Arsip elektronik memiliki banyak manfaat seperti mudah dicari, menghemat ruang dan biaya, serta meningkatkan keamanan. Namun, arsip elektronik juga memiliki kelemahan seperti mudah dimanipulasi dan rusaknya file tanpa indikasi.

1. RESUME PERKULIAHAN PERTEMUAN KE-1
ARSIP ELEKTRONIK
Perkembangan teknologi yang begitu pesat sangat
berpengaruh terhadap semua bidang. Perkembangan
teknologi ini mempunyai dampak positif terhadap
kelancaran dan kemudahan khususnya dibidang
kearsipan.
Kesempatan kali ini saya akan memberikan beberapa
pengetahuan tentang arsip elektronik, mulai dari
pengertian, macam-amacam arsip elektronik, tahapan membuat arsip elektronik, alasan arsip
harus digitalisasikan dan manfaat teknologi. Lebih jelasnya yuu kita simak !!
PENGERTIAN ARSIP ELEKTRONIK
Arsip elektronik atau arsip digital merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan
bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik. Proses konversi arsip dari
lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media. Proses alih media
menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan peran perangkat scanner.
Hasil alih media arsip disjmpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media
elektronik seperti harddisk, CD, DVD dan lain-lain. Pada saat pengarsipan, arsip elektronik
tergantung dengan arsip manual, dengan kata lain arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa
adanya arsip manual.
MACAM-MACAM ARSIP ELEKTRONIK
Proses penciptaan arsip elektronik dibagi menjadi 1, yaitu :
1. Penciptaan Secara Elektronik (Otomasi)
Penciptaan secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip elektronik dengan
menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti scanner, audio, video dan website.
2. Penciptaan Secara Transformasi Digital

2. Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi, dimana
digitalisasi mempunyai arti secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip
manual dengan tujuan untuk melindungi arsip manual dari kerusakan.
TAHAP PENCIPTAAN ARSIP ELEKTRONIK
Arsip elektronik diciptakan melalui proses digitalisasi dari arsip manual dimana proses
ini dibutuhkan tahapan-tahapan sebagai berikut :
a. Tahap Pengumpulan Bahan
Arsip yang akan dipilih untuk dilayakan adalah dengan mempertimbangan kegunaan
arsip tersebut. Semakin penting informasi yang terknadung di dalam arsip maka arsip
tersebut menjadi prioritas untuk segera dilayakan.
b. Tahap Pemindaian
Tahap pemindaian dimana arsip manual jenis tekstual dan jenis foto dilakukan
pemindaian dengan alat pemindaian yaitu scanner. Proses pemindaian dilakukan dengan hasil
disesuaikan pada format-format yang dibutuhkan.
c. Tahap Penyesuaian
Nama file dari hasil pemindaian biasanya berupa nama defult pemberian mesin yang
digunakan. Sehingga perlu dilakukan penyesuaian nama file dengan mengikuti jenis arsip,
fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut lembar arsip.
d. Tahap Pendaftaran
Dalam daftar yang dibuat dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan
disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk
menjamin keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan.
e. Tahap Pembuatan Berita Acara
Tahap pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip manual kedalam arsip
elektronik. Dalam tahap ini mencantumkan penanggung jawab pelaksanaan dan legalisasi
dari pejabat yang berwenang.
ALASAN ARSIP HARUS DIGITALISASI
Arsip harus digitalisasi agar :
1. Menghemat ruang arsip

3. 2. Menghemat kertas
3. Menghemat waktu dalam pencarian
4. Menghemat SDM
5. Meminimaliskan terjadinya kehancuran dari bencana alam
MANFAAT TEKNOLOGI
Teknologi adalah keseluruhan sarana untuk menyediakan barang-barang yang diperlukan
bagi kelansungan dan kenyamanan hidup manusia.
Banyak manfaat teknologi bagi kehidupan sehari-hari maupun bisnis, diantaranya adalah :
Manfaat Teknologi di Kehidupan Sehari-hari :
1. Menambah ilmu pengetahuan
2. Mempermudah pekerjaan sehari-hari
3. Menambah pertemanan dengan mudah
4. Mencari info seputar pendidiakan
5. Menjadi alarm dalam kehidupan sehari-hari
Manfaat Teknologi di Dunia Bisnis :
1. Mengurangi biaya operasioanal
2. Menjadi sarana yang mudah dalam mempromosikan produk
3. Memperluas cabang
4. Memberikan kemudahan pada konsumen untuk mencari produk kita
5. Memperluas kerja sama

4. RESUME PERKULIAHAN PERTEMUAN KE-2
MEMBUAT BLOG DI WORDPRESS
Hai teman,
Kesempatan yang kedua kali ini saya akan membahas tentang bagaimana cara
membuat blog di wordpress. Sebelumnya apakah kalian tau wordpress itu apa?
Wordpress adalah sebuah aplikasi sumber terbuka (open source) yang sangat populer
digunakan sebagai mesin blog (blog engine). Dengan adanya aplikasi wordpress
memudahkan kita dalam mengerjakan sesuatu baik di bidang pendidikan maupun bidang
bisnis.
Nah, sekarang yuu kita simak tentang bagaimana cara membuat blog di wordpress !!
Tahap 1
Siapkan akun Gmail kalian dan jangan lupa login terlebih dahulu
Tahap 2
Masuk ke browser, kemudian ketik www.wordpress.com
Tahap 3
Jika sudah masuk di wordpress kalian klik "Create Website"
Tahap 4
Tahap selanjutnya pilih situs yang kalian butuhkan seperti pendidikan dan organisasi dan
lain-lain
Tahap 5

5. Setelah kalian pilih situs mana yang kalian butuhkan selanjutnya adalah pilih tema mana
yang kalian sukai. Pilih tema yang free terlebih dahulu
Tahap 6
Setelah memilih tema yang kalian sukai selanjutnya klik "Free Just Get Started"
Tahap 7
Setelah itu muncul form yang memerintahkan kita untuk mengisi E-mail, User Name dan
Password. E-mail tersebut adalah kunci untuk mencari wordpress kita
Tahap 8
Apabila form tersebut sudah kalian isi selanjutnya klik "Create My Account"
Tahap 9
Setelah itu kita verifikasi dari kotak masuk di Gmail kalian
Tahap 10
Langkah terakhir adalah jika sudah diverifikasi maka wordpress kalian sudah dapat
digunakan
Jika kalian sudah membuat artikel atau tulisan di dalam wordpress kalian dapat
mempublish tulisan kalian. Dan jika ingin menulis kembali kalian bisa memilih create atau
lambang pinsil pada kanan atas.

6. RESUME PERKULIAHAN PERTEMUAN KE-3
MEMBUAT DAN MENGUPLOAD SOUNDCLOUD
Soundcloud adalah aplikasi yang bisa
Anda pakai untuk merekam suara dengan
perangkat Android, dan kemudian dibagikan
melalui media sosial seperti Facebook, Twitter,
Tumblr, atau Foursquare. Fitur terbaik dari
aplikasi ini adalah, kemungkinan
Soundcloud menjadi media sosial tersendiri.
Pada aplikasi soundcloud semua orang dapat mengcover lagu apa saja dan bisa juga
berisi curhatan, pengalaman hidup, mambaca al-quran dan lain-lain.
Dalam pembuatan soundcloud di wordpress tidaklah sulit. Dengan mudah kalian
dapat mengupload souncloud kalian.
Langkah-langkah membuat akun soundcload :
1. Langkah yang pertama adalah kunjungi www.soundcloud.com
2. Selanjutnya Klik sign up untuk membuat akun baru pada
3. Setelah itu isi Email dan password sesuai username Gmail yang telah di buat sebelumnya,
guna mengkonfirmasi akun baruSoundCloud
4. Kemudian beritanda centang pada I Agree to the Terms of Use and Privacy Polic, Lalu Klik
Create Account.
5. Pada langkah yang berikutnya buka gmail dan konfirmasi terlebih dulu massage yang
dikirimkan oleh SoundCloud, maka dengan begitu Akun SoundCloud siap dipakai.
Langkah-langkah mengupload rekaman di soundcloud :

7. 1. Pertama tama klik tulisan yang di kotak berwarna orange pada tengah – tengah form
"Choose file to Upload”.
2. Setelah itu pilih lagu atau rekaman yang tersimpan di dalam computer atau laptop dan klik
open.
3. Apabila kita ingin memasukan foto untuk latar SounCloudsangatlah mudah, yakni dengan
cara klik “Choose New Image”
4. Tuliskan “tilte” dan “tags and Description” sesuai dengan tema yang sedang kalian usung.
5. Selanjutnya klik “save”
6. Kumudian lagu atau rekaman yang diposting akan mulai terpublikasikan, oleh karena itu
untuk hasil yang maksimal harap tunggu beberapa saat untuk menyelesaikan pempublikasian.
7. Setelah terpublikasi maka Hasil rekaman dapat dinikmati melalui

8. RESUME PERKULIAHAN PERTEMUAN KE-4
MANFAAT, KEKURANGAN, KELEBIHAN DAN
MANFAAT ARSIP ELEKTRONIK
MANFAAT ARSIP ELEKTRONIK
1. Cepat ditemu
2. kan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja
kerja.
3. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah di modifikasi berdasar kan proseduryang telah
di kembangkan untuk menghemat waktu, tenaga dan biaya.
4. Pencarian secara full text, Merupakan cara mencarai file berdasarka
n kata kunci maupun nama dan menemukannya dalam bentuk full text document.
5. Kecil kemungkinan file akan hilang, Hal ini karena kita hanya akan bisa melihatnya di
layar moniyor dan mencetaknya tanpa mengubahnya.
6. Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu
menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak ± 7000 lembar (1 lembar setera
dengan 100 KB dalam format PDF) atau ±700 foto (1 foto setara dengan 1 Mb dalam
format JPEG).

9. 7. Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena
usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan
berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya tau bahkan hilang sekalipun
akan aman karena disimpan secara digital.
8. Berbagai arsip secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien
akan mudah dilakukan memalui LAN bahkan internet.
9. Meningkatkan keamanan, karena mekanise kontrol secara jelas dicantumkanpada buku
pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi
relative sulit untuk mengaksesnya.
10. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke dalammedia
penyimapanan yang compatible. Bandingkan dengan men-recovery dokumen kertas
yang sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupun pencurian, pemback-upan
akan sulit dilakukan lagi.
KELEMAHAN DAN KELEBIHAN ARSIP ELEKTRONIK
Kelemahan
1. Terdapat salinan arsip dalam bentuk elektronik
2. Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip
3. Kemudahan akses terhadap arsip elektronik
4. Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik
5. Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan
6. Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital
Kelebihan
1. Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan, memodifikasi atau
menghapus) dalam segala cara
2. Kesulitan untuk berbagai file kerena format maupun ketersediaan jaringan / akses
berbagai file lainnya
3. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya
server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen karena tidak
disediakan