Dit whitepaper werd geschreven door Patricia van ’t Hof, Strategisch Account Manager Healthcare en Pieter Rahusen, Market Development Manager Healthcare, in samenwerking met Zeekhoe Communicatie. Het whitepaper is gericht aan collega’s, klanten en relaties van Ricoh. In dit whitepaper brengt Ricoh haar visie naar voren op het digitaliseren en beheren van patiënten- en bedrijfsgegevens in de zorgsector. Aan deze visie ligt de grip op de documentprocessen binnen zorginstellingen en in het bijzonder binnen ziekenhuizen ten grondslag. Ricoh heeft een totaaloplossing geformuleerd voor het optimaliseren van deze processen. Deze maken gebruik van standaarden en van de bestaande infrastructuren, waarbij de huidige primaire bedrijfs- en zorgapplicaties leidend zijn. De zorgspecialisten van Ricoh beschikken over uitgebreide kennis van de processen, procedures en wet- en regelgeving binnen de zorgsector. Dit maakt Ricoh tot een gespecialiseerde en betrouwbare partner die ziekenhuizen kan begeleiden en ondersteunen in vraagstukken rond informatie- en documentstromen. In de visie van Ricoh is het invoeren, digitaliseren en verrijken van ‘papieren’ documenten de eerste stap in het verzamelen, verwerken en analyseren van gegevens binnen een systeem voor patiëntenen informatielogistiek in ziekenhuizen. Dit whitepaper beschrijft hoe de totaaloplossing voor Slim Documentbeheer van Ricoh de verwerking van patiëntengegevens in ziekenhuizen efficiënt maakt. Het doel van dit whitepaper is het bieden van relevante informatie die het beslissingsproces over het implementeren van deze systemen ondersteunt.

1. Whitepaper Slim
Documentbeheer
in de zorgsector
Document- en informatiebeheer ondersteunen
primaire en secundaire processen binnen
zorginstellingen

3. Whitepaper MVO in de zorgsector | 3
Inhouds-
opgave
Inleiding 5
1. Marktwerking 6
2. Innovatie 7
2.1 Ziekenhuisinformatiesystemen 7
2.2 Bedrijfsinformatiesystemen 8
2.3 Managementinformatie 8
2.4 Wet- en regelgeving 9
2.4.1 Archiefwet 1995 9
2.4.2 Regeling geordende en toegankelijke staat
archiefbescheiden 9
2.4.3 Wet op de geneeskundige behandelings-
overeenkomst (Wgbo) 9
2.5 Kwaliteitseisen 10
2.6 Fraudebestrijding 10
3. Informatie-integratie: Slim Documentbeheer 12
3.1 Slim Scannen 12
3.2 Slim Printen 13
3.3 Slim Beheer 14
4. Conclusie 16
Noten 17

4. 4 | Whitepaper MDS in de zorgsector
NB: Alle referenties en internetadressen waren correct bij publicatie van dit whitepaper. De auteur kan
echter niet verantwoordelijk gehouden worden voor veranderingen die hierin mettertijd plaats vinden.
Dit whitepaper werd geschreven door Patricia van ’t Hof, Strategisch Account Manager Healthcare
en Pieter Rahusen, Market Development Manager Healthcare, in samenwerking met Zeekhoe
Communicatie. Het whitepaper is gericht aan collega’s, klanten en relaties van Ricoh. In dit whitepaper
brengt Ricoh haar visie naar voren op het digitaliseren en beheren van patiënten- en bedrijfsgegevens
in de zorgsector. Aan deze visie ligt de grip op de documentprocessen binnen zorginstellingen en in
het bijzonder binnen ziekenhuizen ten grondslag. Ricoh heeft een totaaloplossing geformuleerd voor
het optimaliseren van deze processen. Deze maken gebruik van standaarden en van de bestaande
infrastructuren, waarbij de huidige primaire bedrijfs- en zorgapplicaties leidend zijn. De zorgspecialisten
van Ricoh beschikken over uitgebreide kennis van de processen, procedures en wet- en regelgeving
binnen de zorgsector. Dit maakt Ricoh tot een gespecialiseerde en betrouwbare partner die
ziekenhuizen kan begeleiden en ondersteunen in vraagstukken rond informatie- en documentstromen.
In de visie van Ricoh is het invoeren, digitaliseren en verrijken van ‘papieren’ documenten de eerste
stap in het verzamelen, verwerken en analyseren van gegevens binnen een systeem voor patiënten-
en informatielogistiek in ziekenhuizen. Dit whitepaper beschrijft hoe de totaaloplossing voor Slim
Documentbeheer van Ricoh de verwerking van patiëntengegevens in ziekenhuizen efficiënt maakt.
Het doel van dit whitepaper is het bieden van relevante informatie die het beslissingsproces over het
implementeren van deze systemen ondersteunt.
Auteurs
Patricia van ’t Hof, Strategisch Account Manager Healthcare
Pieter Rahusen, Market Development Manager Healthcare
Ricoh Nederland BV
Oktober 2012
Referentie

5. Whitepaper MDS in de zorgsector | 5
Document- en informatiebeheer gaan een prominente rol vervullen in de ondersteuning van zorg-
en arbeidsprocessen in ziekenhuizen. Deze staan momenteel al onder druk door verschillende
maatschappelijke en wettelijke ontwikkelingen. Zo zijn patiënten door internet vaak overvloedig
en/of verkeerd geïnformeerd. Dat maakt hen mondiger over hun behandeling dan voorheen. Ook
introduceerde de overheid wet- en regelgeving die marktwerking moet creëren en concurrentie moet
stimuleren. De tevredenheid en veiligheid van patiënten zijn daardoor belangrijker dan ooit voor
de continuïteit van het ziekenhuisbedrijf. De invoering van het burgerservicenummer (BSN) en het
landelijke EPD vormen de basis voor toekomstige transmurale gegevens- en informatie-uitwisseling.
Voor de zorgsector betekenen deze ontwikkelingen dat het van vitaal belang is dat de juiste informatie,
in het juiste formaat, altijd en overal beschikbaar is waar patiënt en zorgverlener samen komen.
Dit is vergaand: het gaat zowel om het fysiek samenkomen, als om het integreren van gegevens.
Ondersteuning, van informatieprocessen en van het fysieke behandelproces van patiënten, is daarbij
het kernwoord. Slim Documentbeheer biedt een totaaloplossing voor het digitaliseren van patiënt- en
bedrijfsgegevens. Digitalisering maakt behandelingen en zorgprocessen veiliger en efficiënt, onder
andere door een koppeling tussen de medische en zakelijke processen binnen een zorginstelling
mogelijk is. Daardoor kunnen ziekenhuizen, uit het oogpunt van marktwerking, een bedrijfsmatige
aanpak hanteren. Een meer bedrijfsmatige aanpak binnen zorginstellingen leidt tot besparing
op operationele kosten, maakt ziekenhuizen aantrekkelijker op de arbeidsmarkt en verhoogt de
patiënttevredenheid.
Inleiding

6. 6 | Whitepaper MDS in de zorgsector
De Nederlandse bevolking heeft te maken met het fenomeen ‘dubbele vergrijzing’. Enerzijds is dit een
gevolg van de geboortegolf die begon in het derde kwartaal van 1945. Door de naoorlogse opleving
van de economie hielden de hoge geboortecijfers relatief lang aan: tot 1965.1
Hierdoor behaalt vanaf
2010 een toenemend deel van de bevolking de pensioengerechtigde leeftijd. In 2030 zijn maar liefst 6
miljoen Nederlanders 55 jaar of ouder. Dat is 35% van de totale bevolking.2
In absolute getallen is dit
een stijging van ruim 60% ten opzichte van het jaar 2000, toen 3,7 miljoen mensen 55 jaar of ouder
waren (23% van de totale bevolking).
Anderzijds hebben komende generaties een langere levensverwachting. Volgens het expertisecentrum
LEEFtijd is op dit moment 14% van de Nederlandse bevolking ouder dan 65 jaar.3
Over twintig jaar
zal dit percentage gestegen zijn tot 19%. In 2040 is het aantal 65-plussers 23%, bijna een kwart, van
alle inwoners. Het percentage 80-plussers zal in 2040 uitkomen op 7%. Nu is dat circa 3% van de
bevolking.
Het aandeel van de beroepsbevolking die de kosten voor de zorg grotendeels draagt door
premiebijdragen, daalt de komende jaren relatief. Als gevolg hiervan staat het stelsel van collectieve
oudedagsvoorzieningen, de pensioensystemen en de gezondheidszorg onder druk. De Nederlandse
overheid neemt daarbij de stelling dat dit niet ten koste mag gaan van de kwaliteit, toegankelijkheid
en betaalbaarheid van de zorg. Om de stijgende lijn van de kosten van de gezondheidszorg zo
veel mogelijk af te vlakken, werd op 1 oktober 2006 de Wet marktordening gezondheidszorg
(Wmg) van kracht. Deze wet stelt regels op over de marktordening, doelmatigheid en beheerste
kostenontwikkeling op het gebied van de gezondheidszorg (marktwerking).4
De introductie van marktwerking brengt meer concurrentie, maakt van de patiënt een kritische
zorgconsument en maakt van het vak van de medisch specialist een ‘gewoon beroep’, zo concludeert
de stuurgroep Toekomstig Bestuur en Topmanagement Ziekenhuizen (TBTZ), die in op opdracht van
het bestuur van de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ) in 2006 voorstellen deed om de
minimale kwaliteit van bestuur van NVZ-ziekenhuizen in de toekomst te garanderen, in haar rapport
Vernieuwd Besturen.5
Het rapport stelt verder dat ziekenhuizen voortdurend toegevoegde waarde moeten creëren voor
klanten en medewerkers om een sterke concurrentie- en marktpositie op te bouwen en te behouden.
Dat geldt ook voor de overige belanghebbenden, betrokkenen en mogelijke aandeelhouders. Daarvoor
moet het ziekenhuis de beste medewerkers in huis halen, het beste aanbod bieden en zorgen voor
de beste verhouding tussen prijs en kwaliteit. Hiervoor is een voor iedereen duidelijke, uniforme
beslisstructuur nodig, concludeert de TBTZ.
MarktwerkingHoofdstuk
1

7. Whitepaper MVO in de zorgsector | 7
Hoofdstuk
2
Innovatie
De Wmg beoogt een doelmatig en doeltreffend stelsel van de zorg. Dit moet leiden tot
kostenbeheersing in de zorg, betere informatievoorziening, een sterkere positie voor patiënten en
het opheffen van het machtsverschil tussen partijen in de zorg.6
Ondersteuning en vereenvoudiging
van werkprocessen zijn hiervoor essentieel. Innovatie is daarom cruciaal voor het versterken van de
marktpositie van ziekenhuizen.
Informatietechnologie is overal in het ziekenhuis terug te vinden. Tijdens de diagnose en in de
operatiekamer, waar medische apparatuur sneller, doeltreffender en foutlozer werkt. Systemen voor
het verwerken van bedrijfs- en patiëntinformatie maken de organisatie efficiënt.7
Dat zorgt ervoor
dat ziekenhuizen kunnen voldoen aan de eisen voor marktwerking die de overheid stelt. De gevolgen
hiervan zijn ingrijpend, want het maakt van de patiënt zowel een klant als een component van het
zorgproces, maar van de verzekeraar eigenlijk ook. Bovendien heeft het ziekenhuisbestuur te maken
met verschillende interne belangen van onder meer de directie, de maatschappen, het verplegend
personeel en de administratie. In de hele keten van zorgverlening spelen ook de externe partijen,
zoals huisarts, thuiszorg of bemiddelingsbureaus, een rol in de creatie en verwerking van informatie.
De uitdaging wordt vergroot door het feit dat een groot deel van deze interne en externe informatie-
uitwisseling nog plaatsvindt op papier.
Het digitaliseren van documenten, zodat patiëntengegevens overal door bevoegde personen ingezien
kunnen worden, is een van de vele voordelen van ICT in de zorg. Ook de komst van het elektronisch
patiëntendossier (EPD) is een aanleiding om alle gegevens te digitaliseren. Anders bestaat het gevaar
dat er twee dossiers, een fysiek en een digitaal, naast elkaar bestaan. Dat is niet efficiënt en het
verlaagt bovendien het niveau van patiëntveiligheid.
Het is daarom van belang om ‘papieren’ informatie, in digitale en verrijkte vorm, toe te voegen aan
de logistiek van de zorg- en bedrijfsprocessen. En dat deze in het juiste formaat, op het juiste moment
beschikbaar zijn ten behoeve van:
• Ziekenhuisinformatiesystemen
• Bedrijfsinformatiesystemen
• Managementinformatie
• Wet- en regelgeving
• Kwaliteitseisen
• Fraudebestrijding
2.1 Ziekenhuisinformatiesystemen
Patiëntgegevens worden verzameld, verwerkt en geanalyseerd in een zogenoemd ziekenhuis-
informatiesysteem (ZIS). Een ZIS slaat medische behandel- en patiëntgegevens centraal en
gestandaardiseerd op in een database. Van daaruit zijn deze gegevens via PC’s door alle medisch
specialisten, verpleegkundigen en verzorgenden benaderbaar en bewerkbaar. Ook de nieuwste
generaties computergestuurde medische apparatuur kan informatie uit het ZIS ophalen of daar aan
toevoegen.

8. 8 | Whitepaper MDS in de zorgsector
Een ZIS:
• Beheert administratieve patiëntgegevens (zoals: naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer,
contactgegevens, geboorteplaats, huisarts, verzekering)
• Ondersteunt de logistiek van het zorgproces (opname-/bezoekgegevens: met wie is de patiënt in
contact gekomen, op welke locatie, hoe lang, welke zorgverlener was verantwoordelijk)
• Ondersteunt het factureerproces aan zorgverzekeraars en patiënten.8
2.2 Bedrijfsinformatiesystemen
Het ZIS ondersteunt de front-office van een ziekenhuis, waar het contact met de patiënt plaatsvindt.
Net als andere bedrijven beschikt een ziekenhuis ook over een back-office, dat de administratieve en
financiële afhandeling van de zorgdiensten verzorgt en de levering van zorg begeleidt. Hier zijn veel
bedrijfsgegevens van het ziekenhuis aanwezig die niet binnen de definitie van het ZIS passen. Het
back-officeproces wordt daarom ondersteund door zogenoemde Enterprise Resource Planning (ERP) en
Enterprise Content Management (ECM)-systemen.
ERP-software ondersteunt alle bedrijfsprocessen, meestal per specifieke taak, door middel van
deelprogramma’s (modules), die allen gebruik maken van dezelfde onderliggende database. Een
ERP-module kan bijvoorbeeld de financiële of administratieve processen ondersteunen. De gegevens
binnen deze modules kunnen door het ERP-systeem onderling uitgewisseld worden. Hierdoor hoeven
gegevens over patiënten of zorgproducten, maar ook bijvoorbeeld personeelsgegevens en voorraden,
slechts eenmaal ingevoerd te worden. Vervolgens zijn deze voor iedereen toegankelijk, waar en
wanneer dat nodig is. Dit vermindert het aantal handmatige gegevensbewerkingen en daarmee de
kans op fouten. Een ERP-systeem biedt ook andere voordelen, zoals verbetering van werkprocessen,
communicatie en kostenbeheersing.
Voor het omzetten van papieren informatie naar digitaal biedt programmatuur voor ECM een
uitkomst. ECM-systemen beheren ongestructureerde informatie. Dit zijn gegevens die niet
geclassificeerd kunnen worden volgens een specifiek databaseveld. Deze gegevens zijn te vinden in
allerlei soorten documenten, zoals Microsoft Word, Excel of Adobe PDF, maar ook in informatie die
via internet gedistribueerd wordt in het HTML- of XML-formaat. Ook e-mailberichten, afbeeldingen,
video’s en geluidsfragmenten behoren in de definitie van ECM tot de categorie ongestructureerde data.
2.3 Managementinformatie
Wanneer alle informatie, inclusief die uit papieren bronnen, digitaal en gestructureerd beschikbaar is, is
de informatievoorziening werkelijk compleet, accuraat, actueel en correct. Door Slim Documentbeheer
zijn de verzamelde en geïntegreerde gegevens te presenteren in heldere rapportages en heeft het
management directe en betrouwbare onderbouwing voor een proactief beslissingsproces. Ook
ondersteunt Slim Documentbeheer in de benodigde bewijsvoering voor de naleving van wet- en
regelgeving rondom verantwoordelijkheid en rekenschap in medische en financiële rapportages.
Dankzij het gebruik van generieke termen voor documenten, zoals ‘nota’ of ‘behandeling’, is
geïntegreerde en consistente rapportage van transactiegegevens mogelijk tussen het ZIS en de
zakelijke bedrijfsinformatiesystemen. Dat is een belangrijke stap in fraudebestrijding en ondersteunt
het auditproces van zorgverzekeraars. Het voorziet ook in een optimale basis voor heldere
managementrapporten die het beslissingsproces, forecasting en benchmarking ondersteunen.

9. Whitepaper MVO in de zorgsector | 9
2.4 Wet- en regelgeving
2.4.1 Archiefwet 1995
Hoewel de Archiefwet 1995 alleen van toepassing is op academische ziekenhuizen, is naleving van de
regelgeving ook van belang voor andere ziekenhuizen.9
Na een reeks boekhoudschandalen rond de
eeuwwisseling zijn er veel wetten, regels, richtlijnen en gedragscodes in het leven geroepen die eisen
dat bedrijven aantoonbare maatregelen voor ‘goed bestuur’ hebben getroffen. Sindsdien wordt het
naleven hiervan door veel bedrijven gezien als een kwaliteitskeurmerk. Daarom streven ook bedrijven
die niet wettelijk aan deze eisen hoeven te voldoen toch naar naleving daarvan. Voor veel ziekenhuizen
geldt hetzelfde ten aanzien van de Archiefwet 1995. Deze bevat onder andere regels voor:
• De materiële verzorging en toegankelijkheid van archiefbescheiden;
• Het bewaren en vernietigen van archiefbescheiden;
• Het vervangen van archiefbescheiden door reproducties (bijvoorbeeld een digitale drager);
In artikel 1, lid c van de Archiefwet is bepaald dat elk document, papier of digitaal, dat een functie
vervult bij de taakuitoefening in beginsel een archiefstuk of archiefbescheid is.
2.4.2 Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden
De Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (februari 2002) is een nadere
uitwerking van artikel 12 uit het Archiefbesluit 1995. De Regeling geeft onder meer extra eisen voor
digitale archiefbescheiden. Het gaat dan onder meer om het vastleggen van metagegevens over
inhoud, vorm en structuur van een digitaal document, over technische gegevens, conversie, migratie
en opslagformaten. Ook hieruit blijkt dat het eenvoudigweg scannen van gearchiveerde, papieren
patiëntendossiers niet afdoende is. Er is vraag naar een slimmere manier van scannen.
2.4.3 Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (Wgbo)
De Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (Wgbo) geeft onder meer richtlijnen voor de
bewaartermijn van patiëntendossiers.10
Artikel 7: 454 lid 3 van de Wgbo stelt hierover: ‘Onverminderd
het bepaalde in artikel 455, bewaart de hulpverlener de bescheiden, bedoeld de vorige leden,
gedurende vijftien jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als
redelijkerwijs uit de zorg van een goede hulpverlener voortvloeit.’
In de praktijk kan de bewaartermijn echter aanzienlijk langer zijn. In een toelichting op dit artikel van
de Wgbo schrijft de Sint Maartenskliniek: ‘Praktisch gezien is het goed om aan te houden dat de
termijn gaat lopen aan het einde van de behandeling.’11
Hoewel de Wgbo ook voor minderjarigen een
bewaartermijn van 15 jaar aanhoudt, volgen veel ziekenhuizen de aanbeveling om de aanvang van
de bewaartermijn van minderjarigen pas te laten ingaan op het moment dat ze meerderjarig zijn (18
jaar).12
De Wgbo beschrijft ook de dossierplicht voor zorgverleners in Artikel 454. In Lid 1 stelt dit Artikel dat
het dossier ook de aantekeningen bevat die de hulpverlener heeft gemaakt over de gezondheid van de
patiënt, de uitgevoerde handelingen en andere stukken (bijvoorbeeld brieven) waarin gegevens over de
patiënt staan, voor zover noodzakelijk voor een goede hulpverlening.

10. 10 | Whitepaper MDS in de zorgsector
Dit geldt dus voor alle gegevens die door welke hulpverlener dan ook zijn vervaardigd; bijvoorbeeld
een arts, verpleegkundige, radioloog, fysiotherapeut. Volgens Artikel 454 Lid 2 kan het dossier verder
uitgebreid worden met een verklaring van de patiënt over deze stukken. Deze aantekeningen en
verklaringen zullen veelal op papier worden aangeleverd.
Tot slot blijkt uit de Wgbo eveneens waarom het belangrijk is metagegevens toe te voegen aan de
gescande dossierstukken. Ten eerste moet de hulpverlener volgens Artikel 455 1 van de Wgbo het
dossier binnen drie maanden vernietigen als een patiënt dat verzoekt. Als dit verzoek niet ingediend
wordt, moet het dossier na de wettelijke bewaartermijn van 15 jaar vernietigd worden. Artikel 456
stelt bovendien dat de hulpverlener ‘zo spoedig mogelijk’ inzage moet geven in het dossier indien
de patiënt dat verzoekt. Het is pas mogelijk aan deze eisen te voldoen wanneer alle individuele,
ongestructureerde stukken in het dossier vindbaar of opvraagbaar zijn.
2.5 Kwaliteitseisen
De bedrijfs- en ziekenhuisinformatiesystemen ondersteunen ook het behalen van kwaliteitsdoel-
stellingen. Volledige en consistente gegevens maken onderdeel uit van een meetinstrumentarium voor
interne Key Performance Indicators (KPI’s). Ze dragen bij aan kortere wachtrijen en -lijsten. Doordat de
kans op fouten in de invoer, doorvoer en uitvoer van informatie aanzienlijk lager is, brengen ze meer
zekerheid over een veilige behandeling. Daardoor helpen ze ook bij het aantoonbaar voldoen aan
kwaliteitscriteria van derden, zoals de Ziekenhuis Top 100 die het Algemene Dagblad (AD) sinds 2005
samenstelt.13
2.6 Fraudebestrijding
De overheid draagt een steentje bij aan fraudebestrijding in de zorgsector met wet- en regelgeving
voor declaratiebepalingen, controletaken en acceptatieplicht. Voor de opsporing en het voorkomen
van fraude is samenwerking noodzakelijk tussen alle betrokken partijen. Deze zal in de toekomst steeds
vaker bestaan uit het koppelen van informatiesystemen van de overheid, verzekeraars, zorginstellingen,
bemiddelingsbureaus, intermediairs en anderen. Om digitale gegevensuitwisseling tussen deze,
vaak heterogene, systemen mogelijk te maken, is het belangrijk gestandaardiseerde terminologie
te gebruiken met digitale informatielabels. Daarmee is de structuur van de informatie gescheiden
van de presentatie en worden de gegevens interactief. Dit maakt de inhoud van medische dossiers
direct doorzoekbaar en achterhaalbaar. Het vereenvoudigt ook het opslaan, vinden en vergelijken
van patiënten- of behandelgegevens. Bovendien maakt dit het mogelijk om gegevens onmiddellijk te
downloaden en te bewerken in een groot aantal bedrijfsapplicaties.
Bij de formele en materiële controle van zorgverzekeraars Nederland komt vaak aan het licht dat
de verzekeringsdeclaraties fouten bevatten of onvolledig zijn ingevuld. Deze fouten zijn vrijwel
altijd eenvoudig te voorkomen. Zij hebben tenslotte altijd een directe relatie met zorgdossiers, zoals
patiëntgegevens, verwijzingen, recepten, onderzoeken, etc. Doordat deze gegevens niet gedetailleerd,
accuraat of correct beschikbaar zijn voor, of overgenomen worden in, de declaratie, valt deze ten prooi
aan de controles van de verzekeraars. Dat vertraagt de uitkering, maar veroorzaakt ook veel onnodige
kosten.

11. De koppeling van patiëntengegevens met de ziekenhuis- en bedrijfsinformatiesystemen van het
ziekenhuis biedt twee oplossingen voor dit probleem: Het voorkomt fouten in patiëntendossiers
en -behandelingen, en het voorkomt fraude doordat het BSN fungeert als koppelstuk tussen de
patiëntenpas en het EPD. Dit voorziet in een extra controle dat patiënt, behandeling en dossier
werkelijk bij elkaar horen. Daarnaast helpt deze koppeling bij fraudebestrijding door de mogelijkheid
met het BSN verzekeringsgegevens van de patiënt te controleren bij de Sectorale Berichten Voorziening
in de Zorg (SBV-Z).14
Via deze koppeling met de SBV-Z kan het ziekenhuis het BSN van patiënten
opvragen of verifiëren. Het is ook mogelijk een controle uit te voeren op de geldigheid van het
identiteitsbewijs van de patiënt. Daarnaast maakt het systeem voor patiëntregistratie een koppeling
met VECOZO, wat staat voor VEilige COmmunicatie in de ZOrg.15
Gebruikers met een geschikt
certificaat kunnen via de website van VECOZO de verzekeringsgegevens van patiënten inzien. VECOZO
maakt ook het raadplegen van de AGB-codes van zorgverleners mogelijk, evenals digitaal declareren,
versturen van versleutelde berichten en het indienen van verzekerdenbestanden.
Door informatie systematisch en gestandaardiseerd in te delen en te classificeren in geordende
groepen, kunnen alle partijen in de zorgsector medische gegevens en behandelcombinaties
stroomlijnen. Een belangrijke voorwaarde daarvoor is dat het probleem van onverenigbare data
opgelost wordt. Dat vraagt om het indexeren en classificeren van individuele onderwerpen en
hiërarchieën binnen de informatiestroom. Deze gelabelde onderwerpen kunnen uitgewisseld worden
tussen netwerken, applicaties en platformen. Dat verlaagt de kans op fraude en bespaart veel tijd in
het declaratieproces. Het is ook fouttolerant omdat het menselijke tussenkomst in het gegevensverkeer
minimaliseert.
Whitepaper MVO in de zorgsector | 11

12. 12 | Whitepaper MDS in de zorgsector
Informatie-integratie: Slim DocumentbeheerHoofdstuk
5
HoofdstukHoofdstuk
55
Hoofdstuk
3
Het inrichten van een eenduidige, volledige en geautomatiseerde informatievoorziening is een van
de doeltreffendste stappen die ziekenhuizen kunnen nemen om bovenstaande vraagstukken aan te
pakken. Slim Documentbeheer maakt dit mogelijk met een totaaloplossing voor de hele informatie-
infrastructuur, van creatie en distributie tot opslag en verwijdering. Slim Documentbeheer waarborgt
bovendien de integriteit van informatie. Dit kan door het toepassen van versiebeheer en beleidsregels,
maar kan ook door de toegangsrechten tot informatie te regelen op basis van rollen die verschillende
medewerkers spelen binnen de organisatie.
Een totaaloplossing bestaat uit de beste hardware, software en diensten die op het gebied van
document- en informatiebeheer beschikbaar zijn. Slim Documentbeheer heeft zich bewezen in
functionaliteit, doeltreffendheid en continuïteit. Een oplossing die bovendien garant staat voor
blijvende innovatieve ontwikkeling.
Zoals het woord al aangeeft bestaat een totaaloplossing van Slim Documentbeheer uit een combinatie
van meerdere producten en diensten die een gezamenlijk doel dienen:
• Slim Scannen/ Kopiëren/Faxen
• Slim Printen
• Slim Beheer van software, hardware en diensten
Uit het oogpunt van kostenbeheersing is het belangrijk dat deze oplossing optimaal gebruik maakt van
bestaande infrastructuren en naadloos aansluit op bestaande bedrijfs- en zorgapplicaties. Bovendien
biedt de oplossing een naadloze integratie met het ZIS, dat de primaire processen van het ziekenhuis
ondersteunt. Ook koppelingen met bedrijfsinforrmatiesystemen voor de secundaire processen, zoals
HR, administratie of financiën, zijn vloeiend.
Slim Documentbeheer richt zich op digitale invoer, doorvoer en uitvoer van informatie en het beheer
van deze gedigitaliseerde informatie. Daarom beslaat dit het scannen, faxen, kopiëren, printen en
opslaan van documenten. Dat begint bij het Multifunctioneel Product (MFP), een apparaat dat de
functionaliteit van een printer, kopieermachine, fax en scanner combineert.
Deze MFP ondersteunt de volledige informatiestroom. De geïntegreerde functionaliteit zorgt ervoor dat
er maar één ‘loket’ is waar papieren informatie de bedrijfsinformatiesystemen in en uit gaat. Daarmee
behalen MFP’s de eerste kostenbesparing, want zij maken de consolidatie van printerparken binnen
ziekenhuizen mogelijk. Er worden zodoende minder machines aangeschaft, beheerd en onderhouden.
3.1 Slim Scannen
De informatie die opgeslagen is in het ZIS en de bedrijfsinformatiesystemen van een ziekenhuis is
per definitie digitaal beschikbaar. Er is echter nog steeds bijzonder veel informatie die uitsluitend
in papieren vorm bestaat. Dit kunnen onder meer de bevindingen bij lichamelijk en psychiatrisch
onderzoek zijn, of rapporten over de diagnose, de ingestelde behandeling, en de voortgang van de
behandeling. Ook verwijs- en ontslagbrieven en aantekeningen van gesprekken en bevindingen van
(vroegere) hulpverleners of geraadpleegde deskundigen worden vaak nog op papier aangeleverd.
Maar ook de archieven met patiëntendossiers bevatten nog veel papier. Bovendien kan niet ieder ZIS
overweg met rapporten van laboratoria en of met PACS (beeldverwerkend systeem) radiologische
beelden.

13. Whitepaper MVO in de zorgsector | 13
Het invoeren van ‘papieren’ gegevens in digitale systemen is een tijdrovend en complex proces. Het
eenvoudigweg scannen van papieren documenten is niet voldoende voor het integreren van gegevens
in ziekenhuis- en/of bedrijfsinformatiesystemen. De ingescande informatie is namelijk ongestructureerd.
Daarom is ook het verrijken van de gescande gegevens met metadata vereist, zodat deze later
opvraagbaar en doorzoekbaar zijn. Bovendien vraagt het om aansluiting op een logistiek systeem
dat de informatie correct classificeert, indeelt, routeert en opslaat. Hiervoor is een gespecialiseerd
scanproces vereist, dat bestaat uit een combinatie van hardware, software en diensten. Slim Scannen is
daar een goed voorbeeld van.
Slim Scannen zorgt er niet alleen voor dat de informatie uit documenten dynamisch wordt. Het
maakt het ook mogelijk dat documenten duurzaam en voor langere tijd bewaard blijven, terwijl de
authenticiteit daarvan aantoonbaar blijft. Dat maakt Slim Scannen tot een praktische oplossing voor
het digitaliseren van zowel medische als bedrijfsarchieven. Veel ziekenhuizen hebben al ervaring
opgedaan met het overzetten van papieren archieven naar digitale dossiers. Veelal was dit een
eenmalige actie, waarvoor op locatie of bij derden een scanstraat met hoogvolumescanners werd
ingericht. Nu de dossiers digitaal zijn gemaakt, moeten echter ook alle stukken die hieraan toegevoegd
worden gedigitaliseerd en verrijkt worden. Voor deze nieuwe aanwas van documenten is de
infrastructuur van MFP’s zeer geschikt. Deze slimme scanprocessen voor de digitalisering van papieren
zorgdocumenten en patiëntendossiers is vanzelfsprekend ook toepasbaar op bedrijfsdocumenten, zoals
declaratieformulieren, facturen, inkooporders en beoordelingen voor HR-dossiers.
De ongestructureerde data die dankzij Slim Scannen geclassificeerd is, kan geïntegreerd worden met
de (deel)systemen voor ziekenhuis- en bedrijfsinformatie. Tijdens het indexeren wordt meteen een
koppeling gemaakt tussen het document en het EPD. Ook worden aanverwante gegevens uit het
ZIS en het bedrijfsinformatiesysteem gekoppeld, zodat alles bij elkaar in het dossier terecht komt.
Doordat hierbij de HL7-standaard toegepast wordt, vult de gescande data deze systemen naadloos,
compromisloos en automatisch aan.16
Vervolgens kunnen de gegevens uit beide bronnen vergeleken
worden om data actueel, accuraat, correct en compleet te maken. Dit proces verwijdert dubbele,
verouderde of onjuiste gegevens uit de onderliggende databases, wat de waarde van de informatie
aanzienlijk verhoogt. Dat zorgt ervoor dat de juiste informatie, in het juiste formaat, voor de juiste
gebruiker beschikbaar is, waar en wanneer dat nodig is.
3.2 Slim Printen
Slim Scannen maakt papieren informatie digitaal. De software die dit proces ondersteunt zorgt
vervolgens voor het correct classificeren en indexeren van de gegevens. Dit maakt de doorvoer en
opslag van de informatie efficiënt. Ook wat betreft de uitvoer van informatie bieden MFP’s een
oplossing: Slim Printen. Voor ziekenhuizen zijn hierbij aanzienlijke kostenbesparingen te behalen.
Tot nog toe beschikten veel afdelingen, en zelfs individuele werkplekken, over eigen printers. Die
waren weliswaar relatief goedkoop in aanschaf, maar door het hoge aantal erg duur in onderhoud en
verbruiksartikelen.

14. 14 | Whitepaper MDS in de zorgsector
Bij veel ziekenhuisadministraties rijst de vraag of het in het digitale tijdperk nog wel nodig is om zoveel
printfaciliteiten te bieden. Veel informatie wordt niet meer afgedrukt maar is via e-mail of andere
applicaties beschikbaar. Informatie wordt tegenwoordig gelezen op computers, laptops, tablets en
smartphones. Dat biedt de mogelijkheid om het printerpark te consolideren. Het is daarbij echter
heel belangrijk om dit weloverwogen te doen. Zo dient printen te gebeuren volgens de Nederlandse
norm voor informatiebeveiliging NEN 7510, een relevante richtlijn voor de zorgsector. Een andere
overweging is dat binnen het primaire zorgproces afzonderlijke printers gewenst blijven op die plekken
waar patiënten documenten meekrijgen, of waar barcodes geprint moeten worden. Op veel andere
werkplekken, in zowel het primaire als het secundaire zorg- en arbeidsproces, kunnen individuele
desktopprinters echter heel goed vervangen worden door één, centraal geplaatste MFP.
Afhankelijk van de wettelijk voorgeschreven maximale, of binnen het ziekenhuis gewenste minimale,
loopafstand kunnen MFP’s geplaatst worden op strategische locaties. Dat kan een afdeling zijn, maar
ook op een strategische plek tussen meerdere afdelingen.
Het ideale printerpark bestaat altijd uit een combinatie van printers en MFP’s. Er zijn veel voordelen
te behalen door deze te integreren in één overeenkomst. Zij vallen daarmee bijvoorbeeld allen onder
dezelfde service level agreement en worden geïntegreerd tot één rapportage voor beheerders. Het
lagere aantal machines binnen het park betekent ook minder kosten voor gebruik, verbruik, beheer en
onderhoud. Besparingen tussen de 10 en 30% zijn realistisch en in sommige ziekenhuizen lopen deze
op tot ruim 50%.
Bij de herinrichting van het printerpark is het belangrijk dat hier een goed beleid aan ten grondslag
ligt. Een leidraad daarbij kan zijn om te kijken naar beslissingen die andere ziekenhuizen namen en
de resultaten die zij hiermee behaalden. Een leverancier die al jarenlang thuis is in de zorgsector
beschikt over deze kengetallen. Deze kunnen objectieve raad geven voor de beslissing over waar
welke machines het beste geplaatst kunnen worden. Maar ook voor het opstellen van beleid rond
gebruikersrechten.
Het verschil tussen printen en Slim Printen zit vooral in het sturen en controleren van het gebruik.
Wanneer dit niet gebeurt, kunnen de operationele kosten aanzienlijk stijgen als gevolg van een
toename van netwerkapparatuur en stijgende uitvoerkosten. In samenwerking met softwareleverancier
Equitrac ontwikkelde Ricoh Equitrac Office. Deze toepassing meet en beheert de documentuitvoer
op de MFP’s. Dit maakt het mogelijk de kopieer- en printactiviteiten nauwgezet te volgen. De kosten
worden bovendien beheersbaar door deze eenvoudig en nauwkeurig toe te wijzen aan specifieke
personen of afdelingen.
3.3 Slim Beheer
Slim Scannen en Slim Printen geven ziekenhuizen controle over, en inzicht in, het scan- en printgedrag,
de reproductiekosten en de informatiestromen. Primaire en secundaire processen worden efficiënter
en ziekenhuizen realiseren ook grote besparingen in tijd en kosten voor beheer. Slim Beheer van de
machineparken wordt eenvoudig dankzij de integratie met bestaande systemen. Alle gegevens en
gebruikersrechten van medewerkers liggen vast in het Active Directory. De apparatuur communiceert
hiermee wanneer medewerkers zich aanmelden met een gebruikerspas of inlogcode. Hierdoor hoeven
zij niet dubbel te worden geadministreerd.
De gebruikersrechten kunnen ook toegepast worden voor directe uitvoer naar het meest efficiënte
apparaat. Dit wordt geregeld met Equitrac (zie 3.2). Hiermee kunnen rechten en beleidsregels

15. opgesteld en bekrachtigd worden. Bijvoorbeeld dat een medewerker een document pas kan printen
wanneer hij of zij zich fysiek bij de MFP bevindt. Het kan ook het onrechtmatig printen en kopiëren
voorkomen, of het overschrijden van quota’s voor kleurenuitvoer. Doordat de rechten gebaseerd
kunnen zijn op functie, niveau of zelfs individu, is de bescherming van vertrouwelijkheid van een
document gewaarborgd. Equitrac geeft inzicht in apparaatgebruik, waardoor het mogelijk is dit zo
efficiënt mogelijk te maken.17
De persoonlijke inlogcode of toegangskaart maakt het gebruikersbeheer eenvoudig, maar heeft ook
een groot pluspunt voor medewerkers zelf. In ziekenhuizen werkt men vaak op veel verschillende
plekken. Dankzij de functie Follow-Me Printing kunnen medewerkers hun afdrukken maken op de MFP
van hun keuze. Hierdoor raken printopdrachten niet verloren, en hoeven medewerkers niet te wachten
als een apparaat bezet is.
Wanneer alle MFP’s voorzien worden van de applicatie @Remote die het beheer ondersteunt, is
centrale gegevensverzameling mogelijk en rapporteert het systeem tellerstanden, servicegegevens
en verbruikgegevens automatisch aan de beheerder. Die gegevens kunnen worden gebruikt voor
de facturatie, toners worden automatisch besteld en servicegegevens zijn direct beschikbaar voor de
beheerder, ook als het beheer is uitbesteed. Hierdoor kunnen zij proactief optreden en onderhoud
plegen voordat problemen zich voordoen. De applicatie verhoogt de beschikbaarheid van het
printerpark.
Whitepaper MVO in de zorgsector | 15

16. 16 | Whitepaper MDS in de zorgsector
Conclusie
Slim Documentbeheer optimaliseert de zorgverlening, maakt bedrijfs- en zorgprocessen efficiënt en
vermindert de kans op administratieve fouten. Hierdoor is informatie altijd en efficiënt beschikbaar.
Een belangrijke voorwaarde daarbij is dat de informatie ook beschikbaar is voor gebruikers waar en
wanneer zij dit nodig hebben. Dat is een wezenlijk onderscheid, want hoe goed informatie ook in
systemen ingevoerd en opgeslagen is, gebruikers moeten niet op zoek hoeven te gaan naar gegevens.
Deze moeten voorhanden zijn op het moment dat er een informatiebehoefte is.
Ricoh
Ricoh onderscheidt zich in de markt door haar vergaande kennis en jarenlange ervaring rond
informatielogistieke vraagstukken in de zorgsector. Daarnaast heeft het oplossingsportfolio
een ongekende flexibiliteit en schaalbaarheid. Ricoh brengt ruim dertig jaar expertise met zich
mee in documentmanagement en input van informatie in het bijzonder. Het bedrijf bouwde in
die tijd een sterke en betrouwbare reputatie op in onder meer de gezondheidszorg. Hierdoor
kan Ricoh ziekenhuizen ondersteunen in zowel input- als throughput- en output-aspecten van
documentmanagement. Voor Slim Documentbeheer ontwikkelde Ricoh een totaaloplossing die
gebaseerd is op de visie beschreven in het whitepaper “Information Logistics” (informatielogistiek),
die Ricoh in samenwerking met het Fraunhofer Instituut ISST en universiteit Nyenrode definieerde.18
Hoofdstuk
4

17. Whitepaper MVO in de zorgsector | 17
Noten
1. Bron: Centraal Bureau voor de Statistiek (http://www.cbs.nl)
2. Vergrijzing in Nederland. Onderzoek uitgevoerd in opdracht van de Rijksvoorlichtingsdienst/Publiek
en Communicatie ten behoeve van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Auteurs
Dick Verzijden, Jolanda Fransen, juni 2004. http://www.ggzbeleid.nl
3. Het Expertisecentrum LEEFtijd heeft een inventarisatie gemaakt van feiten en mythen over de
demografische ontwikkelingen en de gevolgen voor de kosten van de gezondheidszorg. Het doel
hiervan is een reëel beeld te geven van alle mechanismen die gezamenlijk verantwoordelijk zijn
voor de kostenstijging in de zorg. http://www.leeftijd.nl
4. Wet marktordening gezondheidszorg, Staatsblad 415 © Sdu Uitgevers, Den Haag
5. Rapport Vernieuwd Besturen (publicatienummer STBTZ-2005-04), een uitgave van de Stuurgroep
Toekomstig Bestuur en Topmanagement Ziekenhuizen in opdracht van de NVZ vereniging van
ziekenhuizen. http://www.nvz-ziekenhuizen.nl
6. Tekst Wet marktordening gezondheidszorg. http://wetten.overheid.nl
7. Patiënten- en Informatielogistiek, © Ricoh Nederland BV. Whitepaper over het waarborgen van
bedrijfscontinuïteit bij marktwerking in ziekenhuizen
8. Ziekenhuisinformatiesysteem. Uit Wikipedia, de vrije encyclopedie. http://nl.wikipedia.org
9. Archiefwet, Staatsblad 276 © Sdu Uitgevers, Den Haag
10. Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO), Staatsblad 837 © Sdu Uitgevers,
Den Haag.
11. Bron: http://www.maartenskliniek.nl/praktische-info/inzage-dossier/bewaartermijn
12. Zie: p. 33 in ‘Van wet naar praktijk. Implementatie van de WGBO. Deel 3 Dossier en
bewaartermijn. Utrecht, KNMG 2004.
13. De Ziekenhuis Top 100 van het AD geeft patiënten sinds 2005 inzicht in de prestaties van
Nederlandse ziekenhuizen. De ranglijst gebruikt 36 criteria, waarvan er tien betrekking hebben
op patiëntvriendelijkheid en -tevredenheid. De overige 26 kwaliteitscriteria zijn opgesteld door de
Inspectie voor de Gezondheidszorg, de brancheorganisaties van alle ziekenhuizen en de Orde van
Medisch Specialisten.
http://www.ad.nl/ad/nl/1/home/integration/nmc/frameset/nieuws/ziekenhuistop100.dhtml
14. De SBV-Z werkt samen met het Ministerie van VWS, Nictiz en het UZI-register om de invoering van
het burgerservicenummer (BSN) in de zorg en het landelijk elektronisch patiëntendossier (EPD) tot
een succes te maken. Er is een gezamenlijke website over deze onderwerpen: het Informatiepunt
BSN in de zorg en Landelijk EPD, http://www.infobsnzorg.nl/
15. Bij digitaal communiceren via internet is het belangrijk om de zekerheid te hebben dat
communicatiepartners ook diegene zijn die ze beweren te zijn. VECOZO en de aangesloten
zorgverzekeraars hebben gekozen voor het gebruik van digitale certificaten, waarmee deze
zekerheid kan worden verkregen. VECOZO verstrekt, in opdracht van de zorgverzekeraars, digitale
certificaten aan partijen binnen de zorgwereld met wie de zorgverzekeraars een overeenkomst tot
uitwisseling van (persoons)gegevens hebben gesloten. http://www.vecozo.nl
16. De in de VS gevestigde internationale Health Level 7 (HL7)-organisatie heeft als missie om
standaarden voor interoperabiliteit te leveren die de zorg verbeteren, de werkprocessen
optimaliseren en eenduidigheid bevorderen.
17. Bron: http://www.ricoh.nl/producten/output-management-en-veiligheid/s_equitrac.jsp
18. Information Logistics, Achieving performance - and satisfied customers. © Ricoh 2009 Whitepaper
over toekomstige klantvraagstukken. In samenwerking met het Fraunhofer Institute ISST
(http://www.iese.fraunhofer.de)
Noten