Proyecto Campaña de Comunicación Masa Israel

CAMPAÑA DE COMUNICACIÓN
MASA ARGENTINA

AGENDA
2
CONTEX/
PROPUESTA
METODOL ALCANCE RRHH CONTRATA
STAKEHO/
COMUNIC
CRONO/
COSTOS
RIESGOS
EJECUCIÓN/
CIERRE
CALIDAD

AGENDA
3
CONTEX/
PROPUESTA
STAKEHO/
COMUNIC
CRONO/
COSTOS
RIESGOS
EJECUCIÓN/
CIERRE
CALIDAD

CONTEXTUALIZACIÓN
Masa es el líder mundial en desarrollo internacional de
carreras a largo plazo y experiencias de liderazgo en
Israel para jóvenes de 18 hasta 30 años de todo el
mundo.
Ofrece programas de intercambio estudiantil de 4 a 10
meses en las mejores universidades de Israel,
voluntariado, pasantías laborales.
Proporciona fondos de beca para asegurar que los
programas sean accesibles para jóvenes adultos judíos
de todo el mundo.
Ofrece cursos de liderazgo y encuentros con la
heterogénea sociedad de Israel.
Posibilita vivir como un local en Israel, y crecer como
persona y como profesional.
Permite establecer conexiones duraderas con israelíes y
construir una red de contactos global.

CONTEXTUALIZACIÓN
Cambios en los últimos años en el
formato de trabajo de Masa
Argentina.
Masa en Argentina es la subsidiaria
más importante de América Latina.
En 2017 el monto de la beca
otorgada a los argentinos
disminuye.
Como hacer para que Argentina
continúe creciendo otorgando
menos beca?
5

JUSTIFICACIÓN
Fomento de la comunicación
(interna/externa)
Desarrollo de una comunidad de
candidatos
Desarrollo de alianzas

PROPUESTA
CAMPAÑA DE COMUNICACIÓN
MASA JUMP, SALTÁ A TU FUTURO

SITUACIÓN ACTUAL
8
SITUACIÓN FUTURA
↓ Falta de conocimiento
sobre la marca de Masa
en Argentina
↓ Falta de integración con
las comunidades del
Interior del país
↓ Posible baja de número
participantes con
disminución de monto de
becas
↑ Extender la imagen de
Masa como institución
fuerte en Argentina
↑ Hacer que el mensaje
llegue a las principales
comunidades judías de
Argentina
↑ Valorar el elevado monto
de la beca en dólares

PROPUESTA – PRIORIZACIÓN
Objetivos Medibles
del Proyecto
Indicadores de Éxito
Expectativa de
Cumplimiento
Duración del Proyecto
de 10 meses
Desvío de máximo 1 mes sobre la fecha
prevista del término del proyecto
Aprobación de los 46
entregables
Aprobación de mínimo 90% de
los entregables del proyecto
Cumplimiento del presupuesto
aprobado
Desvío de máximo 5% de los
costos previstos del proyecto

PROPUESTA – PRIORIZACIÓN
Objetivos Medibles
del Proyecto
Indicadores de Éxito
Expectativa de
Cumplimiento
Duración del Proyecto
de 10 meses
Desvío de máximo 1 mes sobre la fecha
prevista del término del proyecto
Aprobación de los 46
entregables
Aprobación de mínimo 90% de
los entregables del proyecto
Cumplimiento del presupuesto
aprobado
Desvío de máximo 5% de los
costos previstos del proyecto
Presupuesto
Desarrollo Campaña $31.000
Estudio de Comunicación $120.000
Desarrollo Proyecto $40.000
Ejecución $40.000
Pasaje Israel $40.000
Reserva de Contingencia $85.000
Reserva de Gerencia $39.000
TOTAL $395.000

AGENDA
12
CONTEX/
PROPUESTA
STAKEHO/
COMUNIC
CRONO/
COSTOS
RIESGOS
EJECUCIÓN/
CIERRE
CALIDAD

AGENDA
15
CONTEX/
PROPUESTA
STAKEHO/
COMUNIC
CRONO/
COSTOS
RIESGOS
EJECUCIÓN/
CIERRE
CALIDAD

ALCANCE
Planificar
Gestión
Alcance
Recopilar
Requisitos
Definir
Alcance
Crear
Línea
Base de
Alcance

REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL
Funcionales:
Involucrar Público Joven 18 – 30 años
Campaña online
Crear logo especial para la Campaña
Que se realice un sorteo en el término de la
Campaña
Existencia de una página online (LP) para que
los participantes se puedan anotar en el sorteo
y dejar sus datos (Nombre Completo, Mail y
Teléfono)
Incluir eventos o charlas en las ciudades de
Buenos Aires, Córdoba, Rosario, Tucumán,
Mendoza, Bariloche, Paraná y Bahía Blanca.
No Funcionales:
Campaña en los colores azul y verde
Utilizar fotos de ex participantes de Masa

ALCANCE
18
Supuestos
El PM volcará la planificación del proyecto en el software
Microsoft Project.
Se utilizará el sistema de CRM actual como input para envío de
mail marketing basándonos que la información esta correcta.
El Estudio de Comunicación hará las promociones pagas en
posts de redes sociales.
Se asume que el equipo del proyecto sepa manejar los
sistemas Office, Eloqua, CRM y plataforma de Transmisión en
Vivo.

ALCANCE
19
Restricciones
El equipo de Masa Argentina se encuentra en la ciudad de
Buenos Aires y el equipo de Masa Israel en la ciudad de
Jerusalém, con una diferencia de 6 horas.
La participación de Masa estará sujeta al calendario de La
Agencia Judía en Argentina (considerando feriados y
flexibilidad laboral vigente).
La cantidad de presupuesto no se modifica.
Los colaboradores del proyecto deben saber manejar el idioma
inglés.

ALCANCE
20
Límites/Exclusiones del proyecto
El proyecto no incluye entrenamiento de
mejoría en los procesos de entrevistas con los
participantes.
El proyecto no incluye ejecución en otra
subsidiaria que no sea Argentina.
El proyecto no incluye entrenamiento de cómo
utilizar los sistemas que corroboran el
seguimiento de la Campaña, como CRM,
Eloqua (creación y envío de mail marketing) y
plataforma de Transmisión en Vivo.

EDT
21
1.0
Campaña de
Comunicación
1.1 Gestión PM
1.1.1 Plan de
Dirección de
Proyectos
1.1.1.1 Plan
Gestión de
Alcance
1.1.1.2 Plan
Gestión de
Tiempo
1.1.1.3 Plan
Gestión de
Costo
1.1.1.4 Plan
Gestión de
Riesgos
1.1.1.5 Plan
Gestión de
Calidad
1.1.1.6 Plan
Gestión de las
Comunicaciones
1.1.1.7 Plan
Gestión de
Recursos
Humanos
1.1.2 Plan
Detallado de
Proyecto
1.1.2.1 Plan de
Riesgos
1.1.2.2 Plan de
Calidad
1.1.2.3 OBS
1.1.2.4 Análisis
de Interesados
1.1.2.5 Plan de
Contrataciones
1.1.2.6 Plan de
Comunicaciones
1.1.3 Líneas
Base
1.1.3.1 Línea
Base de
Alcance
1.1.3.2 Línea
Base de Tiempo
1.1.3.3 Línea
Base de Costo
1.1.4 Seguimiento,
Control y Formas
de Comunicaciones
1.1.4.1 Notas de
Cambio
1.1.4.2 Reportes
de estado
1.1.5 Reuniones
1.1.5.1
Reuniones
Planificación
1.1.5.2 Reuniones
Equipo
1.1.5.3 Reuniones
Estudio de
Comunicación
1.1.5.4 Minutas
1.1.6 Cierre
1.1.6.1
Lecciones
Aprendidas
1.1.6.2 Reunión
de Cierre
1.1.6.3 Cierre
Contratos
1.1.6.4 Cierre
Recursos
Humanos
1.2 Piezas de
Comunicación
1.2.1 Estudio de
Comunicación
1.2.1.1 Estudio
de Mercado
1.2.1.2
Concepto de
Campaña
1.2.1.3 Estética
de Campaña
1.2.1.4 Diseños
Graficos
1.2.2 Email
Marketing
1.2.3 Landing
Page Creación
1.3 Contacto
Potencial
1.3.1 Eventos
1.3.1.1
Promoción
1.3.1.1.1
Instituciones
Locales
1.3.1.1.2
Listado Jóvenes
1.3.2
Transmisiones
en Vivo
1.3.2.1 Material
Presentación
1.3.2.2 Email
Respuestas
1.3.2.2.1
Reporte
Asistencia
1.3.2.2.2
Reporte
Preguntas
1.3.3 Facebook
1.4 Relaciones
Institucionales
1.4.1 Listado
Instituciones
1.4.2 Material
para
Instituciones
1.5
Administrativa
1.5.1 Pagos
1.5.2 Viajes
1.5.3
Proveedores
1.5.4 Locales
Eventos
1.6 Sorteo
1.6.1 Bases y
Condiciones
1.6.2 Pasaje

ALCANCE
Principales Entregables
Plan de Dirección de Proyecto.
Estudio de Mercado sobre Público
Target de Masa.
Mapeo de Stakeholders de Masa.
Material Gráfico de la Campaña.
Transmisiones en Vivo.
Eventos.
Listado de instituciones.
Bases y Condiciones del Sorteo.

AGENDA
26
CONTEX/
PROPUESTA
STAKEHO/
COMUNIC
CRONO/
COSTOS
RIESGOS
EJECUCIÓN/
CIERRE
CALIDAD

27
ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE LA ORGANIZACIÓN
Agencia Judia
para Israel
(oficina Israel)
Departamentos
Agencia Judia
en Israel
Subsidiária
Agencia
Judía para
Israel en
Argentina
Directorio
Alya Administración Marketing Masa
Departamento
Masa Israel
Marketing
Masa
Recursos
Humanos
Tesoreria Administración

28
EQUIPO DE PROYECTO
SponsordelProyecto
DirectorMarketing
MasaIsrael
Comité de
Control de
Cambio
Direción Agencia
Judia
Project
Manager
Gerente Masa
Argentina
Analista Sr.
Analista Jr.
Representante
Latino América en
Masa Israel
Gerente
Administración
Estudio de
Comunicación*
Escribano*
Equipo Masa
Equipo Agencia Judía
Proveedores

AGENDA
29
CONTEX/
PROPUESTA
STAKEHO/
COMUNIC
CRONO/
COSTOS
RIESGOS
EJECUCIÓN/
CIERRE
CALIDAD

CONTRATACIONES
Análisis Hacer x Comprar:
Estudio de Comunicación
Escribano
Elaboración del SOW
Propósito
Alcance
Locación
Plazo
Entrega
bles
Criterios de
Aceptación
Estándares
Requeri
mientos

CONTRATACIONES
31
Modalidad de Contratación y Formas de Pago
Se realizará por compra directa y el contrato de
precio fijo, de existir algún cambio de alcance por
parte de la organización implicaría incentivos.
• Reuniones Periódicas
• Pago vinculado a entregas

AGENDA
32
CONTEX/
PROPUESTA
METODOL ALCANCE RRHH CONTRATA STAKEHO
CRONO/
COSTOS
RIESGOS
EJECUCIÓN/
CIERRE
CALIDAD

STAKEHOLDERS
33
Mantener
Satisfecho
Gestionar
Atentamente
Monitorear
Mantener
Informado
PODER
INTERÉS
PLANES
CORTOS
EQUIP
MI

AGENDA
34
CONTEX/
PROPUESTA
METODOL ALCANCE RRHH CONTRATA COMUNIC
CRONO/
COSTOS
RIESGOS
EJECUCIÓN/
CIERRE
CALIDAD

COMUNICACIÓN INTERNA / REPORTES E INFORMES
35
Acción de
Comunicación
Audiencia
(Grupos)
Objetivo Frecuencia
Fecha
inicio
Fecha fin
Respons
desarrollo
Responsable
del desarrollo
y envío
Recursos
Necesarios
Noticia de
Lanzamiento
Noticia de
Lanzamiento
Proveedores Informar y anticipar sobre
la demanda futura
Única
vez
Ene
2018
Ene
2018
Analista Jr. Email
Acta de
Apertura
Acta de
Apertura
Gerencia Masa Israel
Notificarle al ente de
financiación el inicio del
proyecto
Única
vez
Ene
2018
Ene
2018
Project
Manager
Email con
Presentación PPT
Noticia de
Lanzamiento
Noticia de
Lanzamiento
Organizadores de
Programas
Informar y anticipar sobre
la demanda futura
Única
vez
Ene
2018
Ene
2018
Project
Manager
Email con
Presentación PPT
Noticia de
Lanzamiento
Noticia de
Lanzamiento
Equipo Agencia Judía
para Israel en Argentina
Informar sobre inicio del
proyecto y solicitar
colaboración
Única
vez
Ene
2018
Ene
2018
Project
Manager
Email con
Presentación PPT
Informe de
Avance
Ejecutivo
Informe de
Avance
Ejecutivo
Sponsor
Reportar de manera
resumida cuál es el
estado del proyecto, su
proyección, y enfatizar
cuáles fueron los logros
obtenidos desde el último
informe enviado, los
Quinc
Enero
2018
Octubre
2018
Project
Manager
Informe de
avance por email
o en PPT

COMUNICACIÓN INTERNA / REUNIONES
36
Acción de
Comunicación
Audiencia
(Grupos)
Objetivo Frecuen
Fecha
inicio
Fecha fin
Respons
desarrollo
Recursos Necesarios
Lanzamiento
Interno
(Kick Off)
Equipo del
Proyecto
Formalizar el inicio del proyecto y brindar
información acerca del mismo, sus objetivos,
cronograma, el equipo de proyecto, los roles
y la alineación estratégica con el objetivo de
generar interés y compromiso por parte del
Sponsor y Masa Israel.
Única vez
Enero
2018
Enero
2018
Project
Manager
Sala de reuniones en
la Agencia Judía
Proyector
Presentación PPT
Reunión de
Revisión de
Riesgos e
Issues
Equipo del
Proyecto
Revisar los riegos y problemas/issues que
hayan que destrabar para darle curso a las
actividades normales del proyecto, poder dar
mayor visibilidad a cuáles son las acciones
llevadas a cabo para la resolución y quiénes
son los responsables de la resolución.
También se espera definir cuáles son los
issues que hay que involucrar al sponsor.
Quincenal
Febrero
2018
Octubre
2018
Project
Manager
Sala de reuniones o
soporte virtual
Reunión de
Escalamiento
Sponsor
Pedir ayuda por problemas relevantes que
tengan impacto en la línea base del proyecto
o que presenten riesgos mayores.
Según sea
necesario
Enero
2018
Octubre
2018
Project
Manager
Sala de reuniones o
soporte virtual.
Información de soporte
sobre el problema a
tratar con el sponsor,
cuando sea necesario

COMUNICACIÓN INTERNA / MATERIAL DE COMUNICACIÓN
37
Acción de
Comunicación
Audiencia
(Grupos)
Objetivo Frecuencia
Fecha
inicio
Fecha fin Respons desarrollo Recursos Necesarios
Listado
Necesidades de
desarrollo
Equipo Masa
en Israel
Informar todos los ítems de comunicación
que sean necesarios desarrollar (Landing
Page, Mail Marketing, Transmisión en Vivo)
Única vez
Marzo
2018
Marzo
2018
Analista Jr.
Equipo Masa en
Israel
Listado de
Diseños
Gráficos
Estudio de
Comunicación
Informar todos los diseños gráficos que
deberán ser creados para Landing Page,
Facebook y Email Marketing.
Única vez
Mayo
2018
Mayo
2018
Analista Jr.
Estudio de
Comunicación
Kit Viajero
Equipo del
Proyecto
Regalar un kit viajero en la reunión de
equipo de proyecto con objetivo de motivar
equipo de trabajo
Única vez
Julio
2018
Julio
2018
Project Manager Kit Viajero

AGENDA
38
CONTEX/
PROPUESTA
STAKEHO/
COMUNIC
CRONO RIESGOS
EJECUCIÓN/
CIERRE
CALIDAD

39
CRONOGRAMA
39
Kick Off
Mail Lanzamiento
a Agencia Judia,
Proveedores y
Organizadores
Desarrollo
Concepto de
Campaña
Desarrollo
Estética de
Campaña
Regalo
Equipo
Desarrollo
Diseños
Gráficos
Aprobación
del Material de
Comunicación
Online +
Go Live
Plan Detallado
Convalidado Promoción
eventos con
grupos
jóvenes
Transmisión
en Vivo
Eventos
Reunión
Lecciones
Aprendidas
Cierre
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV
Reunión de
Feedback
Estudio de
Mercado
Sorteo

40
ACTIVIDADES RESERVA DE CONTINGENCIA
40

AGENDA
41
CONTEX/
PROPUESTA
STAKEHO/
COMUNIC
COSTOS RIESGOS
EJECUCIÓN/
CIERRE
CALIDAD

COSTOS
Definidos en los paquetes de
trabajo
Técnica de estimación
detallada (bottom up) basado
en costos de mercado y
cotizaciones cerradas

43 43
Paquete de Trabajo Cuenta de Control Proyecto Reserva de
Contingencia
Línea Base de
Costos
Reserva de
Gerencia
Presupuesto
Conceptos Costo Conceptos Costo Conceptos Costo
1.1.1 Plan Dirección de
Proyecto
$ 3,240.00
1.1 Gestión de PM
$
44,551.73
1.0
Campaña
de
Comunicación
$
272,287.73
$
83,650.00
$
355,937.73
$
39,000.00
$
394,937.73
1.1.2 Plan Detallado de
Proyecto
$ 6,880.00
1.1.3 Líneas Base $ 8,240.00
1.1.4 Seguimiento, Control y
Formas de Comunicaciones
$ 968.00
1.1.5 Reuniones $ 18,190.40
1.1.6 Cierre $ 7,033.33
1.2.1 Estudio de
Comunicación
$ 101,920.00
1.2 Piezas de
Comunicación
$
103,744.00
1.2.2 Email Marketing $ 1,080.00
1.2. 3 Landing Page $ 744.00
1.3.1 Eventos
$ 51,760.00
1.3 Contacto Potencial
Becario
$
54,496.001.3.2 Transmisión en Vivo
$ 1,896.00
1.3.3 Facebook
$ 840.00
1.4.1 Listado de Instituciones $ 1,272.00
1.4 Relaciones
Intitucionales
$
3,192.001.4.2 Material para
Instituciones
$ 1,920.00
1.5.1 Pagos $ 656.00
1.5 Administrativa
$
6,968.00
1.5.2 Viajes $ 3,168.00
1.5.3 Proveedores
$ 2,664.00
1.5.4 Locales Eventos $ 480.00
1.6.1 Bases y Condiciones
$ 16,312.00
1.6 Sorteo
$
59,336.001.6.2 Pasaje $ 43,024.00

AGENDA
44
CONTEX/
PROPUESTA
STAKEHO/
COMUNIC
CRONO/
COSTOS
RIESGOS
EJECUCIÓN/
CIERRE
CALIDAD

ID Riesgo Categoría Causa Tipo
Riesgo Identificado
Estrategia
de Tratam
Prob
Ocur
Impacto Promedi
o Impac
Probab x
Impac
Nivel
Costo Tie Alc Cal
OR001A Rotación de personal interno Organiz
Reestructuración de
organización local / Renuncia
de un empleado vinculado al
proyecto
Amena 4 4 5 4 3 4.0 16.0 Alto
Mitigar
Plan de
Contingencia
OR002A
Cambio de herramienta para
envío de mail marketing
Organiz
Cambio del Herramienta de
Masa Global
Amena 2 4 5 5 5 4.8 9.5 Bajo
Aceptación
Pasiva
OR003A
Falta de conocimiento del
equipo en metodología de
proyecto
Organiz
Primero proyecto con
metodolodia
Amena 4 2 4 3 3 3.0 12.0 Mode
Mitigar
Plan de
Contingencia
ER004A
Retiro de apoyo de los
donantes
Externo Apoyo a otros entes Amena 1 3 5 5 5 4.5 4.5
Muy
Bajo
Aceptación
Pasiva
OR005A
Aparecimiento de nuevos
proyectos prioritarios
Organiz
Cambio de estratégia
organizacional
Amena 3 3 5 3 2 3.3 9.8 Bajo
Aceptación
Pasiva
GR006A
Muchos días/semanas de
ausencia de un colaborador
Gestión de
Proyecto
Falta de comunicación e
integración en el grupo de
trabajo. Falta de gestión de
conflictos de equipo de trabajo.
Amena 3 3 3 3 3 3.0 9.0 Bajo
Aceptación
Pasiva
GR007A
Falta de compromiso del
equipo de trabajo para el
logro de los entregables
Gestión de
Proyecto
Falta de comunicación e
integración en el grupo de
trabajo. Falta de gestión de
conflictos de equipo de trabajo.
Amena 3 3 4 3 4 3.5 10.5 Mode
Mitigar
Plan de
Contingencia

ID Riesgo Nivel
Estrategia de
Tratamiento
Respuesta al
riesgo
Riesgo Residual
Probab
Ocur
Impacto
Promedio
Impacto
Probab x
Impac
Nivel de
Exposic
Riesgo
Impacto
Respuesta
Objetivos
Respo
Cos Tie Alc Cal
OR001A Rotación de personal interno Alto
Mitigar
Plan de
Contingencia
Mitigación:
Integración equipo +
feedback mensual |
Plan de
Contingencia:
Recurso ya
entrenado de la
Agencia Judía entra
en el proyecto
3 4 4 3 3 3.5 10.5 Moderado
Tiempo y
Costo PM
OR002A
Cambio de herramienta para envío
de mail marketing
Bajo Aceptación Pasiva No corresponde 2 4 5 5 5 4.8 9.5 Bajo - -
OR003A
Falta de conocimiento del equipo
en metodología de proyecto
Mode
Mitigar
Plan de
Contingencia
Mitigación:
Reuniones de
avance para aclarar
objetivos y
metodología | Plan
de Contingencia:
Entrenamiento con
todo el equipo sobre
cómo trabajar con la
metodologia
3 2 3 2 3 2.5 7.5 Bajo
Tiempo y
Costo PM
ER004A Retiro de apoyo de los donantes Muy Bajo Aceptación Pasiva No corresponde 1 3 5 5 5 4.5 4.5 Muy Bajo - -
OR005A
Aparecimiento de nuevos
proyectos prioritarios
GR006A
Muchos días/semanas de
ausencia de un colaborador
GR007A
Falta de compromiso del equipo
de trabajo para el logro de los
entregables
Mode
Mitigar
Plan de
Contingencia
Mitigación: Reunión
de avance especial
con enfoque en
integración y
feedback| Plan de
Contingencia:
Evento de
integración con
participación de
2 3 3 3 3 3.0 6.0 Bajo
Tiempo,
Costo y
Alcance
PM

48
Objetivos
Nivel de Impacto
1 2 3 4 5
Muy Bajo Bajo Moderado Alto Muy Alto
Tiempo
Aumento del tiempo
insignificante
Aumento del tiempo
< al 20%
Aumento del tiempo
del 20% al 30%
Aumento del tiempo
del 30% al 40%
Aumento del tiempo
mayor al 40%
Costo
Aumento del costo <
al 5%
Aumento del costo
de 5% al 10%
Aumento del costo
de 10% al 15%
Aumento del costo de
15% al 20%
Aumento del costo
mayor al 20%
Alcance
Disminución del
alcance apenas
perceptible
Áreas del alcance
que afectan
requisitos no
funcionales
Áreas del alcance
que afectan
requisitos
funcionales
Reducción del
alcance inaceptable
para el Sponsor
El alcance final no
cumple con el
objetivo del proyecto
Calidad
Disminución de la
calidad apenas
perceptible
Sólo se ven
afectadas
características
secundarias
Se ven afectadas
características que
requieren
aprobación del
Sponsor
Reducción de la
calidad inaceptable
por el Sponsor
La calidad final no
cumple con la calidad
exigida para el
proyecto
Probab por
Impacto
Tipo de
Riesgo
De 1 a 4 Muy Bajo
De 5 a 9 Bajo
De 10 a 14 Moderado
De 15 a 19 Alto
De 20 a 25 Muy Alto
Probab Ocurrencia Valor
Muy Baja 1
Baja 2
Moderada 3
Alta 4
Muy Alta 5
ID Riesgo Categoría Causa Tipo
Riesgo Identificado
Estrategia de
Tratam
Prob
Ocur
Impacto Promedio
Impac
Probab x
Impac
Nivel
Costo Tie Alc Cal
OR001A Rotación de personal interno Organiz
Reestructuración de
organización local / Renuncia
de un empleado vinculado al
proyecto
Amena 4 4 5 4 3 4.0 16.0 Alto
Mitigar
Plan de
Contingencia
OR002A
Cambio de herramienta para
envío de mail marketing
Organiz
Cambio del Herramienta de
Masa Global
Amena 2 4 5 5 5 4.8 9.5 Bajo
Aceptación
Pasiva

49
RESERVA DE CONTINGENCIA
ID riesgo Riesgo Acción de contingencia Responsable Fecha de Inicio
Fecha de
Finalización
Impacto en Costos
OR001A Rotación de personal interno
Recurso ya entrenado de la Agencia
Judía entra en el proyecto.
PM 15/01/2018 21/08/2018
Se reemplazarían por recurso
ya entrenado de la Agencia
Judía.
Reserva destinada: $20,000
OR003A
Falta de conocimiento del equipo
en metodología de proyecto
Entrenamiento con todo el equipo sobre
cómo trabajar con la metodología.
PM 15/01/2018 8/10/2018
Contratación de espacio +
hora extra hombre + catering.
GR007A
Falta de compromiso del equipo de
trabajo para el logro de los
entregables
Evento de integración con participación
de consultor externo.
PM 15/01/2018 21/08/2018
Contratación de espacio +
consultor externo + hora
extra hombre + catering.
ER011A
Grado de calidad bajo en los
entregables de los proveedores
Cambio de proveedor. PM 12/3/2018 30/07/2018
Se reemplazarían por nuevo
proveedor.
Reserva de Contingencia
$83,650

AGENDA
50
CONTEX/
PROPUESTA
STAKEHO/
COMUNIC
CRONO/
COSTOS
RIESGOS
EJECUCIÓN/
CIERRE
CALIDAD

51
CALIDAD
ProyectoProducto
ASEGURAR
CALIDAD
CONTROLAR
CALIDAD
AUDITORIA EXTERNA
Representante de la Agencia Judía
Realizar las siguientes preguntas:
1. ¿Tenés Metodología?
2. ¿La utilizás?
3. ¿La utilizás de forma correcta?
4. ¿Qué haces para mejorarla?
VALIDACIÓN INTERNA
Project Manager
1. Criterios de
Aprobación
2. Requisitos
funcionales
3. Requisitos no
funcionales

CAMBIO I
Desafío: Disminuir $26,000 en
los costos del proyecto
Análisis/Sugerencia Cambios:
Reducir de 8 a 4 eventos
Disminuir monto destinado para
el pasaje – sorteo
Activar Reunión Escalamiento +
Envío Nota de Cambio
Nuevo Riesgo Identificado
- $27,456
+ $1,000
$ 368,481.73$ 394,937.73

Solicitud de
Cambio
Análisis de la
Solicitud:
Impacto en
Cronograma,
Calidad y Áreas
afectadas
Aprobado
Actualización de
Registro de
Cambios
Autorizados por el
Comité Control
Cambio
Ejecución de
los trabajos
Información a
otras áreas
Inicio
Fin

RIESGO CONFIRMADO
56
Situación: Analista Jr. Renuncia
Se activa Plan de Contingencia,
ya que era un riesgo identificado
Reemplazar por recurso ya
entrenado de la Agencia Judía
Para las tareas que el nuevo
recurso debería realizar
individualmente, se agregó un
día más de ejecución
Para compensar aumento del
tiempo en el cronograma, se
aplicó la técnica crashing en
actividades del camino crítico
que tenían otro recurso
responsable

59
EARN VALUE + RESERVA DE CONTINGENCIA
59
PV Valor Planeado $245,119.7
EV Valor Ganado $245,119.7
AC Costo Actual $245,354.9
SV = EV - PV Variación del Plazo $ 0,0
CV = EV - AC Variación del Costo $ -235.20 0.09%
SPI = EV/PV Desempaño del Cronograma 1,000
CPI = EV/AC Desempeño del Costo 0,999
Estimación Reserva de Contingencia $84,650
Consumo Reserva de Contingencia $288
Saldo Reserva de Contingencia $84,362

CRONOGRAMA MACRO
60
Ene/18 Feb/18 Mar/18 Abr/18 May/18 Jun/18 Jul/18 Ago/18 Sept/18 Oct/18 Nov/18
PLAN ORIGINAL - LINEA BASE 0
REPLANIFICACIÓN - LINEA BASE 1
REALIZADO

COSTO + ALCANCE
61
$245,119.7 $245,354.9
$0.0
$0.0
$50,000.0
$100,000.0
$150,000.0
$200,000.0
$250,000.0
$300,000.0
Costo Estimado Costo Insumido
46
46
Alcance Planificado
Alcance Realizado

Todos los entregables han sido
realizados y completados.
El costo del proyecto ha tenido
una leve variación, pero, dentro
del desvío tolerable del Proyecto
se ha generado un ahorro en el
Fondo de Contingencia.
Los plazos han sido cumplidos
conforme lo aprobado en la
Línea Base del Proyecto.
RESUMEN

ALCANCEINSIGHTS DE MEJORÍA CAMBIOS MATERIALIZADOS A SEGUIR
Cambiar Tiempo de uso del Pasaje
en las Bases y Condiciones
Presupuesto Aprobado Transmisiones en Vivo Web
Envío de Informe Renuncia Recurso del Proyecto
Metodología

66
CRONOGRAMA
66
Definición de
Actividades
Se partirá de la
EDT
Técnica de
Descomposición
Secuenciamiento
de Actividades
Analizar
actividades
con
dependencia
Fin-Inicio
Fin-Fin
Inicio-Fin
Inicio-Inicio
Estimación de
Recursos
PM realiza tarea
con apoyo del
Gerente de Masa
Argentina para
consultas
Actividad: 1
solo
responsable

67
CRONOGRAMA
67
Estimación de
Duración de
las
Actividades
Feriados
argentinos y
judíos
Si la actividad tiene
más de 20% de la
duración total del
proyecto, se
desglosará la actividad
en menores
Desarrollo
del
Cronograma
MS Project
2010
Reserva de
Contingencia
como actividades
inactivas
Seguimiento
y Control
Técnica de
Valor Ganado
para medir
performance
Avance medido
a través de
Camino Crítico
Reuniones
Quincenales

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