Webaula 48 como evoluir sua equipe usando kanban

Web aula 48: Como
Evoluir Sua Equipe Usando
Kanban
Ana G. Soares
@anagsoares

www.projetoseti.com.br
Sobre
 Atua na área de projetos de software há mais de 10 anos
 Bacharel em Ciência da Computação com MBA em Gestão de
Projetos e mestranda em Administração
 Kanban Coaching Professional (KCP), KMP, CSM, AS, CLF
 Agilista desde 2011
 Experiência em diversos clientes: AMBEV, SEARA, Ministério da
Pesca, Prefeituras, Tribunais, MPs, etc
 Especialista em Kanban, Métricas ágeis, Ágil Escalado, LEAN e
Coaching com equipes
 Criadora da UNIAGIL do metodokanban.com.br e da Roda
Ágil ferramenta para desenvolvimento de times ágeis
 Atualmente é Consultora Agile Coach e Kanban Trainer
@anagsoares

Formação online Lean Agile Coach
Início das matrículas dia 28/08
Pré-inscrição em:
https://uniagil.com.br/lacp/
@anagsoares

Antes de tudo, um recado:
 Você não precisa escolher entre SCRUM ou KANBAN já no
início.
 Se você já usa SCRUM, cole o método Kanban no SCRUM e siga
em frente!
Dica do Cleiton Mafra
@anagsoares

SCRUM geralmente trás
 Disciplina
 Ritmo
 Alguma previsibilidade
 ....e o ”Gászinho” no final do Sprint!
Dica do Cleiton Mafra
@anagsoares

A história do Método Kanban
 Inspirado no kanban do Sistema Toyota de Produção – Taiichi Ohno
 A palavra kanban significa ”Cartão de Sinalização” para controle de estoque e fluxo puxado
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 Criou o Kanban com K maiúsculo
 Difundido no desenvolvimento de software pelo David
Anderson para produtos e serviços
 Começou em 2002 inspirado pela Teoria das Restrições de
Goldratt
@anagsoares

 Adaptado ao trabalho do conhecimento
 Aceita a variabilidade
 A adoção pela comunidade iniciou em 2007
 Teve as primeiras iniciativas no Brasil em 2009
pelo Alisson Valle
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Entendendo o Método Kanban
 Fluxo de Valor
 Unidades de trabalho trafegam da esquerda para a direita.
 Sendo que quando ele chega ao final do processo, ele está “concluído”
 Esse fluxo de valor pode ser o desenvolvimento de um software, a
prestação de um serviço (como atendimento ao cliente) ou até a criação de
um produto físico
 Evitar o trabalho que não precisa ser feito
 Focar em eliminar desperdícios (LEAN)
 O Método Kanban permite você analisar as variações do fluxo de trabalho e
tomar melhores decisões para gestão do trabalho.
@anagsoares

Fluxo de Valor
Maximizar a entrega de valor aos clientes
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Fluxo de Valor
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Fluxo de Valor
Temos um monte
de coisas PARA
FAZER
@anagsoares

Fluxo de Valor
Estamos
FAZENDO um
monte de coisas
@anagsoares

Fluxo de Valor
Estamos
ENTREGANDO um
monte de coisas
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Fluxo de Valor
E quando fica pronto?
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Fluxo de Valor
5 dias 2 dias 1 dia
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Fluxo de Valor
5 dias 2 dias 1 dia
8 dias?
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Fluxo de Valor
5 dias 2 dias 1 dia
15 dias
2 dias
5 dias
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Entenda as Filas
• O vilão está nas filas (ou buffers)
5 dias 2 dias 1 dia
2 dias
5 dias
FILA FILA
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Entenda as Filas
• O vilão está nas filas
• Você precisa atuar no gargalo
5 dias 2 dias 1 dia
2 dias
5 dias
GARGALO
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Entenda as Filas
• O vilão está nas filas
• Você precisa atuar no gargalo
• Não adianta querer trabalhar mais rápido
5 dias 2 dias 1 dia
2 dias
5 diasOtimizar aqui é desperdício
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Exemplo de Proto-Kanban
 Somos um time de desenvolvimento
 O nosso processo atual tem algumas etapas, que podemos mapear na forma de colunas “Backlog”, “Design”,
“Desenvolvimento”, “Testes”, “Deploy” (implantação) e “Pronto”.
 Neste quadro Kanban, as unidades de trabalho representam coisas que geram algum benefício ao cliente/usuário
final, como novas funcionalidades, correção de bugs ou melhorias na interface
 O valor é gerado somente quando um item alcança a última etapa:
@anagsoares

Como tornar o Fluxo Puxado?
 Dividir as colunas intermediárias em dois estágios: “fazendo” e “pronto”;
 Adicionar limites de trabalho em progresso
@anagsoares

Exemplo de Fluxo Puxado
 Você é o Designer e está trabalhando em uma funcionalidade. Após concluir a sua atividade, você
movimenta o cartão para a etapa “Pronto” da coluna “Design”.
 Se um desenvolvedor (que atua na etapa “Desenvolvimento”) está livre, ele pode perceber que você
sinalizou a conclusão da sua parte e então “puxar” o cartão para a etapa “Fazendo” da coluna
“Desenvolvimento”.
 Repare que o limite “1” da coluna “Design” é válido tanto para “Fazendo” quanto “Pronto”. No caso
acima, temos um item que foi concluído pelo Designer, mas ainda não foi puxado. O Designer apenas
aguarda alguém puxar o item para Desenvolvimento. Nesse caso o slot seria liberado e ele poderia
trabalhar em outro item.
 Na prática se não houver slot disponível o membro do time não vai ficar simplesmente parado. Em
um sistema Kanban, estimulamos as pessoas a olharem para o fluxo como um todo e buscarem
formas de aumentar a vazão.
 Pode ser que o Designer possa ajudar alguém no Desenvolvimento. Pode ser que ele use esse tempo
para pensar em melhorias. O que importa é não ficar simplesmente trabalhando na própria função,
pois isso aumenta o estoque e prejudica o fluxo.
@anagsoares
Créditos: targetteal.com

Sistema Puxado e a Teoria das Filas
 A ociosidade aumenta a vazão
 Como os itens são puxados apenas quando há capacidade disponível, raramente há
sobrecarga. Isso é que o chamamos de sistema puxado. Ele é um contraste à forma
tradicional de trabalhar, que chamamos de sistema empurrado.
 Capacidade do sistema: Representa o número máximo de demandas que o sistema suporta,
incluindo os que estão em espera e os que estão sendo atendidos.
 Se a capacidade for finita, quando o sistema estiver lotado nenhuma demanda pode entrar
até que uma outra saia do sistema, liberando espaço.
@anagsoares
Mais informações em: https://pt.wikipedia.org/wiki/Teoria_das_filas

Princípios do Método Kanban
 Comece com o que você tem hoje: O método Kanban propõe uma abordagem evolucionária
e incremental. Por mais que você esteja muito insatisfeito com a forma como as coisas são
feitas no processo atual, não mude tudo logo no início. Fazer grandes mudanças pode
aumentar a resistência das pessoas, além de ser muito arriscado para a organização.
 Busque mudanças incrementais e evolucionárias: Depois de partir do seu processo atual,
busque pequenas mudanças. Formule hipóteses com base na sua observação do
comportamento do sistema. Seja curioso e faça experimentos.
 Respeite o processo atual, papéis, responsabilidades e títulos: É provável que na
organização em que você está implementando o método Kanban existam cargos e autoridades
definidas. Talvez essa estrutura esteja atrapalhando o fluxo, na sua visão. Mas ao mesmo
tempo, é também muito provável que boa parte dos processos atuais simplesmente funcione.
Por isso é importante respeitar o que já está posto e perseguir a melhoria contínua a partir
disso.
@anagsoares

Práticas do Método Kanban
 Visualize o fluxo de trabalho
 Limite o trabalho em progresso (controle do estoque)
 Meça e gerencie o fluxo
 Torne as politicas do processo explicitas implemente mecanismos de
feedback
 Melhore colaborativamente, evolua experimentalmente
@anagsoares

Visualize o fluxo de trabalho
Crédito imagem: Livro Kanban in Action
@anagsoares
 Mapeie as etapas do seu fluxo de trabalho
ATUAL
 Represente as etapas no quadro
 Deixe todo o trabalho visível
• Itens de valor
• Bugs
• Débitos técnicos

Evolua sua reunião diária para ser uma
reunião tática
Qual o melhor movimento hoje?
Dica: Cleiton Mafra
@anagsoares

Visualize o fluxo de trabalho
Crédito imagem: Livro Kanban in Action
@anagsoares
 Na Toyota, o estoque de carros pode ser facilmente visualizado, já que um carro é
um produto físico. Mas e todas as funcionalidades de um sistema que foram
começadas e não terminadas?
 Ou todos os tickets de atendimento que foram abertos, lidos, mas não respondidos?
 O trabalho do conhecimento é intangível.
 É por isso que precisamos estabelecer formas tangíveis de visualizar o fluxo e as
unidades de trabalho.

Atributos dos cartões Kanban
@anagsoares
 Valor (nova funcionalidade)
 Falha/Defeito/Bug
 Melhoria

Limite a quantidade de trabalho em progresso
 Ao limitar WIP (work in progress) o ritmo da equipe se torna
equilibrado
 Não se compromete com muito trabalho de uma só vez e reduz o
tempo gasto em um item
 Evita problemas com alternância de tarefas
 Quanto mais itens houverem em andamento, maior é o tempo de
entrega.
Crédito: Rodrigo Yoshima
@anagsoares

”É mais fácil tirar o que é
errado do que achar o que é
certo”
Rodrigo Yoshima
@anagsoares

5 4 4 5 2 = 20 total
Valor
12
Débito Técnico
2
Bugs
6
Allocation
Total = 20
Input
Queue In Prog Done
Build
Ready Test
Release
ReadyDoneIn Prog
DevelopmentAnalysis
Released
Crédito: David Anderson
@anagsoares
Alocação
da capacidade
por tipo de item

 Limitar por pessoa
 Limitar pela Coluna
 Limitar o fluxo como um todo
 Limitar pelo tipo de trabalho
 Valor [Story], Falha [Bug, Debts]
 Limitar por classe de serviço (Ex.:Urgente x Normal)
 Limitar por Tamanho (P x M x G)
DICA: Começado com Limites WIP, Wesley Zapelini
@anagsoares

Meça e gerencie o fluxo
 "Se você não pode medir, você não pode gerenciar.” Petter Drucker
 Foque os esforços na otimização do sistema como um todo
 Entenda a origem das variações
@anagsoares

 Geralmente de onde vem a variabilidade?
• Tamanho dos itens de trabalho
• Tipo do item de trabalho
• Grande quantidade de itens de trabalho
• Itens de trabalho mal definidos
• Retrabalho
• WIP não limitado
• Bloqueios
• Especialização (Silos)
• Indisponibilidades Temporárias
@anagsoares

Lead Time
É o tempo decorrido desde que a demanda é
registrada (item de trabalho) até a entrega
final.
Em geral, buscamos os menores Lead Times
possíveis, para entregar rápido e obter feedback
o quanto antes.
Independente da forma que você faz estimativa, comece a medir o Lead time

Reaction time
O tempo de reação é a diferença
entre o momento que você começa a
capturar o lead time, até o momento
em que o item é puxado pela
próxima coluna.

Vazão (Throughtput)
A vazão corresponde à quantidade de
itens finalizados em um determinado
período (como uma semana).
Em geral, buscamos obter a maior
vazão com o menor lead time
possível.

@anagsoares

Veja a composição do
fluxo
Você pode designar diferentes “tipos”
para os itens do seu quadro.
O mais comum é analisar a quantidade
de “novos itens de valor”
(funcionalidades) vs a quantidade de
“itens de defeito”.

Meça e gerencie o fluxo - Gráfico de Fluxo Cumulativo

Crédito: Wesley Zapellini
Meça e gerencie o fluxo - Gráfico de Fluxo Cumulativo

Meça e gerencie o fluxo – Lead Time Control Chart
@anagsoares

@anagsoares
Meça e gerencie o fluxo - Variabilidade

 Meça o sistema e não as pessoas
 Observe que nenhuma das métricas acima diz respeito ao
trabalho dos indivíduos.
 O foco deve ser em melhorar o sistema como um todo, não as
suas partes

Torne as políticas de processo explícitas
@anagsoares
 Muitas regras de processos, papéis e definições não são claras para os participantes
do fluxo Kanban
 Isso significa registrá-las em algum local acessível para todos.
 Parte importante de jogar o jogo é conhecer as regras.
Exemplo:
 Somente o Gerente de Produto pode transformar um item de normal para urgente.
 Os limites das raias e das colunas devem ser respeitados simultaneamente.
 Se houverem itens urgentes, puxe-os antes dos normais.

STATIK
Systems Thinking Approach to Implementing Kanban
 Passo 0: Identificar os serviços
 Para cada serviço:
 Passo 1: Entender o que faz um serviço ser ajustado ao propósito do cliente
 Passo 2: Entender a origem das insatisfações do processo atual
 Passo 3: Analisar a demanda
 Passo 4: Analisar a capacidade
 Passo 5: Modelar o fluxo de trabalho (Value Stream Mapping)
 Passo 6: Descobrir as Classes de Serviço (e como elas funcionam)
 Passo 7: Projetar o sistema kanban (inclua cadências do Kanban)
 Passo 8: Socializar o design e negociar a implementação (execute)
As etapas neste processo não são necessariamente sequenciais, mas são iterativas,
Mais detalhes no post:
https://medium.com/@rodrigozambon/systems-thinking-approach-to-implementing-kanban-87c4e36e169
@anagsoares

Sites Kanban recomendados
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Boards online:
https://trello.com
https://kanboard.org (gratuito)
https://kanbanize.com
https://kanbantool.com
https://www.pipefy.com/kanban
https://www.atlassian.com/software/jira
Métricas:
https://getcorrello.com
http://actionableagile.com

Quer saber mais?
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Internacionais
David Anderson - https://twitter.com/lki_dja
Klaus Leopold: https://twitter.com/klausleopold
Alexei Zheglov https://twitter.com/az1
Dave Snowden https://twitter.com/snowded
John Cutler- https://hackernoon.com/@johnpcutler
Nacionais
Rodrigo Yoshima - http://blog.aspercom.com.br/
Blog Plataformatec - http://blog.plataformatec.com.br/
Alisson Vale - http://softwarezen.me/
Blog Taller: https://blog.taller.net.br/category/agil/
Leonardo: http://blog.kudoos.com.br/kanban/
Slack da Agilidade
Canal #kanban

Treinamentos presenciais do Método Kanban
Aprenda na prática em 8 horas, o que você demoraria 50 dias para aprender!
Com Cleiton (Caco) e Ana G. Soares
28/08 – Brasília - DF
15/09 - São Paulo - SP
17/11 – Campinas - SP
24/11 - Campo Grande - MS
Ingressos em:
http://metodokanban.com.br
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