Estimation et contrôle des coûts sur les projets: répondre aux défis d'aujourd'hui (FRENCH)

Project Value Delivery
© Project Value Delivery, 2019
w w w . P r o j e c t V a l u e D e l i v e r y . c o m
Estimation et contrôle des coûts
sur les projets:
Répondre aux défis d’aujourd’hui
Conférence Escofin
Janvier 2019
Escofin Comet

w w w . P r o j e c t V a l u e D e l i v e r y . c o m 2
Estimation et contrôle des coûts:
des rôles et des carrières remises
en cause?

Qui sommes nous?
Notre base d’observation
• Multiples industries
• Maîtres d’ouvrage
& Maîtres d’œuvre
• Vision
internationale

Sommaire
• Opportunités et défis de la
digitalisation
• Le challenge du benchmarking
• Le défi de la complexité
accrue des projets et de leur
organisation
• Le manque de compréhension
du rôle de la part du
management
• Considérations internationales

Section
1
digitalisation
• Le défi de la complexité accrue
des projets et de leur
organisation
management

La disruption est déjà là:
Connaissez vous Lili.ai?
• Et c’est juste à côté: une
startup de l’Ecole
Polytechnique…

Que fait-on réellement dans nos
métiers?
Degré de travail cognitif complexe
Récupérer
et traiter
des
données
brutes
Nettoyer
et vérifier
les
données
brutes
Interpréter
les
données
Développer
des modèles
de coût et de
planning, de
prédiction, de
benchmarking
Utiliser des
modèles
pour
prédire
Développer
des
stratégies
d’action

Que fait-on réellement dans nos
métiers?
Degré de travail cognitif complexe
Récupérer
et traiter
des
données
brutes
Nettoyer
et vérifier
les
données
brutes
Interpréter
les
données
Développer
des modèles
de coût et de
planning, de
prédiction, de
benchmarking
Utiliser des
modèles
pour
prédire
Développer
des
stratégies
d’action
Déjà là… A venir… Plus dur!

What is Project Controls?
La digitalisation permet de gérer un
nombre accru de données en
donnant les bonnes informations au
bon moment au pilote.

Opportunités de la digitalisation
• Développer des tableaux de bords
adaptés, évolutifs
• Passer beaucoup moins de temps en
réconciliation et traitement de
données !
• Gestion électronique de masses de
données qui croissent rapidement
• Accès depuis n’importe où
• Acquisition des données sur site
(mobile, connectivité)
– Précision
– Enrichissement (photos etc)
– Tableaux de bord en temps réel
• Déployer des processus communs avec
les sous-traitants

Défis de la digitalisation pour les
métiers du coût projet
• Rendre l’information digitale disponible et utilisable
– Améliorer l’acquisition digitale directe des données de
coût, planning, productivité
– Passer toutes les données de coût et planning dans des
bases de données pour bénéficier au maximum des
technologies type data mining, IA, business intelligence,
génération de tableaux de bord dynamiques (data
visualisation)
• Développer des solutions prouvées permettant des gains de
temps et de précision sur les données pour passer plus de
temps sur les tâches à haute valeur cognitive

Résumé: la digitalisation / IA
• Un gain important en matière d’élimination des tâches répétitives
est à attendre
– Facteur de compétitivité important
• La transformation sera plus lente qu’ailleurs mais ne doit pas être
négligée
– Le caractère non répétitif des projets constitue une barrière à
l’entrée supplémentaire
– Le domaine continuera à ne pas être une priorité pour les
grands éditeurs de logiciels
• Un renforcement du besoin d’expertise en matière d’architecture
de données, de création de modèles et d’utilisation pour analyse
et action
• Les métiers de l’estimation et du contrôle des coûts ont une
composante importante de conceptualisation qui ne sera pas
automatisée

Section
2
digitalisation
organisation
management

L’enjeu du benchmarking
Le benchmarking est une compétence
stratégique pour l’entreprise qui réalise de
multiples projets:
• Disposer d’une base d’estimation fiable,
réaliste par rapport au marché: la qualité
de l’estimation est la première cause de
problèmes!
• Challenger les offres reçues par les sous-
traitants
• Mais aussi... Partager des bases de coûts
pour ne pas dépendre de la compétence
personnelle de l’estimateur et de son ‘petit
carnet noir’

Le benchmarking, un challenge
pour la plupart des organisations
• Faire la boucle entre les données réelles de coût des projets et
l’estimation ne marche pas bien dans la plupart des organisations
projet.
• Défis:
– La CBS de contrôle d’exécution du projet ne peut pas être
alignée avec la décomposition de l’estimation sous peine de
perte d’efficacité soit en estimation, soit en contrôle. D’où un
problème de cartographie réciproque souvent non réglé
– Le niveau de détail des données de coût disponibles, qui
n’est pas forcément celle requise par l’estimation
– La validation de la justesse des données, ainsi que leur
récupération au cours du projet pour avoir des données
« fraiches », et pas seulement à la fin
– Standardisation insuffisante des données de coût et des
besoins de l’estimation sur le portefeuille de projet
– Les vraies données de coût sont confidentielles et
inaccessibles!

Améliorer le benchmarking
• Profiter de la digitalisation pour créer des passerelles entre les
données d’estimation et de contrôle (mais ne pas imposer une
décomposition identique, source d’inefficacité)
• Standardiser autant que possible les niveaux supérieurs des
décomposition de coûts CBS
• Donner clairement la responsabilité à l’estimation (le projet
n’a pas le temps, ce n’est pas sa priorité)
• Faire très attention à la qualité de la donnée. La qualité de ce
qui rentre est corrélée à la qualité de ce qui sort!

Section
3
digitalisation
organisation
management

L’évolution du marché
• La complexité augmente!
– De plus en plus de projets intégrés avec des maîtres
d’ouvrage en partenariat, exécutés par des maîtres
d’œuvre en JV ou consortiums, avec des scopes élargis et
une gestion des interfaces internalisée
– Project multi-devises, multi-entités, multi-pays
– Une chaîne d’approvisionnement de plus en plus globale,
et les défis logistiques associés
– Une complexité environnante croissante qui impacte de
plus en plus les projets, et nécessite une plus forte
adaptabilité de l’exécution
 Des exigences d’estimation et de reporting plus compliquées
 Des exigences de flexibilité accrue des systèmes et processus
pendant l’exécution pour faire face aux imprévus

La capacité de savoir gérer un projet
en multi-devises, multi-entités, multi-
pays (en optimisant les taxes) est un
différentiateur essentiel entre
organisations qui réalisent des projets

La bataille du détail
• Eisenhower: “En préparant
la bataille j’ai toujours
trouvé que les plans
sont inutiles mais que la
planification est
indispensable”
• Il faut un plan de référence
(planning, budget) de qualité
mais qui reste agile et flexible

La bataille du détail (suite)
Détail du planning et du modèle de coûts
Trop peu de
détail ne permet
pas
d’appréhender
ce qui pilote le
projet
Trop de détail noie
l’équipe et enlève
toute agilité
Efficacité
Zone
idéale
de
niveau
de
détail

La nécessaire hiérarchie des
modèles
• Une hiérarchie de modèles doit être développée
pour fournir le bon niveau de contrôle et permettre
les décisions
• L’établissement de cette hiérarchie de modèles et
la maintenance de la cohérence est un travail de
difficile qui demande un niveau de
conceptualisation avancée

Plan de
convergence
PLUSDEDETAILS
PLUSDEFOCUS
Registre des
documents et
planning
détaillé de
conception
Plan
d’approvisio
nnement
détaillé
Plannings
détaillés de
construction
Planning
d’essais
Planning
de mise
en
service
Planning intégré du
projet
1,500 – 2,000 activités
L’exemple des modèles de
planning

Reporting
principal
~25 lignes
PLUSDEDETAILS
PLUSDEFOCUS
Suivi CTR et
fiches de
présence
détaillées
Suivi des
engagements
détaillés
Rapports
détaillés des
sous-
traitants
Suivi
détaillé
consomma
bles /
stocks
Modèle de coût
calendarisé,
~200 lignes max.
L’exemple des modèles de
coûts

Quels problèmes avec trop de
détails?
• Trop de temps passé à mettre à jour plutôt que de réfléchir
• Trop d’erreurs car il devient impossible d’assurer la qualité du
modèle surtout s’il y a beaucoup de changements
• Perte de la vue d’ensemble du modèle et de la
compréhension de ce qui pilote la performance
• Manque d’agilité et de réactivité en cas de changements
imprévus importants

L’adaptation des pratiques et des
outils
• Pratiques et outils doivent évoluer pour mieux prendre en
compte complexité et imprévus
– Capacité accrue des processus et des systèmes de
travailler en multi-pays, multi-devises, multi-entités au sein
d’un consortium avec les reportings ad hoc
– Améliorer les échanges et partages de données entre
entités (la plupart des outils existants sont fermés)
– Améliorer les hiérarchies de modèles et leur cohérence
afin de fournir des outils de décision utiles et corrects, avec
des modèles au bon niveau de détail pour chaque
utilisation

Section
4
digitalisation
organisation
management

Deux défis principaux pour les carrières
dans le domaine du contrôle de projet
et de l’estimation
• Le management ne comprend pas les
compétences et les métiers spécifiques au projet
• Beaucoup de positions sont une étape dans une
carrière sur d’autres spécialités

Le management ne comprend pas!
• Souvent, le top management de l’organisation n’a pas de
vraie expérience projet
– En particulier chez les maîtres d’ouvrage
• Le management a souvent une compréhension limitée des
métiers et compétences spécifiques aux projets
• Le nombre de postes nécessaires est limité: c’est une niche
qui ne rentre pas dans les catégories RH standard
• L’exemple éternel du contrôle des coûts projet, le profil
attendu et le rattachement à la comptabilité…

En manufacturier,
l’avenir est une
extrapolation du
passé

En projet, le futur
doit être
constamment re-
prognostiqué

Deux disciplines très différentes:
Contrôle des coûts projet et
comptabilité
Deux disciplines qui doivent collaborer mais rester
distinctes
CONTROLE DES COUTS COMPTABILITE / FINANCE
- Focalisation sur la fin du projet
- Focalisation sur le futur
- Comprend l’activité et le domaine
- Suit les engagements
- Calcule le coût à date
- Focalise sur le travail complété et
restant, la productivité
- Taux de change fixe
- Focalisation sur la fin de la période
comptable
- Focalisation sur le passé
- Standard quelle que soit l’activité
- Suit la facturation et les paiements
- Taux de change variables
- Gestion de la trésorerie

Les positions dans le contrôle de projet
ne sont souvent qu’une étape dans une
carrière
• Les rôles en estimation et contrôle de projet n’offrent pas des
évolutions de carrière à tous ceux qui y rentrent
– Les rôles de manager et d’expert sont en nombre limités
• Par contre ils donnent rapidement une très bonne vision de
sujets commerciaux et stratégiques
• Des évolutions naturelles se présentent:
– L’estimation porte rapidement à la gestion des aspects
commerciaux, appels d’offres…
– Le contrôle de projet porte à la gestion de projet
– Etc.

Savoir gérer un turn-over inévitable
Au lieu d’avoir une position
défensive sur ce turn-over, pourquoi
ne pas l’anticiper de manière pro-
active et gérer une cohorte de
‘project control’ alumni pour créer
un réseau au sein de l’entreprise?

Section
5
digitalisation
organisation
management

Différences de pratiques
• Peu de différences de pratiques à l’international dans le
domaine des coûts, hormis les ‘Quantity Surveyors’ du monde
anglo-saxon
• Pas de différence notable dans la maturité, qui dépend
vraiment de l’organisation. Quelques exceptions cocasses:
– Un client ou un système américain qui ne fait que de la
mono devise US$ (même à l’international). Pourquoi
s’embêter?
– Les problèmes de contrôle des changes qui nécessitent
des optimisations fines in-country/out-country

Le spécialiste français se vend bien
• D’une manière générale la qualité des spécialistes
français en matière de coût est bonne.
– Point forts:
• La capacité de se débrouiller
• Culture générale et vision d’ensemble
• Adaptabilité à des cultures différentes
• La capacité de travail!
– Points faibles
• Difficulté à suivre les processus établis
• Capacités linguistiques
• Ne sait pas se vendre

Conclusion

Conclusion
• La profession a toujours des défis à relever pour être plus
internationale, appréhender mieux la complexité croissante
des projets, implémenter des processus apprenants
• La construction d’une organisation qui peut prendre de grands
projets internationaux et les contrôler correctement prend du
temps, c’est un véritable capital
• La profession peut être attractive pour les jeunes du fait des
évolutions de carrière possible. Il faut en profiter pour diffuser
la compréhension de l’importance des métiers liés au projet

Conclusion sur la digitalisation
• Il y a de l’espoir, nous n’allons pas
être remplacés immédiatement par
des robots !
• Mais il faudrait être plus proactif
pour digitaliser les opérations
répétitives et la capture de
données, pour se focaliser sur les
activités à plus haute valeur ajoutée

W e E m p o w e r O r g a n i z a t i o n s
T o b e R e l i a b l y S u c c e s s f u l i n
E x e c u t i n g L a r g e , C o m p l e x P r o j e c t s
Discover more on
Discover more on
MERCI!
QUESTIONS?
Escofin Comet

Discover more on
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Remote sites integration
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