LAPORAN AKHIR LATIHAN INDUSTRI DSK

1. 1
BAB 1
PENGENALAN LATIHAN INDUSTRI DAN
1.1 Pendahuluan
Bersyukur saya ke hadrat Ilahi kerana kerana dengan IzinNya dapatlah saya
menamatkan latihan industri dengan sempurna pada tempoh yang
ditetapkan serta menyediakan laporan industri saya pada masa dan waktu
yang telah diberikan oleh pihak Politeknik Sultan Haji Ahmad Shah.
Dalam tempoh masa 20 minggu, bermula pada 19 Jun 2017 sehingga 3
November 2017, saya telah menjalankan Latihan Industri di syarikat Erra
Management & Secretarial Services. Dalam tempoh 20 minggu saya berada
di organisasi ini, saya telah mendapat banyak pengalaman dan pengetahuan
baru tentang kehidupan di alam pekerjaan. Semasa saya berada di
organisasi ini, saya dapat mempraktikkan apa yang saya belajar sebagai
teori sewaktu di Politeknik dan mengenali kelengkapan dan peralatan pejabat
yang digunakan dalam Latihan Industri.

2. 2
Aspek paling penting dalam mengikuti latihan industri ini ialah dapat memberi
peluang kepada para pelajar untuk mengenali alam pekerjaan yang sebenar.
Selain itu, ianya dapat meningkatkan pengetahuan para pelajar dan dapat
membuka minda dan mengenalpasti cara untuk mengatasi masalah yang
timbul semasa berada di tempat kerja. Ianya juga dapat membantu kami
menambah keyakinan diri terhadap kemampuan kami.
Selain itu, Latihan Industri juga ialah cara terbaik untuk melatih para pelajar
seperti kami untuk belajar bagaimana cara untuk bergaul bersama rakan
sekerja dan juga pihak atasan. Dengan wujudnya Latihan Industri ianya akan
memberi peluang kepada saya untuk mempraktikan cara berkomunikasi
dengan baik bersama rakan sekerja dan juga pihak atasan. Ini kerana
tingkahlaku juga adalah salah satu aspek penting yang di titik beratkan
dalam alam pekerjaan.
Secara tidak langsung, ianya juga dapat mewujudkan sikap lebih berdisiplin,
bertanggungjawab, membuat keputusan untuk dan berupaya menguji
keyakinan diri dalam membuat keputusan untuk menyelesaikan sesuatu
masalah yang dihadapi. Justeru itu, latihan industri dapat memenuhi objektif
untuk melahirkan graduan yng berkuliti dari segi mental dan fizikal bagi
mengisi kekosongan didalam alam pekerjaan pada masa akan datang.

3. 3
1.2 OBJEKTIF LATIHAN INDUSTRI
Setiap pelajar yang belajar atau mengambil kursus di mana-mana Politeknik
di Malaysia diwajibkan untuk menjalankan Latihan Industri selama 6 Bulan.
Latihan Industri merupakan salah satu syarat yang diwajibkan sebelum
dianugerahkan sijil atau diploma daripada Politeknik Kementeriaan Pengajian
Tinggi. Setiap pelajar perlu lulus latihan industri sebelum diiktiraf memasuki
semester seterusnya.Di antara objektif utama latihan industri ini wujud
adalah:
a. Mendedahkan kepada pelajar tentang selok belok dalam dunia
pekerjaan yang sebenar.
b. Membolehkan pelajar menggunakan ilmu yang telah diperolehi
semasa di Politeknik ketika sedang menjalankan Latihan Industri di
mana-mana firma atau organisasi.
c. Dapat melatih para pelajar untuk menanamkan sifat sabar, amanah
dan bertanggungjawab semasa menjalankan Latihan Industri dan juga
di alam pekerjaan kelak.
d. Memupuk sifat bekerjasama dan muafakat serta menjalinkan
hubungan yang baik dengan rakan pejabat atau majikan.
e. Agar dapat menyediakan Laporan Akhir Latihan Industri dan tugasan
lain yang diarahkan oleh pihak Politeknik.

4. 4
1.3 OBJEKTIF LAPORAN LATIHAN INDUSTRI
Apabila Latihan Industri telah tamat di sesebuah organisasi atau firma,
pelajar wajib menyediakan Laporan Akhir Latihan Industri dengan piawaian
yang telah ditetapkan oleh Jabatan Politeknik Malaysia. Ianya bertujuan
untuk menguji sejauh kesannya kepada pelajar jika menjalankan latihan
industri sepanjang tempoh tersebut. Laporan ini wajib dibuat disediakan oleh
pelajar kerana ianya akan dijadikan satu bukti penting bahawa pelajar sudah
menjalankan latihan industri. Selain itu, Laporan Akhir Latihan Industri juga
dijadikan sebagai rujukan ketika temu duga kelak.
Laporan Akhir Latihan Industri yang telah lengkap akan diserahkan kepada
pensyarah yang berkenaan apabila pelajar pulang ke Politeknik untuk
membuat pembentangan untuk Laporan Akhir Latihan Industri. Segala
piawaian yang telah ditetapkan oleh Politeknik hendaklah diikuti oleh Para
Pelajar. Laporan ini perlulah mudah difahami,tepat dan padat supaya mudah
disemak atau diperiksa oleh Pensyarah atau firma yang lain. Dengan itu,
dapatlah saya menyediakan Laporan di mana ia telah saya penuhkan
dengan segala teknik pekerjaan atau latihan yang telah saya perolehi
daripada Latihan Industri. Saya berharap buku laporan ini dapat memberi
manfaat kepada semua pihak secara langsung atau tidak.

5. 5
1.4 KEPENTINGAN LATIHAN INDUSTRI
Latihan Industri kepada Pelajar Politeknik ialah satu cabang ilmu atau
peluang yang besar untuk menggunakan ilmu yang telah diperolehi di
Politeknik untuk mengaplikasikan setiap proses pembelajaran yang dilalui
semasa sesi di dalam bilik kuliah. Ianya secara langsung dapat melipat kali
gandakan ilmu dan kemahiran yang terdapat dalam diri seseorang pelajar itu
sendiri di samping mendapat banyak kemahiran dalam sesuatu bidang kerja.
Pengalaman ini sangat berguna dan amat penting untuk menjadikan pelajar
Politeknik mempunyai pengetahuan yang meluas mengikut bidang yang
masing-masing.
Bukan itu sahaja, melalui Latihan Industri, pelajar juga dapat meningkatkan
keyakinan diri dan lebih pandai berkomunikasi dengan rakan sepejabat
mahupun majikan mereka. Seterusnya, dengan adanya Latihan Industri,
pelajar dapat menghilangkan rasa janggal dan gementar ketika mengharungi
dunia pekerjaan yang sebenar. Semua masalah semasa menjalani Latihan
Industri itu akan menjadi satu pengalaman yang mematangkan para pelajar
itu sendiri, kerana alam pekerjaan yang sebenar bukanlah semudah yang
dipelajari dalam bentuk teori dan amali ketika dalam sesi pembelajaran.
Buka itu sahaja, Latihan Industri adalah sangat penting untuk para pelajar
kerana ia memudahkan para pelajar untuk memohon jawatan yang sesuai
setelah tamat pengajian di Politeknik.

6. 6
BAB 2
LATAR BELAKANG ORGANISASI
2.1 Pengenalan Organisasi
Bab ini akan menghuraikan latar belakang firma dan pengasasnya
serta penglihatan dan pernyataan misi firma dan juga objektif utama
penubuhannya. Di samping itu, struktur organisasi merupakan
bahagian penting dalam setiap organisasi kerana ia akan
mencerminkan kualiti tenaga kerja dan memberikan pandangan yang
jelas mengenai hierarki firma itu. Selain itu, penjelasan tentang
perniagaan teras firma itu juga akan dimasukkan ke dalam bab ini
kerana ia merupakan aset yang bernilai kepada firma di mana ia
berfungsi dengan berkesan dan memberikan kepakaran sebagai
kelebihan daya saing.

7. 7
2.1.1 Logo Firma
Logo firma ialah bahagian yang penting untuk melambangkan identiti firma.
serta memastikan firma dapat menjadi firma yang terkenal supaya firma
dapat menarik lebih banyak pelanggan berpotensi untuk memiliki
perkhidmatan mereka (Stead & Stead, 2013).
Rajah 1: Logo Lama Erra Management & Secretarial Services
Berdasarkan Rajah 1.1, bentuk bulat logo menunjukkan sebagai keutamaan
firma untuk meningkatkan hubungan rapat dengan pihak yang penting. Ia
juga bermaksud keupayaan firma untuk mentadbir amalan kesetiausahaan
yang baik. Bintang di antara EMSS menunjukkan sebagai kualiti terbaik
perkhidmatan kesetiausahaan korporat yang disediakan oleh firma kepada
pelanggannya. EMSS yang membentuk pusingan adalah akronim nama
firma iaitu Erra Management & Secretarial Services. Logo ini berkuat kuasa
dari 20 Ogos 2000 hingga 08 Ogos 2016.

8. 8
Rajah 2: Logo baru Erra Management & Secretarial Services.
Kemudian, pada 08 Ogos 2016, firma itu menukar logonya kepada logo yang
baru seperti Rajah 1.2 di atas kerana penjenamaan semula firma itu untuk
memberikan keyakinan yang lebih tinggi kepada pelanggan untuk
mendapatkan perkhidmatan mereka. Ia adalah strategi pemasaran yang
digunakan oleh pemilik untuk menarik lebih ramai pelanggan. Bentuk logo
syarikat itu menandakan bahawa firma itu meletakkan hubungan dengan
pihak berkepentingan terutamanya pelanggan mereka dan Suruhanjaya
Syarikat Malaysia (SSM) sebagai keutamaan mereka. EMSS di antara batas
adalah akronim bagi nama firma iaitu Erra Management & Secretarial
Services. Barisan hijau logo menunjukkan bahawa kualiti perkhidmatan yang
diberikan oleh firma dan garis biru menunjukkan sebagai sumber yang tidak
terhad firma itu menjadi mampan.

9. 9
2.1.2 Lokasi Firma, Waktu Perniagaan Dan Butiran Lanjut
Rajah 3: Lokasi Pejabat Semasa di Firma
Sebelum ini, Erra Management & Secretarial Services terletak di No.4 (PT
327), Tingkat 1, Bangunan MPKB Pasar Berek 12, Hospital Jalan, 15200
Kota Bharu, Kelantan yang hanya berjarak empat kilometer dari SSM
Kelantan. Memandangkan SSM berdekatan dengan firma itu, ia bertindak
sebagai nilai tambah kepada firma itu kerana semua perkara kesetiausahaan
di mana sebarang pertanyaan boleh dilakukan secara cekap. Kemudian
pada September 2017, firma itu telah berpindah ke pejabat baru di PT 2740,
Tingkat 1, Wisma Persatuan Jamaah Masjid Al-Quddus, Jalan Abdul Kadir
Adabi, 15200 Kota Bharu, Kelantan sebagai peta dalam Rajah 3.

10. 10
Di samping itu, waktu perniagaan firma adalah dari pukul 9.15 pagi hingga
5.15 petang pada hari Ahad hingga Khamis kecuali hari cuti umum. Segala
perkara perniagaan boleh dirunding semasa waktu perniagaan di mana
pelanggan boleh mendapatkan perkhidmatan mereka secara langsung di
pejabat firma. Firma itu juga boleh dihubungi melalui telefon pada 09-
7437076, melalui faks pada 09-7436076, dan melalui e-mel di
erramgt2013@gmail.com semasa waktu pejabat. Ini adalah untuk
memastikan para pelanggan dapat mendapatkan perkhidmatan firma tanpa
dibatasi oleh geografi.

11. 11
2.2 Latar Belakang Penubuhan Organisasi
Syarikat Erra Management & Secretarial Services diasaskan oleh Pn. Tuan
Nadierra Binti Tuan Cob pada 20 Ogos 2000. Firma itu berdaftar dengan
Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) sebagai entiti perniagaan milik tunggal
di bawah Akta Pendaftaran Perniagaan 1956 dengan nombor berdaftar
KT0148902-P. Erra Management & Secretarial Services atau dipanggil
sebagai EMMS adalah salah satu firma kesetiausahaan yang terkenal dan
mapan di Kota Bharu, Kelantan di mana pemilik firma itu menjadi setiausaha
syarikat untuk 186 syarikat persendirian. Melalui tujuh belas tahun
penubuhan, pengasas Pn. Tuan Nadierra Binti Tuan Cob kekal sebagai
pemilik firma sehingga sekarang.
Pengasas Erra Management & Secretarial Services iaitu Pn. Tuan Nadierra
Binti Tuan Cob dilahirkan pada 14 Mac 1974 di Kuantan, Pahang. Selepas
tamat zaman persekolahannya beliau melanjutkan pengajiannya di Politeknik
Sultan Haji Ahmad Shah (POLISAS) di Kuantan di dalam bidang Sains
Kesetiausahaaan dari Februari 1992 hingga Julai 1994. Kemudian, beliau
mula bekerja sebagai Penolong Setiausaha Syarikat di Syaf Secretarial
Services Sdn. Bhd. Dari Ogos 1995 hingga Februari 1997. Beliau juga
menjadi Penolong Setiausaha Syarikat di Syed Zainal Shah Secretarial
Services dari Februari 1997 hingga Julai 2000.
Disebabkan Pn. Tuan Nadierra Binti Tuan Cob mempunyai pengetahuan dan
pengalaman yang berharga dalam bidang kesetiausahaan selama 4 tahun,
beliau telah diluluskan oleh CCM sebagai setiausaha syarikat berlesen pada
18 Februari 2000 dengan nombor berlesen (LS0008021). Kelayakannya
untuk berkhidmat sebagai setiausaha syarikat mendorong beliau untuk

12. 12
menubuhkan syarikat Erra Management & Secretarial Services. Di samping
itu, beliau ialah ahli Persatuan Setiausaha Syarikat Malaysia dan juga ahli
Persatuan Setiausaha Syarikat Kelantan (PSSK).
Sebab yang membawa kepada penubuhan Erra Management & Secretarial
Services adalah untuk menawarkan perkhidmatan dan kepakaran
kesetiausahaan bagi pemilik perniagaan dalam merancang operasi,
pengurusan dan percukaian dengan merujuk dan mematuhi peraturan yang
dinyatakan dalam Akta Syarikat 1965 (CA 1965) dan mana-mana undang-
undang bertulis lain yang berkaitan dengan perniagaan pelanggan.
Pengasas telah mengambil peluang perniagaannya dalam kepakaran utama
beliau dalam perkhidmatan kesetiausahaan dengan menubuhkan Erra
Management & Secretarial Services untuk mengembangkan kariernya di
lapangan.
2.3 Aktiviti Organisasi
Perniagaan teras boleh ditakrifkan sebagai aktiviti utama organisasi (Tuinov,
2016). Papantanda perniagaan teras Erra Management & Secretarial
Services digambarkan di hadapan bangunan pejabat untuk menarik lebih
ramai pelanggan untuk memiliki perkhidmatan firma. Erra Management &
Secretarial Servicesadalah firma setiausaha syarikat dan bertindak sebagai
pembekal perkhidmatan dengan memberi tumpuan kepada perundingan
pengurusan di Malaysia terutama di Kelantan. Perkhidmatan tersebut adalah
seperti berikut:

13. 13
a) Perkhidmatan Kesetiausahaan
Berhubung dengan perniagaan teras Erra Management & Secretarial
Services yang merupakan setiausaha syarikat, firma itu menyediakan
pelbagai jenis perkhidmatan termasuk penggabungan, berhubung dengan
CCM, menyimpan fail undang-undang kesetiausahaan dan buku berkanun,
‘Annual Return’ (AR) dan mesyuarat agung, resolusi, peningkatan modal
saham yang dibenarkan dan berbayar, perubahan pengarah syarikat,
pemindahan saham dan lain-lain perkara kesetiausahaan. Dokumen yang
betul yang boleh dicapai dalam masa yang ditetapkan dengan proses yang
berkesan dan cekap akan menarik lebih ramai pelanggan kerana Erra
Management & Secretarial Services telah menerima tawaran untuk
melakukan penggabungan dalam purata 3 syarikat dalam sebulan.
Firma tersebut menyediakan perkhidmatan kesetiausahaannya untuk 186
syarikat swasta yang terhad oleh saham pada hari terakhir latihan di firma
itu. Semua fail undang-undang syarikat seperti fail kesetiausahaan, buku
pendaftaran, buku minit, buku sijil saham, dan cop rasmi dikendalikan oleh
firma kesetiausahaan.
b) Perkhidmatan Perakaunan
Menyediakan penyata kewangan adalah elemen penting dalam syarikat
untuk mematuhi badan berkanun seperti SSM dan LHDNM. Firma itu juga
menyediakan perkhidmatan pada penyata kewangan berdasarkan kepada
piawai laporan kewangan yang lebih baik untuk pengarah syarikat yang ingin
mengemaskini penyediaan penyata kewangan mereka. Ini adalah untuk
membantu syarikat bersaiz sederhana untuk mengeksport persediaan

14. 14
penyata kewangan kerana syarikat perlu menanggung kos imbuhan yang
tinggi terhadap pelantikan akauntan dalaman. Dengan menawarkan
perkhidmatan sedemikian, syarikat pelanggan boleh menjimatkan kos
mereka dalam penyediaan penyata kewangan.
c) Perkhidmatan Juruaudit
Seterusnya, dalam hal akauntan firma itu layak menjadi juruaudit yang
diluluskan kepada syarikat tertentu selain daripada syarikat klien yang
melantik pemilik firma sebagai setiausaha syarikat, firma itu memberikan
perkhidmatan pengauditan kepada syarikat. Akauntan untuk mengaudit
penyata kewangan syarikat untuk memastikan penyata kewangan bebas dari
sebarang kesilapan dan salah nyata. Apabila juruaudit berpuas hati dengan
penyata kewangan yang boleh dipercayai, juruaudit akan mengeluarkan
laporan juruaudit kepada syarikat.
d) Perkhidmatan Percukaian
Di samping itu firma ini juga menyediakan perkhidmatan percukaian kepada
klien terutamanya mengenai pulangan cukai syarikat. Oleh kerana Erra
Management & Services menguruskan syarikat swasta yanng diterhadkan
saham, semua perkara mengenai sesuatu syarikat boleh diberikan kepada
Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDNM) untuk tujuan percukaian.

15. 15
2.4 Halatuju Organisasi
2.4.1 Visi, Misi, Dan Objektif Firma
Visi, misi, objektif dan dasar sesebuah organisasi adalah sebahagian
besar strategi perniagaan yang paling penting untuk memastikan
organisasi mempunyai kelebihan dan nilai tambah yang kompetitif untuk
memastikan organisasi dapat bertahan. Dalam Erra Management &
Secretarial Services strategi bahagian yang paling penting adalah seperti
berikut:
2.4.2 Visi
"Salah satu firma kesetiausahaan terkemuka dalam menyediakan
perkhidmatan profesional di Malaysia."
(EMMS, 2016)
Dalam syarikat Erra Management & Secretarial Services, visi ini
bermaksud untuk menjadi salah satu firma kesetiausahaan terkemuka
dalam menyediakan perkhidmatan profesional di Malaysia. Ia bukan
sahaja memberi tumpuan kepada pelanggan nasional tetapi juga kepada
klien asing. Syarikat ini terutamanya aktif dalam menawarkan proses
penubuhan syarikat sendirian berhad kepada pelanggan yang berminat
dan mempunyai matlamat untuk memberikan komitmen penuh dan
menyampaikan perkhidmatan berkualiti tinggi. Walaupun pernyataan visi,
ia bukan sahaja memberi garis panduan dan arahan ke arah mana
syarikat sedang menuju, tetapi ia juga menggalakkan usaha kolektif dari

16. 16
pihak pengurusan dalam menentukan identiti korporat serta berusaha
dalam industri kesetiausahaan.
Visi ini adalah sumber dan pemikiran asas sesebuah organisasi di mana
gambaran bagaimana organisasi perniagaan sepatutnya kelihatan seperti
masa depan dengan merumuskan ideologi teras dan sebab kewujudan
sebagai hala tuju asas bagi pembangunan organisasi yang dikehendaki
(Sabrautzki, 2010 ). Oleh itu ia bertindak sebagai asas bagi firma untuk
mencapai prestasi yang baik untuk memenuhi permintaan pelanggan. Di
samping itu, visi yang jelas bukan hanya memberi manfaat kepada firma
untuk menarik lebih banyak pelanggan yang berpotensi, tetapi ia juga
akan meyakinkan kakitangan kerana mereka sedar akan rasa,
tanggungjawab dan kepentingan pekerjaan mereka ke arah firma dan ia
akan mendorong mereka untuk membina komitmen yang baik dan usaha
terbaik untuk mencapai visi pada masa akan datang.
2.4.3 Misi
1. Sentiasa membangun dan mengekalkan hubungan yang hebat
dengan pelanggan.
2. Mendapat kepuasan tertinggi untuk mencapai kelebihan dalam
memberikan perkhidmatan terbaik kepada pelanggan.
3. Memberi perkhidmatan profesional yang berkualiti kepada pelanggan.
4. Meningkatkan kecekapan dan profesionalisme dalam menyampaikan
perkhidmatan.
(EMMS, 2016)

17. 17
Misi Erra Management & Secretarial Services ialah untuk memberi
keutamaan kepada pelanggan mereka. Ini adalah untuk memastikan firma
dapat memiliki pelanggan yang setia terhadap perkhidmatan yang diperoleh
untuk membangunkan firma. Apabila pelanggan berpuas hati dengan
perkhidmatan yang disampaikan, ia bukan sahaja memberi manfaat kepada
firma secara keseluruhan, tetapi ia juga membawa mulut dari satu klien
kepada pelanggan lain di mana ia akan menarik pelanggan lain untuk
mendapatkan perkhidmatan mereka. Pada masa kini, firma ini telah
menerima tawaran untuk melakukan proses penubuhan purata 3 syarikat
dalam sebulan. Kesopanan dan keupayaan yang telah ditunjukkan oleh para
kakitangan untuk menyelesaikan tugas dalam tempoh yang ditetapkan
adalah salah satu kejayaan utama mengapa firma kesetiausahaan ini dapat
menarik lebih banyak pelanggan sepanjang tahun.
Misi ini adalah asas untuk keutamaan, strategi, rencana, dan tugas di mana
ia merupakan peringkat permulaan untuk menggariskan pendudukan dan
struktur hierarki. Segmen utama pernyataan misi adalah tujuan teras syarikat
yang menetapkan firma itu berbeza dari firma lain dalam industri yang sama
(R.David & R.David, 2015). Oleh itu, kenyataan misi adalah penting kerana ia
akan bertindak sebagai perancangan sederhana atau jangka pendek bagi
sebuah syarikat untuk mencapai visi tersebut.

18. 18
2.4.4 Objektif
Dalam syarikat Erra Management & Secretarial Services, strategi utama
ialah untuk menjadi penyedia perkhidmatan kesetiausahaan teratas di
Malaysia, menjadi penyedia perkhidmatan akauntan teratas di Malaysia, dan
menjadi penyedia perkhidmatan perunding teratas di Malaysia (EMMS,
2016). Di samping itu, matlamat-matlamatnya telah ditetapkan dan
memberikan tajuk yang jelas kepada aktiviti-aktiviti dan keputusan-keputusan
yang akan diambil dari proses perancangan (Stead & Stead, 2013).
Oleh itu, objektif jelas adalah bahagian penting kerana ia akan
mencerminkan firma untuk mencapai matlamatnya. Objektif tersebut mestilah
bijak dan menunjukkan sebagai objektif yang spesifik, boleh diukur, boleh
dicapai, realistik dan tepat pada masanya (Siddiqui, 2015). Apabila matlamat
dinyatakan dengan jelas oleh firma, semua kakitangan dapat memahami
pencapaian yang diminta oleh firma di mana tugas yang produktif dan
sistematik dapat dilakukan oleh kakitangan untuk memastikan prestasi
syarikat sentiasa dalam keadaan yang baik.

19. 19
2.5 Carta Organisasi
Rajah 4: Struktur Organisasi Firma
Merujuk kepada Rajah 1.4 di atas, Pengurus Erra Management & Secretarial
Services yang merupakan setiausaha syarikat berlesen memegang jawatan
sebagai pegawai kanan firma. Sebagai Pengurus Firma, beliau
bertanggungjawab untuk merangka strategi untuk meningkatkan firma untuk
menjadi lebih maju. Beliau memberi tumpuan untuk menjalinkan hubungan
yang baik dengan para pelanggan untuk menarik minat pemilik perniagaan
lain untuk memiliki perkhidmatan firma untuk memastikan firma dapat
bertahan dalam industri. Sebagai setiausaha syarikat, beliau
bertanggungjawab untuk memastikan amalan tadbir urus korporat yang baik
TUAN NADIERRA BINTI
TUAN COB
(SETIAUSAHA
SYARIKAT/PENGURUS)
NORHAIZA BT
MANAF
(PEMBANTU
SETIAUSAHA)
AZIZUN BT CHIK
(AKAUNTAN/
JURUAUDIT)
SABARIAH BT
ISMAIL
(PEMBANTU
SETIAUSAHA)
RUHANI BT
AYOB
(PENASIHAT
CUKAI)

20. 20
dalam syarikat di mana dia perlu melaporkan secara langsung kepada
pengerusi dan lembaga pengarah mengenai hal-hal yang berkaitan dengan
amalan terbaik tadbir urus korporat. Beliau juga bertanggungjawab menjaga
dan mengekalkan rekod buku dan daftar syarikat yang sepatutnya.
Seterusnya, beliau juga bertanggungjawab untuk menghadiri mesyuarat
lembaga dan mesyuarat agung untuk memastikan keperluan undang-undang
mesyuarat dapat dipenuhi. Di samping itu, sebagai setiausaha syarikat, dia
mesti memastikan syarikat mematuhi Akta Syarikat 1965 (CA 1965) dan Akta
lain, Memorandum Persatuan dan Artikel Persatuan syarikat, dan badan
pengawalseliaan.
Pembantu Setiausaha Syarikat bertanggungjawab untuk memberikan
bantuan kepada setiausaha syarikat mengenai perkara-perkara yang
berkaitan dengan perkhidmatan kesetiausahaan. Beliau bertanggungjawab
untuk menyediakan dokumen-dokumen kesetiausahaan yang akan diserah
simpan dengan SSM seperti penyata tahunan, dan bentuk yang berkaitan
mengikut keperluan syarikat. Seterusnya, beliau juga bertanggungjawab
untuk menyediakan dokumen mesyuarat yang merupakan notis mesyuarat,
agenda pengerusi melalui perundingan dengan pengerusi, minit mesyuarat,
dan senarai kehadiran. Di samping itu, Pembantu Setiausaha Syarikat juga
perlu membantu setiausaha syarikat dalam mengekalkan buku berkanun
serta fail setiausaha syarikat untuk memastikan pematuhan dengan undang-
undang dan peraturan. Sebagai pembantu, dia perlu memahami prosedur
pemerbadanan, pemberian saham, pemindahan saham, peningkatan kuasa,
penerbitan saham baru, pertukaran pejabat berdaftar dan setiausaha,

21. 21
perubahan pengarah dan prosedur kesetiaan lain untuk memastikan syarikat
itu dapat mematuhi CA 1965.
Seterusnya, Akauntan bertanggungjawab untuk menyediakan perkhidmatan
perakaunan kepada syarikat klien. Dia perlu menyediakan penyata
kewangan syarikat klien apabila pelanggan cenderung untuk menyalurkan
penyediaan penyata kewangan mereka. Oleh itu, dia perlu berhubung
dengan pelanggan mengenai penyata kewangan syarikat untuk memastikan
penyata kewangan dapat disediakan tanpa sebarang kesilapan atau salah
nyata dalam masa yang ditetapkan. Dia perlu mendengar dan mendapatkan
maklumat kewangan syarikat seperti penyata bank, invois, buku cek, dan
buku perakaunan dan rekod dari pelanggan. Sebagai Akauntan, dia perlu
cuba menyelesaikan sebarang masalah yang timbul daripada akaun syarikat.
Selain daripada itu, kerana beliau adalah ahli Institut Akauntan Malaysia
(MIA), Akauntan juga boleh bertindak sebagai Juruaudit luaran jika dia layak
sebagai juruaudit yang diluluskan kepada syarikat tertentu selain daripada
syarikat klien yang melantik pemilik firma sebagai setiausaha syarikat .
Sebagai juruaudit, beliau perlu memastikan penyata kewangan yang
disediakan oleh syarikat mematuhi piawaian pelaporan kewangan yang lebih
baik seperti Prinsip Diterima Amali (GAAP), Standard Pelaporan Kewangan
Malaysia (MFRS) dan Standard Pelaporan Kewangan Antarabangsa (IFRS).
Dia harus memastikan bahawa penyata kewangan adalah bebas dari
sebarang kesilapan dan salah nyata untuk memastikan penyata kewangan
dapat diandalkan.

22. 22
Seterusnya, Penasihat Cukai akan menggunakan semua pengetahuan dan
pengalamannya dalam memberikan nasihat dan bimbingan pakar kepada
pelanggan mengenai perancangan cukai dan cara menguruskan perkara
kewangan untuk memastikan cukai yang dikenakan oleh Lembaga Hasil
Dalam Negeri Malaysia (LHDNM) akan dapat dielakkan oleh syarikat dan
pengarah tanpa menggunakan pengelakan cukai. Dia dikehendaki mengenal
pasti dan menilai dasar dan proses pelaporan cukai dari semasa ke semasa
untuk memastikan syarikat pelanggan dapat mematuhi kehendak LHDNM.
Selain itu, beliau juga bertanggungjawab untuk menyediakan pulangan cukai
untuk syarikat dan pengarah syarikat klien jika permintaan pelanggan
terhadap perkhidmatan tersebut. Oleh itu, dia perlu akrab apabila berhubung
dengan LHDNM terutamanya apabila badan kawal selia membuat audit cukai
ke atas syarikat.

23. 23
BAB 3
RINGKASAN AKTIVITI LATIHAN INDUSTRI
3.1 Pengenalan
Bab ini adalah ringkasan tentang keseluruhan aktiviti yang telah dijalankan
sepanjang menjalani Latihan Industri. Aktiviti yang dijalankan adalah
berdasarkan buku jurnal refleksi yang ditulis atau dilengkapkan sepanjang
menjalani Latihan Industri. Oleh itu di bahagian ini akan menjelaskan secara
ringkas kesemua skop tugas yang telah dilakukan selama satu semester itu
sepanjang 20 minggu menjalani Latihan Industri. Semua aktiviti akan
diterangkan dari minggu ke minggu agar dapat memudahkan proses
penyemakan. Hari kerja dalam seminggu tidak semestinya sama setiap
minggu kerana terdapat cuti umum dan cuti yang diumum oleh pihak
organisasi.
Dengan menjalani Latihan Industri, saya telah didedahkan dengan pelbagai
ilmu pengetahuan tentang alam kerja yang sebenar. Seterusnya dapat
mempraktikkan apa yang telah dipelajari di dalam kelas atau lebih tepat di

24. 24
Politeknik, saya juga telah didedahkan dengan peraturan-peraturan dan etika
syarikat dan ianya perlu dipraktikkan setiap kali saya berada di syarikat.
Dalam menjalani latihan industri, saya telah diberi masa selama 8 jam sehari,
bermula dari jam 09.15 am sehingga 05.15 pm setiap hari bermula dari hari
Ahad sehingga Khamis. Berikut merupakan ringkasan mingguan ketika
menjalani latihan industri selama 20 minggu.

25. 25
3.2 Ringkasan Aktiviti Latihan Industri
MINGGU
PERTAMA
19 JUN 2017
SEHINGGA 22 JUN
2017
1) Diberikan penerangan tentang
cara menggunakan alatan pejabat
serta penyimpanan dokumen.
2) Menyediakan salinan penyata
kewangan.
3) Menyediakan senarai syarikat
yang akan diaudit.
4) Diperkenalkan dengan format
dokumen.
MINGGU KEDUA 28 JUN 2017
SEHINGGA 29 JUN
2017
1) Menghantar email.
2) Menyemak/mengemaskini fail
pejabat.
3) Belajar tentang ‘register book’
MINGGU KETIGA 2 JULAI 2017
SEHINGGA 6 JULAI
2017
1) Belajar mengemaskini ‘register
Book’
2) Menyimpan rekod (pengfailan).
3) Mengemaskini ‘register book’.
4) Menghantar email.
5) Menyediakan fail audit.

26. 26
MINGGU KEEMPAT 9 JULAI SEHINGGA 13
JULAN 2017
1) Menaip surat kepada
lembaga hasil.
2) Menyemak fail.
3) Menyusun buku minit
serta buku sijil yang
baru.
4) Belajar
menggunakan mesin
faks.
5) Membinding
dokumen.
MINGGU KE LIMA 16 JULAI 2017
SEHINGGA 20 JULAI
2017
1) Membaiki kesalahan
ejaan, suku kata
pada dokumen.
2) Membuat fail audit
yang baru.
3) Mengemaskini
‘register book’.
4) Menyusun fail.

27. 27
MINGGU KE ENAM 23 JULAI 2017
SEHINGGA 27 JULAI
2017
1) Menyemak fail.
2) Membetulkan
kesalahan pada
dokumen.
3) Menyediakan satu set
dokumen.
4) Mengemaskini
‘register book’
MINGGU KE TUJUH 30 JULAI 2017
SEHINGGA 2 OGOS
2017
1) Menyemak buku
minit.
2) Mengemaskini
‘register book’
3) Menyediakan satu set
dokumen.
4) Menyusun fail.
5) Menjawab telefon.
MINGGU KE LAPAN 6 OGOS 2017
SEHINGGA 10 OGOS
2017
1) Membuat salinan
penyata kewangan
2) Mengemaskini
‘register book’

28. 28
MINGGU KE SEMBILAN 13 OGOS 2017
SEHINGGA 17 OGOS
2017
1) Menyediakan Salinan
audit.
2) Menaip surat
pertukaran alamat.
3) Menyusun dan
Mengemas fail.
4) Menyediakan tiga set
dokumen.
MINGGU KE SEPULUH 20 OGOS 2017
SEHINGGA 24 OGOS
2017
1) Menyediakan 25 set
dokumen.
2) Menyediakan salinan
laporan kewangan
syarikat Everise
Mining Sdn. Bhd.
3) Pengfailan.
4) Menyediakan salinan
laporan kewangan
syarikat Nifa Biotech
Sdn. Bhd.

29. 29
MINGGU KE SEBELAS 27 OGOS 2017
SEHINGGA 31 OGOS
2017
1) Menyediakan
satu set
dokumen untuk
syarikat Bumi
Permai Sdn.
Bhd.
2) Menyediakan
satu set
dokumen untuk
syarikat Z&Z
Sdn. Bhd.
3) Menyemak
senarai syarikat
yang alamat
daftar di bawah
syarikat Erra
Management &
Secretarial
Services.

30. 30
MINGGU KE DUA BELAS 5 SEPTEMBER 2017
SEHINGGA 7
SEPTEMBER 2017
1) Menaip surat rayuan
kepada Lembaga
Hasil.
2) Pengfailan.
3) Menyediakan salinan
laporan kewangan
kepada pengarah
syarikat.
MINGGU KE TIGA BELAS 11 SEPTEMBER 2017
SEHINGGA 14
SEPTEMBER 2017
1) Menukar alamat
syarikat di laman web
‘MYCOID2016’
2) Menyimpan fail-fail
audit di tempat yang
telah disediakan.
3) Menyediakan resolusi
untuk pengarah
syarikat membeli
kenderaan.
4) Menyediakan resolusi
tender untuk syarikat
Fias Associates Sdn.
Bhd.

31. 31
MINGGU KE EMPAT BELAS 18 SEPTEMBER 2017
SEHINGA 21
SEPTEMBER 2017)
1) Menyediakan satu set
dokumen untuk
syarikat Kota Impiana
Sdn. Bhd.
2) Menyediakan satu set
dokumen serta
salinan penyata
kewangan untuk
syarikat Tugu Fajar M
Sdn. Bhd.
3) Menyediakan dua set
dokumen untuk
syarikat Tiga F
Marine Sdn. Bhd.
4) Menukar pelan lokasi
syarikat Erra
Management &
Secretarial Services
di ‘Google Map’

32. 32
MINGGU KE LIMA BELAS 24 SEPTEMBER 2017
SEHINGGA 28
SEPTEMBER 2017
1) Menyediakan
salinan penyata
kewangan kepada
syarikat Bumi Kejora
Sdn. Bhd. Tahun
2015 sehingga
tahun 2016.
2) Menyediakan
salinan laporan
kewangan syarikat
Kijangmas Mineral
Sdn. Bhd. pada
tahun 2014
sehingga 2016.
3) Menyediakan satu
set dokumen
syarikat RNZ Sdn.
Bhd.
4) Menghantar kurier.

33. 33
MINGGU KE ENAM BELAS 1 OKTOBER 2017
SEHINGGA 5
OKTOBER 2017
1) Menyediakan resolusi
internet banking
syarikat Tugu Fajar M
Sdn. Bhd.
2) Menyediakan resolusi
internet banking
syarikat Quattro Sdn.
Bhd.
3) Menyediakan satu set
dokumen syarikat
RNZ sdn.bhd.
4) Menyediakan satu set
dokumen untuk
syarikat Teraju
Korporat Sdn. Bhd.
5) Menghantar email
kepada Hajar Sazrul
Travel.

34. 34
MINGGU KE TUJUH BELAS 8 OGOS 2017
SEHINGGA 12 OGOS
2017
1) Menghantar email.
2) Menjawab panggilan
telefon
3) Menyediakan fail
setiausaha untuk
syarikat Roh Rimba
Sdn. Bhd.
4) Menyediakan dan
menghantar dokumen
kepada syarikat
Kumnara Holding
Sdn. Bhd.
5) Menyediakan satu set
dokumen untuk
Syarikat ATL Sdn.
Bhd.
MINGGU KE LAPAN BELAS 15 OGOS 2017
SEHINGGA 19 OGOS
2017
1) Memasukkan borang
44 yang baharu
kerana telah bertukar
alamat.
2) Menjawab panggilan
telefon.

35. 35
MINGGU KE SEMBILAN
BELAS
22 OKTOBER 2017
SEHINGGA 26
OKTOBER 2017
1) Menaip format audit
mukasurat 7 dan 8.
2) Membuat fail syarikat
baru iaitu Green Ritz.
3) Memasukkan borang
46 ke dalam setiap
fail syarikat.
4) Menyediakan salinan
penyata kewangan
kesatuan kerani.
MINGGU KE DUA PULUH 29 OKTOBER
SEHINGGA 2
NOVEMBER 2017
1) Menyediakan salinan
penyata kewangan
Ashar Travel.
2) Menyediakan salinan
borang 24 dan 49
untuk syarikat
Farmasi Lestari.
3) Menyediakan satu set
dokumen.

36. 36
BAB 4
LAPORAN TEKNIKAL
4.1.1 Pengenalan dokumen atau borang-borang penubuhan syarikat
Khidmat Setiausaha Syarikat adalah penting untuk memastikan Syarikat
terus mematuhi segala peraturan dan akta yang ditetapkan sama ada
semasa penubuhan mahupun selepas penubuhan. Salah satu kepentingan
untuk mempunyai setiausaha syarikat ialah untuk mendapatkan salinan
Borang 49, 24 dan 44. Setiap pengarah syarikat haruslah mendapatkan
salinan borang-borang tersebut yang telah disahkan untuk menjadikannya
sokongan yang kukuh sekiranya ingin mendapatkan tender syarikat atau
pembukaan akaun bank dan sebagainya.
Antara set dokumen yang lengkap ialah seperti yang berikut:
i. Borang 24 merupakan borang maklumat saham yang akan
menerangkan tentang saham yang dibenarkan dan diterbitkan dan
juga maklumat pemegang saham.

37. 37
ii. Borang 49 Merupakan dokumen yang menyatakan maklumat Para
Pengarah, Pengurus dan Setiausaha Syarikat.
iii. Borang 44 Merupakan dokumen yang menyatakan maklumat dan
kedudukan Pejabat Berdaftar Syarikat.
iv. Memorandum Dan Artikel Syarikat Merupakan buku yang
mengandungi peraturan, undang-undang dan Perlembagaan
Syarikat. Antara pekara penting yang dinyatakan adalah
Penyenaraian tiga aktiviti utama perniagaan iaitu:
- Jumlah Saham Dibenarkan dan Saham Dibayar (‘Authorised and
Paid-up Capital’)
- Maklumat Pemegang Saham, Para Pengarah dan Setiausaha
Syarikat Syarikat pertama
- Sekatan terhadap jualan saham Syarikat
- Ahli yang tidak melebihi 50 orang.
v. Sijil Pertubuhan Perbadanan (Borang 9) akan dikeluarkan dalam
masa satu minggu sekiranya kehendak-kehendak telah dipatuhi.
Ianya juga adalah pengesahan bahawa syarikat itu sudah
ditubuhkan.

38. 38
4.1.2 Spesifikasi/ Jenis Peralatan yang digunakan
i. Mesin fotostat
1. Untuk membuat salinan borang-borang tersebut dengan menggunakan
Mesin Fotostat. Borang-borang tersebut hendaklah sentiasa ada di dalam
Fail Setiausaha Syarikat. Oleh itu hanya salinan yang boleh diberikan
kepada klien atau pengarah syarikat. Mesin fotostat telahpun disediakan di
pejabat Erra Management & Secretarial Services. Cara Menggunakan mesin
fotostat ialah dengan menekan suis ‘Main Power On’. Seterusnya letakkan
kertas di ruangan bawah mesin tersebut dan tekan butang ‘start’
Rajah 5:Mesin Fotostat dan Proses membuat salinan borang 49

39. 39
Rajah 6: Butang yang ada pada Mesin Fotostat
2. Pastikan kertas yang di dalam mesin fotostat sentiasa mencukupi kerana
jika kertas tidak mencukupi, mesin fotostat akan berhenti memproses dan
akan mula bekerja sekiranya kita meletakkan kertas A4 yang baru.

40. 40
ii. Cop pengesahan
Rajah 7: Contoh cop pengesahan
1. Cop pengesahan Erra Management ialah cop besar yang bertulis nama
setiausaha, nama penuh syarikat dan nombor lessen setiausaha.

41. 41
4.1.3 Proses Kerja yang dilakukan
1. Setelah semua borang dibuat salinan. Borang yang asal hendaklah
disimpan semula ke dalam fail setiausaha.
2. Penyusunan dokumen hendaklah dibuat mengikut muka surat serta
susunan yang betul. Salinan tersebut hendaklah disusun mengikut turutan
yang betul, iaitu dimulakan dengan borang 49, borang 24, serta borang 44.
Seterusnya diikuti dengan Memorandum dan Artikel Syarikat. Borang 9 atau
lebih dikenali sebagai sijil diletakkan di belakang kulit depan Memorandum
dan Artikel Syarikat.
3. Proses Pengesahan dokumen.
Untuk meyakinkan pihak yang berkenaan bahawa dokumen tersebut adalah
dari pihak Erra Management,cop pengesahan (Certified True Copy) perlu
diletakkan pada dokumen tersebut. Cop pengesahan yang digunakan adalah
salah satu alatan pejabat yang penting di syarikat Erra Management kerana
boleh dikatakan hampir semua dokumen yang dikeluarkan dari Pejabat ini
perlu disahkan menggunakan cop pengesahan dari Erra Management. Cop
dan Tandatangan hendaklah diletakkan di setiap muka surat pada bahagian
atas dan kiri kertas. Manakala tarikh pula dicop di bawah cop pengesahan
dan ianya bergantung kepada permintaan klien samada untuk meletakkan
tarikh pada hari ia diproses atau meletakkan tarikh lain.

42. 42
Rajah 8: Contoh Cop Pengesahan

43. 43
4. Setelah selesai proses pengesahan, dokumen atau borang-borang
tersebut bolehlah diberikan kepada Pengurus untuk ditandatangani.
Setelah selesai ditandatangani oleh pengurus, dokumen tersebut
hendaklah dimasukkan ke dalam sampul surat untuk diberikan kepada
klien. Klien biasanya akan menelefon pejabat Erra Management
terlebih dahulu untuk mengetahui dokumen yang diinginkan sudah
siap atau masih lagi di dalam proses. Staf Erra Management biasanya
akan menyiapkan segera sebarang dokumen atau borang-borang
yang dinginkan para klien ataupun pengarah syarikat dalam waktu
yang singkat.
Rajah 9: Sampul surat untuk meletakkan dokumen yang ingin diberikan
kepada klien.

44. 44
4.1.4 Kesimpulan pada proses menyediakan dokumen
Proses menyediakan dokumen, dokumen atau borang-borang yang
perlu ada sekiranya ingin menubuhkan sesebuah syarikat kerana ini
bermakna bukan mudah itu menubuhkan sesebuah syarikat
itu.Borang-borang ini juga perlu digunakan setiap kali ingin membuka
akaun bank, jika ingin mendapatkan tender baru dan sebagainyal.
Bukan itu sahaja, proses pengesahan dokumen dianggap perkara
remeh, namun tanpa ada cop pengesahan serta tandatangan
daripada setiausaha yang berlesen, maka dokumen itu tidak akan
diterima. Begitu juga jika hanya ada cop pengesahan sahaja saja
tanpa adanya tandatangan pengurus, maka pengesahan tersebut
masih lagi tidak akan diterima. Oleh itu tandatangan pengurus
merupaka perkara paling penting dalam pengesahan dokumen.
Dengan mempelajari proses ini, dapat disimpulkan bahawa pengarah
syarikat banyak bergantung kepada setiausaha syarikat kerana
setiausaha syarikatlah yang banyak melakukan kerja-kerja
penyimpanan rekod-rekod penting syarikat mereka serta
menguruskan hal-hal berkaitan yang lain. Dengan adanya setiausaha
syarikat, pengarah boleh menumpukan kepada perniagaan syarikat
mereka atau mengembangkan lagi syarikat mereka.

45. 45
4.2 Proses Menukar Alamat Syarikat Di Laman Web Mycoid
4.2.1 Pengenalan kepada ‘MYCOID’
Secara ringkasnya, Nombor Identiti Korporat Malaysia atau MyCoID merujuk
kepada nombor perbadanan syarikat yang digunakan sebagai satu nombor
rujukan tunggal untuk pelbagai urusan pendaftaran dan transaksi dengan
agensi kerajaan yang berkenaan. Dengan adanya MyCoID, komuniti korporat
kini hanya perlu menggunakan satu nombor iaitu nombor pemerbadanan
syarikat yang dikeluarkan oleh Suruhanjaya Syarikat Malaysia(SSM) bagi
urusan pendaftaran, rujukan dan transaksi dengan agensi-agensi berikut:
1. Lembaga Hasil Dalam Negeri
2. Kumpulan Wang Simpanan Pekerja
3. Pembangunan Sumber Manusia Berhad (PSMB)
4. Pertubuhan Keselamatan Sosial (PERKESO)
5. Perbadanan Perusahaan Kecil dan Sederhana (SME Corp. Malaysia)
MyCoID akan menggantikan penggunaan pelbagai nombor yang dikeluarkan
oleh agensi berkenaan secara berperingkat bagi urusan yang melibatkan
komuniti korporat dan rujukan dalaman agensi.
Fasa pertama MyCoID akan memperkenalkan penggunaan satu nombor
rujukan untuk kegunaan di pelbagai agensi. Inisiatif ini akan ditambah baik
melalui fasa kedua iaitu dengan memperluas serta memaksimumkan potensi
pemakaian MyCoID menerusi pembangunan sistem yang akan
membolehkan pengkalan data dan maklumat berlaku secara automatik.
Ini bermakna pemilik-pemilik syarikat baru tidak perlu lagi pergi ke pelbagai
agensi untuk tujuan pendaftaran kerana proses tersebut boleh berlaku
serentak dengan hanya satu proses pendaftaran di SSM.

46. 46
Antara faedahnya ialah MyCoID dicipta untuk membantu usahawan
mengurangkan birokrasi disamping menjimatkan masa usahawan di
Malaysia. Jika dahulu segalanya terpaksa dilakukan secara manual, kini
MyCoID telah tercipta untuk memudahkan perniagaan dan pentadbiran
syarikat.
Secara mudahnya terdapat beberapa faedah MyCoID, antaranya;
1. Memudahkan orang awam terutamanya komuniti usahawan.
2. Mempertingkatkan keberkesanan transaksi di antara orang awam dengan
agensi kerajaan yang berkaitan.
3. Mempertingkat interaksi antara agensi.
4. Komponen penting dalam pembangunan sistem automatik yang
membolehkan sesebuah syarikat mendaftar serentak dengan agensi yang
berkaitan selepas ia ditubuhkan.
5. Mempertingkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem penyampaian
perkhidmatan awam dalam persekitaran koporat negara.
Pada bulan September 2017, Syarikat Erra Management telah berpindah ke
pejabat baru atas sebab-sebab yang tertentu. Secara automatiknya, semua
alamat syarikat yang berdaftar di bawah syarikat Erra Management akan
berubah. Kebanyakan syarikat yang menjadi klien Erra Management
meletakkan alamat berdaftar mereka di Pejabat Erra Management
disebabkan oleh sekiranya ada surat kueri daripada Suruhanjaya Syarikat
Malaysia (SSM) yang disebabkan oleh dokumen yang dihantar tidak
sempurna untuk diserah simpan kepada (SSM), maka pihak Erra
Management akan segera menguruskan masalah tersebut. Namun pada 1
January 2017, Pihak Suruhanjaya Syarikat Malaysia telah memberikan

47. 47
format baru kepada setiausaha syarikat iaitu dengan mengubah Borang 44,
kepada Borang 46(3). Borang 46(3) yang terbaru mempunyai maklumat yang
ringkas, tepat dan padat.Ianya memudahkan pihak-pihak tertentu untuk
memahami maklumat pada dokumen tersebut.
4.2.2 Spesifikasi/ Jenis Peralatan yang digunakan
i.komputer riba
Peralatan yang digunakan ialah komputer riba. Komputer riba merupakan
satu aset yang penting di dalam sesebuah organisasi kerana segala kerja
dibuat dengan menggunakaan komputer. Pada zaman globalisasi ini segala
maklumat disimpan di dalam komputer dan hanya dengan beberapa klik
sahaja maklumat akan dijumpai.
Rajah 10: Komputer Riba yang diggunakan.

48. 48
ii. Sambungan internet
Sambungan internet di dalam sesebuah organisasi amat penting, begitu juga
dengan syarikat Erra Management, tanpa rangkaian internet, segala kerja
akan tergendala. Internet memainkan peranan penting dalam penggunaan
MYCOID kerana tanpa sambungan internet, laman web MYCOID tidak boleh
digunakan.
Rajah 11: Sambungan Internet

49. 49
4.2.3 Proses Kerja yang dilakukan
1. Proses pertama ialah dengan pergi ke Laman Web MYCOID di laman
web berikut: https://mycoid2016.ssm.com.my
Laman web ini digunakan oleh semua Setiausaha Syarikat untuk
memasukkan data-data terbaru tentang syarikat di bawahnya. Di
laman web ini juga, segala maklumat syarikat boleh dibeli sekiranya
klien ingin membeli maklumat mereka dengan Setiausaha mereka
atau mereka juga boleh berurusan dengan Suruhajaya Syarikat
Malaysia sendiri untuk membeli maklumat syarikat.
Rajah 12: Laman web utama MYCOID

50. 50
2. Masukkan ‘username’ dan ‘password’ MYCOID dan tekan butang
‘Sign In’. Proses ini amatlah penting kerana laman web ini amatlah
penting kerana laman web ini mengandungi segala maklumat yang
penting kerana ianya mengandungi semua maklumat sulit tentang
syarikat-syarikat yang berdaftar di bawah Erra Management.
Rajah 13: Ruangan ‘Log In’ di MYCOID

51. 51
3. Klik pada ‘Notification of change in Registered Address’.
Rajah 14: Ruangan pilihan di laman web MYCOID
4. Pada kotak yang disediakan, masukkan Nombor syarikat dan tuliskan
alamat baru berserta tarikh pada ruangan yang telah disediakan. Seterusnya
Klik ‘Office is Open’. Proses ini hendaklah disiapkan sebelum tempoh
sebulan selepas tarikh yang ditetapkan. Hal ini kerana, segala perubahan
alamat syarikat akan berkuatkuasa serta merta.

52. 52
5. Setelah siap menukar alamat syarikat di atas talian, borang tersebut
bolehlah diprint dan dimasukkan ke dalam fail setiausaha syarikat dan
diletakkan di atas borang 44 yang lama.
.
Rajah 15: Borang 46(3) yang dimasukkan ke dalam fail setiausaha dan
diletakkan di atas borang 44 yang lama.

53. 53
6. Semua dokumen yang telah diprint harus diletakkan ke dalam fail syarikat
kerana jika ada permasalahan di kemudian hari, segala maklumat dapat
dicari di dalam fail setiausaha. Oleh sebab itu, pengurus amat
menitikberatkan tentang penyimpanan rekod yang disimpan di dalam fail
setiausaha. Bukan saja ‘Hard Copy’, malah pengurus juga sentiasa
menyimpan ‘soft copy’ dokumen atau borang yang telah siap.
7. Tugas ini mengajar bahawa pentingnya penyimpanan rekod di sesebuah
organisasi kerana segala maklumat penting di dalam sesebuah syarikat itu
menjadi satu tanggungjawab yang diberikan para klien kerana mempercayai
sesebuah organisasi itu. Oleh itu, kita tidak boleh memandang remeh soal
penyimpanan rekod.

54. 54
4.2.4 Kesimpulan proses menukar alamat di Laman Web MYCOID
Proses ini amat penting kerana sekiranya proses ini tidak dilaksanakan,
maka sebarang surat syarikat yang berdaftar di bawah syarikat Erra
Management akan dihantar ke alamat pejabat yang lama. Perkara ini akan
menyebabkan kesukaran pada masa hadapan sekiranya ada surat kueri
daripada Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM), pihak Erra Management
tidak akan mengetahui perkara ini dan ini akan menyebabkan timbulnya
masalah besar kepada pihak pengurusan.
Selain itu, dari segi pengetahuan, saya juga telah menimba ilmu baru iaitu
belajar tentang tatacara menggunakan laman web ‘MYCOID’ yang sebelum
ini tidak pernah dipelajari di dalam kelas semasa berada di Politeknik.

55. 55
BAB 5
KESIMPULAN
Dengan ini dapat saya simpulkan bahawa keputusan pihak Politeknik yang
telah mewujudkan Latihan Industri merupakan keputusan yang amat bijak.
Saya berpendapat demikian kerana ramai yang tidak tahu bahawa
perkembangan sesebuah syarikat itu bermula dari sistem pentadbiran yang
sempurna, sistematik dan adil.
Latihan Industri sememangnya memberikan kelebihan dan kebaikan
berbanding dengan keburukan. Program ini harus diteruskan kerana ianya
banyak memberi manfaat kepada pelajar khususnya dan memberi peluang
kepada para pelajar untuk memahami alam pekerjaan yang sebenar bagi
mendapatkan pengalaman bekerja di sesebuah organisasi firma ataupun
syarikat.

56. 56
Dengan adanya latihan sebegini, ianya dapat memberi keyakinan kepada
para pelajar untuk menempuhi alam pekerjaan sebenar yang mencabar dan
bijak menggunakan peluang yang ada seperti ini. Pendedahan sebegini perlu
dimiliki oleh setiap pelajar sebagai persediaan awal untuk bersaing di
pasaran globalisasi. Seterusnya, dengan latihan ini, para pelajar tersebut
merupakan bakal pekerja yang berkualiti daripada segala aspek untuk
memenuhi keperluan organisasi.
Setelah menjalani Latihan Industri selama 20 minggu di Syarikat Erra
Management & Secretarial Services, saya perolehi pelbagai ilmu baru yang
amat berharga kepada diri saya.
Di sini, saya berjaya mengaplikasikan hampir 90 peratus ilmu yang telah
saya pelajari di kuliah semasa saya menjalankan Latihan Industri.
Saya bersyukur dapat menjalani Latihan Industri di syarikat Erra
Management & Secretarial Services kerana tidak semua orang mempunyai
nasib yang baik dan bertuah seperti saya kerana saya percaya tidak semua
orang di luar sana bertuah dan dapat merasai apa yang saya rasai di sini di
mana banyak pengalaman manis yang saya perolehi. Antaranya, saya dapat
belajar tentang apa itu borang-borang yang penting yang perlu ada dalam
penubuhan sesebuah syarikat, cara-cara melakukan tugas-tugas sebagai
kerani di sebuah syarikat setiausaha serta yang paling utama ialah
berkomunikasi dengan klien-klien iaitu pengarah-pengarah syarikat. Tugasan
yang diterima merangkumi ilmu yang baru diperolehi semasa Latihan Industri
dan ilmu yang telah dipelajari semasa kuliah.
Akhir sekali, ingin saya katakan bahawa Latihan Industri memberikan masa
kepada para pelajar untuk menyiapkan diri mereka dengan sepenuhnya

57. 57
sebelum menempuh alam pekerjaan yang sebenar kelak, kerana banyak lagi
dugaan-dugaan yang tidak dapat diduga ketika benar-benar berada di alam
pekerjaan yang sebenar. Selain itu, Latihan Industri telah memberi kesan
yang amat positif dalam membentuk dan melahirkan para pelajar yang
berkebolehan dalam aspek pengurusan serta lebih profesional dalam semua
aspek. Ianya juga telah mendedahkan pelajar dengan suasana persekitaran
pekerjaan yang sebenar. Bukan itu sahaja, malah Latihan Industri selama 20
minggu ini dapat mempertingkatkan lagi keyakinan diri dan keterampilan
seseorang itu dalam kehidupan seharian serta apa jua pengalaman.

58. 58
BAB 6
KOMEN DAN CADANGAN
6.1 Komen dan cadangan
Dalam ruangan ini, pelajar akan mengemukakan beberapa komen, cadangan
serta kesimpulan yang akan diambil kira oleh Pihak Politeknik bagi
meningkatkan keberkesanan untuk Latihan Industri pada masa yang akan
datang. Komen tersebut akan merangkumi syarikat Erra Management &
Secretarial Services, Politeknik dan pelajar. Antaranya adalah seperti yang
berikut.

59. 59
6.2 Syarikat Erra Management & Secretarial Service
Secara keseluruhannya, setelah menjalani Latihan Industri di syarikat Erra
Management selama 20 minggu, saya ingin mengucapkan lafaz syukur
kerana diberi peluang untuk menjalani Latihan Industri di sini serta
menamatkan Latihan Industri dengan jayanya. Sebagai pelajar yang
menjalani Latihan Industri di sini, setiap hari saya didedahkan dengan
pelbagai benda baru atau lebih tepat lagi ilmu baru yang tidak boleh saya
dapatkan semasa sesi pembelajaran di dalam kelas di Politeknik. Setiap hari,
saya akan diberi tunjuk ajar sedikit demi sedikit oleh staf di Erra
Management.
Malahan juga, pengurus Erra Management sendiri tidak pernah lupa untuk
mengajar serta mencurahkan ilmu kepada saya. Saya juga diberi peluang
untuk memberikan sebarang cadangan tentang apa-apa pendapat terhadap
sesuatu perkara. Bukan itu sahaja, hubungan di antara staf Erra
Management di antara satu sama lain amat erat kerana adanya sikap
bekerjasama, bertolak ansur antara satu sama lain walaupun berlainan umur
dan pangkat.
Namun begitu, ada beberapa kelemahan yang telah saya dapati setelah
membuat pemerhatian selama 20 minggu. Antaranya ialah kelemahan dari
segi sistem rangkaian internet. Selama menjalani Latihan Industri di sini saya
dapati sistem rangkaian di pejabat Erra Management sangat perlahan. Ianya
menggangu segala kerja dan menyukarkan staf untuk memasukkan
maklumat yang berkaitan di atas talian. Antaranya ialah, klien perlu
menunggu untuk masa yang lama sekiranya ingin menukar sesuatu
maklumat kerana pengesahan maklumat hanya boleh di lakukan di atas

60. 60
talian di laman web ‘MYCOID’. Secara alternatifnya, saya mencadangkan
agar pengurus Erra Management meningkatkat kelajuan internet untuk
memudahkan segala urusan kerja dijalankan. Ini kerana biasanya klien
meminta untuk menyiapkan permintaan mereka untuk mengubah apa-apa
maklumat syarikat dengan segera.
Selain daripada itu, antara cadangan yang ingin saya berikan kepada
syarikat Erra Management ialah untuk menambahkan bilangan staf di
syarikat ini. Saya berpendapat demikian kerana, saya dapati kekurangan staf
menjadi masalah utama dalam syarikat ini. Hal ini kerana, seseorang staf
sepatutnya melakukan satu kerja dalam satu masa. Namun oleh kerana
kekurangan staf di Erra Management, seseorang staf itu perlu melakukan
banyak kerja dalam satu masa. Saya mencadangkan agar pengurus Erra
Management mengambil staf khas untuk berurusan dengan pihak Suhanjaya
Syarikat Malaysia (SSM) kerana boleh dikatakan setiap hari ada dokumen
yang perlu diserah simpan kepada SSM.
Seterusnya, ialah dari segi keselamatan pejabat Erra Management. Hal ini
kerana, pejabat Erra Management pernah dipecah masuk sebelum ini. Saya
beharap pihak pengurus meningkatkan lagi sistem keselamatan di pejabat
Erra Management kerana banyak aset-aset penting yang bernilai di dalam
pejabat. Segala maklumat sulit juga tersimpan di dalam pejabat. Sekiranya
berlaku kecurian, ianya akan menyebabkan kesusahan pada masa hadapan.

61. 61
6.3 Pihak Politeknik
Kepada pihak Politeknik, saya mengucapkan ribuan terima kasih kerana
telah memberi peluang kepada saya untuk menjalani Latihan Industri selama
satu semester. Saya juga ingin berterima kasih kepada pihak politeknik
kerana sering menitikberatkan soal kebajikan saya. Hal ini demikian kerana,
semasa saya menjalani Latihan Industri di Erra Management saya telah
dilawati oleh pihak Pensyarah dari Jabatan Kejuruteraan Mekanikal daripada
Politeknik Kota Bharu untuk membuat penilaian serta bertanya mengenai
masalah-masalah yang telah dialami semasa menjalani Latihan Industri. Ini
membuatkan saya berbangga dengan apa yang saya lakukan kerana
mendapat perhatian dan ini menunjukkan bahawa pihak politeknik tidak
mengabaikan pelajarnya walaupun berada jauh dari Politeknik.
Namun begitu, saya sebagai pelajar politeknik, menyarankan agar pihak
politeknik, terutama pihak Unit Perhubungan dan Latihan Industri mencari
tempat khas untuk pelajar Politeknik menjalani Latihan Industri dengan
mencukupi agar tidak muncul masalah tidak menjumpai tempat atau firma
untuk pelajar menjalani Latihan Industri kelak. Ini kerana jika timbul sebarang
masalah kepada pelajar ketika menjalani Latihan Industri, pihak Politeknik
boleh berhubung dengan firma tersebut tanpa sebarang masalah.
Bukan itu sahaja, apabila berlakunya masalah mencari tempat untuk
menjalani Latihan Industri, maka akan timbulnya pula masalah ketidaksuaian
kemahiran pelajar tertentu dengan firma yang telah dipilihnya. Hal ini
menjurus kepada pembuangan masa pada ketika pelajar tesebut menjalani
Latihan Industri mereka. Pelajar tersebut sepatutnya menimba ilmu sebenar
ketika menjalani Latihan Industri kerana itulah tujuan sebenar pihak

62. 62
Politeknik mewujudkan Latihan Industri. Saya berharap pihak Politeknik
mengambil berat masalah ini dan menitikberatkan masalah ketidaksuaian
pelajar dengan firma yang dipilih mereka.
6.4 Pelajar/Pelatih
Harapan saya kepada rakan-rakan seperjuangan yang belajar di Politeknik
dan bakal menjalani Latihan Industri kelak agar dapat meniliti dahulu tempat
yang akan mereka jalani Latihan Industri. Saya Berpendapat demikian
kerana terdapat firma yang menawarkan pelajar menjalani Laitihan Industri di
tempat mereka dan menjanjikan pelbagai kemahiran baru namun ianya
sedikitpun tidak berkaitan dengan apa yang mereka pelajari di Politeknik. Ini
menjurus kepada pembaziran masa kerana pelajar akan meminta untuk
menukar tempat mereka menjalani Latihan Industri di tempat lain. Ada juga
sesetengah firma yang mengambil kesempatan dengan menggunakan
pelajar yang menjalani Latihan Industri untuk menggunakan tenaga mereka
melakukan kerja-kerja yang tidak berkaitan dengan bidang mereka, malah
ada yang diberi tugas-tugas yang terlalu berat kepada pelajar tanpa
mengajar atau memberi penerangan terlebih dahulu.
Seterusnya, saya menasihatkan para pelajar yang bakal menjalani Latihan
Industri agar memastikan mereka betul-betul melengkapkan diri dengan
pelbagai ilmu pengetahuan yang berkaitan dengan kursus yang dijalani
sebelum dan semasa menjalani Latihan Industri. Kemahiran ‘softskill’ juga
amat diperlukan dan difahami di dalam Latihan Industri kerana ianya
merupakan kemahiran yang dititikberatkan oleh pihak firma.

63. 63
Kepada pelajar Politeknik, khususnya yang bakal menjalani Latihan Industri,
saya berharap agar menggunakan peluang yang ada untuk betul-betul
menimba ilmu dan bukan sahaja sekadar memenuhi syarat yang diberikan
daripada Politeknik kerana pengalaman ini sangat berguna kepada anda
kelak terutamanya ketika menempuhi alam pekerjaan yang sebenar. Akhir
sekali kerana pengalaman itu adalah satu anugerah daripada Tuhan yang
tiada nilainya serta pengalaman juga tidak akan diperolehi pengkuliahan
dalam kelas.