Planning Rotaract Events - KO

2019 로타랙트 직전 행사 #Rotaract19
PLANNING ROTARACT
EVENTS
퍼실레이터(도우미):
전임 지구대표 KAITLYNN ALMEIDA & 전임 지구대표 ELYSE LIN
로타랙트 직전 행사 - 2019년 5월 31일
KO

번역자: Lee Siyeon – 이시연 (대한민국)
편집자: Lee Siyeon – 이시연 (대한민국)
언어 코디네이터: Kaosilisochukwu Charles Nwizu (나이지리아)
번역 프로젝트 코디네이터: Clement Chinaza Owuamalam (나이지리아)
로타랙트 행사 계획

• 환영 및 소개
• 청중의 경험
• 성공적인 로타랙트 행사 계획 전략
• 경험 공유
• 질문 및 토의 시간
• 당신의 도구를 준비하십시오
세션 개요

● 어떤 유형의 로타랙트 클럽에 가입하셨습니까?
지역사회 또는 전문대학/대학 기반?
● 이전에 로타랙트 행사를 계획하는 동안 어떤 종류의
문제에 직면하셨습니까?
청중의 경험
2-3
명과 공유

성공적인 로타랙트 행사
계획 전략

● 요구사항 평가 수행
● 프로젝트 개요 작성
● ‘뛰어난’ 팀 구성하기!
● 팀 구성, 역할 및 책임
● 장점과 관심사를 활용하십시오
● 예산안 짜기
제 1부: 계획

● 진행률 모니터링: 유용한 프로젝트 관리 도구
● 진행률 모니터링 및 팀 동기화를 위한 "Trello"
● 문서 보관 및 관리를 위한 "Google 드라이브”
● 자원 / 기금 모금 / 후원
● 정부
● 로타리
● 기업체
제 2부: 조직 및 실행

• 팀 커뮤니케이션: 미팅 및 업데이트
• 아이템에 대한 향후 조치 전략
• "사일로 효과”(부서 외부와 소통하지 않는 효과) 주의
• 브랜딩 / 마케팅 / 프로모션
• 전략 (예 : 사전 및 사후 이벤트) 만들기
• 소셜 미디어, 블로그, 언론인
• 일관된 브랜딩 사용
제 2부: 조직 및 실행

● 의견 수집을위한 설문 조사 (예 : 고객 / 커뮤니티, 자원 봉사자 등)
● 성과 달성 축하!
● 개선 지원을 위한 팀 회의
● 향후 계획 노력을 지원하기 위한 보고서/참조 문서 작성
제 3부:사후 평가

경험 공유

“KAITLYNN”의 사례
국제 빈병 기부 봉사(보틀 드라이브)
땀의 가치
• 국제 원인을 지원하기 위해 지역 및
실무에 연계하십시오
창의력을 발휘하십시오
• 환경 / 커뮤니티 및 자원 이해
전략적으로 행동하라
• 적극적이고, 지속적이며, 설득력있게
행동하십시오

ELYSE의 사례
인터로타(국제
로타랙트 대회)
2017년,타이페이
• 기업 후원
• 정부 자원
• 기존 등록 서비스
활용

• Rotaract 행사 계획 경험을 파트너와 간략하게 공유
• 그 행사의 가장 큰 장점은 무엇이었습니까?
• 이벤트 성공을 향상시키기 위해 미래에 잠재적으로
변화시킬 수 있는 것은 무엇입니까?
파트너와 함께 경험을 공유하십시오!
5
분

질문 & 토의

당신의 도구를 사용하십시오

• 참가자 중 누가 행사에 참여할 것인가를 밝히고, 그들이 무엇을 기대할
것인지 / 기억에 남을 경험을 제공 할 것인가에 대해 생각하십시오
• 봉사 활동을 계획하고 있다면 지역 사회에 가서 사람들과 이야기하십시오.
다음을 찾아보십시오.
• 지역 사회에서 가장 필요한 것은 무엇입니까?
• 로타리안 / 로타랙터가 필요로하는이 지역과 관련된 지역 사회에
자원이나 단체가 있는가?
• 제안된 계획이 존재하고 있거나 계획중인 다른 사람들과 중복됩니까?
• 봉사 활동의 성공 가능성을 높이기 위해 로타리안 / 로타랙트가 알아야
할 중요한 요소들 (예 : 장벽, 문화적 관행)이 있는가?
• 참조: 로타리 커뮤니티 평가 도구
요구 사항 평가

• 프로젝트 개요는 행사의 토대이며 "DOC"또는 "XLS"형식입니다.
• 포함할 항목:
• 행사 이름
• 목적과 목표
• 날짜 및 시간
• 장소
• 대상 고객 및 예상 참가자 수
• 등록 방법 & 수수료
• 프로그램
프로젝트 챕터 파트 1

• 포함할 항목:
• 실행계획(시설, 식음료, 교통 등)
• 홍보 계획
• 팀 구조 및 역할 및 책임
• 식순
• 예산 계획(예비 및 후원)
• 주최 조직 및 연락처 정보
• …
*조직 중인 행사의 유형에 따라 IT 지원, 상품 등 중요할 것으로 생각되는 항목을
추가하십시오...
프로젝트 챕터 파트 2

• 팀을 구성하고 행사 목표를 달성하는 데 필요한 역할을
확인하십시오.
• 팀에서 관심사와 스킬에 대해 논의하십시오.
• 강점을 활용하고 다른 기술에서 성장할 수있는 기회를 제공하는
역할을 제안하십시오.
• 명확한 책임을 기술하십시오 (결정된 책임에 대한 서면 요약을
보내는 것을 고려하십시오)
‘뛰어난’ 팀 구성하기

• 행사 비전을 실현하는 데 필요한 자원 (예 : 사진사 비용, 수저, 장식품)
확인
• 조사를 통해 각 항목의 비용을 대략적으로 계산합니다.
• 비용을 산정하는 경우 '상한선'을 확인하십시오 (예 : 행사 장식에 최대
$ 100까지 지출 할 수 있음).
• 재미있는 사실 : 재사용 할 수있는 물건을 구입하면 후속 행사에
대한 예산을 줄일 수 있습니다!
• 구매자가 모든 품목에 대해 품목별 영수증을 발급받을 수 있는지
확인하십시오
예산 작성 - 파트 1

• 이것을 하는데는 많은 방법이 존재합니다! 간단한 한 가지 방법이
여기 있습니다.
프로젝트 / 계획 이름 항목 예산 ($) 비용 ($) 구매자 이름 상환?
예산 작성 - 파트 2

• 행사 기획에 "TRELLO"사용의 장점 :
• 각 팀 구성원에게 작업 생성 및 명확하게 지정
• 팀 리더가 각 팀의 진행 상황을 알기 쉽습니다.
• 과제의 명확한 시각 및 각 과제의 마감일
• 팀원은 진행 상황을 쉽게 동기화 할 수 있습니다.
• 팁
• 게시판 (이벤트 / 목록 / 기능 / 카드) = 할 일
• 우선권을 가진 업무를 표를 붙이기 위하여 "LABEL"기능을 사용하십시오
• 하위 작업으로 작업을 분류하려면 "CHECKLIST"기능을 사용하십시오.
• "CHECKLIST"기능을 사용하여 이벤트에 필요한 항목 목록 만들기
“TRELLO” 를 여기서
다운 받으세요:
https://trello.com/
“TRELLO”(프로젝트 관리 소프트웨어)

YOUR TOOLKIT TO GO
TRELLO
행사 이름
회의 및
체크리스트
등록 및
프로모션
장소 및 식사 /
음료수
프로그램 재정 및 기금 모금
예산 계획
기금 모금 계획
작업을
담당하는
팀원
수행 할 작업
함수 기반으로 열 설정

• 정부
• 다양한 정부 부처에 기회가 있는지 확인하십시오.
• 후원 유형
■ 보조금
■ 무료 (예 : 관광 부서는 항상 무료로 물건을 기꺼이 제공합니다)
■ 장소 대여 할인
■ 교통 지원 (예시- 행사 셔틀버스를 위한 도로 정비)
■ 행사장 주소 / 보도 자료
■ ...
• 그냥 물어보십시오! 이 행사가 도시와 시민들에게 어떻게 도움이 되는지 그들에게
말해주십시오. 그들이 제공 할 수 있는 지원이 무엇이든간에 물어보십시오.
자원 / 기금 모금 / 후원 파트 1

• 로타리
• 행사의 규모에 따라 후원 기회에 대해 로타리 지구 임원 또는 스폰서 로타리
클럽에 알리십시오.
• 로타리안들과 함께 기금 모금 전략을 수립하십시오. 예를 들면 2017년
인터로타(국제 로타랙트 지구대회)는 타이페이 로타리 클럽 후원으로 매년
총재 상으로 포함시켰습니다.
• 후원 유형
■ 기부
■ 호텔 객실, 제품, 서비스 등 로타리안 회사의 할인 또는 무료 제공
■ 공동 행사 기회
■ 정부 또는 기타 기업과의 연결
■ ...

• 기업체
• 행사기간동안 홍보 기회를 명확하게 설명
• 기업체를 위한 후원 계획을 세우면 어느 계획을 쉽게 사용할 것인지 선택할
수 있습니다. 소책자의 전체 페이지는 $ 1,000, 무대 배경에는 로고가 $ 3,000
인 플랜 B ...
• 광고의 효과를 더 효과적으로 시각화하기 위해 기업을 위한 예시 디자인을
만듭니다.
• 광고를 인쇄하기 전에 회사와 함께 두 번 확인하고 광고가 저작권 정책에
부합하는지 확인하십시오 (매우 중요합니다 !!!).
• 실제 인쇄물 사진을 찍어 스폰서 기업에 보내십시오.

• 할 일을 완료하고 관련된 각 개인과 공유할 일정을 확인하십시오 (예 :
이미지 아래 있음).
• 친절한 알림 및 / 또는 조치 항목에 대한 후속 조치 제공
• 팀원이 필요에 따라 지원을 받을 수 있도록 정기적으로 체크를
실시하고 잘못 정렬되거나 중복되는 일을 방지하십시오.
프로젝트 리더프로젝트/ 계획 이름
행사세부 정보 업데이트 마감 올해의 분기 상태
팀 커뮤니케이션

• 마케팅 전략 수립
• 행사 전 프로모션 전략을 포함하여 관심 유도
• 행사 전 프로모션에 가능한 경우 얼리버드/할인 프로모션
또는 회신 날짜 포함
• 행사 후 올릴 게시물이 이벤트를 보여줄 시간을 만드십시오!
• 재미있는 사실: 이것은 수년 동안 여러분의 클럽을 위한
유용한 참고 도구로도 사용되는데, 이전에 일어났던 사건들을
간단히 돌아볼 수 있습니다!
브랜딩/마케팅/프로모션 파트 1

• 다양한 소셜 미디어 플랫폼 및 맞춤형 게시물 활용(예: Facebook, Twitter, LinkedIn,
Instagram, Snapchat)
• 이벤트 후 마케팅 전략으로 웹 사이트 블로그 게시물(예: 해당 사이트 또는 다른
사이트)을 고려하십시오.
• 로타리 쇼케이스에서 당신의 행사를 공유하십시오!
• 행사에 언론 미디어를 초대하십시오!
• 이 특정 행사를 위해 게시물 전체에 걸쳐 일관된 브랜딩을 사용하십시오.
• 클럽에서 선호하는 일관된 브랜딩 템플릿이 있는 경우 모든 이벤트에 해당 템플릿이
사용되었는지 확인하십시오.
• 홍보, 그래픽 디자인 및/또는 커뮤니케이션에 능숙한 팀원이 마케팅 전략 및 자료
개발에 참여하도록 권장하십시오!
브랜딩/마케팅/프로모션 파트 2

• 피드백을 요청하십시오!
• 대상 고객(예: 고객/커뮤니티)에게 연락하십시오. 그들이 이벤트의 성공
비결입니다!
• 여러분의 자원 봉사자들에게 다가가십시오. 그들은 행사를 성공시키는 데 매우
중요합니다!
• 공식적인 피드백을 원하는 경우, 다양한 선택/평가 척도와 간단한 답변 옵션을 포함한
간단한 설문지를 작성하십시오.
• 고려해야 할 플랫폼: Google 양식, SurveyMonkey, FluidSurveys
• 고려해야 할 질문:
• 0부터 10까지의 척도로 그들은 이벤트를 어떻게 평가할까?
• 무엇이 잘 먹혔는가?
• 그들은 미래에 무엇을 보고 싶을까?
• 목표 관객들은 행사가 그들의 기대와 일치한다고 느꼈는가?
피드백 조사

• 귀하와 귀하의 클럽 회원들은 이벤트 계획, 구현 및 평가에 많은 시간과 노력을
기울였습니다.
• 기부를 축하하고 팀으로 함께 한 것을 축하해주십시오!
• 이것은 공헌을 인정하고 동기 부여를 유지하는 데 중요합니다!
• 클럽 회원들에게 그들이 가장 좋아하는 것과 / 또는 그들의 가장 잘 배운 것을
공유하도록 격려하십시오.
• 이것은 미래에 활용 될 수 있습니다!
성과 성취 축하!

• 팀 구성원들과 이벤트 후 미팅을 통해 이벤트의 성공과 개선 측면 모두를
반영하십시오.
• 참가자와 팀원이 수집 한 설문 조사 데이터를 검토하고 특히 향후 계획에 매우
유용하므로 권장 사항을 읽습니다.
• 다음 단계를 반영하는 단계 : 계획 단계, 준비 단계 (행사 이전), 실행 단계 (행사
당일)
• 발생한 임의의 일(사고)에 너무 많은 시간을 소비하지 마십시오. 미래에 다시
발생할 수있는 사항에 대한 개선에 중점을 둡니다.
• 사후 이벤트 회의에서 논의 된 결론 및 실천 계획을 기록하고 향후 사안에 대한
보고서를 작성하십시오.
이벤트 후 팀 회의 & 보고서

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