Mattias Karlsson från Kungälvs Kommun berättar om deras resa mot aktivitetsbaserat arbetssätt (ABW) och hur de ser arbetet som en del av deras varumärkesbyggande.

1. O F F I C E I N S I G H T S
Sprid budskapet! #officeinsights
Mattias Karlsson

2. Stadshuset - En del i fram2dens Kungälv

3. Kungälvs kommun
o 17 km norr om Göteborg
o 42 000 invånare
o 2 Städer – Kungälvs- och Marstrands stad
o 2000 bostäder i produktion 2015 - 2018

4. Nämndhuset – Centrala Kungälv
o Byggt i 3 etapper
o Huvudbyggnad 1968
o Innehöll då bank
o Apotek
o Försäkringskassa
o Tillbyggnad 1974
o Tillbyggnad 1989

6. Fastighetens historia
o HSB äger och förvaltar huset från 1968 fram till 1998
o 1998 köps fastigheten av Kungälvs kommun
o 2002 – 2006 utreddes olika underhållsåtgärder
o 2010 arbetsplats för 266 medarbetare
o Arbetsmiljöverket beslutar i april 2010 att stänga del av
fastigheten from 1 september 2010

7. Miljöproblem
o Otäta fasadfogar med PCB
o Fönster otäta
o Rötskador i fönsterkarmar
o Original ventilationssystem med asbest
o Screenair – fuktrelaterade skador
o mm

8. Framtid och önskemål

9. Vision

10. Undertext till Vision
• Stadshuset är
• ett hus för medborgardialog -den lokala demokratins hemvist
• ett hus där tjänster utförs för medborgaren på ett effektivt och innovativt sätt
• tillgängligt och underlättar samarbete
• en arbetsplats som är attraktiv

11. Stadshuset
En del i framtidens Kungälv

12. Lokalplanering

13. Lokalplanering 2011-2012
o Konsultledd planering
o Traditionell kontorsutformning med egen arbetsplats
o % fördelning cellkontor och kontorslandskap

14. Lokalplanering
o Interna arbetsgrupper lämnade kravspecifikationer för lokalutformning
våren 2011 utifrån:
• Medborgarmöten
• IT stöd
• Arkivhantering
• Sekretess och myndighetsutövning
• Arbetssätt
• Arbetsmiljö

15. Kravspecifikation Sekretess och myndighetsutövning
”Arbetssätt”
Medborgarperspektiv
o Teknik och rutiner för effektiv och
säker informationsöverföring
o Helhetsperspektiv på medborgarens
behov genom samarbete/team
Medarbetarperspektiv
o Informationsöverföring internt / externt, teknik
och rutiner
o Info till medarbetare genom olika mötesforum
och digital, sökbar, interaktiv information
o Miljöer som underlättar kontakt och samarbete/
team mellan olika kompetenser
o Lugn och ro, ostördhet i handläggning/
utredning och beslut (ljud, avskildhet)
o Flexibilitet och utveckling av nya arbetssätt/
samarbete
o Organisering av uppdrag

16. Kravspecifikation Sekretess och myndighetsutövning
”Anpassningsbar miljö”
Medborgarperspektiv
o Miljöer som stödjer
helhetsperspektivet för
medborgaren
Medarbetarperspektiv
o Miljöer för enskilt respektive
teamarbete
o Flexibilitet i ytor för olika behov

18. Verksamheten tar
över styrningen

19. o Upprättar styrgrupp
o Representanter från Förvaltningsledningen
o Tillsätter intern projektledning
o Omvärldsanalys
o Studieresa
o Verksamhetsprojekt
Förvaltningsledningen tar över styrningen

20. Studieresa – Nacka & Värmdö
- Deltagande representeras av styrgrupp och facklig referensgrupp

22. En förvaltning (2007)
Kärnvärden
• Medborgarfokus
• Helhetssyn
• Lärande
Värdskapsutbildning (2009)
Världsklass (2011)
• Struktur
• Kultur
• Ledarskap
ParadigmskiGe
• Från ledningsgrupp Jll kulturbärare
• Från stuprörsorganisaJon Jll gemensamt etablerade
processer
• Från sektorförsvarare Jll gemensamma prioriteringar
• Från detaljregler Jll värderingsstyrt
• Från fokus på input Jll fokus på output
• Från linjeorganisaJon Jll process/projekt
• Från internt fokus Jll externt
• Från tjänstebeskrivning Jll brukarbeskrivning
Arbetsliv och stöd, 2012 – Ny organisaJon
• Stödja samarbete genom utveckling av
teamarbete, metodik och processmodell
• Stödja en gemensam brukarprocess
• Gemensam genomförandeplan
• Begränsa antalet handläggare kring brukaren

23. Beslut i Förvaltningsledningen
o Det nya stadshusets lokalplanering ska bygga på kommunens
kärnvärden och visionen för det nya Stadshuset. Lokalplaneringen
ska främja ett förändrat arbetssätt och ge möjligheter för effektiva
arbetsprocesser, främja samverkan och samarbete.
o Aktivitetsbaserat flexkontor stödjer många olika behov och
erbjuder zoner för olika typer av aktiviteter.
o Arbetsplatserna kompletteras med aktivitetsytor för möte,
sekretess, avskildhet, projekt, samt öppna och informella
mötesytor.

24. Styrande principer för Stadshuset
o Arbetsplatsen är en gemensam resurs
o Innebär att medarbetare väljer arbetsplats varje arbetspass. Arbetspass
är en arbetsdag eller del av arbetsdag. Val av arbetsplats sker utifrån
aktuell arbetsprocess.
o Val av arbetsplats sker vanligtvis inom den egna hemvisten, men det
ska också vara naturligt att välja en plats i en annan hemvist.
Begränsningar utformas när det gäller tillgång till hemvister med
sekretess.
o Arbetsplatserna utformas i första hand utifrån begreppen generalitet
och flexibilitet
o Spelregler och tydlighet är viktiga faktorer.

25. Vad vill vi uppnå med
förändrat arbetssä@?

26. Målsättningar – aktivitetsbaserat kontor
• Stimulera samverkan - Ökad effektivitet och innovation med fokus på
medborgarna
• En ny generation arbetstagare – en ny generation arbetsgivare
• Attraktiv mötesplats för ALLA medarbetare
• Arbetssätt som stödjer vår vision och värdegrund

27. Nytt arbetssätt:
• Arbeta var och när det passar mig bäst så länge det överenskomna
resultat uppnås i tid
• Arbetet är något vi gör – inte ett ställe vi går till
• Prestation/resultat och inte närvaro
• Relationer är förtroende Beteende/
kultur
IT Miljö

28. Visningskontor
Jan 2013 – nov 2014

30. Förändringsresan för UPU
• ”Det handlar inte om väggarna”
• ”Det handlar om att fokusera på det som går att påverka
• ”Det handlar om struktur” - utveckla
• ”Det handlar om kultur” - utveckla
• ”Det handlar om ledarskap” - utveckla

31. • 7 mötestillfällen mellan den 20 september – 13
december 2012.
• SWOT
• Fokus på:
• grupputveckling
• ergonomi
• arbetsmiljö
• IT-teknik
Förändringsresan för UPU

38. o Arbetssätt
o IT
o Arkiv
o Dokumenthantering
Stadshuset katalysator för verksamhetsutveckling

39. Sektorernas - arbetsgrupper
Kundcenter
Internservice
ArbetssäX
Arbetsprocesser
Stöd för
medarbetare och
ledare
IT PlaYorm
Projektledare
Styrgrupp
FL
Dokumenthantering
Inredningsplanering

40. Stadshuset Jan 2016 -

41. Stadshuset 2016
• 12580m² totalt LOA inkl ”allt”
• Arbetsplats för ca 600 medarbetare
• 520 medarbetare med ”Skrivbordstjänst”
• 27 tkr/medarbetare och år
• 80 medarbetare med ”Rapporteringsplats”
• 390 skrivbord
• 95 Tysta rum
• 45 mötesrum

42. Vad ser vi idag?
• Förebildlig ledning
• Vad är poängen?
• Hålla i, håll fast, var konsekvent
• Stödja ledarskapet
• Struktur för fortsatt utveckling