Escuela de Administración de Negocios

1. ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
ORGANIZACIÓN,SISTEMASY MÉTODOSI
UNIDAD 1
ORGANIZACIÓN Y PROCESOS
EMPRESARIALES

2. INTRODUCCIÓN
• 1821: los esfuerzos de
reorganización administrativa
tendientes a racionalizar y
hacer más eficientes, cuyos
antecedentes se remontan a la
aparición de la era moderna.
• 1965: al establecimiento del
proceso de modernización
administrativa.
La creación de las Unidades de Organización y Métodos se
vincula:

3. INTRODUCCIÓN
Se inicia con la creación de los
departamentos administrativos y
termina con la instalación de las
unidades de Organización y Métodos
en toda la administración.
1917 - 1964
ORIGEN Y
FORMACIÓN
1965
CONSOLIDACIÓN
Se modernizar la administración y se
introducen las técnicas
administrativas experimentadas en el
sector privado y consolidan su acción
de revisión permanente tanto de la
estructura como del funcionamiento.

4. INTRODUCCIÓN
Toda empresa tiene como objetivo central ser competitiva,
pues de lo contrario tenderá a su degeneración y muy posible
desaparición.
Las empresas hoy día tienen sólo dos alternativas: Crecer o
Morir.

5. ORGANIZACIÓN Y PROCESOS
EMPRESARIALES
OBJETIVOS Y FUNCIONES DE ORGANIZACIÓN, SISTEMAS Y
PROCESOS EMPRESARIALES (O&M)
• Actividad organizativa desde el trabajo en grupos, para
racionalizar las acciones de sus componentes + rendimiento
– esfuerzo. (Moisés).
• Origen de racionalización y organización en el siglo XVIII, en
las empresas industriales. Taylor y la Rev. Industrial :
“patrones” de trabajo (división del trabajo, distribución de
tareas y tiempo de ejecución), aparecen los Principios de
Administración Científica, como base de O&M.

6. ANTECEDENTES
• FRANCIA: Organización Científica; Organización Racional del
Trabajo, Racionalización del trabajo.
• En EE.UU.: Administración Científica, Planeamiento
Administrativo; Experto en Adm. de Empresas.
• En INGLATERRA: W. Wilson por primera vez usó el término
Organización y Métodos para Administración, organización y
racionalización.
• Es una Técnica aplicada al principio en la industria, luego
en el comercio y finalmente en los Servicios y el Gobierno,
para racionalizar gastos y aumentar beneficios.
• Actualmente se aplica para consolidar ventajas
competitivas y la excelencia de la gestión empresarial.

7. OBJETIVOS
• Contribuir a la formación de una filosofía de
organizaciones y gestión empresarial, mediante la
aplicación de marcos conceptuales sólidos, de teorías y
técnicas válidas en nuestro medio.
• Desarrollar conceptos y prácticas de organización,
sistemas y procesos empresariales, de forma actualizada,
según la demanda de las modernas organizaciones
• Desarrollar en el estudiante los
conocimientos y las habilidades
para optimizar la administración
de los recursos en la organización.

8. OBJETIVOS
• Impulsar la preocupación por el entorno en donde las
organizaciones desarrollan sus actividades, con el fin de
detectar las oportunidades y amenazas e identificar las
alternativas que pueden ser aprovechadas.
• Lograr la adecuación de las tradicionales técnicas de
organización, sistemas y procesos empresariales con los
nuevos requerimientos derivados de la “gestión de datos” ó
tratamiento electrónico de la información.
• Optimizar el funcionamiento general de la estructura
organizacional, los procesos empresariales y la gestión de
RR.HH., buscando lograr en cada actividad profesional “la
optimización de la eficiencia en la administración de los
entes.

9. OBJETIVOS
• Brindar las herramientas para detectar y solucionar
falencias en las estructuras de funciones, de procedimientos,
de control interno, de asignación y utilización de recursos,
mediante la aplicación de los conocimientos basados en
cimientos teóricos sólidos, combinados con estudios de
casos prácticos.
• Mantener a cada estructura como una organización
eficiente, adecuada a sus requerimientos, con enfoque
globalizante, con estrategias que aseguren el cumplimiento
de sus objetivos y mantener su competitividad
local con proyección internacional.

10. CONCEPTOS
O&M es un campo de especialización de la Ciencia de la
Administración que tiene por objeto:
Lograr la excelencia en la
organización y gestión
empresarial
Definiendo en forma clara y precisa
la Visión, Misión, Filosofía,
Objetivos, Políticas y Estrategias
de la empresa.
Para consolidar ventajas competitivas, y lograr la
satisfacción plena de clientes internos y externos de la
empresa.
A través del diseño, desarrollo, e
implantación de estructuras
organizacionales, de sistemas y
procesos operacionales.
De acuerdo con las características y
exigencias del ambiente, y a los
recursos disponibles

11. CONCEPTOS
• Michael Addison: “…es una función especializada
que se establece para aconsejar en la introducción
de nuevos métodos de administración y estructuras de organización, que
reduzcan los costos sin imponer un esfuerzo insoportable o causar daños reales
a la estructura social de la empresa…“
• R.G.Anderson: “…es una función especializada cuya finalidad consiste en
aumentar la eficacia y la rentabilidad de los procesos burocráticos, así
como el control dentro de la empresa, mediante el estudio y el
perfeccionamiento de la estructura organizativa y de los trámites y
métodos administrativos en vigencia… “
• Lardent y Loro: “…es la función de la Administración que se ocupa de analizar
los problemas de estructura y procedimientos, para optimizarlos para el
logro de los objetivos definidos”. De este análisis surgirá una propuesta para
mejorar la eficiencia, la eficacia, el esquema jerárquico e informativo...”

12. IMPORTANCIA DE O&M
• Las empresas se interrelacionan con factores
económicos, tecnológicos, políticos, legales, sociales,
culturales, demográficos, ecológicos y éticos, proveedores,
competencia, clientes y usuarios.
• Este entorno hace necesario cambios frecuentes en las
políticas, estrategias, y estructura, métodos, sistemas y
procesos.
• Para diagnosticar y proponer opciones de solución en la
optimización y establecimiento de métodos, procesos y
sistemas de trabajo, y asesorar a directivos.
• El volumen y la modalidad de transacciones
Internacionales evidencian la necesidad de actualizarse
con los nuevos métodos y técnicas.

13. IMPORTANCIA DE O&M
• La aparición de nuevas tecnologías, bienes y servicios,
hacen que los métodos, sistemas y procesos empleados
actualmente se vuelvan rápidamente obsoletos.
• La diversificación y el crecimiento de las actividades de
las empresas, hace que los Directivos y los Gerentes deban
dedicar mayor tiempo a; las políticas y estrategias
empresariales, a la planificación y al control de la gestión y
de la calidad de los resultados.
• La descentralización que obliga a dejar bajo la
responsabilidad de los subordinados la tarea de la ejecución.

14. IMPORTANCIA DE O&M
• La importancia real de O & M radica
en el análisis organizacional, de los
métodos, sistemas y procesos
operacionales, para diagnosticar y
proponer las opciones de solución,
para optimizar la organización.
• Proporcionar a los gerentes el
asesoramiento para el logro de una
administración eficiente y eficaz.

15. FUNCIONES GENERALES DE O&M
a. Referentes a la organización:
Estudios y diagnósticos
de la organización y
funcionamiento de
empresas.
Asesora para definir
Visión, Misión, Filosofía,
objetivos, políticas y
estrategias.
Análisis, diseño,
desarrollo e
implantación de
estructura, y funciones.
Identificar y recomendar
necesidades
y tecnologías de
información.
Determinar
necesidades de RRHH
en calidad, cantidad,
sector, capacitación.

16. FUNCIONES GENERALES DE O&M
Difundir técnicas y
procesos de gestión
administrativa.
Elaborar el plan global de
reforma administrativa.
Definir e implantar el
Sistema de Información
Gerencial (SIG).
Formular reglamentos,
circulares, etc.
Estudios de factores
físicos (oficinas,
interiores, espacios).
Elaborar y actualizar
manuales de Políticas,
Estructuras, Organización y
Funciones, Procedimientos.
a. Referentes a la organización:

17. FUNCIONES GENERALES DE O&M
b. Referente a los métodos, sistemas y procesos:
Definir tácticas, planes,
métodos, sistemas y
procesos operacionales.
Análisis, diseño desarrollo e
implantación de los
sistemas y procesos
operacionales.
Recomendar sistemas de
comunicación adecuados
dentro y fuera de la
empresa.
Estudiar los aspectos
administrativos de los
Planes y Programas de
toda la empresa.
Diseño de formularios
de trámites o procesos
y mantenerlos
actualizados.
Promover la
modernización y
racionalización de
métodos, sistemas y
procesos.

18. CON QUIÉN DEBE TRABAJAR EL
ANALISTA DE O&M
ANALISTA
DE O&M
RECURSOS
HUMANOS
INFORMÁTICA
CONTABILIDAD
ASESORIA
LEGAL
AUDITORÍA
INTERNA

19. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE O&M
La estructura organizacional de un órgano de O&M
así como la calidad y cantidad de Recursos Humanos
requerido para su funcionamiento, dependerán
principalmente:
a)Del tamaño de la empresa;
b)Del volumen y complejidad de sus actividades; y
c)Del tipo de tecnología de información utilizada.

20. UBICACIÓNDEL ÓRGANODE ORGANIZACIÓN
Y PROCESOSEMPRESARIALES(O&M)
• O&M por la naturaleza de sus funciones es un órgano de
asesoría,
• Su ubicación ideal en la estructura organizacional es en el
nivel directivo o institucional.
• En las grandes empresas o corporaciones se pueden crear
Asesorías de Organización y Procesos (O&M) en los
diferentes niveles de la estructura organizacional como;
• Asesorías de Gerencias, Asesorías de Departamentos, etc.,
que pueden estar dispersas geográficamente pero
coordinadas funcionalmente por el órgano central de
Organización y Procesos (O&M) de la empresa o institución.

21. ¿CREACIÓNDE UN ÓRGANOINTERNOO
CONTRATACIÓNDE CONSULTORÍAEXTERNA?
Toda empresa u organización tiene básicamente dos
opciones para la utilización de los servicios de
Organización y Procesos Empresariales (O&M), una
como un órgano interno y la otra como contratación de
consultoría externa.

22. Para la creación de un órgano INTERNO de (O&M) es
necesario considerar varios factores.
CREACIÓNDE UNÓRGANOINTERNO DE(O&M)
VENTAJA:
Tener una organización
dinámica, actualizada y los
métodos, sistemas ,
proceso o procedimientos
adecuados a las
características y
necesidades de la
empresa u organización.
1. Tener en cuenta la
naturaleza y el volumen de las
actividades.
2. Los recursos humanos
disponibles.
3. La clase de tecnología
utilizada.
4.Los recursos financieros de
la empresa.

23. CREACIÓNDE UNÓRGANOEXTERNO DE(O&M)
Para la creación
de un órgano
EXTERNO de
(O&M) es
necesario
considerar varios
factores.
Una empresa pequeña o mediana, cuyo
volumen de actividades no justifica la
creación de una unidad de O&M, sería
más recomendable la contratación de
consultoría externa.
La creación y el funcionamiento de un
órgano permanente dentro de la
estructura organizacional representará
un considerable costo en el
funcionamiento de la empresa.

24. ORIGEN DE UN TRABAJO DE ORGANIZACIÓN
Y PROCESOSEMPRESARIALES(O&M)
¿Cómo se origina un trabajo de Organización y Procesos
Empresariales (O&M)?
En cualquier tipo de organización un trabajo de organización
y procesos Empresariales (O&M) puede originarse a través
de tres conductos principales:
1. A pedido de la parte interesada;
2. A pedido o iniciativa del órgano interno de O&M; o
3. A pedido o por disposición de la gerencia superior.

25. CUALIDADES DE UN ANALISTA O CONSULTOR DE
ORGANIZACIÓNYPROCESOSEMPRESARIALES(O&M)
Cualidades requeridas para ser analista o consultor de
Organización y Procesos Empresariales (O&M):
1.MENTE ANALÍTICA: capacidad de analizar y separar las
partes de los problemas.
2.PODER DE PERSUASIÓN: capacidad de convencer para que
su propuesta sea aceptada por la alta dirección.
3.PRACTICIDAD: debe ser objetivo en sus apreciaciones y
emitir soluciones adecuadas a la capacidad de reforma
4.PRUDENCIA: debe saber escuchar y guardar los secretos de
los problemas.
5.ENTUSIASMO Y VOCACIÓN: aptitud que estimula la iniciativa
y capacidad creadora.
6.TACTO: debe ser un profesional en Administración.

26. ERRORES QUE DEBEN EVITARSE
Son comunes las denominaciones como
“El Departamento de Organización,
Sistemas y Métodos” o “La Dirección de
Organización, Sistemas y Métodos” o “El
Director del Departamento de
Organización, Sistemas y Métodos y otros.
Es importante recordar que la función de un órgano de
Organización y Procesos Empresariales (O&M) es de
asesoría y, por tanto, aunque esté ubicado al nivel gerencial,
departamental o divisional, NO ES RECOMENDABLE LLEVAR LA
DENOMINACIÓN DE UN ÓRGANO DE LÍNEA sino simplemente
ORGANIZACIÓN Y PROCESOS (O&M).

27. FASES O ETAPAS DE UN TRABAJO DE
ORGANIZACIÓN Y PROCESOS
1° Fase
Planificación de
tareas
2° Fase
Recolección de
datos
3° Fase
Análisis de
datos
4° Fase
Elaboración de
la propuesta
5° Fase
Prueba o
experimentación
6° Fase
Implementación
7° Fase
Presentación
del informe
final
8° Fase
Control ulterior

28. MUCHAS GRACIAS!!!