Analisis beban kerja di 32 SKPD Pemerintah Kota Samarinda menunjukkan kebutuhan tambahan 677 pegawai, terutama di Satpol PP (163 orang) dan Dinas Perhubungan (68 orang). Beberapa SKPD kelebihan pegawai. Kendala meliputi belum sesuainya nama jabatan fungsional dan kekurangan data tugas dalam beberapa form ABK.

1. Presented By Rustan Amarullah., SP, MA, M.S.E (Peneliti - LAN; 081355271421)

2. Saran dari Sekkot Samarinda
untuk melakukan kajian
pemetaan kebutuhan PNS
seluruh SKPD
Rekomendasi Kajian BLDD
tahun sebelumnya
Kajian diharapkan dapat
menjadi bahan kebijakan
atau pelengkap penataan
organisasi yang optimal

3. >> SAMPEL PELAKSANAAN ABK
1. Dinas Bina Marga dan
Pengairan = 21
2. Dinas Kebersihan dan
Pertamanan = 15
3. RSUD IA. MOEIS = 7
4. BP2TSP = 6
5. Kecamatan Samarinda
Kota = 8
1. Dinas Lainnya
2. Badan Lainnya
3. Kantor Lainnya
4. Setda & Setwan

4. • UU Nomor 5 Tahun 2014  Setiap instansi pemerintah wajib
menyusun kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS berdasarkan
Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja
• PP Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi PNS  Analisis
Kebutuhan PNS dilakukan berdasarkan analisis beban kerja dan
perkiraan kapasitas seorang Pegawai dalam jangka waktu tertentu
• Keputusan MENPAN No: KEP/75/M.PAN/7/2004  Formasi PNS
disusun Berdasarkan Beban Kerja
• Permendagri Nomor 57 Tahun 2007  Untuk menentukan besaran
susunan organisasi dilakukan melalui analisis beban kerja
• Permendagri Nomor 12 Tahun 2008  Penataan kelembagaan,
ketatalaksanaan dan kepegawaian berdasarkan Analisis Beban Kerja
Dasar Hukum Pelaksanaan ABK

6. Asesmen
Organisasi Saat
Ini
Redefinisi Visi,
Misi ,Strategi
dan Sasaran
Organisasi
Restrukturisasi
Organisasi
Analisis Beban
Kerja
Perbaikan
Tatalaksana /
Proses Bisnis
Analisis
Jabatan
Perbaikan SOP
Perencanaan
Pegawai
Pendidikan dan
Pelatihan
Berbasis
Kompetensi
Rekrutmen dan
Seleksi
Evaluasi
Jabatan
Pemeringkatan
Jabatan
Penetapan
Tunjangan
Kinerja
Pengembangan
Model
Kompetensi
Penilaian
Kinerja
Pegawai
Pemberian
Tunjangan
Kinerja
Asesmen
Kompetensi
Individu
Pengembangan
Karir
Penguatan
Unit Kerja
Organisasi
Standar Kinerja
Organisasi
Database
Kepegawaian
Perbaikan
Kewenangan /
Fungsi
Pengembangan
e-Office dan e-
Government
Pengembangan
Standar
Kompetensi
Jabatan
Penyusunan
IKU
Akuntabilitas
Kinerja Instansi
Pemerintah
Profil Birokrasi
SAMARINDA
2020
Penetapan Standar Pelayanan
Target Kinerja Layanan
Pengembangan
Indikator
Kinerja Jabatan
MANAJEMEN PERUBAHAN PENATAAN PERUBAHAN UU PENGUATAN PENGAWASAN INTERNAL
QUICK WINS

7. Pembentukan
Sekretariat
Daerah Kota
Samarinda
Perda No.15 Tahun 2013 tentang perubahan kedua
atas Perda No.9 Tahun 2008 tentang organisasi dan
tata kerja Sekretariat Daerah Kota Samarinda
Pembentukan
Dinas Daerah
Perda No.14 Tahun 2013 tentang perubahan ketiga
atas Perda No.11 Tahun 2008 tentang organisasi dan
tata kerja dinas daerah Kota Samarinda
Lembaga
Teknis
Daerah
Perda No.6 Tahun 2012 tentang perubahan kedua
atas Perda No.12 Tahun 2008 tentang organisasi dan
tata kerja Inspektorat, Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah, dan lembaga teknis daerah
Kota Samarinda

8. DISDUKCAPIL Kota
Samarinda, Semester I
Tahun 2014 menyebutkan
bahwa jumlah penduduk
Samarinda mencapai
sekitar 844.944 jiwa. Jika
dibandingkan dengan
jumlah PNS yang ada maka
diperoleh rasio sekitar 1/85.
Beberapa negara maju lainnya dimana jumlah rata-rata pegawai jika
dibandingkan dengan jumlah penduduk adalah antara 2% sampai 3%. Jika acuan
minimal yaitu 2% digunakan, maka kebutuhan jumlah PNS di Kota Samarinda
adalah berjumlah sekitar 16.899 pegawai.

9. Negara
Rasio PNS & Jumlah
Penduduk
LuasWilayah (Km2)
Indonesia 1,9% 1.990.250
China 2,7% 9.598.077
Thailand 1,9% 514.000
Malaysia 3,7% 329.750
Singapura 2,5% 697
Filipina 2,9% 300.000
Brunei Darussalam 11,4% 5.770
Samarinda 1,2% 718
“Pemerintah Berat Di Ongkos”  Idealnya jumlah rata-rata pegawai di daerah
jika dibandingkan dengan jumlah penduduk adalah 2,1%
(Kemendagri, 2010)
(Diolah dari berbagai sumber, 2014)

10. PEMDA Total APBD Jumlah PNS Ratio APBD : PNS
Prov. Kaltim Rp 13.000.000.000.000 7330 Rp 823.448.276
Kabupaten Malinau Rp 2.310.720.733.235 3492 Rp 661.718.423
Kabupaten Tarakan Rp 1.156.422.000.000 4012 Rp 288.240.777
Kab. Kukar Rp 4.968.195.000.000 16575 Rp 299.740.271
Kabupaten Paser Rp 1.086.453.754.777 5662 Rp 191.885.156
Kota Samarinda Rp 2.236.246.000.000 9988 Rp 223.893.271
PERBANDINGAN RATIO APBD TERHADAP
PNS DI BERBAGAI DAERAH

11. RUMUSAN MASALAH
Bagaimana kondisi pemetaan SDM aparatur melalui Analisis
Beban Kerja di lingkungan Pemerintah Kota Samarinda?
Apa saja kendala atau masalah yang dihadapi dalam pemetaan
SDM aparatur di lingkungan Pemerintah Daerah Kota
Samarinda?
RUANG LINGKUP & METODE
33 Satuan Kerja Perangkat Daerah Pemerintah Kota Samarinda
yang dipilih secara bertujuan (purposive sampling)
Analisis deskriptif kuantitatif dengan menggunakan Kepmenpan
No.75 Tahun 2004 = Permendagri No. 12 Tahun 2008

12. BAPPEDA BKD
BPKAD DISTAMBEN
DISDIKBUD DISNAKER
DISDUKCAPIL INSPEKTORAT
KPUAD DCKTK
DISPORA DK & UKM
BKPPP DINAS PASAR
DISPERINDAG DISPENDA
BLH SATPOL PP
BKBKS SET-KORPRI
BPBPK BANKESBANGPOL
DINKES SET-DPRD
DIPERTANAK DISTANHUTBUN
SEKRETARIAT DAERAH DISHUB
BAG. ORGANISASI BPMD
BAG. HUKUM BAPEMAS-PEM
BAG. KESRA BLDD
BAG. PEMERINTAHAN UMUM DINAS KESSOS
BAG. PEREKONOMIAN DISPAR-EK-KOMINFO
BAG. PEMBANGUNAN
BAG. UMUM
BAG. KERJASAMA
BAG. HUMAS DAN PROTOKOL

13. BATASAN PENELITIAN
Kajian ini membatasi pada jumlah atau kuantitas kebutuhan riil pegawai pada
organisasi pemerintah daerah yang dikaji, sehingga belum mencakup jenis-
jenis jabatan yang dibutuhkan, serta kualitas dan kompetensi pejabat yang
dibutuhkan
5 SKPD yaitu RSUD I.A Moeis, Dinas Kebersihan dan Pertamanan,
Kecamatan Samarinda Kota, Dinas Bina Marga dan Pengairan, serta
Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu (BP2TSP) tidak
dimasukkan dalam kajian ini
Selain itu, Kecamatan dan Kelurahan juga tidak disertakan mengingat
keterbatasan kajian ini.
Adapun Tenaga Tidak Tetap Daerah (T3D) hanya dilakukan
inventarisasi kuantitasnya pada masing-masing SKPD mengingat
implikasi adanya UU No. 5 Tahun 2014 terkait Pegawai Pemerintah
dengan Perjanjian Kerja (PPPK).

14. 1 Persiapan, meliputi penyusunan TOR dan kuesioner, serta persiapan pengumpulan
data
2
Sosialisasi dan Pengumpulan data, terlebih dahulu dilakukan presentasi terkait
pengertian dan tujuan analisis beban kerja kepada seluruh pegawai dalam SKPD.
Selanjutnya melakukan penyebaran formulir isian, wawancara, serta pengamatan
langsung
3 Pengolahan data, dilakukan dengan menggunakan metode identifikasi tugas per
tugas jabatan dan selanjutnya menggunakan mekanisme perhitungan yang telah
ditetapkan dalam Kepmenpan No. 75 Tahun 2004
TAHAPAN UMUM PELAKSANAAN ABK
Perhitungan kebutuhan pegawai dalam jabatan (struktural, fungsional
umum, dan fungsional tertentu) menggunakan acuan dasar data
pegawai yang ada serta peta dan uraian jabatan

15. FORM
PENGUMPULAN DATA BEBAN KERJA

16. Formulir ABK terkumpul dari
32 SKPD
Dinas Pariwisata, Ekonomi
Kreatif dan Komunikasi
Informatika, dan Bagian
Perkotaan Sekretariat Daerah
Total JS : 578 Jabatan Total JFU : 1.312 Jabatan
Total JFT : 198 Jabatan Total T3D : 1.320 Pegawai

17. Kebutuhan total tambahan
personil sebanyak 677 orang
kebutuhan JFU untuk
memecah beban kerja Jabatan
Struktural sebanyak 155 orang
Kebutuhan JFU lainnya
sebanyak 508 orang
Kebutuhan JFT sebanyak 49
orang
Perlu didorong untuk
pemenuhan JFT
Kebutuhan 677 pegawai ini
adalah jumlah minimal

21. Terkait tenaga tidak tetap yang dapat dianalisis berjumlah total 1.320
orang
Seiring lahirnya UU No. 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara
menyebutkan bahwa istilah tenaga tidak tetap ini akan berganti menjadi
Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK).
Namun demikian, tidak serta merta tenaga tidak tetap yang ada saat ini
yang berjumlah 1.320 orang akan langsung diangkat sebagai PPPK,
sebab tetap harus melalui serangkaian test penerimaan yang
dipersyaratkan oleh pemerintah daerah
Sebagian besar pegawai tidak mau diarahkan untuk menjadi
fungsional khusus, dengan alasan tunjangan jabatan yang kecil
serta syarat kenaikan pangkatnya terlalu berat

22. Masih ditemukan pegawai yang belum memiliki nama jabatan fungsional
yang menyesuaikan dengan Perka BKN No. 3 Tahun 2013 atau masih
menggunakan jabatan staff.
Beberapa form ABK yang masuk tidak menyertakan rincian uraian
tugas, sehingga menyebabkan kesulitan dalam memberikan gambaran
beban kerja yang lebih riil, lengkap, dan rasional.
Selain itu, beberapa nama jabatan fungsional umum yang sudah ada
saat ini juga masih perlu disesuaikan, sebagai contoh Jabatan
Monitoring, Pembinaan, dan Evaluasi Kegiatan Usaha Migas, perlu
dilakukan penyesuaian nama JFU-nya sesuai dengan regulasi yang
ada.
Terdapat beberapa jabatan fungsional umum lain yang telah diberikan
nama jabatan, namun tidak melaksanakan tugas sesuai dengan nama
jabatan yang diembannya.

23. Beberapa uraian tugas jabatan struktural yang terdapat di Perwali sudah
tidak sesuai lagi dengan apa yang selama ini dikerjakan, bahkan
sebagian besar dari uraian tugas yang ada tidak mereka jalankan.
Terdapat urusan yang seharusnya dijalankan oleh suatu unit/ seksi tetapi
dijalankan oleh unit kerja lainnya.
Permasalahan lain yang ditemukan adalah kecenderungan jabatan
fungsional umum yang ada pada suatu SKPD adalah pengolah data.
Padahal dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari pemangku jabatan
tersebut relatif tidak melakukan pengolahan data melainkan tugas-tugas
administatif sebagaimana jabatan pengadministrasi umum.
Kondisi ini dapat terjadi karena penempatan pegawai dalam jabatan yang
cenderung hanya memperhatikan grade jabatan dan besaran TTP yang
diperoleh.

24. Beban Kerja
Tinggi
Beban Kerja
Kurang
+ +
[Capacity
Building]
Pengalihan
(-)
- -
[E-Gov/ IT]
[SOP]
[Delegasi]
+ +
Penyesuaian
[Evaluasi
Kelembagaan]
Penyesuaian
[Evaluasi
Kelembagaan]
Hasil ABK SDM URTUG Kelembagaan
TINDAK LANJUT TERHADAP HASIL ABK
√ √ √

25. KESIMPULAN (1)
• Berdasarkan hasil analisis beban kerja diperoleh kebutuhan
tambahan personil untuk menunjang pelaksanaan tugas
organisasi sebanyak 677 orang. Jumlah ini berasal dari kebutuhan
JFU untuk memecah beban kerja Jabatan Struktural sebanyak 155
orang, kelompok JFU lainnya sebanyak 508 orang dan JFT
sebanyak 49 orang
• SKPD yang memiliki beban kerja paling tinggi atau dalam hal ini
membutuhkan tambahan personil paling banyak adalah Satpol PP
dengan kebutuhan sebanyak 163 orang, serta Dinas Perhubungan
dengan kebutuhan sebanyak 68 orang. Sedangkan SKPD yang
mengalami kelebihan pegawai atau dalam hal ini beban kerjanya
relatif masih rendah adalah Sekretariat Daerah, khususnya Bagian
Kesejahteraan Rakyat dan Bagian Kerjasama yang masing-masing
kelebihan pegawai sebanyak 3 dan 2 orang

26. KESIMPULAN (2)
Beberapa kendala yang dihadapi dalam pemetaan SDM aparatur di
lingkungan Pemerintah Kota Samarinda diantaranya:
 Masih ditemukan pegawai yang belum memiliki nama jabatan
fungsional yang menyesuaikan dengan Perka BKN No. 3 Tahun
2013 atau masih menggunakan jabatan staff;
 Beberapa form ABK yang diterima tidak menyertakan rincian
uraian tugas, sehingga menyebabkan kesulitan dalam melacak
setiap langkah yang dilakukan dalam menjalankan satu uraian
tugas;
 Beberapa uraian tugas jabatan struktural yang terdapat di Perwali
sudah tidak sesuai lagi dengan apa yang selama ini dikerjakan,
bahkan sebagian besar dari uraian tugas yang ada tidak mereka
jalankan

27. REKOMENDASI (1)
• Untuk menunjang hasil kajian ini, perlu dilakukan
analisis khusus terkait pemetaan jenis-jenis jabatan
yang diperlukan secara lengkap dari jumlah kebutuhan
pegawai sebanyak 677 orang tersebut. Jenis-jenis
jabatan ini dipetakan agar dapat secara jelas terlihat
penyebaran dan komposisi pegawai untuk menunjang
tugas organisasi. Selain itu, juga diperlukan pemetaan
kualitas dan kompetensi pejabat yang dibutuhkan
dalam jabatan tersebut

28. REKOMENDASI (2)
• Perlu dilakukan identifikasi ulang terhadap nama
jabatan yang ada dengan tugas riil yang dilaksanakan.
Hal ini perlu dilakukan karena, (1) masih ditemukan
pegawai yang belum memiliki nama jabatan fungsional
yang sesuai dengan Perka BKN No.3 Tahun 2013 atau
masih menggunakan nama jabatan staff; (2) masih
ditemukan adanya perbedaan antara jabatan yang
disandang oleh pegawai dengan tugas-tugas riil yang
dilakukan atau tugas yang dilakukan tidak
mencerminkan nama jabatannya

29. REKOMENDASI (3)
• Perlu dilakukan re-distribusi pegawai antar unit yang ada didalam
organisasi untuk mengantisipasi adanya kelebihan pegawai pada
suatu unit dan kekurangan pegawai pada unit lainnya, serta antar
SKPD jika dimungkinkan
• Mengarahkan serta membuka kesempatan kepada pegawai untuk
menjadi fungsional tertentu, langkah ini tentunya harus diikuti
dengan dibuatkannya suatu kebijakan agar pegawai tertarik untuk
menjadi fungsional tertentu, misalnya saja dengan memberikan
kemudahan pegawai untuk mengikuti diklat fungsional, serta
dengan memberikan insentif khusus bagi jabatan tersebut

30. REKOMENDASI (4)
• Untuk kegiatan-kegiatan yang tidak rutin dan sifatnya sementara,
seperti kegiatan proyek atau kepanitiaan maka bisa
memanfaatkan tenaga outsourcing atau memanfaatkan jasa
event organizer. Dengan arah perencanaan pengelolaan pegawai
dimasa mendatang yang mempersyaratkan minimal pendidikan
adalah Diploma I, maka beberapa jabatan teknis seperti, caraka,
sopir, pramusaji, dan yang setara akan dikerjakan oleh tenaga
outsourcing
• Perlunya penyesuaian/ evaluasi uraian tugas untuk
menghilangkan adanya overlapping/ duplikasi tugas, selain itu
secara simultan melakukan evaluasi kelembagaan

31. REKOMENDASI (5)
• Dengan jumlah beban kerja tinggi tentu perlu dibarengi dengan
peningkatan kapasitas pegawai secara memadai, sehingga
pelaksanaan tugas jabatan, unit kerja, dan bahkan satuan kerja
dapat dijalankan secara optimal
• Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja serta
mempercepat proses kerja maka diperlukan dukungan piranti
modern dan teknologi informasi. Pemenuhan ICT ini penting
dalam rangka mengatasi keterbatasan SDM yang dimiliki, selain
juga untuk mempercepat proses kerja organisasi

32. Badan Litbang dan Diklat Kota Samarinda PKP2A III LAN Samarinda