При помощи этого объемного документа Алексей Смородов в Росагролизинг тренирует собственное чувство прекрасного

1. УТВЕРЖДЕНО
Распоряжением руководителя секретариата
Генерального директора
___ от "___"_____________2014 г.
Рабочая инструкция
Порядок работы помощника генерального директора
секретариата генерального директора.

2. 2
Оглавление
1.Назначение...................................................................................................................................3
2.Термины, определения и сокращения......................................................................................3
3. Общие положения и область применения...............................................................................4
4. Порядок работы при подготовке кабинета генерального директора...................................4
5. Порядок работы с документами, поступающими на рассмотрение генеральному
директору........................................................................................................................................5
6. Порядок работы с документами в период краткосрочной командировки генерального
директора (1 рабочий день) ..........................................................................................................8
7. Порядок работы с устными поручениями генерального директора.....................................9
8. Порядок работы по организации встречи генерального директора.....................................9
9. Порядок работы по организации выезда генерального директора......................................9
10. Порядок проведения телефонных переговоров (с внешними абонентами)....................10
11. Порядок ведения телефонных переговоров (с внутренними абонентами) .....................10
12. Порядок подготовки оперативных совещаний под председательством генерального
директора......................................................................................................................................11
13. Порядок работы по организации проведения Совета Директоров...................................12
14. Порядок подготовки и организации проведения внешней встречи .................................13
15. Порядок подготовки и проведения внутреннего совещания.............................................14
16. Порядок подготовки и организации командировки генерального директора................15
17.Порядок поздравления сотрудников и контрагентов Общества с Днями рождения,
значимыми событиями и государственными праздниками ....................................................16
18.Поддержание порядка в приемной.......................................................................................17

3. 3
1.Назначение
1.1.Настоящая рабочая инструкция «Порядок работы помощника генерального
директора секретариата генерального директора» (далее Инструкция) определяет
набор, порядок и последовательность действий помощника генерального директора
при выполнении своих ежедневных обязанностей.
1.2. Настоящий документ содержит требования обязательные для соблюдения
сотрудниками секретариата генерального директора.
2.Термины, определения и сокращения
Обозначение Толкование
Общество ОАО «Росагролизинг»
Директор Генеральный директор ОАО «Росагролизинг»
СГД Секретариат генерального директора
ОАО «Росагролизинг»
Помощник Помощник генерального директора секретариата генерального
директора ОАО «Росагролизинг»
ДБУиО Департамент бухгалтерского учета и отчетности
ОАО «Росагролизинг»
УРП Управление по работе с персоналом ОАО «Росагролизинг»
ОДО Отдел документационного обеспечения ОАО «Росагролизинг»
УВСМИиО Управление взаимодействия со СМИ и общественными
организациями ОАО «Росагролизинг»
ДИТ Департамент информационных технологий
ОАО «Росагролизинг»
ПД Правовой департамент ОАО «Росагролизинг»
АХУ Административно – хозяйственное управление
ОАО «Росагролизинг»
УБ Управление безопасности «Росагролизинг»
СД Совет директоров «Росагролизинг»
СЗ Служебная записка

4. 4
3. Общие положения и область применения
3.1. Требования настоящей Инструкции направлены на регламентацию и
оптимизацию взаимодействия помощника с генеральным директором и
структурными подразделениями Общества при выполнении должностных
обязанностей.
3.2. Настоящая инструкция разработана в соответствии с:
3.2.1. Положением о Секретариате генерального директора - ПСП 20.01
утверждено приказом генерального директора от 21.06.2013г.
3.2.2. Должностной инструкцией помощника генерального директора секретариата
генерального директора – ДИ 20 – 004.01, утверждена приказом генерального
директора от 21.06.2013 г.
4. Порядок работы при подготовке кабинета генерального
директора
Подготовка кабинета осуществляется вечером, после окончания рабочего дня
директора, а также в течение дня в его длительное отсутствие (выезда на обед или
внешнюю встречу). Утром, до прихода директора, на рабочее место, повторно
перепроверяется.
Необходимые действия:
1. Забрать из лотка рассмотренные документы;
2. Выровнять стулья за столом переговоров, за приставным столом;
3. Проверить наличие на рабочем столе бутылки с водой, чистого стакана (в
шкафу комнаты отдыха всегда должны стоять 2 запасных чистых стакана);
4. Обновить дату на 2-х календарях;
5. Проверить комплектность бегунков (каждого вида должно быть 15-20
штук);
6. Проверить наличие канцелярских товаров (гелиевые ручки, наточенные
карандаши, визитки на русском и английском языках в количестве 5-7
штук.);
7. Собрать со стола ручки и карандаши, поставить в стакан для канцелярских
принадлежностей;
8. В уборной комнате заменить полотенца, проверить наличие средств
гигиены;
9. Сложить ровно рабочие документы, убрать назад под карточки, не
рассмотренные и оставленные на рабочем столе папки с документами (если

5. 5
резолюция не подписана, значит, документ требует повторного
рассмотрения);
10. В пятницу, а также в предпраздничные дни установить переадресацию на
охрану со всех телефонов приемной (набор *131091);
11. Проверить, включен ли компьютер, и введена ли учетная запись
(необходимо в случае перебоев с электричеством);
12. Проверить работу телефонов (1001, переносной трубки - 1979);
13. Проверить наличие карточек на документах к рассмотрению директором;
14. Проверить, открыты ли жалюзи в комнате отдыха;
15. Положить на журнальный столик свежую прессу, забрать вчерашнюю;
16. Проверить работу кондиционера (зимой – осенью 21-22 градуса, летом –
весной – 17-18 градусов);
17. Подготовить лист напоминания в формате А4 о планируемых переговорах,
встречах, звонках, в котором указать соответствующую информацию
согласно тематике (звонки, встречи, текущие вопросы), распечатывает в 4-х
экземплярах: 1 экземпляр кладется на рабочий стол директора, 3 экземпляра
передаются помощникам генерального директора для использования в
работе;
18. После внешних встреч, которые были в кабинете генерального директора
поправлять стулья, забирать посуду, если было буфетное обслуживание;
19. Во время длительного отсутствия директора в кабинете необходимо
вызвать уборщицу для осуществления влажной уборки столов.
5. Порядок работы с документами, поступающими на
рассмотрение генеральному директору
При работе и подготовке документов помощнику необходимо внимательно
проверять все документы, поступающие на рассмотрение генеральному директору,
после проверки раскладывать их под соответствующие карточки (вновь зашедшие
документы необходимо класть в низ стопки). Своевременно заносить в кабинет
директора подготовленные документы, забирать из лотка рассмотренные
документы.
Все документы по срочности, важности и приоритетности рассмотрения
делятся на:
1. срочные – документы, которые необходимо передавать немедленно;
2. рабочие – документы, которые необходимо заносить по мере возможности
и накопления (ориентировочно 1 раз в час).

6. 6
Все документы по типу делятся на:
1. на подпись – документы, требующие подписи директора: приказы,
бухгалтерские документы, чековая книжка, доверенности, кредитные
договора, заявки на использование служебного транспорта и т.п. (необходимо
проверять лист согласования и отмечать стикером места подписи);
2. исходящие - исходящие письма за подписью директора либо заместителей
генерального директора, руководителей структурных подразделений, которые
необходимо согласовать перед отправкой (необходимо проверять лист
согласования, вычитывать текст на смысловые и орфографические ошибки,
отмечать стикером место подписи);
3. входящие – входящая корреспонденция, кроме поздравительных открыток и
писем, которые раскладываются на журнальном столе;
4. входящие внутренние - справки, подготовленные по поручению директора;
5. входящие срочно – входящая корреспонденция с сжатыми сроками для
ответа;
6. служебные записки – документы, направляемые на рассмотрение
директора инициативно без соответствующего поручения;
7. ответы на поручения – документы, направляемые в ответ на поручение
директора без четко установленного срока;
8. ответы на поручения с указанным сроком – документы, направляемые
в ответ на поручение директора при установленном в резолюции сроке;
9. новость на сайт – информационное сообщение, подготовленное для
размещения на внешний сайт Общества;
10. кадровые вопросы – служебные записки, содержащие прошение о переводе
сотрудника, подборе сотрудника, повышение оклада, внесение изменений в
штатное расписание, итоги служебного расследования и т.п.;
11. отчеты об участии в мероприятии – отчеты по результатам участия в
совещаниях, конференциях, семинарах, выставках и др. внешних
мероприятиях;
12. о продлении срока исполнения поручений – служебные записки,
обосновывающие перенос срока контрольного поручения;
13. о возможной переадресации поручений – служебные записки,
обосновывающие переадресацию поручения с одного структурного
подразделения на другое;
14. материалы к встрече – материалы, подготовленные к внешней встрече
(целесообразно использовать только в случае заблаговременной подготовки 1-

7. 7
2 дня до встречи), в оперативном порядке готовится папка встречи, которая
включает карточку встречи и документы. Подготовленная папка передается
либо в руки директора, либо кладется на переговорный стол;
Ежедневно, на постоянной основе готовятся и передаются следующие
справочные материалы, которые должны быть размещены на приставном
столе без карточек:
1. справка об остатках на счетах – готовит ДБУиО, срок подготовки
ежедневно к 11:30, после рассмотрения директором помощник должен
уничтожить справку в шредере;
2. справка об отсутствующих руководителях – готовит УРП, срок
подготовки 12:00 ежедневно, после рассмотрения директором помощник
должен уничтожить справку в шредере;
3. исполнительская дисциплина – готовит ОДО, срок подготовки 13:00
ежедневно, после рассмотрения директором помощник должен уничтожить
справку в шредере;
4. мониторинг прессы готовит – УВСМИиО, срок подготовки 12:00
ежедневно после рассмотрение помощник передает обратно в
подразделение;
Перечень ежедневно предоставляемых справок может быть изменен по поручению
директора.
Общие правила проверки документов:
1. Необходимо следить за актуальной информацией в документах,
направляемых на рассмотрение директору, если информация неактуальна
(более двух дней), необходимо либо возвращать на доработку, либо
запрашивать актуальные данные;
2. Необходимо следить за своевременной передачей документов в приемную,
если документы датированы прошедшей датой, то необходима распечатка из
ИС Шерп по ходу исполнения.
3. При проверке исходящих писем, необходимо проверять наличие всех
подписей на листе согласования, осуществлять проверку: реквизитов письма
(темы письма, должность, ФИО адресата), читать смысловую часть письма:
обращать внимание на логическую связь абзацев, начала и конца письма;
проверять смысловые ошибки: порядок цифр, (перепроверять у
руководителей, если есть сомнения), условные обозначения,
орфографические ошибки и опечатки; дату письма (число, месяц, год);
обращать внимание на какую дату приводятся данные (например, письмо от
15.12.2013, а данные приводят на 06.12.2013 – обращать внимание
директора). Все найденные ошибки обсуждать с руководителем
структурного подразделения, для оперативного их устранения;

8. 8
4. При проверке документов на подпись – проверяются даты, реквизиты
документы, наличие всех виз в листе согласования, проверить есть ли
стикер на месте, где должны быть подпись;
5. При проверке ответов на поручения необходимо проверять соответствие
содержания ответа данному поручению, при отсутствии - делать пометки
для директора;
6. При проверке проектов резолюций необходимо анализировать результат
утверждения предложенного проекта резолюции для достижения конечной
цели (решение вопроса), проверять орфографические ошибки, опечатки,
обращать внимание на дату. Основное качество, необходимое при проверке
проектов резолюций – это владение текущей ситуацией в компании. Если
СГД владеет дополнительной информацией по сравнению с ОДО (например,
заместитель генерального директора будет направлен в командировку), а в
проекте резолюции данный факт не учтен, проект необходимо поправить
либо самостоятельно, либо передать в ОДО в зависимости от текущей
нагрузки.
Порядок подготовки справок:
1. Распечатать подготовленный документ, напечатать на бегунке
сопроводительный текст, указать дату и поставить подпись, ответственного
помощника и кладем в прозрачную папку или без нее на приставной столик;
2. Откреплять с вышедшего документа от генерального директора бегунок с
пометкой ДСП;
3. Исключить передачу документов без визы сотрудника – исполнителя,
руководителя департамента;
4. Принимать все реестры в течение рабочего дня.
6. Порядок работы с документами в период краткосрочной
командировки генерального директора (1 рабочий день)
При краткосрочном отсутствии директора, необходимо соблюдать следующий
порядок работы с документами:
1. Все оставшиеся не рассмотренные документы перепроверяются с целью
определения возможности и целесообразности передачи их временно
исполняющему обязанности генерального директора (согласно матрице
делегирования полномочий или решения директора);
2. Документы, которые требуют исключительно внимания директора или его
подписи (бухгалтерский баланс, кадровые документы, исходящие письма,
которые необходимо направить исключительно за подписью директора и
т.п.), необходимо вновь разложить под карточки, при этом важно понять
требуются ли их актуализация к моменту их рассмотрения директором, если
да – то отправить на актуализацию;

9. 9
3. Оставшиеся документы, направляются исполнителям с целью перемены
адресата.
7. Порядок работы с устными поручениями генерального
директора
При работе с выполнением и контролем за исполнением устных поручений
директора необходимо придерживаться следующего порядка:
1. Все устные поручения директора заносятся в рабочий дневник с указанием
ответственного сотрудника за исполнение данного поручения и указанием
срока исполнения поручения;
2. Исполненные поручения помечаются цветовой заливкой в соответствии с
установившимся порядком (желтым).
8. Порядок работы по организации встречи генерального
директора
Водитель или охрана за 5-10 минут до приезда предупреждает СГД о приезде
директора, за это время необходимо:
1. Позвонить руководителю СГД и сообщить о приезде директора;
2. Занести все подготовленные к рассмотрению документы и разложить их под
карточки;
3. Открыть дверь в рабочий кабинет директора;
4. Закрыть балконную дверь, если она была открыта;
5. При встрече генерального директора необходимо встать с рабочего места и
приветствовать его стоя.
9. Порядок работы по организации выезда генерального
директора
Директор предупреждает о своем выезде за 3-5 мин до выхода из кабинета. В
течение этого времени необходимо:
1. Позвонить на охрану, для обеспечения подачи лифта и сопровождения;
2. Позвонить водителю, который дежурит в этот день и сообщить о выезде;
3. Позвонить руководителю СГД и сообщить о планируемом отъезде
директора;
4. Если есть документы, которые директор распорядился взять с собой, то их
необходимо положить, в зависимости от количества, либо в пакет, либо в
сумку и передать водителю или охране;

10. 10
5. При выходе директора из кабинета необходимо встать с рабочего места и
приветствовать его стоя.
10. Порядок проведения телефонных переговоров (с
внешними абонентами)
При осуществлении телефонных переговоров необходимо придерживаться
ровного, доброжелательного и делового тона общения. Основные моменты:
1. Приветствие – «Добрый день! Приемная Назарова Валерия Львовича «имя
собственное» слушаю Вас….»;
Прощание – «До свидания!/ Всего доброго!/ Всего хорошего!»
2. Если абонент хочет переговорить с директором, уточняется его Ф.И.О., при
необходимости должность, вопрос, который он хотел бы обсудить.
3. При первой возможности уточняем у директора удобное время для
разговора, и соединяем в указанное время;
4. По итогам телефонных переговоров необходимо внести в рабочий дневник
факт соединения (в дальнейшем это информация может понадобиться), все
поручения, касающиеся прошедшего разговора, передать на исполнение и
поставить на контроль;
5. Если абонент хочет договориться о встрече, информируем его, что
необходимо:
 подготовить и направить письмо с указанием возможной даты
встречи, перечня вопросов к обсуждению, списка участников встречи;
 после получения письма, его регистрации в ОДО, утверждения
директором проекта резолюции, передаем (лично или в приемную) данную
информацию.
 необходимо поставить в график запланированную встречу и
действовать в соответствии с порядком, установленным в п. 14 настоящей
Инструкции.
11. Порядок ведения телефонных переговоров (с внутренними
абонентами)
При осуществлении телефонных переговоров необходимо придерживаться
ровного, доброжелательного и делового тона общения. Основные моменты:
1. Приветствие – «Добрый день! «имя собственное» слушаю Вас….»;
2. Если сотрудник хочет переговорить с директором, необходимо уточнить
вопрос, который он хотел бы обсудить, срочность вопроса,
3. При первой возможности уточняем у директора, удобное время для
разговора, и соединяем в указанное время;

11. 11
4. Если сотрудник хочет договориться о встрече, необходимо уточнить по
какому вопросу, необходимое для обсуждения время, желательное время
для встречи, возможные документы к обсуждению. Ставим предварительно
в график. Уточняем у директора возможность приема, дату и время встречи,
передаем сотруднику лично или в приемную (только для заместителей)
данную информацию;
5. Готовим карточку встречи (перечень вопросов к обсуждению, основание);
6. Перед самой встречей, если встреча назначена в день обращения, за 15
минут уточняем готов ли сотрудник к встрече, в назначенное время
докладываем о посетителе, теме встречи директору, заносим карточку
встречи;
7. Перед самой встречей, если встреча назначена на другой день обращения,
утром уточняем у директора график на день, в том числе по встречам,
назначенным предварительно, за 15 минут уточняем готов ли сотрудник, в
назначенное время докладываем о посетителе и теме встрече директору,
заносим карточку встречи.
12. Порядок подготовки оперативных совещаний под
председательством генерального директора
Для оперативного совещания необходимо подготовить следующие документы:
1. повестку оперативного совещания,
2. справку по исполнительской дисциплине
3. отчет по работе Call – центра.
Порядок подготовки повестки оперативного совещания:
1. Уточнить дату и время проведения совещания (например, понедельник
10:00), занести в график, разослать приглашение участникам совещания
(заместители генерального директора, руководители самостоятельных
структурных подразделений, советники генерального директора);
2. В течение рабочей недели формировать подборку наиболее острых и
проблемных вопросов;
3. В четверг проанализировать все накопившиеся за прошедшие дни вопросы и
занести их в повестку, снять копии документов (служебных записок,
входящих и т.п.);
4. Добавить в повестку вопросы, ранее поставленные на контроль, но не
исполненные с длительным сроком просрочки или те поручения, по
которым неоднократно переносился срок;

12. 12
5. Сформированную повестку необходимо направить на проверку
руководителю СГД до 10:00 в пятницу;
6. В пятницу до 15:00 необходимо завершить работу над проектом повестки,
сформировать комплект для директора, руководителя СГД и помощника,
который будет вести протокол;
7. Готовые материалы передать директору с пометкой «вопросы к
оперативному совещанию»;
8. В день совещания за 1 час до начала необходимо передать
актуализированную справку по исполнительской дисциплине и отчет по
работе Call – центра;
9. По окончании совещания в течение двух часов необходимо подготовить
проект протокола, согласовать его с руководителем СГД, передать на
подпись директору;
10. Подписанный протокол в срочном порядке передать в ОДО на регистрацию.
13. Порядок работы по организации проведения Совета
Директоров
При организации работы по подготовке к проведению Совета Директоров
необходимо придерживаться следующего порядка:
1. ПД согласно установленным срокам предоставляет на рассмотрение
директора СЗ с перечнем вопросов и предложениями по дате и форме (очной
либо заочной форме) проведения Совета директоров;
2. По результатам рассмотрения СЗ директором утверждается резолюция с
датой, временем проведения заседания и сроком подготовки материалов;
3. СГД заносит в рабочий дневник срок предоставления материалов и ставит на
свой особый контроль их исполнение;
4. Далее ПД готовит проекты писем членам СД о запланированном СД, письма
в срочном порядке передаются на подпись директору;
5. В установленный директором срок, ПД передает на рассмотрение директору
проекты материалов;
6. После утверждения директором материалов, секретарь СД оперативно
направляет их для ознакомления членам СД в электронном, либо бумажном
виде. Помощники осуществляют контроль за своевременностью
направления;
7. За один день до проведения СД ПД предоставляет итоговый комплект
материалов, включая список присутствующих и дополнительно направляет
необходимые поручения в структурные подразделения для организации

13. 13
заседания (ДИТ, УБ, АХУ):
АХУ – готовит переговорную комнату, расставляет таблички, обеспечивает
посудой, продуктами, напитками и канцелярскими принадлежностями
(ручки, блокноты);
УБ – осуществляет встречу и проводы членов СД;
ДИТ – проверяет работоспособность всех электронных устройств и
осуществляет, при необходимости, техническую поддержку;
СГД – осуществляют буфетное обслуживание;
ПД – обеспечивает раздаточным материалом;
8. В день проведения СД АХУ обеспечивает необходимой посудой, продуктами
(чай, кофе, лимон, сливки, конфеты, печенье), салфетками, водой. СГД
контролирует уровень обеспеченности и наличия всего необходимого;
9. По окончании СД СГД сообщает АХУ о возможности уборки переговорной;
10. Секретарь СД готовит проект протокола, СГД контролирует своевременное
предоставление на согласование и утверждение директором направление на
подпись Председателю СД Общества.
14. Порядок подготовки и организации проведения внешней
встречи
При осуществлении организации и подготовки проведения внешней встречи
необходимо придерживаться следующего порядка:
1. Согласовать с директором дату и время проведения встречи, после
утверждения резолюции к входящему письму: «Секретариату – В график»;
2. Уточнить информацию по участникам встречи со стороны Общества, месту
проведения встречи (кабинет генерального директора, переговорная №1353,
переговорная №1401), перечиню необходимых материалов ко встрече,
необходимости подготовки подарка и новости по результатам встречи;
3. Осуществить направление поручений в электронном виде через рассылку по
почте с учетом профиля деятельности структурных подразделений и
планируемых к рассмотрению вопросов;
4. При необходимости подготовки новости и проведения фотосъемки сделать
электронную рассылку для УВСМИиОО о проведении встречи и подготовке
информационного сообщения на внешний сайт Общества по результатам
встречи;
5. Зафиксировать поручение в рабочем дневнике с обозначением сроков
предоставления материалов;

14. 14
6. За один день до мероприятия оформить карточку личной встречи, где
указываются все участники встречи, перечень материалов, вопросы к
обсуждению и проект резолюции (при наличии);
7. Полный комплект документов в папке СГД (карточка личной встречи,
материалы) необходимо занести в кабинет директору и положить на
приставной стол, в случае заблаговременной подготовки или на стол
переговоров, в случае оперативной подготовки встречи, передать подарок
(если было поручение о его подготовке);
8. На охране заказать пропуск на всех участников встречи, по необходимости
пропуск на автомобиль;
9. В случае проведения внешней встречи с представителями другой страны
(республики) обеспечить наличие на переговорном столе сдвоенного флажка
(РФ и ОАО «Росагролизинг») и флажка приглашенной стороны.
10. Перед началом встречи уточнить у гостей их предпочтения (чай, кофе, вода)
для организации буфетного обслуживания;
11. По окончании встречи обеспечить проводы гостей и оперативную уборку
стола переговоров.
15. Порядок подготовки и проведения внутреннего совещания
При осуществлении организации и подготовки проведения внутреннего совещания,
необходимо придерживаться следующего порядка:
1. Согласовать с директором дату и время проведения совещания;
2. Уточнить информацию по участникам совещания, места проведения
совещания (кабинет директора, переговорная №1353, переговорная №1401),
перечиню необходимых материалов, определить ответственного помощника
за подготовку совещания и секретаря совещания;
3. Оформить в электронном виде приглашение в Outlook, через рассылку по
электронной почте дать поручение по подготовке материалов с учетом
специфики и профиля деятельности структурных подразделений и
планируемых к рассмотрению вопросов;
4. Зафиксировать поручение в рабочем дневнике с обозначением сроков
предоставления материалов;
5. За 1 день до мероприятия проконтролировать поступление материалов и
оформить повестку совещания, указать: список участников, перечень
вопросов для обсуждения, перечень документов к совещанию, распечатать
материалы согласно перечню, оформить закладки для удобства
использования;

15. 15
6. В случае заблаговременной подготовки совещания полный комплект
документов в папке занести в кабинет директора и положить на приставной
стол. В случае оперативной подготовки совещания – передать лично в руки
или положить на стол переговоров;
7. По окончании совещания обеспечить оперативную уборку стола
переговоров;
8. По результатам совещания проконтролировать подготовку и передачу в
приемную проекта протокола;
9. По результатам подписания протокола – оперативно передать протокол в
ОДО для регистрации и постановки на контроль поручений.
16. Порядок подготовки и организации командировки
генерального директора
При осуществлении организации и подготовки командировки генерального
директора необходимо придерживаться следующего порядка:
1. Согласовать с директором дату и продолжительность командировки;
2. В отдел кадров Управления по работе с персоналом направить
подготовленное служебное задание, получить приказ;
3. Уточнить информацию по перечню необходимых материалов для
командировки, определить ответственных за их подготовку;
4. Оформить в электронном виде поручения в Outlook по подготовке
материалов с учетом специфики и профиля деятельности структурных
подразделений и необходимых материалов для командировки;
5. Зафиксировать поручение в рабочем дневнике с обозначением сроков
предоставления материалов;
6. За 1 день до командировки проконтролировать поступление материалов и
оформить перечень документов к командировке, распечатать материалы
согласно перечню;
7. Уточнить у директора необходимый размер денежных средств, оформить
заявление на выдачу подотчетной суммы, получить командировочные в
бухгалтерии;
8. Полный комплект документов, включая командировочное удостоверение,
денежные средства, визитки (не менее 20 шт.) в папке необходимо занести в
кабинет директору, положить на приставной стол с комментариями, что это
материалы для командировки либо передать лично;

16. 16
9. Во время нахождения директора в командировке помощник осуществляет
организационное взаимодействие по маршруту командировки, направляет
информацию в УВСМИиО для подготовки новостных сообщений;
10. По возвращению директора помощник оформляет авансовый отчет о
командировке и сдает остаток денежных средств в ДБУиО.
17.Порядок поздравления сотрудников и контрагентов
Общества с Днями рождения, значимыми событиями и
государственными праздниками
Директор поздравляет контрагентов Общества, заместителей генерального
директора, руководителей самостоятельных структурных подразделений с днями
рождения и другими праздниками, на его усмотрение. Для осуществления
подготовки и организации поздравлений необходимо следующее:
1. Сформировать за две недели до очередного календарного месяца список
лиц, у которых в предстоящем месяце наступает день рождения или другое
значимое событие. Список составляется по шаблону с указанием подарков,
подаренных ранее;
2. Передать подготовленный список на рассмотрение директору, он отметит
тех, кого нужно поздравить и вручить ценный подарк и тех, кому
необходимо направить только поздравительный адрес;
3. После согласования списка, необходимо внести всю информацию в
календарь Outlook и направить список в УВСМИиО для подготовки текстов
поздравительных адресов;
4. Для выбора директором подарка необходимо отобрать 2-3 варианта,
напечатать справку с указанием ФИО, знаменательной даты, сколько
исполняется лет;
5. Занести в кабинет директора (в комнату отдыха) подарки для осуществления
дальнейшего выбора;
6. Выбранный подарок необходимо передать для упаковки в АХУ;
7. Сотрудницам компании помимо подарка директор дарит букет цветов.
Информацию о необходимости покупки букета необходимо передать в АХУ
не менее чем за день до даты поздравления.
8. Для организации поздравления сотрудников компании, необходимо
напомнить директору о дне рождения и сопроводить для поздравления;
9. Организация поздравления контрагента Общества осуществляется путем
направления подарка и поздравительного адреса дежурной машиной в
знаменательный день, либо в первый рабочий день после;
10. Доложить директору о доставке подарка.

17. 17
18.Поддержание порядка в приемной
Приемная генерального директора должна быть отражением высокого уровня и
стиля Общества. Помощники генерального директора обязаны поддерживать
порядок и чистоту на рабочих местах. Основные правила:
1. Ежедневно очищать столы приемной от старых, ненужных для работы
бумаг, стикеров и пр.;
2. Не оставлять на столах грязную посуду: чашки и тарелки;
3. Документы, необходимые для работы, хранить в лотках, шкафах или в
тумбочке;
4. Каждый вечер отключать электроприборы от сети, в пятницу – выключать
компьютеры;
5. Личные вещи (сумки, пакеты, одежда) хранить в подсобном помещении;
6. Следить за состоянием комнатных растений, в случае необходимости
обращаться в АХУ для замены растения;
7. Следить за порядком на гостевых столах в приемной, наличием прессы;
8. В случае если помощнику подарили срезанные цветы, необходимо
следить за их свежестью: подрезать, менять воду. Вялые, засохшие букеты
в приемной стоять не должны.
19. Внешний вид помощника генерального директора
Основные моменты:
1. Цветные решения в одежде должны соответствовать классическому
деловому стилю, исключая излишне яркие цвета.
2. Волосы должны быть убраны или аккуратно уложены Не рекомендуется
носить слишком экстравагантные прически и одежду.
3. Неприемлема одежда и обувь спортивного и пляжного стиля, в т.ч.
джинсовая одежда, шорты, бриджи, открытые сарафаны, тенниски,
спортивные свитера.
4. Недопустимо появление на работе в неопрятной одежде.
5. При выборе украшений необходимо проявлять сдержанность и разумную
умеренность.
6. Отдавайте предпочтение официальной классической одежде – костюм
(пиджак, юбка или брюки), платье, комплект из юбки и блузки.
7. Избегайте излишне открытых блузок, декольте, сарафанов с обнаженными
плечами и спиной, прозрачной одежды, юбок длиной выше середины бедра,

18. 18
а также объемных трикотажных изделий спортивного стиля – джемперов,
свитеров.
Обязательным является наличие колготок или чулок. В летний период - колготки,
чулки в сетку.
Избегайте открытых босоножек, исключите сандалии и шлепанцы.
20. Список наиболее часто употребляемых выражений в
работе помощника генерального директора
Ответ на звонок директора/
Приветствие
«Да, Валерий Львович» или «Доброе
(ый) утро, день, вечер, Валерий
Львович».
Если что-то не поняли или хотим
уточнить
«Валерий Львович, могу уточнить…»
«Валерий Львович, я Вас правильно
поняла…»
При необходимости забрать или занести
документы
«Валерий Львович, могу зайти…»
«Валерий Львович, могу забрать
рассмотренные документы…»
При соединении директора с другим
абонентом (внутренний или внешний
звонок)
«Валерий Львович, на линии Ф.И.О.,
могу соединить»
При извинении «Валерий Львович, прощу прощения»
21 Экстренные ситуации
Ситуация Что делать?
Сломался компьютер. Необходимо позвонить в ДИТ в службу
поддержки, руководителю
Департамента
Бытовая проблема (перегорела
лампочка, что-то сломалось,
рассыпалось и т.д.).
Необходимо позвонить в АХУ или
техникам или уборщице
Закончился чай, кофе, молоко, конфеты,
салфетки.
Необходимо позвонить в АХУ
Закончились канцелярские товары Необходимо позвонить в АХУ или
Закончились визитки Необходимо позвонить в УВСМиО

19. 19