Best practise for innføring av Office 365 i organisasjoner

1. Brukeradopsjon i Office 365
OFFICE 365 UGA 2 MAI 2018
NINA TORJESEN

2. Det er en dårlig investering å kjøpe en bil som blir stående i garasjen.
2

3. 3
Når du setter deg foran PC'en din og skal
opprette og lagre et dokument gjør du slik du
gjorde i går. Du har en vane.
Så en dag skal du ikke lenger jobbe slik du
gjorde i går, du skal opprette og jobbe med
dokumenter i en samhandlingsløsning – i
skyen.
Det krever endringer. Hva kan du gjøre for å
tilrettelegge for gevinstrealisering og
redusere motstand mot endring i
organisasjonen?

4. 4
Brukere trenger
• Informasjon om hva som kommer. Hvorfor
det kommer. Hva det vil si for deg. Og
hvordan du vil bli ivaretatt med informasjon
og opplæring fremover.
• Opplæring som setter deg i stand til å se
helhet, og være i stand til å utføre
spesifikke funksjoner.
• Oppfølging fra ledere, som gjennom
lederskap bidrar til at du som bruker går fra
teori til praksis - fordi de viser gjennom sin
arbeidsmåte hvordan dere skal jobbe og
hvilken verdi dette gir

5. 5
Du får
• Ansatte som tar i bruk verktøyene du
betaler for hver måned
• Gevinstrealisering på de verdier verktøyene
er implementert for å skape
• Ansatte som samhandler bedre og jobber
mer effektivt
• Ansatte som jobber mer sikkert (lagring og
deling av dokumenter)
• Ansatte som jobber etter felles kjøreregler

6. Endringsprosess
6

7. Sensitivity: Internal
7

8. Sensitivity: Internal
8

9. Sensitivity: Internal

10. 10
Anbefalt prosess for innføring av
Office 365
1. Kartlegging
2. Visjon, målsetting og forankring
3. Brukeradopsjonsplan
4. Retningslinjer og kjøreregler
5. Superbrukere
6. Kommunikasjon og opplæring
7. Målinger

11. 11
Kartlegging
• Hvor lagrer du dine dokumenter i dag?
• Hvordan deler du dokumenter med dine
kolleger?
• Hvordan deler du dokumenter eksternt?
• Hvordan kommuniserer dere i dag?
• Hvor enkelt synes du det er å samhandle i
dag?
• Hva er viktig for deg?
• Vet du hva Office 365 er?
Hvordan
samhandler vi i
dag?

12. Sensitivity: Internal
• Ved å definere mål og forretningsverdi kan
du kommunisere til dine ansatte hvorfor de
skal samhandle på en ny måte
• Ved å definere brukerscenarioer kan du
synliggjøre forretningsverdi
Viktig for motivasjon og forståelse for
hvorfor man skal bruke tid og energi på å
endre vaner og adferd!
Hvorfor skal din bedrift bruke Office 365?
Hvorfor

13. Sensitivity: Internal
• Office 365 tilbyr mange nye muligheter, det
kan lett bli overveldende for en bruker.
• Det er viktig å ha fokus på en app av
gangen
• Teknisk tilrettelegging
• Utarbeide retningslinjer
• Opplæringsmateriale
• Kommunikasjon
Innføringsplan

14. Sensitivity: Internal
• Hvor skal jeg lagre dokumenter?
• Personlige
• Felles
• Prosjekt
• Samarbeide med eksterne
• Hvor skal vi kommunisere?
• Ad-hoc
• Formell kommunikasjon
• Uformell kommunikasjon
• I prosjekt / grupper
Retningslinjer

15. Sensitivity: Internal
Arbeid som et team
Når du åpner en fil i Office Online, kan de
andre gruppemedlemmene åpne den
samtidig. Det betyr at du ikke trenger å vente
til noen fullfører før du kan begynne å jobbe.
Alle kan straks se hverandres oppdateringer
og diskutere endringer i sanntid.
• Mål og verdi
• Informasjon om hva som kommer, og
hvorfor
• Kjøreregler og Retningslinjer
• Brukerveiledning
• Sellingpoints / Tips og triks
• Suksesshistorier
Kommunikasjon

16. Sensitivity: Internal
• Nano
• Video
• Klasserom
• Hotrooms
• Superbrukere!
Opplæring

17. Sensitivity: Internal
“Learning via coworkers is among the most
effective and most used methods”
Spre det glade budskap!
Superbrukere

18. Sensitivity: Internal
Superbrukere skal

19. Hvordan gikk det?

20. Sensitivity: Internal
Overvåk adopsjonen