1. PLAN DE GESTION DE LAS ADQUISICIONES
CÓDIGO Proy_SisIntegral_Oftalmica
versión 1.0
PROYECTO Sistema integral para la clínicaOftálmica
PATROCINADOR Gerente General de Oftálmica
PREPARADO POR: Gerente de TI FECHA 01 01 2016
REVISADO POR: Gerente General de Oftálmica FECHA 04 01 2016
APROBADO POR: Gerente General de Oftálmica FECHA 05 01 2016
1. Procedimientode Adquisiciones
Tipo de contrato A: Adquisición de licencias de software:
Proceso de contratación:
El Gerente de proyectos (con apoyo del Líder Técnico) realiza una investigación previasobre
todas las alternativasdeproveedores existentes que seacomoden a las necesidades delos
requerimientos de softwareen un proyecto.
En los siguientes días,el Gerente de proyectos se comunica con todos los proveedores
sopesados previamente. Éstos deben proveer las respectivas cotizaciones para la adquisición
de las licencias.
El Gerente de Proyecto con apoyo del Líder Técnico proceden a seleccionar lacotización más
satisfactoria.
Se considera importantea tomar en cuenta que el proveedor escogido cuente con un servicio
post-venta, así como soporte técnico en caso defallar el producto.
Se procede a coordinar con el Gerente de Sistemas y el Gerente de Finanzas la revisión y
aprobación dela cotización dela licencia desoftware.
De ser aprobada la cotización, el Gerente de Proyectos, junto con el Gerente de Sistemas y el
Líder Técnico coordinan una reunión con el proveedor para realizar lacompra delas licenciasde
software, así como coordinar los términos y condiciones.
Si el Gerente de Sistemas o el Gerente de Finanzas no aprueban la cotización,serepitea partir
del tercer procedimiento.
En la reunión con el proveedor, seprocede a firmar el contrato de adquisición licencias de
software.
Tipo de contrato B: Adquisición de hardware (servidores, equipos, redes)
Proceso de contratación:
El Gerente de proyectos (con apoyo del Líder Técnico y el Jefe del área de Infraestructura)
realiza una investigación previa sobretodas las alternativas deproveedores existentes que se
acomoden a las necesidades de los requerimientos de hardware en un proyecto.
En los siguientes días,el Gerente de proyectos se comunica con todos los proveedores
sopesados previamente. Éstos deben proveer las respectivas cotizaciones para la adquisición
de los equipos.
El Gerente de Proyecto (con apoyo del Líder Técnico y el Jefe del área de Infraestructura)
proceden a seleccionar la cotización más satisfactoria.
Se considera tomar en cuenta que el proveedor cuente con un servicio post-venta, así como
un adecuado soporte técnico para implementar el hardware adquirido y que capaciteal área
de Administración de Redes para su posterior mantenimiento.
Se procede a coordinar con el Gerente de Sistemas y el Gerente de Finanzas la revisión y
2. aprobación de la cotización de los equipos.
De ser aprobada la cotización,el Gerente de Proyectos, junto con el Gerente de Sistemas, el
Jefe del área de Infraestructura y el Líder Técnico coordinan una reunión con el proveedor
para realizar la compra de los productos de hardware, así como coordinar los términos y
condiciones.
Si el Gerente de Sistemas o el Gerente de Finanzas no aprueban la cotización,serepite a partir
del tercer procedimiento o en la reunión con el proveedor, se procede a firmar el contrato de
adquisición dehardware.
2. Formatos Estándar a utilizar
La empresa cuenta con un documento estándar,llamado “Manual deContrato de Adquisiciones.Este
archivo,perteneciente al área de Soporte, tiene límites de acceso para los siguientes usuarios:
Gerentes de Proyectos,equipo de proyecto, Comité de Proyectos, Gerentes y Sub Gerentes de
División deSistemas.
Este archivo es personalizado deacuerdo a los requerimientos dela compra,tipo de contrato, fecha
de adquisición,lugar,proveedor y monto a pagar.El contrato es emitido en 2 copias,lascuales serán
revisadas por laspartes interesadas.Depresentarseobservación alguna,serealizarálarespectiva
evaluación y modificación para,finalmente,firmar el contrato entre la empresa y el proveedor. Con
ello,cada copia sequeda con el interesado.
3. Cronograma de Adquisiciones
En la planificación del Proyecto,seestablecieron las siguientes fechas para la realización delos
contratos:
ADQ-01: Contrato de adquisición delicencias desoftware- Windows para sistemas operativos
y Windows Server 2012. Contratación con empresa el 04 de agosto del 2016.
ADQ-02: Contrato de adquisición delicenciasdesoftware– MicrosoftSQL Server.
4. Coordinacionesconproveedores
Para el caso deTipo de Contrato A (Adquisición delicencias desoftware):
La contratación delas licenciasdesoftwaredeberá ser coordinada con el proveedor con 15 días
de anticipación.
Las coordinaciones deberán ser coordinadaspor correo electrónico,o personalmentede ser
necesaria,con el proveedor. El pago serealizará 100%al momento de la compra.
Para el caso deTipo de Contrato B (Adquisición dehardware):
La contratación dehardware debe de ser coordinado con el proveedor con 15 días de
anticipación.
3. Las coordinaciones seharán personalmenteen las oficinasdel proveedor para poder revisar el
equipo.
El pago del equipo se realizará 50%a la firma del contrato y el 50% con la entrega del equipo.
5. Restriccionesy Supuestos
Solicitudes decambio en el presupuesto del proyecto, debido a las modificaciones en la
cotización del dólar.
Se asumeque la probabilidad demodificación del cronograma delos componentes es mínima,
puesto que se tendría que renegociar los contratos con todos los proveedores.
6. Riesgosy Respuestas
Según el Plan de Respuesta a Riesgos setiene los siguientes:
R013 – Incumplimiento de contratos (adquisición de hardware, software).
Siendo el incumplimiento por mala comunicación entre proveedor y Jefe de área de Infraestructura /
Gerente de Proyecto (Entrega de equipos a destiempo).
Las respuestas planificadasson:
Solicitar feedback de ingeniería y de compras corporativas(área Finanzas) paravalidar atención
de pedidos anteriores por proveedor. Con lo cual sepuede detectar que tan eficiente es y la
calidad del servicio.
Pago adelantado de solo el 50% y resto al término del contrato. Con lo cual seobliga al
proveedor a dar un servicio decalidad,pues está sujeto a la cancelación o no del monto
restante.
Actualizar Lista deproveedores alternativos.
7. Métricas de Adquisición
La Satisfacción deCliente que se obtendrán de las encuestas de Evaluación deSesión con relación a los
diversos factores involucradoscon los proveedores.El cumplimiento de los horarios.Esta debe
cumplirseen un 100%
8. Matriz de Adquisicionesdel Proyecto
Ver Anexo 1
4. Anexo1:
Matriz de Adquisiciones del Proyecto
Producto o
servicio a
adquirir
Elemento del
EDT
Tipo de
Contrato
Forma de
contactar
proveedores
Área /Rol
/Persona
responsable
Lista de
proveedores
Proveedores
Pre-calificados
Cronograma de Adquisiciones requeridas
Planificar
Contrato
Solicitar
respuestas
Selección
Proveedor
Administrar
contrato
Cerrar
contrato
ADQ-01
Plan de gestión
de las
adquisiciones
Precio fijo
Soporte/jefe/
Hugo
Meza
Proveedor
único
05/01/2016
al
15/02/2016
18/02/2016
al
25/02/2016
02/03/2016
al
20/03/2016
23/03.2016
al
12/04/2016
15/04/2016
al
18/04/2016
ADQ-02
Plan de gestión
de las
adquisiciones
Precio fijo
Soporte/jefe/
Hugo
Meza
Proveedor
único
02/02/2016
al
15/02/2016
18/02/2016
al
25/02/2016
02/03/2016
al
20/03/2016
23/03.2016
al
12/04/2016
15/04/2016
al
18/04/2016