Aplicación de los procesos de definición de alcance a un proyecto de remodelación de un restaurante

1. Definición de alcance de un
proyecto
Caso práctico
María de los Ángeles Medina Martínez
Norma Lilian Pimienta Lugo

2. Definición de alcance de un proyecto
Caso práctico
En este documento analizaremos brevemente los fundamentos del
área de conocimiento 5 del PMBOK Gestión de Alcance y lo
aplicaremos a un proyecto práctico relacionado con la ampliación
de un área de restaurante de mariscos ubicado en Mérida,
Yucatán.

3. Gestión de alcance del proyecto
La gestión del alcance del proyecto define el objetivo del
proyecto, las características de los entregables y también el
trabajo se debe realizar para lograrlo.
Su adecuada definición garantiza que si todo se ejecuta conforme
a las especificaciones, los entregables y el resultado final serán
completamente satisfactorios para el cliente.
• De acuerdo con la definición del PMBOK (1), “La Gestión del
Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para
garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el
trabajo requerido para completarlo con éxito”
(1) GUIA del PMBOK 4ª. Edición

4. La gestión de alcance está compuesta de 5 procesos (1)
5.1 Recopilar Requisitos— Identificar cuáles son las necesidades
de los interesados.
5.2 Definir el Alcance— Describir el objetivo del proyecto y las
características del producto.
5.3 Crear la EDT— Identificar el trabajo que debe realizarse y
descomponerlo hasta lograr paquetes de trabajo manejable
5.4 Verificar el Alcance— Formalizar la aceptación de los
entregables del proyecto que se han completado.
5.5 Controlar el Alcance— Gestionar los cambios de alcance del
proyecto
(1) GUIA del PMBOK 4ª. Edición

5. Caso práctico
• Se supone la solicitud de un proyecto para
ampliar el área de comedor de un restaurante
de mariscos llamado NoHoch en la Ciudad de
Mérida.
• El presupuesto inicial asignado al proyecto es
de 575,000 pesos
• El cliente espera que la remodelación esté lista
antes del día de la madre, en 90 días.

6. 5.1 Recopilar requisitos
La ampliación del restaurante de mariscos NoHoch ubicado en
Mérida Yucatán surge como una necesidad identificada por el
dueño del lugar derivada de la siguiente problemática:
• En horas pico, las mesas no son suficientes, se forman filas en
la entrada y en muchas ocasiones, los clientes se van, lo que
origina fuga de ingresos para el restaurante
• Las áreas de paso para los meseros no son adecuadas, por lo
que frecuentemente hay choques y se ocasionan accidentes
menores y molestias para los clientes
• El aire acondicionado no es suficiente ni está bien distribuido,
hay áreas que están muy frías y otras calurosas
• Existe un área de jardín amplia al frente, que podría utilizarse
para la ampliación

7. 5.2 Definir alcance
El proyecto de ampliación del restaurante de mariscos NoHoch
tiene el siguiente objetivo:
Ampliar el área de restaurante de 99 m2 a 126 m2. Incorporar 4
nuevas mesas de 6 comensales con sus correspondientes sillas.
Se derribarán las paredes del frente y se construirá una nueva
pared con puerta principal y ventanales con vista al jardín
El jardín actual se removerá, se conservará de 1 metro de ancho
con plantas nuevas y llamativas que proporcionen una vista
agradable a los comensales.
Se colocarán 6 aires acondicionados nuevos con una capacidad de
24000 BTU´s que mantengan una temperatura ambiente cercana
a los 24 grados centígrados con mínima emisión de ruido.

8. 5.2 Definir alcance (continuación)
El proyecto no incluye la sustitución del mobiliario actual, solo
se adquirirán 6 mesas nuevas del mismo estilo de las actuales.
Se incluye la sustitución completa del piso para evitar que se vea
añadido.
No incluye la adquisición de platos, accesorios, ni cubiertos.
Incluye la compra y colocación de aires acondicionados
No incluye los trabajos de acometida eléctrica que deben
realizarse antes de la colocación.
Incluye la herrería de las ventanas y los sistemas de seguridad en
la entrada principal
La calidad de los acabados y la decoración debe ser similar a la
que se tiene ahora, no debe verse añadido.

9. Área de cocina
Área de restaurante
Área de jardín
Área de cocina
Área de restaurante
Área de jardín
- 9 m -
-5m--11m--4m-
-5m--14m--1m-
- 9 m -
DespuésAntes

10. Problemas que pudieran surgir
• Conseguir la mejor solución es consecuencia de definir
correctamente la solución planteada, al especificar con
claridad los objetivos que se persiguen. Uno de las principales
carencias que se plantean; es que a veces un problema un
problema detectado muy levemente puede convertirse con el
paso del tiempo en un problema mucha más grabe y creo que
la falta de comunicación sería una del causas de que se
originen problemas e inconvenientes.

11. Problemas Soluciones
Que el presupuesto establecido por el
patrocinador, sea menor a la inversión real.
-Asegurarse de que el presupuesto incluya los
elementos básicos necesarios
-Seguimiento y control de costos del proyecto
No contar con permisos de municipales para
la construcción/remodelación
-Dar un fuerte seguimiento al proceso con la ayuda de
un asesor legal.
Que los trabajos de remodelación y
acondicionamiento del negocio no
concluyan en el tiempo señalado para la
apertura del restaurante.
-Establecer un plan claro y detallado con el
contratista y monitorear que las tareas se cumplan en
las fechas indicadas.
Aumento de los precios del mobiliario y de
los equipos necesarios que impacten el
presupuesto establecido.
-Comunicar los requerimientos del negocio a los
proveedores
No obtener la aprobación del patrocinador
en la finalización de cada entregable.
-Enviar un recordatorio al menos un día antes de la
reunión.
No realizar reuniones periódicas de avance
del proyecto
--Establecer un cronograma de reuniones para
revisión y aprobación y aprobación de entregables.
¿Qué podría ir mal?

12. 5.3 Crear la EDT
Remodelación
Liberación y
preparación de las
áreas
Almacenamiento
mobiliario
Sellar área cocina
Trabajos de
albañilería y
remodelación gruesa
Demolición pared y
jardín
Puerta y ventanales
Colocación piso
Aires
acondicionados
Remodelación fina
Pintura
Acabados
Jardinería
Sembrado
Decoración
Limpieza y ubicación
de mobiliario
Colocación mesas y
sillas
Liberación área
cocina

13. 5.4 Verificar el alcance
En este proceso se verifican los entregables con el cliente, de
manera que se revise si cumplen con las características
especificadas en el alcance.
La verificación del alcance difiere del control de calidad en que
mientras la verificación se encarga de la aceptación de los
entregables, el control de calidad se refiere sobre todo a
corroborar la exactitud de los entregables y su cumplimiento con
los requisitos de calidad especificados.
Por lo general, el control de calidad se lleva a cabo antes de la
verificación del alcance, pero ambos procesos pueden efectuarse
en paralelo.

14. 5.5 Controlar el alcance
El proceso para controlar los cambios al alcance en este proyecto
es algo simple, ya que en nuestro caso solo tenemos un cliente,
que es el dueño del restaurante y cada cambio él directamente es
quien lo solicita y una vez que le damos a conocer el impacto del
cambio en el costo, el tiempo o las especificaciones, él mismo es
quien autoriza, a través de un formato que se firma por duplicado.
En otro caso, cuando se tiene necesidad de un cambio por alguna
condición externa, se identifica la situación y se le informa al
cliente, quien debe autorizar o no el cambo, por ejemplo en el
caso de que se tuvo que pagar una fumigación adicional ya que
al levantar el pasto se identificó una plaga de insectos.

15. Bibliografía
• PMBOK Cuarta Edición (2008), Project
Management Institute
• Jack Guido, James P. Clements. Administración
Exitosa de Proyectos. Tercera edición.
• Yamal Chamoun. Mc Graw Hill. Administración
Profesional de Proyectos. La Guía.