2. CREACIÓN Y DINAMIZACIÓN DE ESPACIOS
COLABORATIVOS
Detección de necesidades
Toma de decisiones y diseño de la comunidad
virtual
Lanzamiento e inicio de actividades
Dinamización y consolidación
Los retos futuros
3. TOMA DE DECISIONES Y DISEÑO DE UNA COMUNIDAD VIRTUAL
¿Cómo la creamos? ¿Qué necesitamos?
Definición de las metas y objetivos
Creación y formación de un Equipo técnico y de Coordinación
y definición de sus tareas y roles
Elección del entorno virtual y de las herramientas y
aplicaciones
Planificación y temporalización de las primeras acciones y
actividades
Dotación inicial de contenidos
4. EL EQUIPO COORDINADOR
Coordinación
Temática
Los Coordinadores definen y coordinan
conjuntamente el plan de actividades a
desarrollar en el espacio y canalizan las
propuestas de los participantes.
Coordinación
Técnica y
Dinamizadora
Prepara el espacio virtual y da de alta a los
participantes. Gestiona el día a día de las
actividades del espacio dando apoyo técnico y
logístico a sus miembros.
Administrador Administración del software del espacio
5. PREPARACIÓN DEL ESPACIO VIRTUAL
Actividades previas
al lanzamiento del espacio
• Adaptación del espacio virtual
• Definición de herramientas
• Preparación de la base de datos de
participantes
• Formación de coordinadores
• Conocimiento mutuo del Equipo
coordinador
• Elaboración de Guías de Uso
• Dotación de contenidos iniciales
• Planificación de las primeras
actividades
7. ESTRUCTURA Y FUNCIONALIDADES
ESPACIO VIRTUAL
Herramientas de Comunicación online
Foros
Mensajería
Grupos de trabajo
Encuestas
Recursos Documentales
Gestor documental
Enlaces
Vídeos
Difusión de Información de Interés
Actualidad
Eventos
Avisos
Novedades
8. ¿Cómo se arranca? ¿Cómo se participa?
¿Qué se puede hacer y esperar?
Es necesario haber invertido tiempo suficiente en:
El diseño de herramientas y secciones: hay que evitar
que aparezcan secciones sin contenido y herramientas sin
utilidades previstas.
Una política de comunicación inicial que asegure una
transmisión clara de los objetivos del espacio y de sus
posibilidades para los participantes
Unas pautas para la coordinación efectiva de todos los
miembros del Equipo coordinador
LANZAMIENTO E INICIO DE ACTIVIDADES
9. LANZAMIENTO E INICIO DE ACTIVIDADES
¿Cómo se arranca? ¿Cómo se participa?
¿Qué se puede hacer y esperar?
Es muy importante que los coordinadores sean activos
durante el lanzamiento y que se muestren cercanos a los
participantes y a sus inquietudes:
LA DETECCIÓN DE NECESIDADES CONTINUA PERMITE UNA
PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES ADECUADA
La Coordinación Técnica debe resolver cualquier
incidencia, duda o problema en el menor tiempo posible.
Los primeros meses son los más difíciles:
¡Hay que tomarle el pulso al espacio!
10. LANZAMIENTO DE UN ESPACIO COLABORATIVO
Inauguración del espacio
Envío de invitación y claves
Alta de participantes
Primeras Actividades
Cumplimentación de perfiles
personales, Actividad de
Bienvenida
Foro de Bienvenida:
sugerencias y temas de interés
Envío de Mini guías: uso de
las herramientas y posibilidades
del espacio
11. DINAMIZACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DEL ESPACIO
¿Cómo se mantiene el interés?
¿Cómo se generan actividades de calidad?
¿Cómo se genera conocimiento?
La maduración de la comunidad no es un proceso inmediato. Hay que:
Redefinir los roles y tareas asociadas de los coordinadores en
función de las necesidades detectadas.
CONSOLIDAR LAS ACCIONES DINAMIZADORAS
Implantar nuevas actividades que generen conocimiento y
planificarlas en momentos concretos en el tiempo:
NECESIDAD DE IMPULSO INSTITUCIONAL
Rotar y aumentar las responsabilidades: fomentar la progresiva
coordinación de actividades por parte de los participantes: “el
espacio es suyo”
12. DINAMIZACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DEL ESPACIO
Formación y comunicación continua a los nuevos coordinadores y
participantes: A mayor número de participantes, mayores serán las
oportunidades y sinergias que se puedan generar
Revisar periódicamente la necesidad de implantar posibles
adaptaciones tecnológicas
Evaluación de las actividades y retroalimentación con las sugerencias
recibidas
Elaboración y análisis de Indicadores de seguimiento y participación
Consolidación del proceso de gestión interna
Identificación de los principios que determinan las redes
13. DINAMIZACIÓN DEL ESPACIO: TAREAS DE LOS
COORDINADORES
Supervisión y evaluación
La supervisión de las la calidad de las actividades ofrecidas en el espacio es labor del coordinador al
igual que la evaluación de la participación en el espacio
Participación y motivación
Los coordinadores deben ser los miembros más activos del espacio, deben participar en todas las
actividades y aportar gran contenido al espacio. Deben motivar la participación del resto de
miembros del espacio
Ejecución
Al menos una vez al semestre los coordinadores deben ser los responsables de llevar a cabo una
actividades dentro del espacio
Planificación de las actividades
Los coordinadores son los encargados de elaborar el Plan de Actividades semestral del espacio
14. Atender Peticiones/Correo Interno
Publicación de anuncios y/o presentaciones de actividades: cursos, foros…
Subir documentos a los Centros de Documentación aportados por participantes y Coordinadores
Anunciar plazos para inscripciones a talleres, celebración de actividades, etc.
Revisar diariamente el correo interno y resolución de dudas y preguntas
Seguimiento de Coordinadores
Invitar a los coordinadores a que sigan aportando documentos en el gestor documental, los eventos,
actualidad y enlaces.
Resolución problemas Técnicos
Recordatorio de claves para entrar en la plataforma y cualquier incidencia técnica planteada.
DINAMIZACIÓN DEL ESPACIO: TAREAS DE LA ASISTENCIA
TÉCNICA
15. DINAMIZACIÓN DEL ESPACIO: TAREAS DE LA ASISTENCIA
TÉCNICA
Anuncios en la Red
Revisar semanal o quincenalmente los anuncios que hay en el espacio y actualizar la información, tanto
en novedades como en destacados.
Motivación a participar y
Facilitación de tareas
Periódicamente escribir a los participantes informando sobre la utilización de las herramientas: perfiles y
fotografías, subida de documentos, proporcionar enlaces, eventos…
Creación de espacios para actividades y soporte a coordinadores
Adaptación y creación de los espacios virtuales necesarios para la celebración de las actividades y
soporte técnico y pedagógico a los profesores y/o expertos que participaran en los mismos.
17. De corta duración y carácter aplicado.
Temas complementarios, de actualidad y/o
profundización.
Moderados por los coordinadores y/o miembros
del espacio. De carácter temporal o indefinido
sobre temáticas específicas, o sectorizados por
grupos de interés, países
Moderados por los Coordinadores y/o miembros
del espacio
Moderados por un Experto de reconocido
prestigio.
Impartida por un miembro del espacio en el que
presenta un tema específico de interés
Talleres Virtuales
Grupos de Trabajo
Foros Temáticos
Foros de Experto
Ponencia
18. PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES
Es necesario planificar las actividades con una periodicidad al
menos semestral
El Plan de Actividades debe cumplirse estrictamente
Las actividades deben comenzar a organizarse al menos cuatro
semanas antes de su celebración
Todas las actividades deben ser anunciadas por primera vez en el
Plan de Actividades y dos semanas antes de su celebración a
través de las noticias, los destacados y los avisos del espacio
Todas las actividades deben contar con un documento de
presentación y otro de conclusiones
19. REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES
Las fases de la realización de una actividad son:
Publicación del Plan de Actividades incluyendo por cada
actividad la siguiente información: título, coordinador o
responsable, tipo de actividad y fechas de celebración
Cuatro semanas antes de su celebración, la Asistencia Técnica
contacta al responsable y le envía la plantilla de la presentación
de la actividad para que la elabore y le comunique las
características de la actividad para preparar la herramienta en el
espacio, principalmente en los grupos de trabajo y las ponencias
La Asistencia Técnica prepara la herramienta y el coordinador
debe supervisar que todo está correcto
20. REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES
Publicación de la presentación de la actividad en los destacados
y las noticias del espacio al menos dos semanas antes de su
celebración
Difusión y recordatorio de la actividad a través de los avisos y las
noticias. Se debe anunciar la publicación de la presentación y
anunciar el inicio de la actividad
Celebración de la actividad coordinada por el responsable y con
la ayuda de la Asistencia Técnica. Si la participación no es
elevada habrá que enviar avisos a los miembros recordando que
se está celebrando la actividad e informando de los temas
destacados
21. REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES
Una vez finalizada la actividad la Asistencia Técnica debe enviar
al coordinador la plantilla de conclusiones para su elaboración
El documento de conclusiones se debe publicar también en los
destacados y las noticias del espacio
La Asistencia Técnica debe abrir una carpeta para cada una de
las actividades en el Gestor Documental e incluir en ésta la
presentación y las conclusiones
La Asistencia Técnica debe publicar una encuesta en el espacio
para la valoración de la actividad por los participantes
22. CONSOLIDACIÓN DEL ESPACIO
Consolidación de la gestión interna
Evaluación
de las actividades
INFORMES
Y
ENCUESTAS
DE
EVALUACIÓN
Informe semestral por parte de los Coordinadores
temáticos
Informe de los profesores de los talleres virtuales
Encuesta de Evaluación final a los participantes de
los talleres
Informe final del taller virtual
Encuesta de valoración de los Foros temáticos y de
Expertos
Elaboración de un Informe semestral de Actividades
del espacio
Reuniones de evaluación y planificación de nuevas
actividades al menos cada seis meses
23. CONSOLIDACIÓN DEL ESPACIO
Actividades de calidad programadas y anunciadas con tiempo
Consenso y coordinación de las actividades
Conciliación de la diversidad e intereses heterogéneos
Corresponsabilización de sus miembros
Pertenencia participativa:
Acción
Implicación
Compromiso
Aprovechamiento de sinergias:
Complementariedad
Unión de esfuerzos comunes
26. LOS RETOS FUTUROS
¿Cómo se sigue creciendo? ¿Cómo se mantiene la calidad junto al crecimiento?
¿Cómo se interactúa con otras redes? ¿Cómo se innova?
¿Cómo se involucra a nuevos actores?
¿Cómo se consiguen recursos?
¿Cómo se difunde el conocimiento generado por el espacio?
¿Cómo se mide el impacto del espacio en las instituciones participantes?
¿Cómo se fideliza a los participantes?
¿Cómo se materializan las nuevas ideas?
¿Cómo se gestiona un equipo cada vez mayor?
¿Cómo se evalúan las herramientas tecnológicas disponibles?
ENCONTRAR RESPUESTAS QUE SUPEREN LOS PROBLEMAS Y
DIFICULTADES Y SE FIJEN EN LAS OPORTUNIDADES GENERADAS
POR LA GENERACIÓN DE CONOCIMIENTO EN RED
27. Fundación CEDDET
Av. Cardenal Herrera Oria, 378
Edif. B 3ª Planta
28035 Madrid
ESPAÑA
Telf. (34) 91 376 88 00
redes@ceddet.org
www.ceddet.org
