Webaula 52 - Agile PMO e a transformação organizacional pela agilidade

Web aula: Agile PMO
e a transformação
organizacional pela agilidade

www.projetoseti.com.br
Sobre o palestrante
Experiência de +8 anos em Gestão de Projetos e +16 anos em Consultorias e
Gestão, com forte atuação em projetos internacionais e em áreas
multidisciplinares como Telecom, Marketing online, Educação Acadêmica,
Serviços, TI e Mineração.
Mestrado Profissional em Administração no IAG/PUC-RJ. Com MBA em
Gerenciamento de Projetos e especializações na área de TI, como Pós-
graduação em Redes.
Transformação organizacional e ágil através da Implantação e Gestão de
PMOs, Portfolio e Projetos (de Transformação Digital - ERP, CRM, BI, e outras
áreas) com uso de métodos ágeis, híbridos e tradicionais.
Certificados PMP, ASM, PMO-CP, CLF, CI-ASP, SFC e ITIL V3.

Artigo publicado na revista Mundo PM – Edição 83
e no site do PMI Rio

Agenda
o O Escritório de Gestão de Projetos
o Para que serve?
o PMO Tradicional
o Benefícios e Mitos
o Agile
o Agile PMO
o Case

PMO Ágil?
Um PMO (Escritório de Gestão de Projetos) pode atuar em um ambiente ágil?

onexão entre projetos e
estratégia
Do sucesso dos projetos e
do alcance de seus
objetivos individuais
depende o sucesso das
estratégias e, em
decorrência, o sucesso da
organização.

ProjetoseEstratégia
Projetos Programas Portfolio
Coleção de projetos e
programas, não
necessariamente
relacionados, para
suportar um objetivo
estratégico ou metas de
negócios da organização
Grupo de projetos
relacionados e que
fornecem benefícios
mais significativos
quando gerenciados em
conjunto
Possuem objetivos
definidos
Escopo é elaborado
progressivamente
durante o ciclo de vida
do projeto
Operacional Tático Estratégico

PMO
Project Management Office – unidade organizacional centralizada que
supervisiona a gestão de projetos e programas, para:
NIVEL DE AUTORIDADE
Mínimo TotalCancelar ProjetosAconselhar Interface
Estabelecer e manter padrões,
procedimentos metodológicos,
e documentar os projetos
Gerenciar recursos designados
para os projetos
Ser ponto de reporte para
gerentes e membros de equipe
Suportar os projetos e treinar
recursos em conceitos de GP
Prover mentores ou consultores
em planejamento, estimativas,
etc

PMO e uso de metodologias
68% das organizações tinha um escritório de
projetos (PMO) em 2018 (pesquisa Pulse of the
Profession do PMI)
47%
23%
23%
7%
Preditivo Agil Híbrido Outros
Metodologia de gestão dos
projetos
Apesar do número expressivo de PMOs, muitos
deles ainda falham
O primeiro passo é descobrir se a organização
realmente precisa de um PMO

Comececom
PORQUÊ

Em empresas com apenas alguns projetos, pode não
fazer sentido implementar um PMO!!!
PMO para fechar essas lacunas!
Preciso de um PMO?
Tem recursos
para o PMO?
Tem
metodologia
padrão?
Unidades de
negócios ou
áreas trabalham
juntas?
Quantos
projetos por
ano?
Quais
problemas com
os projetos?
Quanto estão
custando esses
problemas?

PMO – O que não é!
Mas podemos ter uma pessoa como PMO (Project Management
Officer) que é o gerente do escritório de projetos!
Objetivo maior é disseminar cultura e que cada área consiga gerenciar projetos sem o suporte do
PMO
Um evento único
Uma pessoa ou equipe
Nova estrutura de
fiscalização e burocrática
Não é o gerente de
projetos, programas e
portfolio

Criar e agregar valor
Estágios

Tipos básicos
Escritório de Projetos (Suporte)
Funções de planejamento, monitoramento e controle de grandes projetos complexos
individuais ou programas
PMO Departamental (Tático)
Integrando projetos em um ou mais portfólios de projetos, gerenciamento de um
pool compartilhado de recursos e fornecer relatórios consolidados
PMO Organizacional (Estratégico)
Garantir o alinhamento estratégico pela seleção e priorização de projetos,
programas e portfólios

BENEFÍCIOS x DESAFIOS
Sustentar alinhamento estratégico
Otimizar uso de recursos
Suportar e focar na metodologia,
processos reproduzíveis
Não gera receita direta
Causa overhead
Traz mudanças culturais
Causa alterações de poder

2
3
45
6
7
1
MITOS
A MAIORIA DOS
PMOS FRACASSA
POR FALTA DE
PATROCÍNIO
O PRIMEIRO
PASSO É
ESCOLHER O TIPO
DE PMO IDEAL
PARA A
ORGANIZAÇÃO
PROVER
METODOLOGIAS
E FERRAMENTAS
PARA O
GERENCIAMENTO
DE PROJETOS É
O FOCO
PRINCIPAL
OS PROCESSOS
DO PMO SÃO OS
PROCESSOS DE
GERENCIAMENTO
DE PROJETOS
O SUCESSO DOS
PROJETOS É
SEMPRE A
MELHOR PROVA
DO SUCESSO DO
PMO
AS
COMPETÊNCIAS
DE UM
PROFISSIONAL
EM PMOS SÃO
AS MESMAS DE
UM GERENTE DE
PROJETOS
PMOS MADUROS
ESTÃO
DIRETAMENTE
ENVOLVIDOS
COM A
ESTRATÉGIA E A
GESTÃO DE
PORTFOLIO

Ágil = Adaptável = Flexível ≠ Rápido

Pilares ágeis + Impacto organizacional

ValoreseoAgilModerno
Indivíduos e suas interações
mais que procedimentos e
ferramentas
Software
funcionando
mais que
documentação
abrangente
Colaboração com o cliente mais
que negociação de contrato
Capacidade
de resposta a
mudanças
mais que um
plano pré-
estabelecido

PMO Ágil
Ciclos independentes, um para a estruturação/revisão, outro para a
execução/monitoramento da sprint
Estruturação do PMO
Definição do modelo e levantamento de informações necessárias
para a estruturação do PMO.
Avaliação dos projetos e identificação dos que farão parte do
backlog do PMO.
Revisão periódica da estrutura para ajustar PMO de acordo com o
desempenho e as mudanças observadas.
Sprint Multi-projetos
Identificação e planejamento dos projetos que serão executados na
sprint.
Status report semanal.
Reuniões de review e retrospectiva dos projetos.
Fechamento do período da sprint e entregas dos projetos.

Controle (através da transparência)
Burndown / Medição de velocidade / Entrega de
produto pronto
Coordenação (empoderar envolvidos)
Auto-organização / Colaboração direta / Inovação
contínua
Priorização (plano iterativo e de alto nível)
Backlog de alto nível / Valor em roadmap conceitual /
Aderência ao negócio
Governança (sutil e diária focada em valor)
Por valor / Rara intervenção / Flexível e adaptável
Controle
Reporte / Gráfico de Gantt / Status comparado
ao plano
Coordenação
Hierarquia / Comunicação centralizada / Top
down
Priorização
Especificação detalhada / Valor em plano de
longo prazo / Cronograma e priorização fixos
Governança
Documental / Aprovação por fase / Cadência
regular
Cascata
Inflexível
Rígido
Planejar adiante
Retrabalho
Desperdício
Reativo
Não transparente
Fraca definição de prioridade
Não focado em valor
Iterativo
Flexível
Adaptável
Colaborativo
Evita desperdício
Proativo
Transparente
Foca no mais importante
Focado em alto valor
PMO
Tradicional
PMO
ÁgilX

PMOAdaptadoàsExpectativas
EXPECTATIVAS DOS
STAKEHOLDERS
BENEFÍCIOS E
RESULTADOS DO PMO
MIX DE
FUNÇÕES

AgilePMOcomoáreadenegócio
PMO
Planejamento
adaptativo
Gestão de
portfólio
Entrega de
benefícios
Execução
empoderada
Foco
organizacional
Visão de longo
prazo
O Agile PMO deve ser uma função de negócios e não de projeto, sendo
liderado como qualquer outra área e demonstrando valor através dos
resultados de negócio.

Liderança do PMO
O Agile PMO deve aceitar os desafios que o Mundo VUCA traz!
ADAPTAR E AJUSTAR
FOCAR NA OTIMIZAÇÃO DA
PERFORMANCE DO NEGÓCIO
SUCESSO ATRAVÉS DE ALINHAMENTO
E COLABORAÇÃO
SUCESSO NÃO É ABSOLUTO. BUSCAR
SEMPRE A MELHORIA CONTÍNUA
INTELIGÊNCIA EMOCIONAL
TER ENTENDIMENTO POLÍTICO E
ADAPTAÇÃO A DIFERENTES
PÚBLICOS
TER LIDERANÇA DE NEGÓCIO MAIS
QUE DE GESTÃO DE PROJETOS
LIDERAR PESSOAS MAIS QUE
GERENCIAR RECURSOS

Agile Management Office

Modelo Tribos e Squads
Dono do Produto (PO) - tem uma visão geral do produto e o que é mais valioso para os clientes. E portanto ele
prioriza o trabalho que a equipe deve fazer
Equipe – tem autogerenciamento, precisa refletir sobre o que deve ser feito, decidir como farão isso e como vão
melhorar continuamente o seu trabalho
Scrum Master - atua na remoção de obstáculos e melhorias, sendo o guardião da metodologia ágil
Gerentes – ajuda a equipe a melhorar e a resolver seus próprios problemas, buscando entender o que realmente está
acontecendo no trabalho, e como pode ajudar a equipe a melhorar seu trabalho

Integrar membros do comercial (negócios), marketing e desenvolvimento com foco por cliente, para maior entrega de valor.
Benchmarking
CASE WOOZA

CASEWOOZA
Papel do Agile PMO
Interage com todas as Tribos
Promove integração entre as
Tribos e disseminação de boas
práticas
Coordena a atuação conjunta
das Tribos nas entregas de
projetos estratégicos
Fomenta a entrega antecipada
de valor
Fornece coaching e maximiza
a adoção da agilidade
Dá visibilidade aos
shareholders sobre os avanços
das entregas

Liderança cria e
comunica visão
de longo prazo.
Estabelece e
sequencia
prioridades
estratégicas.
Cria capacidade
organizacional
para alcançar
objetivos.
Se compromete
totalmente com
a mudança.
Tem grande
meta.
Criar squads e
tribos.
Preparar a
cultura.
Ter pessoas
experientes em
Agile.
Alinhar todos
com a nova
abordagem.
Fazer em
partes.
Ter áreas
suportando.
Jeff Sutherland et al

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http://www.projectstudy.com.br/treinamentos/agile-pmo/

MUITO OBRIGADO!
Júnior Rodrigues
www.linkedin.com/in/rodriguesjunior
www.gespro.com.br
jr@gespro.com.br

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