Aprobación del
comprador
Facturas
Estado de la factura
Nota de pago directo
Información de
proveedor
Certificaciones
Rendimiento
Solicitud
Subastas electrónicas
Datos de los
proveedores
Contratos
Negociaciones
Firmas
Pedido
Modificación de
pedido
Cancelación de
pedidoConfirmación de
pedido
Publicidad
Notificación de envío
Compras puntuales
Factura
Catálogos
Aprovisionamiento
Gestión de proveedores
Origen
Contratos
La red Ariba__
Más de 1 millón de
partners comerciales de
todos los sectores
Más de 40 millones
de pedidos
Más de 60 millones de
facturas
Cerca de 400.000
millones en gastos
142 países
72 divisas
40 países que cumplen
las normativas de
facturación
El área Experiencia de proveedor
empresarial líder unificada

15. © 2014 SAP AG o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 15
Una potente combinación
Más de
190.000clientes
14.300
millones
de ingresos totales de SAP en 2013
63%
de los ingresos por
transacciones a nivel
mundial están relacionados
con un sistema SAP
34
idiomas
Más de
5 millones
de usuarios
Más de
800.000
empresas en 140 países
Más de
500 millones
de dólares
de ingresos en 2012 (est.)
Más de
340.000
millones
en operaciones comerciales
anuales

16. Clientes propietarios de Ariba