FILTROS EXCEL

1. UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA
FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y DE LA SALUD
ESCUELA DE ENFERMERÍA
INFORMATICA II
TEMA:
• Autofiltros y filtros avanzados.
• Formato condicional.
• Tablas dinámicas.
• Macros.
• Bases de datos.
• Formularios.
NOMBRE:
o Nicole Calderón
DOCENTE:
o Lic. Diana Gomez
CURSO:
o Tercer Semestre “B”
MACHALA- EL ORO- ECUADOR

2. FILTROS
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un
rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el
criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos
comandos para aplicar filtros a los rangos:
Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples
Filtro avanzado, para criterios más complejos
A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta
temporalmente las filas que no se desea mostrar.
Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos
e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.
Autofiltro.- Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro
Flecha de campo a la derecha de los rótulos de columna del rango filtrado.
1. Rango sin filtrar
2. Rango Filtrado
Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul.
Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u
otro. También puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar las filas que
cumplan más de una condición en una columna; por ejemplo, las filas que contengan
valores comprendidos en un rango específico (como un valor de Davolio).

3. Filtro avanzado
El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango en contexto, como el comando
Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello,
tiene que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de
criterios independiente situado sobre el rango. Un rango de criterios permite filtrar
criterios más complejos.
FORMATO CONDICIONAL
La ordenación y el filtrado de datos, junto con el formato condicional, son partes
integrales del análisis de datos y pueden ayudarle a responder a preguntas como
estas:
 ¿Quién ha vendido servicios por un valor de más de 50.000 dólares este mes?
 ¿De qué productos han aumentado los ingresos más del 10% de año en año?
 ¿Cuáles son los estudiantes con mejores resultados y cuáles los de peores
resultados en la clase de 4º de secundaria?
 ¿Dónde están las excepciones en un resumen de beneficios de los últimos
cinco años?
 ¿Cuál es la distribución de la antigüedad general de los empleados?
Los datos se ordenan para organizarlos rápidamente y buscar los datos deseados.
Los datos se filtran para que se muestren únicamente las filas que cumplen los
criterios especificados y se oculten las filas de una o varias columnas de datos que
no deben mostrarse. Se aplica un formato condicional a los datos para que resulte
más fácil explorarlos y analizarlos visualmente, detectar problemas críticos e
identificar patrones y tendencias. Conjuntamente, la ordenación, el filtrado y el formato
condicional de los datos pueden ayudar a tomar decisiones más eficaces basándose
en los datos.
Se puede ordenar y filtrar los datos por formato, incluidos el color de celda y el color
de fuente, independientemente de que las celdas tengan un formato manual o
condicional.

4. Esto muestra el filtrado y la ordenación por color o icono en las columnas
También puede ordenar y filtrar
mediante el uso de un conjunto de
iconos creado mediante un formato
condicional. Utilice un conjunto de
iconos para anotar y clasificar los datos
en tres, cuatro o cinco categorías
separadas por un valor umbral. Cada
icono representa un intervalo de
valores. Por ejemplo, en la siguiente
tabla de conjuntos de iconos, el
conjunto de iconos de 3 flechas, donde
la flecha verde que apunta hacia arriba
representa valores superiores, la flecha
amarilla que apunta lateralmente
representa valores medios y la flecha
de color rojo que apunta hacia abajo
representa valores inferiores.

5. TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero
también es una de las características que más usuarios de Excel se sienten
intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te estás perdiendo de utilizar una gran
herramienta de Excel.
Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de
información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el
reporte.

6. COMO CREAR UNA TABLA DINAMICA.-
1. Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en
la nueva tabla dinámica.
2. Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del
grupo Tablas de la ficha Insertar.
3. Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás
ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.

7. 4. En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla
dinámica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el
botón Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.
5. Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte
derecha la lista de campos. Esta lista de campos está dividida en dos
secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir
y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al
reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.
FILTRAR UNA TABLA DINAMICA
Puedes filtrar y ordenar la información
que se encuentra dentro de una tabla
dinámica utilizando los filtros que Excel
coloca de manera predeterminada en el
reporte como Etiquetas de columna y
Etiquetas de fila.
Al seleccionar cualquier de las opciones
del filtro, la información será resumida y
solamente mostrará un subconjunto de
los datos de la tabla dinámica.

8. Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado para
indicar que ese campo está siendo actualmente filtrado.
Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en
el botón de filtrado y seleccionar la opción Borrar filtro de.
De igual manera puedes ordenar instantáneamente los valores de la tabla dinámica.
Solamente haz clic sobre el botón de Etiquetas de fila o Etiquetas de columna y elige
la opción Ordenar de A a Z o la opción Ordenar de Z a A.
MACROS
Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de
Excel de manera que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.
Por ejemplo, si todas las mañanas creas un reporte de ventas y en ese reporte
siempre das el mismo formato a los textos, se podría crear una macro para que lo
haga automáticamente por ti. Las macros se utilizan principalmente para eliminar la
necesidad de repetir los pasos de aquellas tareas que realizas una y otra vez.

9. Las macros se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido
como Visual Basic for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a
prácticamente todas las funcionalidades de Excel y con ello también ampliar la
funcionalidad del programa.
COMO CREAR UN MACRO
Antes de grabar una macro
Compruebe que se muestra la ficha Programador en la cinta de opciones. Dado que
la ficha Programador no se muestra de manera predeterminada, haga lo siguiente:
1. Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones y, a continuación, haga clic en
la categoría Personalizar cinta de opciones.
2. En Personalizar cinta de opciones, en la lista Fichas principales, haga clic en
Programador y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Grabe una macro.
1. En el grupo Código en la pestaña Programador, haga clic en Grabar macro y
luego haga clic en Aceptar para comenzar a grabar.
2. Realice algunas acciones en la hoja de cálculo como escribir algún texto,
seleccionar algunas columnas o filas o rellenar con algunos datos.

10. 3. En el grupo Código en la pestaña Programador, haga clic en Detener
grabación.
FORMULARIOS
Los formularios en Excel son un método para ingresar datos a nuestras hojas y son
de mucha utilidad porque nos ayudan a evitar errores en la captura de información.
Podemos comparar los formularios de Excel con los formularios impresos en papel.
Los formularios en Excel utilizan objetos especiales conocidos como controles de
formulario que son precisamente los que nos permiten agregar campos de texto,
listas, botones de opción entre otras cosas más.
Tipos de formularios en Excel
Cuando hablamos de formularios en Excel, es necesario recordar que podemos crear
tres tipos diferentes de formularios:
 Formulario de datos.
 Hojas de cálculo con controles de formulario o controles ActiveX.
 Formularios de usuario en VBA.
Formulario de datos
A través de un formulario de datos podemos
mostrar al usuario la información de una sola fila
de una tabla. En este formulario se puede hacer
la edición de la información e inclusive crear un
nuevo registro para la tabla. Excel puede
generar automáticamente un formulario de
datos para cualquier tabla. Un detalle importante
que debes saber sobre los formularios de datos
es que si una celda contiene una fórmula no
podrás modificar dicha fórmula mediante el formulario sino que solamente se mostrará
el resultado del cálculo sin poder editarlo.

11. Hoja de cálculo con controles de formulario
Ya que las celdas de una hoja de Excel nos sirven para introducir información,
podemos pensar en una hoja como un gran formulario. De esta manera, si agregamos
controles de formulario a nuestra hoja podremos crear formularios de entrada de
datos muy útiles. Por ejemplo, podemos agregar a nuestra hoja un control de cuadro
de lista para facilitar la selección de los elementos.
Formulario de usuario en VBA
Los formularios de usuario en VBA, también conocidos como UserForm, son cuadros
de diálogo que hacen uso de controles de formulario para solicitar información al
usuario. Estos formularios son creados desde el Editor de Visual Basic y
administrados desde código VBA.
Los diferentes tipos de formularios en Excel nos evitarán dolores de cabeza ya que
podremos tener cierto grado de control sobre el ingreso de datos que otras personas
realizan sobre nuestras hojas de Excel.

12. FUNCIONES DE BASE DE DATOS
Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar cálculos sobre alguna columna
pero añadiendo una condición de selección de las filas que entrarán en el cálculo, es
decir aplicando previamente un filtro.
Por ejemplo si tenemos una columna con el beneficio obtenido por nuestros
automóviles (ver figura más abajo) y queremos saber cuánto ha sido el beneficio de
los Ford, no podemos utilizar la función suma porque sumaría todos los automóviles,
en este caso lo podríamos conseguir con la función de base de datos BDSUMA
incluye la condición de filtrado automóvil="Ford"
Para explicar las funciones de Base de datos que nos ofrece Excel, utilizaremos la
hoja:
FUNCIONES
Función BDCONTAR (rango_datos; nombre_campo; rango_criterios)
Cuenta las celdas que contienen un número en una determinada columna (campo),
considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista donde se
quiere contar.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a contar.

13. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumpli r
los registros que entran en el recuento.
Función BDCONTARA (rango_datos; nombre_campo; rango_criterios)
Cuenta las celdas que contienen un valor (que no sea blanco) en una determinada
columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada
condición.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumpli r
los registros que entran en el cálculo.
Función BDMAX (rango_datos; nombre_campo; rango_criterios)
Devuelve el valor máximo encontrado en una determinada columna (campo),
considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el
cálculo.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumpli r
los registros que entran en el cálculo.
Función BDMIN (rango_datos; nombre_campo; rango_criterios)
Devuelve el valor mínimo encontrado en una determinada columna (campo),
considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el
cálculo.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen en la que deben cumplir los
registros que entran en el cálculo.

14. Función BDPRODUCTO (rango_datos; nombre_campo; rango_criterios)
Devuelve el producto de los valores encontrados en una determinada columna
(campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el
cálculo.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumpli r
los registros que entran en el cálculo.
Función BDPROMEDIO (rango_datos; nombre_campo; rango_criterios)
Obtiene el promedio de los valores encontrados en una determinada columna
(campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.
De una columna o lista que cumplen los criterios establecidos.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumpli r
los registros que entran en el cálculo.
Función BDSUMA (rango_datos; nombre_campo; rango_criterios)
Obtiene la suma de los valores encontrados en una determinada columna (campo),
considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumpli r
los registros que entran en el cálculo.
Función BDEXTRAER (rango_datos; nombre_campo; rango_criterios)
Extrae de la base de datos un único valor contenido el campo indicado y en la fila que
cumpla la condición establecida mediante el rango de criterios.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.

15. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene el valor a extraer.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen en la que debe cumplir el
registro buscado.
Si ningún registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error
# ¡VALOR!
Si más de un registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de
error # ¡NUM!
Función BDVAR (rango_datos; nombre_campo; rango_criterios)
Calcula la varianza basándose en una muestra de los valores contenidos en una
determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una
determinada condición.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumpli r
los registros que entran en el cálculo.
Función BDVARP (rango_datos; nombre_campo; rango_criterios)
Calcula la varianza basándose en todos los valores contenidos en una determinada
columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada
condición.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumpli r
los registros que entran en el cálculo.
Función BDDESVEST (rango_datos; nombre_campo; rango_criterios)
Calcula la desviación estándar basándose en una muestra de los valores contenidos
en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que
cumplan una determinada condición.

16. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el
cálculo.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumpli r
los registros que entran en el cálculo.
Función BDDESVESTP (rango_datos; nombre_campo; rango_criterios)
Calcula la desviación estándar basándose en todos los valores contenidos en una
determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una
determinada condición.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el
cálculo.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumpli r
los registros que entran en el cálculo.

17. WEBGRAFIA
http://www.aulaclic.es/excel2010/a_16_4_1.htm#bdcontar
http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/crear-un-modelo-de-datos-en-excel-
HA102923361.aspx
http://exceltotal.com/formularios-en-excel/