1. Prosjekt, program og
porteføljestyring
Fokus på gevinstrealisering i
offentlig sektor!
20.10.2011
Jens Nørve
Utvikling gjenom sammarbeid

2. Forventninger til offentlige tjenester
Direktoratet for forvaltning og IKT

3. Gevinster?
Effektivt for forvaltning
og for brukerne
Vinn – vinn!
Dette går vel av seg
selv?
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

4. NRK – Dagsrevyen med
Hans Christian Holte
http://www.nrk.no/video/emne/Hans%20Christian%20Holte
Direktoratet for forvaltning og IKT

5. Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

6. Målbildet og utfordringen på IT-området
Samhandling
med andre
Individuelt virksomheter
tilpasset (Horisontal
kommunikasjon integrasjon)
Nytte
Målgrupperettet (Vertikal
kommunikasjon integrasjon)
Enkel
informasjon
på internett
Kompleksitet
Direktoratet for forvaltning og IKT

7. Målbildet realiseres gjennom prosjekter
Ledelsens
strategiske
mål
Samhandling
med andre
Individuelt virksomheter
Nå- tilpasset (Horisontal
situasjon kommunikasjon integrasjon)
Nytte
Målgrupperettet (Vertikal
kommunikasjon integrasjon)
Enkel
informasjon
på Internet
Kompleksitet
Direktoratet for forvaltning og IKT

8. Utfordringer…
Lav modenhet og stort strekk i ”laget”, men også
utfordringer mellom virksomhetene
Både angående forståelse av digitalisering som
fornyingsvirkemiddel og gjennomføring av IT-prosjekter
Ref. IT i praksis 2011 og Difis egne kartlegginger
Gir svak gevinstrealisering og måloppnåelse
Fra avanserte tjenestetilbydere – til papirbaserte skjema
Skepsis blant forskjellige innbyggergrupper
De unge vil ha elektroniske løsninger, de eldre er mer skeptiske
Svak IT-styring i linjen
Ref. Arild Jansen og Ivar Berg-Jacobsen (UiO)
Krevende å ta ut og dokumentere gevinster!
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

9. Den norske regjering har tatt en rekke grep for å
bedre IT-koordinering og samordning
…. 2006 2007 2008 2009 ++ 2010
Januar
etablert
02.09.10

10. Tiltak
1. Arkitekturprinsipper
2. Felleskomponenter
3. Ny budsjettprosedyre
4. Nettbasert veiledningsopplegg
for offentlige IKT-prosjekter
02.09.10 Jens Nørve

11. Prosjektveiviseren.no
Etablert høsten
2009
Prosjektledere og
prosjekteiere
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

12. Fra evaluering av Prosjektveiviseren
initiativet med å bidra til bedre styring av prosjekter
gjennom etablering av Prosjektveiviseren har åpenbart
møtt et behov i offentlig sektor.
Selv om dagens Prosjektveiviser etter 1,5 år i varierende
grad er i bruk, har den satt et viktig tema på agenden.
Prosjektveiviseren representer starten på en satsning. I
det videre arbeid er det nå behov for en tydeliggjøring og
spissing av denne satsningen for i større grad å innrette
mot ønsket effekt.
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

13. Prosjektveiviseren er evaluert
Evaluering våren 2011 – hovedbudskap:
Spisse mål og målgruppe som skal ligge til grunn for
videre strategisk arbeid
Faseinndele prosjektmodellen som inkluderer
beslutningspunkter, faseovergang og ansvarsoversikt
Stramme inn innholdet – færre maler, mindre å velge
mellom, tydeligere ”autoritative” råd
Vurdere fortsatt distribuert ansvar
Fra noe mildt og ufarlig til noe strammere og
nyttigere?
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

14. Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

15. PwC & WROslo 11/12/08 Direktoratet for forvaltning og IKT

16. Hva vet vi om effekt av tiltak?
Litt om kjennskap og holdning, men foreløpig lite
om effekt
Det tar tid – og vi trenger å styrke
kunnskapsgrunnlaget
Endrer ikke adferd i ønsket grad
Spennende å lære av de som ligger litt foran oss
Eks; HSØ
Eks; UK og DK
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

17. HSØ - Styringsnivå
Nåsituasjon Virksomhetsmål
Virksomhetsstrategi
Årlige rammer
IKT
SIKT – har ansvaret for å utarbeide en langsiktig IKT strategi Strategiske og
Nåsituasjon langsiktige mål
IKT strategi
SIKT v/porteføljestyre har ansvaret for å sikre en optimal sammensetning av prosjekter og program, samt og sikre at de henger sammen med mål og gitte rammer.
Portefølje Porteføljestyring Gevinstuttak
Vurdere prosjektforslag- og søknader Følge opp at gevinster hentes ut
Tildele midler til prosjekt og program
Behandle avvik
Følge opp prosjektporteføljen, inkl. program
Programstyret har ansvaret for å at program når sine strategiske mål innenfor gitte rammer.
Mandat Mandat P2 - P5
P1 P2 P3 P4 P5
Forme Etablere Gjennomføre Avslutte
Program
program program program program
Styringsgrupper har ansvaret for å sikre at prosjekt når sine mål innenfor gitte rammer.
Mandat Mandat B3 - B7 Forvaltning
B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8
Direktiv pr fase Direktiv pr fase
Gjennomføringsfase
Behovs-/ Foranalyse-/ Planleggings-/ Drifts / gevinst-
Prosjekt idéfase konseptfase forprosjektfase Pilotering
Ibruk-
realiseringsfase
takelse

18. HSØ - Prosjekt-, program og
porteføljedefinisjoner
Portefølje: En samling av
organisasjonens overordnede
Portefølje initiativer og deres respektive
prosjekter.
Kilde: Gartner (oversatt)
Program: Et sett av prosjekter
Program 1 Program 2 med felles mål og avhengigheter
som må styres. Et sett med
relaterte og avhengige prosjekter.
Kilde: Project Management Institute (oversatt)
Prosj. A Prosj. B Prosj. C Prosj. D Prosj. E
Kilde: Deloitte, tilpasninger utført av Helse Sør-Øst
Prosjekt: Et prosjekt er en midlertidig bestrebelse foretatt for å
utvikle et unikt produkt eller tjeneste. Prosjekter er midlertidige
(karakterisert ved å definere start og slutt) og unike (produktet eller
tjenesten er vesentlig forskjellig fra alle andre produkter eller
tjenester).
Kilde: Project Management Institute (oversatt)

19. Direktoratet for forvaltning og IKT

20. Direktoratet for forvaltning og IKT

21. Direktoratet for forvaltning og IKT

22. Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

23. Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

24. Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

25. Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

26. Takk for oppmerksomheten
jens.norev@difi.no
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

27. Reserve folier
Samarbeide med fagmiljøer i Norge!
Mer aktiv bruk av sosiale media?
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

28. Modenhetsmodell for styring og bruk av IT i virksomheten (offentlige)
Stort potensial for å øke virksomhetens modenhet med styring og bruk av IT
Kilde : IT i praksis 2011 – Rambøll Management Consulting

29. Best practice-rammeverk og -verktøy benyttes mer i Danmark enn i Norge
Utbredelse av rammeverk og verktøy (offentlig)
ITIL 16 % 29 % 17 %
ISO27000 5% 16 % 14 %
Lean 4 % 11 % 16 %
PMI 3% 4% 3% NO vs DK
COBIT 3% 2% 8% 14 % benytter PMI, PRINCE2 og IPMA. 72 % i
TOGAF 3% 3% 2%
Danmark.
PRINCE2 3% 1% 2% 45 % av de offentlige virksomhetene benytter ITIL. 65
% i Danmark.
IPMA 2%1% 1%
Zachman 2% 1% 15 % benytter Lean. 62 % i Danmark.
EA-cube 2%
Six Sigma 1% 1% 3%
P3O 1% 1% 2%
CMMI 1% 1% Benyttes i dag
Benyttes i dag, og vil bli benyttet mer de neste tre årene
MSP 1%
Benyttes ikke i dag, men vil bli benyttet mer de neste tre årene
M_o_R 1%
0% 20 % 40 % 60 % 80 %
Kilde : IT i praksis 2011 – Rambøll Management Consulting