Dematerializzazione dei documenti: come fare?

in collaborazione con
1A cura di Avv. Paolo Vicenzotto 24 settembre 2013
DEMATERIALIZZAZIONE
E GESTIONE A NORMA
DEI DOCUMENTI
Avv. Paolo Vicenzotto
Studio Legale
paolo@studiolegalevicenzotto.it
Diritto - Internet - Nuove tecnologie

MENU’ DI OGGI
A) INTRODUZIONE
B) PARTE PRIMA
COSA DICE LA LEGGE
C) PARTE SECONDA
ELEMENTI UTILI PER SCELTE
CONSAPEVOLI

INTRODUZIONE
Studio molto interessante…
CNIPA (ieri DigitPA, oggi AgID)

Produzione di quasi 110 milioni di
documenti che hanno dato origine
a:
• 160 milioni di registrazioni e 147
milioni di documenti archiviati.
• Impegnati 50.000 dipendenti
distribuiti su 19000 uffici
• .... No sanità, scuola e giustizia

• La gestione documentale vale
oltre 2% del PIL
• Un obiettivo di
dematerializzazione di appena il
10% genererebbe un risparmio
di 3 miliardi di euro, ripetibile
ogni anno
• Il quadro normativo sarebbe*
sostanzialmente completo e le
tecnologie sono adeguate

• Codice Amministrazione Digitale (D. Lgs. 82/2005)
• Codice Privacy (D. Lgs. 196/2003)
• Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n. 11 (regole tecniche per
la conservazione)
• * Bozza nuove regole tecniche pubblicate su www.digitpa.gov.it in
data 5 agosto 2011
• DPCM del 22 febbraio 2013 (regole tecniche per la firma digitale)
• DMEF 23 gennaio 2004 (conservazione documenti fiscalmente
rilevanti)
• Decreto Legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 (direttiva 2001/115/CE)
• Decreto Legge 185/2008 (art. 2215 bis c.c. e documenti unici)
* LEGGI E REGOLAMENTI…

Interessante…
Ma è tutto oro
quello che
luccica?
Caso
S4W

DUE CONCETTI MOLTO
IMPORTANTI:
• Archiviazione elettronica
• Conservazione sostitutiva

• Archiviazione: raccolta ordinata e sistematica di
documenti al fine rendere una successiva
consultazione più semplice ed immediata.
• E’ elettronica: l’archiviazione che ha per oggetto
documenti informatici in modo che a ciascun
documento informatico corrisponda un proprio
codice unico (software gestionali)
• I documenti archiviati elettronicamente possono
essere informatici in origine (ad es. una
determina elettronica, una fattura elettronica)
oppure inizialmente cartacei e poi resi
informatici tramite l’uso di scanner.
Archiviazione elettronica

Conservazione sostitutiva
• è un processo informatico che consente di mantenere
nel tempo, integri ed autentici, documenti analogici ed
informatici in idonei supporti (ottici, come CD, DVD, o di
altre tipologie) e ciò assolvendo ad ogni regola giuridica
di conservazione ed esibizione documentale.
• Il processo, infatti, quando è effettuato a norma della
Delibera CNIPA n. 11/04 consente di far mantenere al
documento la sua originaria validità legale, sia per il
settore pubblico sia per il settore privato.

Se poi tale processo di
conservazione sostitutiva è anche
conforme alle regole di cui al Decreto
Ministeriale 23 gennaio 2004, la
conservazione è valida anche per
l’assolvimento degli obblighi
fiscali.

• 2) Cosa dice la legge
A. Disciplina della firma digitale (cenni)
B. Art. 43, 44 e 44 bis del D.lgs 82/05
C. Delibera CNIPA 11/04
D. DMEF 23 gennaio 2004 (conservazione
documenti fiscalmente rilevanti)

A) Firma digitale
riferimento e marca temporale

D.Lgs 82/05
• Art. 43. Riproduzione e conservazione dei
documenti
• 1. I documenti degli archivi, le scritture contabili,
la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento
di cui e' prescritta la conservazione per legge o
regolamento, ove riprodotti su supporti informatici
sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la
riproduzione e la conservazione nel tempo sono
effettuate in modo da garantire la conformita' dei
documenti agli originali ((...)), nel rispetto delle
regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo
71.
B) D.lGS 82/05

D.Lgs 82/05
• art. 44 Requisiti per la conservazione dei
documenti informatici
• (…)
• 1-bis. Il sistema di conservazione dei
documenti informatici e' gestito da un
responsabile* che opera d'intesa con il
responsabile del trattamento dei dati
personali di cui all'articolo 29 del decreto
legislativo 30 giugno 2003, n. 196 …

D.Lgs 82/05
• Art. 44-bis Conservatori accreditati
• 1. I soggetti pubblici e privati che svolgono attivita' di
conservazione dei documenti informatici e di
certificazione dei relativi processi anche per conto di
terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del
possesso dei requisiti del livello piu' elevato, in termini
di qualita' e di sicurezza, chiedono l'accreditamento
presso DigitPA.
• 2. Si applicano, in quanto compatibili, gli articoli 26,
27, 29, ad eccezione del comma 3, lettera a) e 31.
• 3. I soggetti privati di cui al comma 1 sono costituiti in
societa' di capitali con capitale sociale non inferiore a
euro 200.000.

• Vediamo dopo la figura dei
CONSERVATORI e del RESPONSABILE
della conservazione
• Ora vediamo la delibera CNIPA
• * Bozza nuove regole tecniche pubblicate su
www.digitpa.gov.it in data 5 agosto 2011

• DELIBERAZIONE CNIPA 11 del 19 febbraio 2004
• Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di
documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformita'
dei documenti agli originali - Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico
delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di
documentazione amministrativa, di cui al decreto del
Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445.
• (Deliberazione n. 11/2004)
• (G.U. 9 marzo 2004, n. 57)
C) DELIBERAZIONE CNIPA 11/04

Prima alcuni concetti dalla delibera
• e. supporto ottico di memorizzazione: mezzo fisico
che consente la memorizzazione di documenti
informatici mediante l'impiego della tecnologia laser
(quali, ad esempio, dischi ottici, magneto-ottici, DVD);
• f. memorizzazione: processo di trasposizione su un
qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di
elaborazione, di documenti analogici o informatici, anche
sottoscritti ai sensi dell'art. 10, commi 2 e 3, del decreto
del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n.
445, cosi' come modificato dall'art. 6 del decreto
legislativo 23 gennaio 2002, n. 10;

• n. riversamento diretto: processo che trasferisce uno o
piu' documenti conservati da un supporto ottico di
memorizzazione ad un altro, non alterando la loro
rappresentazione informatica. Per tale processo non
sono previste particolari modalita';
• o. riversamento sostitutivo: processo che trasferisce
uno o piu' documenti conservati da un supporto ottico di
memorizzazione ad un altro, modificando la loro
rappresentazione informatica. Per tale processo sono
previste le modalita' descritte nell'art. 3, comma 2, e
nell'art. 4, comma 4, della presente deliberazione;

• pubblico ufficiale: il notaio, salvo quanto previsto
dall'art. 5, comma 4 della presente deliberazione e nei
casi per i quali possono essere chiamate in causa le
altre figure previste dall'art. 18, comma 2, del decreto del
Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;
• Dpr 445/00 18 COMMA 2. L'autenticazione delle copie puo' essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale e stato
emesso o presso il quale e' depositato l'originale, o al quale deve essere prodotto il documento, nonche' da un
notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco. Essa consiste nell'attestazione
di conformita' con l'originale scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve
altresi' indicare la data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio nome e cognome, la qualifica
rivestita nonche' apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio. Se la copia dell'atto o documento
consta di piu' fogli il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio. Per le copie
di atti e documenti informatici si applicano le disposizioni contenute nell'articolo 20. (L)

• r. evidenza informatica: una sequenza di simboli binari (bit) che
puo' essere elaborata da una procedura informatica;
• s. impronta: la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza
predefinita generata mediante l'applicazione alla prima di una
opportuna funzione di hash;
• t. funzione di hash: una funzione matematica che genera, a partire
da una generica sequenza di simboli binari (bit), una impronta in
modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa,
determinare una sequenza di simboli binari (bit) che la generi, ed
altresi' risulti di fatto impossibile determinare una coppia di
sequenze di simboli binari per le quali la funzione generi impronte
uguali;

• b. documento analogico:
documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori
continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le
immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiche, microfilm), come le
magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video).
Si distingue in documento originale e copia;
• d. documento informatico:
la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;

• Il processo di conservazione sostitutiva di
documenti informatici o impronte, avviene
mediante:
• memorizzazione su supporti ottici*
• apposizione, sull'insieme dei documenti o su
una evidenza informatica contenente una o piu'
impronte dei documenti o di insiemi di essi, del
riferimento temporale e della firma digitale da
parte del responsabile della conservazione* che
attesta il corretto svolgimento del processo.
Documenti informatici - art. 3 CNIPA

Documenti analogici
• Nella pratica (almeno inizialmente) è
difficile che ci siano documenti che vivono
e muoiono in formato “elettronico”. Più
spesso c’è la necessità di “archiviarli e
ordinarli” con scanner e/o appositi
software
• UNICI
• NON UNICI
Documenti analogici

• Se non sia possibile risalire al suo contenuto
attraverso altre scritture o documenti di cui sia
obbligatoria la conservazione, anche se in
possesso di terzi;
• Es. i titoli all'ordine di cui agli articoli 2008 e
segg. c.c. (assegno e cambiale), libri sociali
“originale unico”
“originale unico”

“originale non unico”
• esso è un documento che, indifferentemente, “deve
essere emesso per legge in duplice esemplare e la
relativa annotazione e conservazione sono obbligatorie
per almeno un soggetto; oppure deve essere annotato e
conservato per legge da almeno un soggetto in libri o
registri obbligatori; oppure il suo contenuto è riprodotto in
altri documenti, ovvero il suo contenuto riproduce quello
di altri documenti che devono essere conservati
obbligatoriamente, anche presso terzi”.
“originale non unico”

Esempi: originali non unici
• Es. le fatture, le ricevute fiscali e gli scontrini fiscali, i libri
di cui all'articolo 2214 codice civile, quali il libro giornale
e il libro degli inventari (il contenuto può essere
ricostruito sulla base delle schede di mastro, la cui
conservazione è obbligatoria) documenti il cui contenuto
risulti depositato presso i repertori e gli archivi notarili (ad
es. i verbali delle assemblee straordinarie), ovvero
presso il Registro delle imprese (ad es. il verbale della
delibera assembleare di approvazione del bilancio
Esempi: originali non unici

• Vi sono alcuni documenti che, in funzione delle loro
caratteristiche, possono essere ritenuti originali unici o
non unici:
• • le schede carburanti “sono sostanzialmente un documento originale unico, in
quanto le annotazioni che sono ivi previste non trovano corrispondenza in altri
documenti in possesso di terzi. Tuttavia, se nella contabilità generale dell’impresa le
registrazioni contabili vengono integrate con tutte le annotazioni della scheda, la
stessa assume il connotato di originale non unico e può essere conservata
digitalmente senza l’intervento del pubblico Ufficiale”;
• • per le note spese del personale, “la valutazione della natura unica o non unica
della nota spese dipendenti dovrà essere effettuata caso per caso, tenendo conto
delle modalità con cui viene effettuato il rimborso delle spese e della tipologia di
documento in concreto utilizzata dall’impresa. Ad ogni modo, se si utilizza una
modalità analitica di rimborso spese ai dipendenti ed insieme alla nota spese sono
conservati i documenti giustificativi della stessa, la nota può rientrare nel novero dei
documenti analogici originali non unici, qualora sia possibile ricostruirne il contenuto
attraverso la combinazione dei predetti documenti giustificativi e dei dati risultanti
dalla contabilità”.

• Vediamo i diversi processi Del. 11/04
Documenti analogici non unici

• Art. 4 comma 1
• Il processo di conservazione sostitutiva di documenti
analogici avviene mediante memorizzazione della
relativa immagine direttamente sui supporti ottici,
eventualmente, anche della relativa impronta, e termina
con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una
evidenza informatica contenente una o piu' impronte dei
documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale
e della firma digitale da parte del responsabile della
conservazione che attesta cosi' il corretto svolgimento
del processo.

• La risoluzione 158/E pubblicata il 15 giugno ed emessa il 5 giugno
2009, in risposta alla richiesta, afferma che la conservazione
sostitutiva di documenti, creati con strumenti elettronici ma non
aventi le caratteristiche di documenti informatici rilevanti ai fini fiscali
e tributari, "si potrà procedere all'acquisizione della relativa
immagine tramite il processo di generazione dello spool (o
rappresentazione grafica) di stampa, a condizione che l'immagine
acquisita rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera il contenuto
rappresentativo del documento."

• Il processo di conservazione sostitutiva di
documenti analogici originali unici (è come il 4
comma 1 e) si conclude con l'ulteriore
apposizione del riferimento temporale e
della firma digitale da parte di un pubblico
ufficiale per attestare la conformità di
quanto memorizzato al documento
d'origine.
Documenti analogici unici
Documenti analogici unici

Distruzione carta
…di cui e' obbligatoria la conservazione, e'
consentita soltanto dopo il completamento
della procedura di conservazione
sostitutiva!
Distruzione carta

Ora vediamo il processo di conservazione a
fini tributari…
MINISTERO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE
DECRETO 23 gennaio 2004
Modalita' di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai
documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi
di supporto.

• Fatture, lettere e telegrammi ricevuti (Art. 2220 codice civile )
• Libro giornale e libro degli inventari (Art. 2215 codice civile e Art. 14 comma 1, lettera
a, D.P.R. 600/1973)
• Registri prescritti ai fini dell’IVA (Art. 14, comma 1, lettera b , D.P.R. 600/1973)
• Scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e
reddituali, raggruppati in categorie omogenee , in modo da consentire di desumerne
chiaramente e distintamente i componenti positivi e negativi che concorrono alla
determinazione del reddito (Art. 14 comma 1, lettera c , D.P.R. 600/1973)
• Scritture ausiliarie di magazzino (Art. 14 comma 1, lettera d, D.P.R. 600/1973)
• Registro dei beni ammortizzabili (Art. 16 , D.P.R. 600/1973)
• Copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti (Art. 2220 codice civile )
• Registro dei corrispettivi (Art 24 primo comma DPR 633/72)
• Registro degli acquisti (Art 25 primo comma DPR 633/72)
• Registro delle merci c/deposito, lavorazione, comodato ,etc (Art 53 terzo comma
DPR 633/72)
ESEMPI…

• Bilancio di esercizio (art.2423 c.c.)
• - Stato patrimoniale (art.2424 c.c.)
• - Conto economico (art.2425 c.c.)
• - Nota integrativa (art.2427 c.c.)
• -Relazione sulla gestione (art.2428 c.c.)
• -Relazione dei sindaci (art.2429 c.c.)
• -Relazione dei revisori contabili (D.Lgs. n.58 del 1998)
• Dichiarazione dei redditi, Irap, Iva e sostituti (DPR n.322 del 22 luglio 1998)
• Documento di trasporto (DPR n. 472 del 14 agosto 1996)
• Nota di consegna, lettera di vettura, polizza di carico (Circolare n.225 del 16/9/96)
• Bolla di accompagnamento (DPR n. 627 del 6 ottobre 1978)
• Giornale di fondo elettronico degli scontrini fiscali- ( D.M. 23 marzo 1983)
• Distinte meccanografiche di fatturazione

Come li conservo?
I documenti Informatici (puri, cioè che nascono tali) a
fini tributari sono un po’ “particolari”:
a) Statici non modificabili
«documento informatico redatto in modo tale per cui il contenuto risulti non
alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione nonche' immutabile nel
tempo; a tal fine il documento informatico non deve contenere macroistruzioni o
codice eseguibile, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i
fatti o i dati nello stesso rappresentati»

b) sono emessi, al fine di garantirne
l'attestazione della data, l'autenticita' e
l'integrita', con l'apposizione del riferimento
temporale e della sottoscrizione elettronica;
c) sono esibiti secondo le modalita' di cui
all'art. 6;

• INOLTRE
• Memorizzati (su qualsiasi supporto di cui sia garantita la
leggibilità nel tempo - ordine cronologico – senza
soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta)
inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca e
di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in
relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al
codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni
logiche di questi ultimi.

• termino con la sottoscrizione elettronica e
l'apposizione della marca temporale, (in
luogo del riferimento temporale) sull'insieme dei
predetti documenti ovvero su un'evidenza
informatica contenente l'impronta o le
impronte dei documenti o di insiemi di essi
da parte del responsabile della
conservazione
PER CONSERVARLI:

• Cioè di quei documenti che non nascono
elettronici (statici non modificabili) ma che lo
diventano o lo sono perché abbiamo un
sistema di workflow documentale…
Conservazione digitale delle scritture contabili e dei
documenti analogici rilevanti ai fini tributari (art. 4)

• Memorizzazione “immagine” come visto sopra
(garantisco l'ordine cronologico delle registrazioni senza
soluzione di continuità per ogni periodo di imposta)
• Se documenti analogici originali unici:
riferimento temporale e firma di un Pubblico
Ufficiale

Inoltre…
• INFINE (art. 6)
• il soggetto interessato o il responsabile della
conservazione, ove designato, al fine di
estendere la validità dei documenti informatici
trasmette alle competenti Agenzie fiscali,
l'impronta dell'archivio informatico oggetto della
conservazione,
• (VEDI CIRC. 5/E 2012)

Articolo 6 - Obbligo di esibizione
Art. 6. Esibizione delle scritture e dei documenti rilevanti ai fini
tributari
• 1. Il documento conservato deve essere reso leggibile in qualunque
momento presso il sistema di conservazione sostitutiva e
disponibile, a richiesta, su supporto cartaceo.
• 2. Il documento conservato puo' essere esibito anche per via
telematica.
• 3. Qualora un documento conservato venga esibito su supporto
cartaceo fuori dall'ambiente in cui e' installato il sistema di
conservazione sostitutiva, deve esserne dichiarata la conformita' da
parte di un pubblico ufficiale se si tratta di documenti per la cui
conservazione e' previsto il suo intervento.

• Art. 7. «Modalita' di assolvimento
dell'imposta di bollo sui documenti
informatici»
Circolare A.E.

PARTE SECONDA
ELEMENTI UTILI PER SCELTE
CONSAPEVOLI…
a) Chi è il responsabile della
conservazione
b) Come scegliere il servizio di c.s.

Responsabile conservazione:
Nuova figura professionale, con competenze
GIURIDICHE
TECNICHE
INFORMATICHE
ECONOMICHE
ARCHIVISTICHE

compito principale
1) attestazione del corretto svolgimento del
processo di conservazione
con firma digitale e un riferimento temporale
sul documento conservato, o meglio, sul
lotto di documenti da conservare.
2) garantire la corretta tenuta dell'archivio
secondo principi documentati di sicurezza.

La Deliberazione CNIPA n.11/2004 dedica al
responsabile della conservazione l'intero
articolo 5, attribuendogli precisi compiti e
specifiche responsabilità.

L'obiettivo del responsabile di conservazione digitale
dei documenti è quindi quello di DEFINIRE E
REALIZZARE il processo per il trattamento della
documentazione soggetta a conservazione
sostitutiva.
PENSARE FARE

I compiti dei responsabili della conservazione possono
essere sintetizzati in:
A) compiti organizzativi,
● definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione,
● definire il manuale operativo della conservazione,
● partecipare a incontri e seminari formativi dedicati alle procedure di
conservazione digitale,
● definire le procedure informatiche, organizzative e di sicurezza inerenti al
processo di conservazione

B) compiti di registrazione
● garantire la corretta archiviazione delle informazioni caratterizzanti ciascun
supporto di memorizzazione,
● assicurarne la disponibilità in caso di richiesta
● descrivere in dettaglio le attività del processo di conservazione (gestione
ordinaria, gestione delle anomalie, ispezione e verifiche)
● descrivere i documenti conservati,
● Individuare e gestire le figure coinvolte
(ruoli, deleghe, responsabilità, formazione)
● Scelta, acquisto e gestione degli strumenti utilizzati

C) compiti di manutenzione e controllo
● effettuare specifici controlli sui sistemi software e sui supporti hardware
utilizzati per la conservazione,
● conservare in archivio le differenti versioni e release dei programmi adottati
per la conservazione a norma,
● aggiornare i certificati di firma, verificare la validità delle marche temporali,
● verificare periodicamente la leggibilità dei documenti,
● provvedere, se necessario, all’attività di riversamento (vedi)

D) compiti operativi
● supervisionare l'intero processo di archiviazione e
conservazione sostitutiva,
● verificare la effettiva leggibilità dei documenti prima
dell'apposizione della firma digitale e della (eventuale) marca
temporale
● Verificare la leggibilità dei supporti contenti i documenti alla
fine del processo di conservazione, ossia prima della loro
archiviazione in luogo sicuro,
● Realizzare e tenere aggiornato il manuale operativo

E) compiti per la protezione dei dati e
delle procedure informatiche
● garantire tutte le misure necessarie per la sicurezza fisica,
logica e ambientale dei dati e del sistema preposto alla loro
conservazione (comprensivo delle copie di sicurezza dei
supporti di memorizzazione)
● garantire la tutela della privacy attraverso un trattamento a
norma di dati e informazioni personali (vedi D.lgs 196/03)

F) compiti di assistenza/ispezione
● garantire l'adeguato supporto ai vari delegati che svolgono le
attività di conservazione
● ispezionare i luoghi in cui vengono eseguite le attività di
registrazione delle informazioni digitali e di conservazione
● Verificare presupposti di validità giuridica e fiscale del
processo

G. compiti di natura fiscale
● verifica tipologia di documenti fiscali da conservare
● verifica eventuali aggiornamenti riguardanti la
normativa fiscale (e/o giuridica) rilevante,
● Assistenza GDF in caso di controlli

paolo.vicenzotto@virgilio.it
Il sistema di conservazione può essere
affidato a una figura interna all'azienda
Oppure
a una persona fisica o giuridica esterna
all'organizzazione (commercialista, ma
anche ad una società informatica altamente
specializzata).

L'art.5 della delibera CNIPA va oltre la possibilità già esaminata di
delegare all'esterno alcuni o tutti gli oneri gravanti sul responsabile in
quanto ammette che l'azienda o PA demandi l'intero processo di
conservazione a soggetti diversi, con tutto ciò che ne deriva in
termini di attribuzione diretta degli eventuali danni derivanti dalla non
corretta gestione del processo di conservazione.
L'outsourcing

In realtà:
sanzioni per violazioni o errori verificatisi
nell’ambito del processo di conservazione
sostitutiva di documenti fiscalmente rilevanti,
la responsabilità fiscale e amministrativa resta,
comunque, in capo all’impresa titolare dei
documenti
come statuito dalla recente modifica introdotta dal D.L. 30 Settembre 2003 n. 269 (“le sanzioni
amministrative relative al rapporto fiscale proprio di società o enti con personalità giuridica sono
sclusivamente a carico della persona giuridica”).

Il contratto
Affidamento incarico con contratto di outsourcing,
● rapporto contrattuale strutturato,
● medio-lungo termine, rivolto alla acquisizione di servizi
● Presenza di SLA (service level agreement)
● Presenza di NDA (non discloser agreement)
Obiettivo: il terzo fornitore non assume il ruolo di un mero professionista, chiamato ad
adempiere esclusivamente alle mansioni assegnategli: tra il terzo e l’azienda cliente si viene a
creare, infatti, uno stretto rapporto di collaborazione, una vera e propria partnership.

COSA CHIEDERE nel contratto?
non solo effettuare la sola conservazione dei documenti
informatici
● studio dei flussi documentali digitalizzati
● riparazione di eventuali guasti al sistema,
● ricerca di modifiche da apportare al servizio a seguito di evoluzioni tecnologiche o
normative,
● fornitura di potenziali applicazioni connesse al servizio di conservazione, (per es. il
backup remoto dei dati)
● Consulente nel cammino del cliente, le sue evoluzioni e i suoi cambiamenti
organizzativi
● garantire che il passaggio eventuale del compito di Responsabile della conservazione
interno avvenga celermente e senza traumi
● formazione

utilizzo di tecnologie e sistemi compatibili e
interoperabili
● Pretendere che sia soggetto ACCREDITATO DIGITPA
● standard UNI/SInCRO, ovvero la Norma UNI 11386:2010 –
Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel
recupero degli Oggetti digitali (SInCRO), che è stata
pubblicata lo scorso anno

Criteri di selezione
scelta del partner è adempimento di
pregnante importanza
Step da seguire prima di procedere alla scelta del partner sono:
1) effettuare una valutazione di convenienza, in termini di costi/ benefici, per
stabilire se la decisione di esternalizzare il processo sia effettivamente
conveniente;
2) realizzare una corretta analisi di mercato che permetta di valutare
correttamente a quale soggetto rivolgersi.

Come redigere un buon contratto
di outsourcing
Il contratto di outsourcing è un contratto atipico che la maggior
parte della dottrina ha inteso inquadrare nell’ambito dell’appalto
di servizi e della somministrazione. In genere, al pari di
quest’ultima, il servizio fornito mediante la stipulazione di un
contratto di outsourcing ha un decorso pluriennale; da ciò la
necessità di prevedere, sin dalle fasi di preparazione, particolari
meccanismi di composizione delle controversie che permettano
di salvare il contratto mediante forme di rinegoziazione o
transazione.

NECESSITA’ di AGGIUNGERE allegati che
prendono il nome di Service Level Agreements
(SLA) - Contratti di qualità e servizio.
OK per
livelli qualitativi che l’outsourcer dovrà mantenere, i criteri
di misurazione degli stessi, le procedure di monitoraggio
ed eventuali obblighi aggiuntivi che si rendano
indispensabili in relazione alla riservatezza dei dati e alla
sicurezza delle informazioni scambiate.

INOLTRE si dovrà delineare:
● le modalità di implementazione del servizio;
● la durata prevista per la fase di start up, la cui descrizione tecnica sarà
accuratamente delineata nello SLA;
● l’iter da seguire nel processo di conservazione sostitutiva;
● lo sviluppo di una reportistica on line che faciliti il monitoraggio del servizio
offerto;
● le regole di ingresso nell’archivio, prevedendo un accesso riservato ai soli
utenti che si identificano (ad esempio, mediante specifici ID e Password),
anche quando non siano presenti dati personali;

● le responsabilità dell’outsourcer e le speciali polizze
assicurative per particolari tipologie di danni e/o eventi e delle
penali;
● clausole specifiche sulla tutela della proprietà intellettuale.
● l’outsourcer, per tutta la durata del contratto, dovrà impegnarsi
a non utilizzare tali informazioni, se non per i fini previsti,
obbligandosi a cessarne l’uso al termine del rapporto
contrattuale.

● clausole utili a chiarire i tempi di fornitura del servizio,
scandendo le varie fasi del procedimento di conservazione;
● la programmazione per le manutenzioni che si renderanno
opportune, prevedendo la necessità di averne notizia con
congruo anticipo;
● i controlli che potranno essere legittimamente effettuati
dall'Azienda per verificare il rispetto degli standard di qualità
nella fornitura del servizio, specificando le modalità mediante
le quali potrebbe avvenire tale accertamento e prevedendo,
ad esempio, l’accesso pacifico nei luoghi fisici di
conservazione dei documenti;

COSTI del SERVIZIO
● le modalità di calcolo del corrispettivo per l’erogazione del servizio (in
genere calcolato su base mensile o, più spesso, conteggiato sul numero di
documenti portati in conservazione) ed eventuali rinegoziazioni delle tariffe
che si rendessero opportune al verificarsi di eventi ben delineati;
● l’obbligo per le parti, qualora si verificasse lo scioglimento del contratto, di
restituire o distruggere qualsiasi dato, documento o informazione ed un
impegno dell’outsourcer a che il passaggio del servizio di conservazione
sostitutiva ad eventuale altro fornitore avvenga nella maniera più semplice.

COSA SUCCEDE DOMANI?
NUOVE REGOLE TECNICHE DIGITPA
(dal 2011 sul tavolo del ministro)

Il 5 agosto 2011 è stata pubblicata sul sito di DigitPa la
bozza delle regole tecniche
• IN GENERALE
• Si individuano due classi di documenti, normati in maniera
differente: Il documento informatico; Il documento informatico
amministrativo, sottotipo del precedente e soggetto a normativa
specifica e più stringente a causa del suo assoggettamento alle
regole archivistiche;
• Si specificano le modalità di creazione del documento informatico;
• Si dettagliano le modalità di copia e estratto;
• Si definiscono le modalità di versamento nel sistema di
conservazione;
• Sono dettagliate le modalità di sicurezza

• Allegato 1 – GLOSSARIO/DEFINIZIONI, comuni a tutte le regole tecniche e
finalmente allineati con il CAD
• Allegato 2 – FORMATI ritenuti coerenti con le regole tecniche di formazione
e conservazione
• Allegato 3 – MISURE, STANDARD, SPECIFICHE TECNICHE – non è stato
ancora messo a disposizione
• Allegato 4 – SPECIFICHE TECNICHE DEL PACCHETTO DI
ARCHIVIAZIONE – indica le modalità tecnologiche per inviare i documenti
al sistema di conservazione
• Allegato 5 – METADATI, ovvero indici di ricerca obbligatori.

Studio Legale
Avv. Paolo Vicenzotto
DIRITTO - INTERNET - NUOVE TECNOLOGIE
Vicolo Chiuso, 5 - 33170 Pordenone
www.studiolegalevicenzotto.it
paolo@studiolegalevicenzotto.it
Skype: paolo.vicenzotto
Twitter: @notizieCAD
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