El constante cambio que hay en el entorno de las empresas genera que la mayoría de las corporaciones se integren a este dinamismo, algunas compañías han optado por implementar un modelo de planificación presupuestaria basado en el aumento de la frecuencia con la cual determinan su presupuesto. El objetivo del Rolling Forecast es el de realizar previsiones presupuestarias más de una vez al año para periodos constantes e independientes del año fiscal o natural. Lo invitamos a ver nuestro próximo webcast para mostrarle acerca de: • ¿Cómo adaptarse con mayor rapidez ante los cambios del entorno de la empresa? • ¿Cómo integrar con éxito este concepto de Rolling Forecast como instrumento de gestión en la corporación? • ¿Con que frecuencia se deben de realizar los el proceso de planificación en las empresas? Presentador: Aureliano Rivera Detalles de las soluciones: informacion@nexolution.com

1. Aureliano Rivera
Rolling Forecasts: ¿Cómo adaptarse a
los constantes cambios del negocio de
manera eficiente?

2. Objetivos de la sesión
En la sesión de hoy vamos a hablar sobre:
 Qué son y para que sirven los Rolling Forecasts
 Buenas prácticas para implementar el uso de Rolling
Forecasts

3. Bienvenida e Introducción
 Aureliano Rivera
 Director General Nexolution
 20 años trabajando como consultor en Business
Analytics y Administración del Desempeño
 aureliano.rivera@nexolution.com
Ayudamos a nuestros clientes a entender su pasado,
monitorear y comunicar su presente y prever el futuro
Administración del
Desempeño
Análisis de
Riesgos
Análisis
Predictivo
Inteligencia
de Negocios

4. Ejemplo: Empresa de transporte
Jack
Operaciones
CFO
Ppto Combustible
fin Agosto
5,000,000
Real Combustible
fin Agosto
8,000,000
Var. Negativa -3,000,000
Razones
1. Precio combustible
2. Volumen. Nuevo cliente, mas viajes
3. Mezcla camiones. Otros modelos de camiones con
mayor consumo
4. Timing/calendario. Centro de servicio listo un mes antes
de lo planeado
5. Desperdicios, perdidas e ineficiencia. Choques, robo
combustible, fuga combustible

5. Encuesta 1
 ¿Qué tan frecuentemente hace pronósticos en el año?
1-3 veces 4-7 veces 8-11 Variable/Cuando se necesita

6. “Espera lo
inesperado“

7. La volatilidad y la incertidumbre llegaron para quedarse
Años para
alcanzar
50M usuarios:
Radio
38 años
TV
13 años
Internet
4 años
Facebook
2 años
4 de las 10 empresas
mas grandes del
mundo (valor de
mercado) en el 2008
permanecen en la
lista actualmente
2008 2013

8. Mirando hacia adelante
Flexible
Enfocado en Riesgos & Oportunidades
Basado en
Hechos
Rolling Forecasts

9. El Presupuesto Anual detalla
como quiere la empresa
que sea el futuro
Los Rolling Forecasts describen
como es más probable que
sea el futuro
“El uso de Rolling Forecasts
permite a las compañías
incorporar la información y
conocimientos mas recientes del
mercado.”
Kaplan/ Norton,
Autores, Gurús de Administración
“El proceso correcto de
presupuestación puede cambiar
como funciona una compañía – y
reinventar el ritual hace que sea
mucho mas fácil ganar, no puede
permitirse no intentarlo.”
Jack Welch
Presupuesto Anual vs Rolling Forecasts

10. Presupuesto Anual vs Rolling Forecasts
Presupuesto Anual Rolling Forecast
Tiempo Anual Mensual/Trimestral
Enfoque Control de costos Creación de valor
Relación con la estrategia Tenue Directo
Mentalidad Cumplir con el presupuesto Información para decisiones
Comprensión de reportes Fácil Difícil
Reportes de variación No muy útil Muy útil
Dueños de los números Finanzas Línea de negocio
Base de preparación Año pasado Ambiente actual/Drivers
Control Centralizado Descentralizado
Fuente: “Managing with Rolling Forecasts”, John Stretch

11. Encuesta 2
 ¿Cómo considera el valor de su proceso de pronostico actual?
Excepcional Bueno Adecuado Pobre Muy Pobre

12. Factores de Exito
Horizonte de
Tiempo
Participación Modelado
Riesgo &
Incertidumbre
Cultura
Medición del
Proceso

13. Factores de Exito
Horizonte de
Tiempo
Participación Modelado
Riesgo &
Incertidumbre
Cultura
Medición del
Proceso

14. ¿Qué es un Rolling Forecast?
E F M A M J J A S O N D E F M A M J
Forecast Q1
Q2
Q3
Forecast
Tradicional
Forecast Q1
Rolling
forecast

15. Rolling Forecast = ¿12 meses cada trimestre?
No. ¡Depende de su empresa!

16. Horizonte de Tiempo de acuerdo al ritmo de la empresa
Ciclos Cortos
 Electrónica de consumo
 Retail
 Banca
 Publicidad
 Flujo de efectivo
 Ingresos
Ciclos Largos
 Exploración Petrolera
 Desarrollo de medicamentos
 Inversión en infraestructura
 Construcción de plantas
 Inversión en infraestructura
 Investigación y desarrollo
IndustriaFunción

17. Diferentes horizontes de tiempo para diferentes
decisiones, pero integrando el sistema
 Sales and operations planning
 Planeación Financiera
 Inversiones en activos

18. Horizontes de tiempo comunes
 Aerolineas: Rolling 2 trimestres; mensual
 Automotriz: Rolling 2 trimestres; trimestral
 Química: Rolling 2 trimestres; mensual
 Telco: Rolling 4 trimestres; mensual
 Tecnología: Rolling 4 trimestres; trimestral
 Ingenieria: Rolling 6 trimestres; trimestral
 Bienes de consumo Rolling 6 trimestres; mensual
 Farmaceutica Rolling 6 trimestres; trimestral

19. Factores de Exito
Horizonte de
Tiempo
Participación
Cultura
Modelado
Medición del
Proceso
Riesgo &
Incertidumbre

20. La alta participación crea valor
Ventas
Marketing
RH

21. ....y genera compromiso
& conocimiento

22. Factores de Exito
Horizonte de
Tiempo
Cultura
Participación Modelado
Medición del
Proceso
Riesgo &
Incertidumbre

23. Un formato tradicional de presupuesto

24. ¡Menos es más!, simplifica tus modelos
“La simplicidad es la
sofisticación
definitiva.“
Leonardo da Vinci

25. Cambiar el lenguaje, usar Drivers
634172 – Ventas (Clientes Nuevos)
665891 – Papeleria (Papel)
665892 – Papeleria (Plumas)
677199 – Regalos, Misc.
Oportunidades
No. de Pasajeros
No. de empleados
Ingreso x pasajero

26. Automatizar
Time
Ingreso
Acumulado
Cálculo
Objetivo
Run rate
PromedioCaptura manual/ Carga
Matematica
Estadistica
O reglas “mixtas“

27. Empezar con poco y después crecer
Ganancias
Inmediatas1
Adoptar
Mejores
Prácticas
Más allá
de finanzas
Administración
del desempeño
y ejecución
de la estrategia
AUTOMATIZACION ---------------------------------- TRANSFORMACION ----------------------------
2 3 4

29. Factores de Exito
Horizonte de
Tiempo
Cultura
Medición del
Proceso
Participación Modelado
Riesgo &
Incertidumbre

30. ¿Pronosticar múltiples escenarios?
Escenarios What if?
What if?
• Múltiples escenarios
• Premisas diferentes
• Volúmenes de datos
Recesión
Profunda
Sin
crecimiento
Recuperación
Moderada

32. Factores de Exito
Horizonte de
Tiempo
Cultura
Participación Modelado
Medición del
Proceso
Riesgo &
Incertidumbre

33. Algunas métricas a considerar
 Enfoque en repetibilidad
 Medir la calidad
 Establecer objetivos claros

34. ¿Cómo evaluar la calidad del pronóstico?
 Cualitativo
 Patrones similares entre la historia y el pronostico
 No hay variaciones muy grandes al azar
 Cuantitativo
 Desviación estándar
 Error absoluto como porcentaje de las ventas
 Promedios ponderados (volúmenes y montos)

35. Salarios
Papelería
Viajes
Telefonía
TOTAL
Código
Costo
Ppto Actual Var.
80,000
40,000
30,000
30,000
$180,000
85,000
42,000
31,000
33,000
$191,000
(5,000)
(2,000)
(1,000)
(3,000)
($11,000)
Explicar variaciones y como se
va a regresar al objetivo
De variaciones
Source: Borealis
Costos
Trimestrales
($000’s)
Q10
60
54
48
42
36
30
Costos
Actuales
Trimestre
Prom Móvil
12 meses KPI
Target
Mediano
Plazo
Explicar si el KPI (promedio móvil de
Costos Fijos Totales) esta “fuera de
rango”
Q1 Q2 Q3 Q4 Q5 Q6 Q7 Q8 Q9
Actual Forecast
A KPIs usando líneas de tendencia
y graficas
Análisis de tendencias

36. Factores de Exito
Horizonte de
Tiempo
Cultura
Participación Modelado
Medición del
Proceso
Riesgo &
Incertidumbre

37. La administración fomenta
la cultura
Forecast substancialmente
menor que el real
“El papel del rolling forecast
en la administración de la
compañía es que debe ser
brutalmente honesto ya
sea que nos guste o no nos
guste lo que vemos.”
Bjarte Bogsnes, Statoil

38. La administración establece el tono
• “Ok, claramente las
cosas cambiaron.
¿Cuales son los drivers
del cambio?
• ¿Cual es el impacto en
nuestro negocio?
• ¿Que acciones debemos
tomar?”
“¿Porqué no anticipamos
esto en el presupuesto?
¿Quién se equivoco?

39. La administración es dueña del rolling forecast y
clarifica su proposito
Relación con la
toma de decisiones
Relación con el
presupuesto
Propósito del
pronóstico
Evaluación de los
procesos
Nuevos esquemas
de compensación

40. Factores de Exito
Horizonte de
Tiempo
Cultura
Participación Modelado
Medición del
Proceso
Riesgo &
Incertidumbre

41. Lecciones de los lideres
Los “mejores” utilizan Analíticos Avanzados
Planeación y
reporteo
común
Planeación y
pronósticos
operativos
Análisis
predictivo y
escenarios
Source: IBM Institute for Business Value, 2010 IBM Global CFO Study (Adapted)
Información confiable y
plataforma analítica

42. Procesos
Integrados
De Soporte
a
Decisiones
Objetivos
Alineados
Plan
Anual
Revisión
Mensual
De Resultados
Evaluación
Mensual de
Riesgos y
Oportunidades
Inversiones
en curso
Pronósticos
Trimestrales
Validación
De la
Estrategia
Del negocio
Plan a
Largo
Plazo
Habilitadores:
Colaboración
entre finanzas y el
negocio
Tecnología y
herramientas
robustas
Información
Visibilidad Externa
Aplicación de
principios de Six
Sigma
Asignación
oportuna de
recursos
Foco en el
desempeño
futuro de la
compañía
Visibilidad
para
mejorar/
ajustar la
formulación
y ejecución
de la
estrategia
Optimización
Del valor
A los
accionistas
Ejemplo de planeación continua
Planeación Continua – American Express

44. ¡La empresa debe aprender y adaptarse!

45. Preguntas