Atelier conférence d'une heure sur le thème de la gestion du temps et des priorités auprès d'un public de créateurs d'entreprises à Rennes.

1. S’ORGANISER POUR GAGNER EN
EFFICACITÉ ET SÉRÉNITÉ
24/10/2012
©OrganiZen – Laure DUFOURG

2. LAURE DUFOURG – ORGANIZEN ESPACE & TEMPS
J’accompagne les indépendants et TPE dans leur
organisation quotidienne :
 Aménagement fonctionnel des locaux
 Assistance administrative
 Communication
 Formation professionnelle
UN PARTENARIAT CONFIANCE SUR LE LONG TERME
24/10/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG 2

3. GERER MON TEMPS
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4. DEROULEMENT
1. PRENDRE 2. ADOPTER UNE
CONSCIENCE DE MA METHODE ET DES
SITUATION ET DE MON OUTILS QUI ME
COMPORTEMENT CONVIENNENT
3. M’AFFIRMER SEREINEMENT
DANS MON QUOTIDIEN
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5. LES CHRONOPHAGES EXTERNES
• Les appels téléphoniques imprévus ou trop longs,
• Les bavardages ou commérages,
• Les réunions trop fréquentes ou trop longues,
• Les réunions et entretiens mal préparés,
• Les interruptions par les collègues, par les clients…
• Les visiteurs qui arrivent à l’improviste,
• Les conflits mal gérés qui durent,
• Le manque d’informations,
• La mauvaise organisation des autres,
• Les démarches administratives trop longues,
• Les urgences,
• Les papiers ou messages sans intérêt.
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6. LES CHRONOPHAGES INTERNES
• Le perfectionnisme et les détails excessifs.
• Le manque de planification / d’anticipation.
• Le manque d’ordre et de classement.
• La difficulté à comprendre le changement.
• Le manque de compréhension des informations.
• La difficulté à dire non.
• La fatigue, le stress.
• La difficulté à prendre une décision.
• La procrastination.
• La délégation inversée.
• Le manque de rigueur.
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7. LES AVANTAGES CACHES D’UNE
MAUVAISE GESTION DU TEMPS
Ils sont souvent inconscients :
• la reconnaissance : renvoie l’image valorisée d’une personne
très active.
• l’adrénaline : besoin d’urgence et de stress pour avoir le
sentiment de rattraper le temps perdu.
• la fuite : permet d’échapper aux obligations, aux situations
désagréables.
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8. FREINS ET PEURS
Êtes-vous prêts à changer? A remettre en cause vos
habitudes ?
« Celui qui ne veut pas faire trouve des raisons, celui qui
veut faire trouve des moyens »
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9. ME FIXER DES OBJECTIFS
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10. - « Voudriez-vous me dire, s'il vous plait, quel chemin je dois prendre
pour m'en aller d'ici ? »
- « Cela dépend largement de là où vous voulez aller »
- « Peu m'importe »
- « Alors le chemin que vous allez prendre n'a pas d'importance »
Échange entre Alice et le Chat du Cheshire, Alice au pays des merveilles.
Et vous, où voulez-vous aller ?
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11. DEFINIR MES OBJECTIFS
• Un objectif représente un but à atteindre sur lequel je
m’engage.
• Il est formalisé par un verbe d’action.
• Il peut être scindé en sous-objectifs : les actions (étapes)
pour atteindre l’objectif final.
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12. LA METHODE SMART
S - SPECIFIQUE : précis, simple, formulé de manière positive (Je
veux)
M – MESURABLE : qualité, quantité, temps, argent
A – ATTEIGNABLE : motivant, approprié
R – REALISTE : moyens, compétences,
T – TEMPOREL : daté dans le temps, avec une échéance et des
objectifs intermédiaires
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13. PLANIFIER
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14. CYCLE D’EFFICACITE SUR UNE
JOURNEE
Conclusion :
> les tâches les plus difficiles et
complexes sont à planifier le
matin.
(Pas de réunion avant 11H, pas de
lecture de mails à l’arrivée).
> Entre 14h et 16 h :
préférer les travaux de
routine.
> En fin de journée, privilégier
le relationnel, les contacts
sociaux.
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15. CYCLE D’EFFICACITE SUR UNE HEURE
Valeur de rendement de la concentration sur une heure (moyenne)
Conclusion :
> Faire des pauses toutes les
heures, mêmes courtes.
> Travailler trop longtemps
n’est pas efficace (pas plus d’une
heure en continu).
05/04/2011 ©OrganiZen – Laure DUFOURG

16. PLANIFICATION
Planifier est indispensable pour agir en fonction des ses
objectifs et non en fonction des sollicitations.
Planifier implique de garder de la souplesse pour pouvoir,
au fur et à mesure, ajuster au mieux l’usage de son temps à
ses objectifs mais aussi aux imprévus.
> Rester ferme sur ses objectifs tout en étant souple au
quotidien.
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17. PLANIFIER
METHODE NERAC
N – NOTER les tâches à accomplir
E – ESTIMER les durées
R – RESERVER DU TEMPS pour l’imprévu (40% à 60%).
A – ARBITRER par priorité
C – CONTROLER
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18. ETABLIR LES PRIORITES
En classant les tâches selon leur priorité, on s’assure de :
• travailler uniquement sur les tâches importantes ou nécessaires,
• traiter les affaires selon leur degré d’urgence,
• se concentrer chaque fois exclusivement sur une tâche,
• atteindre les objectifs dans les meilleures circonstances,
• éviter de laisser les tâches inachevées.
>>> Prioriser l’important à l’urgent
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19. ETABLIR LES PRIORITES
PREPARATION DE L’AVENIR
PROBLEME
> A PLANIFIER
> A FAIRE EN PRIORITE
INTERRUPTION DISTRACTION
> A DELEGUER > ANNULER
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20. OPTIMISER SON ENVIRONNEMENT DE
TRAVAIL
1
« En entreprise, on perd …… heure par jour à chercher
6
des informations, documents, objets, etc soit ……
semaines par an ».
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21. OPTIMISER SON ESPACE DE TRAVAIL
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22. SYNTHESE
1. Me libérer la tête des choses à faire dans des listes
au fur et à mesure.
2. Chaque soir, planifier la journée du lendemain
3. Chaque jour : un temps de rangement
4. Chaque fin de semaine : un temps de planification et
de réflexion.
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