Katholieke Landelijke Jeugd/Groene Kring deelde hun bestaande applicatie voor ledenbeheer met een andere organisatie, wat vaak voor problemen zorgde. De vzw zocht naar een manier om de leden-, event- en opleidingsregistratie te integreren en te centraliseren in een systeem. Het nam Cegeka onder de arm, dat een CRM-systeem voor de administratieve medewerkers implementeerde. Daarnaast ontwikkelde Cegeka ook een portaalsite Wall-e voor de bestuursleden van de lokale afdelingen, waarmee ze hun ledenbestand optimaal kunnen beheren.

1. CASE STORY
CEGEKA - Universiteitslaan 9 - 3500 Hasselt (Belgium) - T +32 (0)11 24 02 34 - E info@cegeka.com - www.cegeka.com
Katholieke Landelijke Jeugd/Groene Kring deelde hun bestaande applicatie voor
ledenbeheer met een andere organisatie, wat vaak voor problemen zorgde. De vzw
zocht naar een manier om de leden-, event- en opleidingsregistratie te integreren en te
centraliseren in een systeem. Het nam Cegeka onder de arm, dat een CRM-systeem voor
de administratieve medewerkers implementeerde. Daarnaast ontwikkelde Cegeka ook
een portaalsite Wall-e voor de bestuursleden van de lokale afdelingen, waarmee ze hun
ledenbestand optimaal kunnen beheren.
Flexibel CRM-systeem en afdelingsportaal
zorgen voor optimale werking bij KLJ/
Groene Kring
OVER KLJ
De Katholieke Landelijke jeugd (KLJ) is een
katholieke jeugd- en jongerenbeweging,
met een drieëntwintigduizendtal leden in
Vlaanderen. Groene Kring is de grootste
overkoepelende jongerenorganisatie
in de Vlaamse land- en tuinbouwsector,
met een drieduizendtal leden. Naast het
jeugdbewegingsluik heeft Groene Kring
ook een syndicaal en een vormingsluik.
KLJ/GROENE KRING
Bart Hombrouckx, directeur KLJ
“De voortdurende feedback en
de snelle bijsturing tijdens het
project, eigen aan de agile
methode, kennen tal van
voordelen en zorgden voor een
geslaagd resultaat”
BART HOMBROUCKX
Directeur KLJ
OPLOSSINGEN CEGEKA:
• Web Communications
• Mobile
• Enterprise Content Management -
Document & Workflow Management
• Enterprise Content Managemen
- Information & Collaboration
Management
• Workflow & Business Process
Management Services
• CRM (XRM)
Het CRM-pakket dat KLJ/Groene Kring gebruikte
voor de leden- en vormingsadministratie vol-
deed niet langer aan de verwachtingen. De
overkoepelende organisatie ONS maakte gebruik
van hetzelfde systeem. Zij
pasten regelmatige zaken
aan in hun database, wat
nadelig bleek voor een
goede werking.
Cegeka ontwikkelde een
nieuw CRM-systeem
waarin alle administratieve
gegevens zijn gecentrali-
seerd. Bart Hombrouckx,
directeur KLJ/Groene Kring:
“De medewerkers houden
er alle gegevens bij over de leden, de opleidingen en
de verschillende events. Binnen het nieuwe systeem
hebben we nu ook een afdelingsportaal, Wall-e.
Al onze lokale bestuursleden kunnen inloggen in
dat self-service portaal en er hun ledenwerving
organiseren, hun leden beheren, leeftijdsgroepen
indelen, bestuursfuncties toekennen en rechten
en functies beheren van het portaal. Alles wordt
automatisch aangepast in het CRM-systeem,
zodat alle gegevens steeds up-to-date blijven.”
Wanneer een medewerker een afdeling opent,
krijg hij meteen een overzicht van de historiek
van die bepaalde afdeling.“We hebben een sterk
wisselend personeelsbestand, kennisbeheer is voor
ons heel belangrijk.
Dankzij het nieuwe sys-
teem kan een nieuwe
medewerker snel alle
informatie terugvinden”,
aldus Hombrouckx.
Efficiënt leden-
beheer en vlotte
communicatie
Vanuit het CRM-
systeem kunnen de
medewerkers sms’en
en mails versturen naar de leden en hun ouders.
“Als een bus bijvoorbeeld vertraging heeft na
een uitstap kunnen de medewerkers de ouders
snel op de hoogte brengen dankzij de mobiele
toepassing. Daarnaast hebben we voldoende
documentruimte om bijvoorbeeld verslagen
van vergaderingen op te plaatsen. Er is ook een
kampmodule geïntegreerd waarin de medewerk-
ers hun kampen kunnen registreren, binnenkort
kunnen ze er ook de fiscale attesten voor hun

2. CEGEKA - Universiteitslaan 9 - 3500 Hasselt (Belgium) - T +32 (0)11 24 02 34 - E info@cegeka.com - www.cegeka.com
CASE STORY
kampen mee opvragen. Ze kunnen ook zien in
welke fase van het traject ze zich bevinden voor
het aanvragen van bepaalde vormingsattesten”,
zegt Hombrouckx.
Tenslotte is er ook een link naar de website. In
CRM kunnen de medewerkers bijvoorbeeld alle
gegevens van geplande opleidingen ingeven,
wat vervolgens automatisch op de website wordt
gepubliceerd.
Goede analyse vooraf vermijdt prob-
lemen
“In het begin hebben we enkele extra kosten
gemaakt omdat we de gewenste situatie niet
voldoende geanaly-
seerd hadden”, aldus
Bart Hombrouckx. “Van
bij de analyse zou je
beter al een soort sce-
nario opstellen van
welke zaken moeten
getest worden en uit-
geprobeerd worden.
We hebben de test-
groep daar te weinig
in ondersteund.”
“Met wat we nu weten
zouden we onze CRM-gebruikers op verschillende
momenten laten instappen. Nu hadden we heel
veel nieuwe gebruikers die heel veel vragen
hadden op hetzelfde moment. Ondertussen
hebben ze het nieuwe systeem wel onder de
knie, maar het was een grote aanpassing in de
manier van werken.”
Logische keuze voor IT-leverancier
KLJ/Groene Kring contacteerde twee leveranciers
om te kijken welke technologie een oplossing kon
bieden voor hun probleem. Hombrouckx:“Cegeka
leek ons de beste oplossing te kunnen bieden, we
zijn dan snel met hen in zee gegaan. Voor onze
SharePoint-toepassing hadden we reeds met
Cegeka samengewerkt. Dat was vrij vlot verlopen.
Ook de cloud-toepassing die ze voorstelden
sprak ons aan. Dat biedt een aantal voordelen
voor ons als kleine organisatie: we hebben geen
eigen servers meer
nodig, alle gegevens
zijn overal bereikbaar,
en de kennis van de
mobiele medewerk-
ers kan overal bereikt
worden.”
Een derde reden
was de manier van
samenwerken volgens
de Agile benadering.
“De voortdurende
feedback en de snelle
bijsturing tijdens het project, eigen aan die
methode, kennen tal van voordelen en zorgden
voor een geslaagd resultaat”, besluit Hombrouckx.
“We hebben een sterk wisselend
personeelsbestand, kennisbeheer
is voor ons heel belangrijk.
Dankzij het nieuwe systeem kan
een nieuwe medewerker snel alle
informatie terugvinden”
BART HOMBROUCKX
Directeur KLJ
UITDAGINGEN:
Het bestaande systeem voor
ledenbeheer bij KLJ/Groene Kring
vzw voldeed niet langer aan de
noden. Het was een zelf ontwikkeld
systeem dat de vzw deelde met
een aantal andere organisaties,
de snelheid van de ontwikkeling
liep niet synchroon. De vzw zocht
een naar een systeem voor eigen
gebruik zodat ze op eigen snelheid
ontwikkelingen konden doorvoeren.
TECHNOLOGIEËN:
• Dynamics CRM
• SharePoint
• Office 365
LESSON(S) LEARNED
KLJ/Groene Kring heeft in het begin van het project
extra kosten gemaakt omdat ze de gewenste
situatie niet voldoende hadden geanalyseerd. De
testgroep van medewerkers die de toepassing
mochten uitproberen, had niet voldoende kennis
ter zake en was niet voldoende voorbereid. De
problemen kwamen pas aan de oppervlakte nadat
de toepassing in gebruik werd genomen.
RENDEMENT/OPBRENGST
KLJ/Groene Kring heeft nu een eigen CRM-systeem
voor de administratieve medewerkers en de por-
taalsite Wall-e voor de bestuursleden van de lokale
afdelingen. Die kunnen zich eenvoudig aanmelden
in het systeem en bijvoorbeeld sms’en en mailen
vanuit het systeem, waarna er een automatische
synchronisatie gebeurt met het CRM-systeem.
Gebruikers krijgen bij het aanmelden meteen een
overzicht van alle lokale afdelingen.