2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
ORGANIGRAMA
Una organización requiere un orden en los diferentes niveles que la
componen, lo que va generando grados de complejidad en las relaciones
entre los diferentes componentes de la empresa. Para tener una buena
estructura organizacional, se requiere un organigrama, que indique la línea de
autoridad y responsabilidades de cada puesto o departamento, así como
también los canales de comunicación y supervisión que acoplan las diversas
partes de la organización.
3. Definición de Organigrama: Es una representación grafica de la estructura de
una empresa. Representa las relaciones entre sus diferentes partes y la función
de cada una de ellas, asi como la de las personas que trabajan en las mismas.
Los organigramas son la representación grafica de la estructura orgánica de una
empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las
áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y asesoría.
Jack Fleitman, Negocios exitosos, McGraw-Hill, 2000, p. 246
7. ORGANIGRAMA MIXTO
Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar
las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un
gran número de unidades en la base
8. ORGANIGRAMA CIRCULAR
Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el
centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de
autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea el más extenso,
indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un
mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.
9. ORGANIGRAMA EMPRESARIAL
Desempeña un papel informativo
Contiene los elementos de autoridad, los diferentes niveles jerárquicos y la relación entre ellos.
Facilitar la detección de fallas en la organización.
Además, debe de cumplir con los siguientes requisitos:
Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.
Debe contener únicamente los elementos indispensables.
10. Estructura de la organización
Puestos y categorías
Relación entre la organización
Relación entre las unidades que la integran
Jerarquía de puestos de mayor a menor de importancia
Comunicación y sus vías
Líneas de supervisión
11. DEPARTAMENTALIZACIÓN
Definamos que significa departamento en el contexto de la organización de
una empresa. Se le considera departamento a la unidad administrativa que
se emplea para dividir a una empresa en sus partes, según las actividades
y sus funciones, procurando organizar el trabajo en unidades sociales o
agrupamientos humanos específicamente constituidos, actuando con
mayor o menor grado autonomía.
“La departamentalización es un proceso por el cual se agrupan, entre los
órganos de una determinada organización, actividades o funciones
similares y, lógicamente relacionadas. En un primer momento se reparte el
trabajo por tareas logrando una especialización que permite obtener
ganancias de productividad. A continuación se procede a la
departamentalización con el objeto de lograr una gestión eficiente.
12. El reparto del trabajo y su posterior reagrupamiento se puede efectuar de
tres maneras distintas, originando diferentes tipos de estructuras
organizacionales.
Por ejemplo:
División por jerarquía
División por funciones
División por división(unidades/delegación, grupo de clientes, grupo de
productos, proyecto, etc.)
División por proceso productivo: facilitando la especialización en cada
proceso productivo.
División por proyectos o clientes
División por departamentos geográficos
División por departamentos orientados al mercado
División por turnos de trabajo
13. La elección del criterio a utilizar para repartir el trabajo y realizar la
departamentalización depende, en general, de los objetivos de la
organización, de las características del entorno exterior, de la tecnología
utilizada, de la formación de los trabajadores, del tipo de tareas ejecutadas,
de la existencia (o no existencia) de unidades/delegaciones alejadas
geográficamente, de la dimensión de la organización y de la estrategia a
seguir.
14. RELACIÓN ENTRE EL ORGANIGRAMA Y
DAPARTAMENTALIZACIÓN
La departamentalización esta directamente relacionada con la dimensión que
tenga la empresa u organización, ya que cada mando dirige un número
limitado de empleados. Cuando se crean los diversos departamentos, un jefe
superior puede controlar a cierto número de jefes inmediatos y cada uno de
éstos a otro de rango inferior, así se origina una estructura que llega hasta
operativos básicos.
El organigrama permite graficar visualmente todas estas funciones, es una
fuente autorizada de consulta, indica la relación de jerarquía que guardan
entre sí los principales departamentos o áreas de la empresa, facilitan al
personal el conocimiento de su ubicación y relación dentro de la empresa,
ayudan a evitar o descubrir la duplicidad de funciones o lagunas, así como
tramos insuficientes o excesivos de control; refleja los diferentes tipos de
trabajo.
15. De la misma forma se muestra la representación de la división del trabajo, al
mostrar los cargos y cómo se agrupan en unidades administrativas.
LA ESTRUCTURA DE UN ORGANIGRAMA
El primer paso es determinar el tipo de organigrama que vas a utilizar, no
olvidando la misión, visión y a partir de eso, realizar las siguientes actividades:
Elaborar una lista con todas las funciones de la empresa
Clasificarlas por niveles
Agruparles según el orden jerárquico
Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas
Especifica las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligaciones entre las
funciones de puesto.
Establece las líneas de comunicación entre los departamentos
16. Recuerda que el tamaño, la existencia y el tipo de organización de un
departamento deberán tener relación con el tamaño y necesidades especificas, así
como las funciones involucradas.
18. INTERPRETACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL
ORGANIGRAMA
Las líneas verticales indican autoridad sobre las áreas que están abajo.
Las líneas horizontales señalan especialización y correlación.
Cuando la línea cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.
Cuando la línea se coloca al lado de la figura geométrica indica relación de
apoyo.
Las líneas sin interrupción indican autoridad formal, mando, comunicación y
jerarquía.
Las líneas discontinuas indican relación de coordinación y funciones.
La figura geométrica resaltada indica condición especial de autonomía.
Las figuras geométricas que tienen un numero indican que participan en un
comité especial.
19. COMUNICACIÓN FORMAL E INFORMAL
La comunicación formal de la empresa.
La comunicación es esencial en nuestras vidas como seres sociales que somos
y es fundamental y decisiva en el ámbito laboral. Teniendo en cuenta si la
comunicación se efectúa dentro o fuera de la estructura jerarquica de la empresa,
hablando de:
20. COMUNICACIÓN FORMAL E INFORMAL
Comunicación formal:
Es la propia organización la que establece
las vías de comunicación siguiendo los
niveles jerárquicos y los protocolos
establecidos. Se emplea para trasmitir
ordenes e instrucciones, o cuestiones
relacionadas con el trabajo
Comunicación informal:
Es la que surge espontáneamente entre los
miembros de una empresa movidos por la
necesidad de comunicarse, sin seguir los
cauces oficiales, lo cual permite agilizar
muchos tramites, y en ocasiones permite
obtener información adicional
21. Importancia de la comunicación informal
“La comunicación informal es una corriente dentro de la estructura de la
comunicación laboral y es esencial para la eficiencia organizativa. La
comunicación informal es la que se establece entre miembros de una
organización por relaciones afectivas, identidad, simpatía que se produce entre
ellos, independientemente del cargo o la posición que ocupen, facilita la
colaboración y el intercambio de experiencias y conocimientos.
Este canal permite asegurar una mayor coordinación entre las distintas
unidades de la organización situadas en el mismo nivel jerárquico o entre
personas situadas en distintos niveles jerárquicos pero con la misma autoridad.
En este sentido la comunicación formal de una empresa suele utilizar medios
como los murales, intercomunicadores, teléfonos, internet, circulares,
memorandos, publicaciones, informes, reportes, reuniones, charlas, eventos,
etcétera.”
22. En cuanto a la comunicación informal, es evidente cuando el mensaje circula
entre los integrantes de la empresa sin conocer con precisión el origen de este,
y sin seguir canales establecidos formalmente por la empresa.
En este caso, se trata de “desviaciones en la comunicación” como el rumor, que
es un tipo de comunicación informal. Surge debido a las limitaciones de
información ante situaciones importantes, confusas o ambiguas que producen
ansiedad e incertidumbre; por ejemplo, los cambios en las organizaciones.
La comunicación informal muchas veces es vistas como algo adverso al
funcionamiento de una organización. Esto ocurre cuando se propaga en forma
de rumores malsanos, mentiras, informaciones inexactas que pueden tener
consecuencias negativas para la moral de la empresa, pero, si se le presta el
debido cuidado y se maneja a favor, aprovechando esa información se puede
obtener beneficios, contribuyendo a consolidar el funcionamiento de la
organización.
En el funcionamiento de los canales de información tiene que haber un balance
entre comunicación informal y comunicación formal. La comunicación formal y
la informal se complementan y se necesitan mutuamente.
23. Comunicación formal e informal, ¿para qué?
La comunicación se encuentra presente en todo proceso laboral y es un factor
determinante en las actividades que son realizadas.
Las actividades de comunicación mas frecuentes son las reuniones para organizar la
empresa, en las entrevistas a posibles socios o empleados, en las negociaciones con
proveedores o clientes, en los discursos internos o externos a la empresa y en las
conversaciones informales.
A través de comunicación, transmitimos la misión y visión de la empresa, la cual
reafirmamos o corregimos durante el proceso de operación. Asimismo, sirve a todos los
integrantes de la empresa para conocer a quien dirigirse en el caso de dificultades y
acortar tiempos de atención, para corregir el rumbo de la empresa y dar instrucciones
en los tramos de control adecuados, así como proponer mejoras en la organización o
en el proceso de producción.
En esta parte debe considerarse también, las formas y el momento adecuado para
transmitir la información, el tono y la intención, pues de ello depende como lo perciben
los clientes, proveedores, empleados y miembros de la organización de la empresa;
esto influirá en la percepción del mensaje, favoreciendo o entorpeciendo la
comunicación.
