Este documento resume las principales fases y mejores prácticas de las reuniones efectivas. Explica que una reunión implica colaboración para alcanzar objetivos y puede ser informativa, para resolver problemas o periódica. También destaca la importancia de la preparación, el desarrollo siguiendo la agenda y definir conclusiones y acciones. Para liderar una reunión efectiva, se recomienda clarificar objetivos, controlar el tiempo, dinamizar la discusión y relajar el ambiente.
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Informe reuniones efectivas, pese a tus jefes
1. Informe de la conferencia del 13/11/2012 2012
R.FLOTTES
Reuniones efectivas, pese a tus jefes – Ana HENGUAL – Grupo ENDING
I) Que es une reunión
II) Las fases de una reunión
III) ¿Cómo liderar?
IV) ¿Cómo participar?
I) ¿Que es una reunión?
“Un encuentro de varias personas presupuestas a colaborar en el logro de uno o varios
objetivos”
o Trabajo en equipo
o Comunicación
o Tomar decisiones
o Desarrollo de cualquier actividad profesional
¿Qué tipo de reunión?
o Informativas
o Solucionar problemas
o Reuniones diarias/semanales/mensuales
¿Porque hay reuniones improductivas?
o Impuntualidad
o Hora que se acabo
o Interrupciones
o Las personas que toman decisiones no están
o Cambio en el agenda
o Arrastran puntos a otras reuniones
Cuando se convierten en rutina también pierden de su interés
II) Las fases de una reunión
Antes: Preparación
Durante: Inicio
Desarrollo
Finalización
Después: Evaluación
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2. Informe de la conferencia del 13/11/2012 2012
R.FLOTTES
Preparación:
¿La reunión es útil o no? En el caso que no, un email informativo puede ser
suficiente
La convocatoria:
o Lugar
o Horario
o Asistente
o Responsables
o Agenda Y con antelación suficiente…
a. Inicio:
o Puntualmente
o Presentar a todos
o Crear un clima de confianza (estimular, motivar, dar confianza)
o Recordar los objetivos deseados
o Dejar visible el orden del día
o Establecer normas básicas para debatir
o Nominar secretario
o Proporcionar la información básica
b. Desarrollo:
o Permitir la participación y contribución de cada uno
o Centrarse en el tema de la reunión
o Reconocer y reforzar aportaciones constructivas
o Seguir el agenda
o Mantener el ritmo adecuado
o Hacer seguimiento de tareas anteriores para verificar
o Resumir y anotar conclusiones
c. Finalización:
o Definir el plan de acciones (listarles, decidir responsables y plazos, establecer
sistema de seguimiento)
o Agradecer la participación
o Programar la próxima
o Redactar y distribuir el acta de la reunión (enviar máximo 2 días después)
El acta: participantes, objetivos (responsables, acciones, fecha implantación),
problemas, puntos claves desarrollados, fecha próxima reunión y conclusiones.
Comentarios: Cuanto más personas hay en la reunión cuanto más es complicado,
cuanto más va a tardar, invitar solo los que son implicados en el proyecto)
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3. Informe de la conferencia del 13/11/2012 2012
R.FLOTTES
Evaluación:
¿Objetivos alcanzados?
¿Temas de la agenda tratados?
¿Plan de acción elaborado?
¿Todos los participantes estaban?
¿Horario de inicio y fin cumplido?
III) ¿Cómo liderar?
Clarificar
Controlar
Relajar
Dinamizar
Características importantes:
Saber reaccionar delante de imprevistas (no emociones, buscar causas)
Adaptarse al equipo
Demostrar seguridad
Necesidad de tenerla bien preparada
Cuidar a los gestos, posturas
Mirar en los oros
Luchar contra las posturas defensivas
Moverse (ocupar el espacio)
Preparación psicológica
Pensar positivamente
Encontrar el hilo conductor
IV) ¿Cómo participar?
Llevar nuestros puntos preparados
Adoptar una actitud adaptada
Escucha activa (confirmar puntos, exponer dudas)
Intervenciones valiosas
Tomar notas
Manejar lenguaje corporal
Otras habilidades
Exponer ideas
Captar atención
Especificar idea principal
Comprobar grado de atención
Ser flexible
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