Hold effektive konferencer. Læs retorikeren gode råd til den gode konference.

1. Konferencedisciplin
Hold bedre konferencer
Gode råd til den gode konference
Rhetorica © Copyright

2. Fremstår I troværdige på jeres konferencer?
Har I brug for de sidste input til at afholde gode konferencer?
Læs retorikerens gode råd, og få styr på jeres konferencer, så de
forløber effektivt og uden problemer.
Rhetorica © Copyright

3. Kick-off – Skab stemning
• Indledningen sætter scenen for resten af konferencens forløb.
Den skal fange deltagernes interesse og få dem til at føle, at
de ikke er gået forgæves.
• Konferencieren skal være oplagt, og det kan være en god idé
at have forberedt de 3 første sætninger, så konferencen
kommer sikkert fra start.
• Virkemidler som fx film eller musik kan også være med til at
skabe en god stemning fra start.
Rhetorica © Copyright

4. Program – husk det praktiske
• Inden konferencen skal alle deltagere have udleveret et
program.
• Lad konferencieren gennemgå programmet, så deltagerne
ved, hvad der venter dem.
• Informér desuden deltagerne, om de får udleveret de viste
slides, eller om de bliver gjort tilgængelige online.
• Fortæl også om andre praktiske informationer, så som hvornår
der er pause, hvor toiletterne er osv. På den måde undgår du,
at deltagerne sidder og spekulerer over det.
Rhetorica © Copyright

5. Konferencieren – skal mere end
blot byde velkommen
• Konferencieren er arrangementets ansigt udadtil. Hans personlige stil og
gennemslagskraft smitter af både på oplægsholderne og deltagernes
overordnede opfattelse af konferencen.
• Konferencieren skal vide, hvad situationen kræver af ham, og hvem hans
modtagere er, så han kan tilpasse sin stil og sit sprog.
• Derudover skal konferencieren være troværdig, da han giver denne
troværdighed videre til både selve konferencen og til oplægsholderne –
den såkaldte sponsorship-effekt.
• Inden konferencen er det vigtigt, at konferencieren hilser på
oplægsholderne og aftaler det praktiske. Det er med til at skabe en god
stemning, og oplægsholderne vil være mere tilbøjelige til at overholde
tidskrav.
Rhetorica © Copyright

6. PowerPoints
• Benytter I jer af PowerPoints, så sørg for de indeholder
relevant information.
• Til indledningen skal de indeholde få, nødvendige
informationer som fx program, trådløst netværk og evt.
hashtags til Twitter.
• Forsøg at holde jer til stikord på jeres præsentations-slides, i
stedet for at overfylde dem med information.
Rhetorica © Copyright

7. Powerfuld præsentation af
oplægsholderne
• En del af oplægsholdernes troværdighed hænger sammen
med, hvordan konferencieren præsenterer dem.
• Derfor er det vigtigt, at konferencieren har sat sig ind i, hvad
de vil tale om, og hvordan man udtaler oplægsholdernes
navne korrekt.
• Og så skal konferencieren helst sikre, at deltagerne klapper af
oplægsholderne, når de går ind og ud af scenen.
Rhetorica © Copyright

8. Praktisk, teknik og tidsspilde
• Sæt nogen til at være ansvarlig for, at næste talers PowerPoint-
præsentation og mikrofon er klar til brug.
• Det viser sund fornuft, at publikum ikke skal vente unødvendigt.
• Skulle der opstå tekniske problemer, så lad konferencieren
kommentere situationen. Det udstråler overskud, og fejlen flyttes
over på ”teknikken” i stedet for jer som arrangører.
• Fordel alle de praktiske opgave imellem jer inden konferencens
start, så alle ved, hvem der er ansvarlig for, at næste PowerPoint er
klar, hvem der sørger for, at oplægsholder har en mikrofon, og
hvem der sørger for, at vedkommende har vand og plads til deres
papirer på talerstolen.
Rhetorica © Copyright

9. Tidsstyring af oplægsholderne – lav
et tegn
• En vigtig del af konferencierens rolle, er at overholde tidsplanen.
• Konferencieren kan bløde op for situationen, ved at gøre det klart
på den hyggelige måde, at han er den skrappe tidsholder.
• Husk at give oplægsholderne 3 min. til at runde af.
• Det kan være en god idé at flytte ansvaret for tidsoverskridelsen
over på noget eksternt. Derved er der ingen, der taber ansigt.
• En diskret løsning på tidsstyringen er, at konferencieren og
oplægsholderne forinden har aftalt et tegn, der signalerer, at der
skal rundes af.
Rhetorica © Copyright

10. Spørgsmål – ”Undskyld, men hvad blev der
spurgt om?”
• Byder I op til spørgsmål fra publikum, så sørg for at have en
mikrofon, så alle kan høre, hvad der bliver spurgt om.
• Har I ingen mikrofon, så få oplægsholder eller konferencieren til at
gentage spørgsmålet.
• Det er en fordel, hvis konferencieren også har forberedt nogle
spørgsmål, i tilfælde af ingen af deltagerne har spørgsmål.
• Er der mange spørgsmål, kræver det fast styring fra konferencieren,
der gerne kort må tage ordet mellem hvert spørgsmål, så der er klar
kontrol.
• Mod slutningen er det også vigtigt, at konferencieren husker at
nævne, hvor mange spørgsmål, der er plads til.
Rhetorica © Copyright

11. Afslutning – tak for alt
• Afslutningen er sidste chance for at efterlade et godt indtryk.
• Sørg for, at konferencens afslutning er forberedt, så den bliver
præcis og kort. Konferencieren kan evt. forberede de
afsluttende bemærkninger. Det signalerer professionalisme.
• Konferencieren skal have styr på, hvem der skal takkes og
huske at takke publikum.
• Som en del af afslutningen kan konferencieren inddrage en
relevant anekdote eller læring fra konferencen.
Rhetorica © Copyright

12. Om Rhetorica
Vil du vide mere, så besøg
www.rhetorica.dk
Her kan du få flere retoriske tips og nyheder. Og måske
får du lyst til at deltage i en af vores mange kurser.
Du kan også ringe på 32 95 55 95 for at høre mere.
Rhetorica © Copyright

13. Om Rhetorica
I Rhetorica er vi specialister i retorik, kommunikation og
formidling
Vi leverer kurser, sparring og rådgivning i strategisk, mundtlig og
skriftlig kommunikation med udgangspunkt i den nyeste
retoriske forskning.
Vi leverer over hele landet og til en lang række af Danmarks
tungeste virksomheder. Fx Maersk, Energinet.dk, Nordea,
Novozymes, IBM, Kulturministeriet, Københavns Kommune og
mange flere.
Rhetorica © Copyright