Entrevista a Francisco Cabo, subdirector general de Programación de la Modernización del Ministerio de Justicia

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“Para los que llevamos mucho tiempo apostando por
este cambio, es un privilegio estar aquí y ahora”
Francisco Cabo Orero
Subdirector General de Programación de la Modernización del Ministerio de Justicia
El Ministerio ha iniciado la última fase del despliegue
de la Oficina Judicial en Burgos y Murcia. ¿Estamos
en el momento más complejo de todo el proceso?
Si nos centramos en el concreto proceso de desplie-
gue de la Oficina Judicial, sin duda alguna que nos en-
contramos en el momento más crítico. Ahora es cuan-
do se están llevando a cabo todas las actividades que
se han venido planificando minuciosamente durante el
último año, para que todo salga como esperan los ciu-
dadanos y profesionales. Para los que llevamos mucho
tiempo apostando por este cambio, es un verdadero
privilegio estar aquí y ahora y poder formar parte del
equipo humano que lo está haciendo posible.
Pero no hay que olvidar que desde el año 2004 han
sido muchas las personas que han dedicado su es-
fuerzo y trabajo a esta empresa y que ha habido mo-
mentos realmente difíciles que hacían dudar a más de
uno de la viabilidad del proyecto. La apuesta decidida
del Gobierno por la modernización, plasmada en el
Plan Estratégico para la Modernización del Sistema de
Justicia y la dotación presupuestaria que lo acompaña,
junto con las reformas legales llevadas a cabo en el
último año, han hecho posible que nos encontremos a
pocos días de ver hecho realidad un cambio histórico
en la forma de trabajar en nuestros juzgados y tribu-
nales.
El éxito del despliegue ha requerido de la puesta en
marcha de distintos proyectos como el Proyecto de
Migración de Expedientes Judiciales, ¿en qué consis-
te?
Consiste fundamentalmente en garantizar que todos
los expedientes judiciales se encuentren el día de ini-
cio del nuevo modelo organizativo en el lugar exacto
en el que se deben encontrar. Se ha planificado minu-
ciosamente y hasta el último detalle el traslado físico
desde la actual ubicación en los juzgados a cada una
de las nuevas unidades de la Oficina Judicial. El plan
diseñado es muy exhaustivo y contempla los tres as-
pectos que se deben tener en cuenta en un proceso
de esta magnitud: el jurídico, el logístico y el tecnológi-
co. Hay que tener en cuenta que no se trata de un sim-
ple traslado de papeles, sino que dependiendo de la
fase procesal en que se encuentra cada procedimien-
to y de cuál sea la siguiente actuación a practicar, el
expediente tendrá un destino u otro. Por otro lado, hay
que garantizar la migración virtual a la nueva versión
del sistema de gestión procesal Minerva-NOJ II, de tal
manera que el día “D”, al arrancar el ordenador, cada
unidad y cada funcionario puedan trabajar informática-
mente sobre los expedientes de su competencia.
El plan operativo ha sido diseñado por expertos profe-
sionales en este campo y contiene desde las instruc-
ciones operativas del proceso, pasando por las consi-
deraciones críticas que se pueden dar, la gestión de
posibles incidencias, hasta las actividades de comuni-
cación y formación previas que se van a llevar a cabo.
ENTREVISTA

2. 6
El Proyecto de Optimización de Servicios
Comunes Procesales va a permitir a los
directores organizar, desde el primer día,
la actividad interna
“Además, se ha desarrollado una herramienta informá-
tica consistente en un repositorio virtual con informa-
ción actualizada sobre ubicación y grado de avance
del proceso de migración en el que se encuentra cada
uno de los expedientes judiciales (Repositorio virtual
de seguridad). Por último, se ha planificado un meca-
nismo de coordinación y apoyo a todo el proceso de
migración, con tres niveles de atención, que dará so-
porte a todos los implicados en el proceso de migra-
ción durante su ejecución.
En la Oficina Judicial los Servicios Comunes Proce-
sales adquieren un papel relevante. ¿Qué pretende
el proyecto de optimización de Servicios Comunes?
El Proyecto de Optimización de Servicios Comunes
Procesales va a ser una herramienta a disposición de
los directores de dichos Servicios Comunes que les va
a permitir organizar la actividad interna en las distintas
secciones y equipos, distribuyendo eficazmente el tra-
bajo entre los integrantes de la unidad y definiendo los
criterios de asignación de tareas. El proyecto ha sido
elaborado por un equipo de expertos en ingeniería de
procesos, con el asesoramiento de los magistrados,
fiscales y secretarios judiciales que forman parte de la
Unidad de Apoyo de la Secretaría General de Moderni-
zación y Relaciones con la Administración de Justicia.
Para su confección se ha realizado previamente un es-
tudio técnico consistente en un análisis detallado de
los procedimientos judiciales tanto en términos cuan-
titativos (volumen), como cualitativos (diferencias en la
tramitación de cada procedimiento) y la clasificación
y tipificación de las actividades atendiendo a diferen-
tes variables. Asimismo, se han analizando las mejores
prácticas a nivel internacional relacionadas con mo-
delos organizativos internos de distribución de tareas
y actividades judiciales. A partir de dichos trabajos se
han definido tres modelos de organización, uno por
cada uno de los Servicios Comunes Procesales que
se van a implantar, en los que se recogen la descrip-
ción del propio modelo, los criterios de distribución del
trabajo y las fichas de organización del servicio.
El director general de Modernización, José de la Mata,
ha señalado que la implantación de la Oficina Judicial
se asemeja a “un avión que sigue en marcha y que
hay que arreglar mientras sigue volando”. Un símil
que habla de la complejidad del proyecto. Para ello
se ha diseñado un Plan de Contingencias de soporte
a los Servicios Comunes. ¿En qué consiste?
El objetivo del Plan es atender a las eventualidades
que puedan surgir con la puesta en funcionamiento de
los Servicios Comunes Procesales de Ordenación del
Procedimiento y de Ejecución. No hay que olvidar que
el modelo se asienta exclusivamente sobre bases teó-
ricas y que, a pesar de los estudios y trabajos previos
realizados, no se tiene la certeza al cien por cien de
que el dimensionamiento sea el más óptimo.
Conscientes de esta realidad y de la dificultad que en-
traña durante los primeros meses la puesta en mar-
cha del proceso, se van a reforzar los efectivos de los
servicios comunes de ordenación del procedimiento
y de ejecución con un gestor y tres tramitadores más
en cada una de dichas unidades. Dichos funcionarios
se incorporarán de las respectivas bolsas de interinos
y van a recibir formación específica durante los 15 días
previos al inicio de la actividad de la Oficina Judicial.
Además, y con la misma finalidad, se va a nombrar a
un secretario judicial sustituto en Burgos y Murcia, que
también darán soporte a las Unidades Procesales de
Apoyo Directo hasta que se estabilice el régimen de
señalamientos ya efectuados y los que se vayan pro-
duciendo con la nueva agenda programada de seña-
lamientos así como la implantación del sistema de gra-
bación de vistas con firma electrónica.
ENTREVISTA

3. 7
Otro punto importante del proceso pretende evitar
que determinados procedimientos que están actual-
mente en tramitación dificulten el proceso de implan-
tación. Para ello se ha definido una Estructura Liqui-
dadora que se encargue de la tramitación de estos
asuntos. ¿Por qué es importante este proyecto?
La ley 13/2009 de reforma de la legislación procesal
para la implantación de la Oficina Judicial estableció
que, a su entrada en vigor, los procesos declarativos
que se encontrasen en trámite continuarían sustan-
ciándose conforme a la legislación anterior hasta que
recayese sentencia. Con el fin de terminar cuanto an-
tes con esta bolsa de asuntos pendientes de finalizar y
cuya tramitación se ve dificultada con la nueva estruc-
tura de la Oficina Judicial, se ha creado una estructura
liquidadora que se encargará de la tramitación de los
mismos. Los asuntos de los que se harán cargo serán
los declarativos y cambiarios ingresados antes de la
entrada en vigor de la ley, determinados procedimien-
tos del juzgado de lo mercantil y los procedimientos
ordinarios en trámite en los juzgados de lo contencioso
en Burgos. En Murcia, dado el carácter parcial de la im-
plantación, los asuntos que asumirán serán únicamen-
te los del orden jurisdiccional contencioso-administra-
tivo. Estas estructuras se dotarán con 8 funcionarios en
el caso de Burgos y 11 en el de Murcia, provenientes de
la bolsa de interinos que recibirán formación específi-
ca durante las dos semanas previas a la implantación.
No podemos olvidarnos tampoco de la implantación
del Sistema de Calidad en las Oficinas Judiciales,
que es clave para alcanzar la modernización desea-
da en esta Administración
No sólo no podemos olvidarnos, sino que hay que te-
ner presente en todo momento que la reforma de la
Oficina Judicial tiene como principal objetivo que los
ciudadanos obtengan un servicio próximo y de cali-
dad, con respeto a los principios recogidos en la Carta
de Derechos de los Ciudadanos ante la justicia . Para
alcanzar dicho objetivo, hemos desarrollado un siste-
ma de calidad basado en la gestión por procesos y
que tiene por finalidad obtener productos y servicios
que satisfagan las expectativas de los usuarios. Este
sistema de calidad tiene su fundamento en el Protoco-
lo Marco elaborado por el Ministerio y, más concreta-
mente, en los procesos de gestión administrativa y de
calidad contemplados en el Manual de Procedimien-
tos que forma parte del mismo. Dicho sistema tiene vo-
cación estatal, pues lo que se pretende es que el ser-
vicio público de la Administración de Justicia se preste
con arreglo a unos estándares mínimos de calidad en
cualquier lugar, con independencia de cual sea la Ad-
ministración que tiene las competencias. Para ello se
ha definido una estructura institucional compuesta por
la Comisión Estatal de Calidad, las Comisiones Territo-
riales de Seguimiento y los equipos responsables de la
función calidad en cada Oficina Judicial. En la recien-
te Comisión Técnica de la Conferencia Sectorial de la
Administración de Justicia, todas las Comunidades Au-
tónomas que forman parte de la misma manifestaron
su voluntad de formar parte de la Comisión Estatal. La
determinación del Ministerio en conseguir prestar ese
servicio de calidad es tal que todos los funcionarios de
Burgos y Murcia que van a desarrollar su trabajo en las
Oficinas Judiciales de inminente implantación, están
recibiendo formación específica en dicha materia con
carácter previo a su entrada en funcionamiento.
La puesta en marcha de estos proyectos viene pre-
cedida de un importante trabajo de mudanza de mo-
biliario y equipos, y principalmente de reordenación
del personal en sus nuevos puestos. ¿En qué momen-
to estamos y cómo se está desarrollando el proceso
de acoplamiento?
Esta cuestión ha sido una prioridad del Ministerio des-
de el primer momento en que se inició el proceso del
Hemos desarrollado un sistema de
calidad basado en la gestión por
procesos para satisfacer las expectativas
de los usuarios de la justicia
“
ENTREVISTA

4. 8
cambio. No debemos olvidar que si los ciudadanos
son los destinatarios de la reforma, los verdaderos pro-
tagonistas de la misma son las personas que trabajan
en las Oficinas Judiciales. Conscientes de la magnitud
del cambio y del natural desasosiego e incertidumbre
que ocasiona cualquier proceso como el que estamos
llevando a cabo, hemos hecho partícipes del mismo
en todo momento a los funcionarios mediante la ne-
gociación y el acuerdo con sus representantes legales.
En este momento ya ha finalizado el proceso de aco-
plamiento de los secretarios judiciales y funcionarios
en Burgos y Murcia, y podemos decir que el mismo
se ha desarrollado con absoluta normalidad, un al-
tísimo grado de participación y que se ha ejecutado
totalmente conforme a la planificación prevista. Para
ello ha sido fundamental, además del enorme trabajo
previo que se ha realizado en las distintas unidades
del Ministerio de Justicia, el llevado a cabo durante
estas últimas semanas en las propias sedes por los
secretarios de gobierno y coordinadores provinciales
de ambas ciudades. Un buen dato a tener en cuenta
es que, a diferencia de lo que algunos pensaban, la
práctica totalidad de puestos de trabajo se han ocu-
pado en las fases voluntarias del acoplamiento, por lo
que el número de personas que se verán reasignados
forzosamente es prácticamente testimonial.
Se ha referido usted a lo largo de la entrevista en va-
rias ocasiones a la formación. Teniendo en cuenta la
formación que ya han recibido los funcionarios a lo
largo de este año ¿hasta qué punto es importante
este aspecto en el momento actual?
Hasta el punto que sin una buena y completa forma-
ción como la que estamos ofreciendo, la gestión del
cambio sería totalmente inviable y abocada al más ab-
soluto fracaso. Como usted apunta, durante este año y
en el marco del Plan de Formación diseñado y planifi-
cado para la implantación de la Oficina Judicial, se ha
impartido formación a todos los funcionarios de justi-
cia del territorio gestionado por el Ministerio de Justicia
y a todos los secretarios judiciales del Estado. En la
denominada Fase-I de dicho plan, se impartió forma-
ción específica sobre el modelo organizativo de la Ofi-
cina Judicial, sobre la reforma de las leyes procesales
y sobre el sistema de gestión procesal Minerva-NOJ.
Accedieron a la misma cerca de 4.000 secretarios ju-
diciales y 10.000 funcionarios. En una segunda fase se
desarrolló una plataforma de formación on-line para
que tuvieran acceso a esta formación todos aquellos
funcionarios que no hubiesen podido recibir los cursos
presenciales, así como aquellos que se vayan a incor-
porar a sus puestos de trabajo con posterioridad.
Por último, nos encontramos en este momento en la
Fase-III del plan, que tiene por objeto la formación
especializada y multidisciplinar en aquellas ciudades
donde se va a implantar inminentemente la Oficina
Judicial. Además de la formación a la que ya me he
referido relativa a los proyectos de migración, optimiza-
ción y gestión de la calidad, esta fase contempla otras
acciones dirigidas a formar en aspectos tales como las
habilidades directivas, cursos técnico-jurídicos, aplica-
ción del Manual de Puestos y Procedimientos y por
supuesto formación referida a las nuevas funcionalida-
des de Minerva-NOJ incorporadas para poder trabajar
con arreglo al nuevo modelo organizativo
•
Sin una buena y completa formación
como la que estamos ofreciendo, la
gestión del cambio sería inviable y
abocada al fracaso
“
ENTREVISTA