Presentatie van Frances van Haagen van de ASL BiSL Foundation op de voorjaarsconferentie 2011.

1. ASL BiSL Basics
De beheerdomeinen
Begroten van beheer:
Beheer: wat is dat?
Begroten: wat is dat?
Frances van Haagen
april 2011
1
Onderwerpen
Wat houdt beheer in?
context voor beheer: informatievoorziening
randvoorwaarden voor succesvol beheer
impact op begroten
Wat houdt begroten in?
begrotingsproces
regelkring rond begrotingsproces: lerende organisatie
2
The Lifecycle Company 1

2. ASL BiSL Basics
De beheerdomeinen
Wat is beheer?
3
Informatie? Wat is dat?
Informatie is alles
Equens, ..
• Financieel management Bedrijf
• Personeelsmanagement Banken, verzekeringen,
Bedrijfsproces
Energiebedrijven, overheid ….
• Roostering/inplanning Bedrijfs
kritisch Industrie, spinnerijen,
Industrie spinnerijen
• Inputgegevens retail
Support
• Management Consultancy, bouw, ….
Ondersteunend
• Beleid hulpmiddel
Stichtingen ….
• ....
4
The Lifecycle Company 2

3. ASL BiSL Basics
De beheerdomeinen
Informatievoorziening? Wat is dat?
• Het geheel aan middelen en processen om de
informatie/gegevens die de organisatie nodig
heeft op te slaan en ter beschikking te stellen
Procedures, mensen, administraties
Informatiesystemen, applicaties, websites
Infrastructuur, netwerken, computers
Informatievoorziening
• Wensen/eisen
Eenduidig Informatiesystemen
Volledig
Betrouwbaar, actueel
Veilig
Infrastructuur
5
Bedrijfsoptiek
• je wilt niets weten van hoe dat moet: technisch en
technologisch
• Informatievoorziening = hoe het zich gedraagt, wat
het kan en wat het doet, niet hoe het gemaakt is ...
• je wilt de dienstverlening die nodig is om je
bedrijfsproces betrouwbaar te ondersteunen
j p
• problemen verhelpen, vragen beantwoorden, wijzigingen
aanbrengen, nieuwe releases implementeren zonder
ellende, strategie vertalen naar informatievoorziening ....
• wat erachter zit wil je niet weten, wel wat het gaat
kosten en wat je ervoor krijgt
6
The Lifecycle Company 3

4. ASL BiSL Basics
De beheerdomeinen
Begroten van dienstverlening
• wat het gaat kosten, wordt bepaald door
• wat is de scope
• wat mag je wel of niet verwachten
• structuur van de dienstverlening
(onderaannemers, ketenpartners, ...?)
• wie wat doet in de “black box” van beheer is dus
essentieel
ti l
context en keten van beheer
7
Levenscyclus geautomatiseerd
informatiesysteeem
CMMI
Prince 2
RUP ITIL
BiSL Agile BiSL
Technisch
Prince 2
beheer
....
Informatie-
Informatie-
beleid, Systeem-
Systeem- Acceptatie Functioneel
behoefte-
behoefte- ontwikkeling en invoering beheer
formulering
Applicatie-
Applicatie- ASL
beheer CMMI
Prince 2
RUP
Agile
....
8
The Lifecycle Company 4

5. ASL BiSL Basics
De beheerdomeinen
Spanningsveld
Beheer Innovatie
Stabiliteit Verandering
Bewezen Nieuw
Beheersbaarheid Onzekerheid
Continuïteit Risico’s
9
Van ontwikkeling naar beheer:
voortbouwen op het bestaande
Automatiseringsgraad
100%
Systeemontwikkeling
Ontwerp-benadering
Top-down
Vormgevend
Informatie
planning
Functioneel
Systeem
beheer
ontwikkeling
Applicatie
beheer
Beheerbenadering
Technisch ‘Ontwikkel’-benadering
beheer Bottom-up
Bijsturend
O%
1970 1990
10
The Lifecycle Company 5

6. ASL BiSL Basics
De beheerdomeinen
De wereld van beheer
• ICT-infrastructuur
• Exploitatie-perspectief
• Beheer en exploitatie / vernieuwing
Technisch
beheer ITIL
Informatie-
g
management
BiSL ASL
• Informatievoorziening
Applicatie-
• Gebruiksperspectief beheer • Applicaties
• Informatiemanagement/ • Onderhoudsperspectief
functioneel beheer/ contract • Applicatiebeheer en -onderhoud /
management/ consultancy -ontwikkeling
Best
practices 11
Procesmatige samenhang
Business Dagelijks
Domein gebruik
BiSL
Onderhoud/
vernieuwing
Bedrijfs-
Infrastructuur
Domein
Applic
proces
catie
Domein n
g
g ve
in
i O ern
w d/ d nd nie
de eu
eu ou
e o
ni rh
r er
rh w
ou in
i
ve nd D geb d/ g
g
k
k /
O ui ks
u ag r
ge ru
br lij
b i lij ik
i
ge ge ks
k
ITIL ASL
a
a
D
12
The Lifecycle Company 6

7. ASL BiSL Basics
De beheerdomeinen
Samenwerking beheerdomeinen is
randvoorwaarde voor succesvol
beheer
13
Aandachtsgebieden samenwerking
• dagelijks draaiend houden (dagelijks beheer, exploitatie,
g
gebruik) van informatiesystemen
) y
• afhandeling van service calls
• aanbrengen van aanpassingen
– wensen verzamelen
– consequenties in kaart brengen
– specificaties opstellen
– invoering van geteste applicaties en hardware
• aansturing van alle beheeractiviteiten aan de hand van
afspraken, zoals Service Level Agreements
• strategievorming en strategische business-ICT-alignment
14
The Lifecycle Company 7

8. ASL BiSL Basics
De beheerdomeinen
Voorbeeld:
Samenwerking bij aansturing beheer
I-strategie I-beleid Leveranciers-
per domein / proces I-architectuur management
Planning en Financieel Behoefte- Contract-
IM/FB control management management management
Jaarplan IV Vormgeving ICT-dienstverlening
Technisch Planning
Aansturing ICT-leveranciers
Prioritering
o e g
beheer
b h Formele opdrachten
Releases/Projecten
Budgettering
Kwaliteitseisen IV
Leveranciers- Financieel
AB management
Planning en
control
Kwaliteits-
management management
Contract-
management
15
Algemene inrichtingsfactoren beheerorganisatie
Doelen en Beleids-
verwachtingen
hti ontwikkelingen
t ikk li
Mensen en Processen en
cultuur besturing
Gebruikers
Leveranciers
organisatie
Middelen en Werklast en
kennis capaciteit
Leveranciers Afnemers
van Informatiesystemen en van
informatie informatie informatie
16
The Lifecycle Company 8

9. ASL BiSL Basics
De beheerdomeinen
Voorbeeld inrichtingsvarianten:
keten incidentbeheer
SD_ Kl FB
1 3a AB _SD TB _SD
AB _SD Super user /
FB_SD
Gebruiker 3b AB _SD
2 Gebruiker TB _SD
SD_ ICT TB _SD
Varianten 1 en 2 Varianten 3a en 3b
17
Voorbeeld invulling beheer-rollen:
Informatiemanagement / Functioneel Beheer
Richtinggevend Inhoudelijke
CIO, Inrichting van de toekomst van de
informatiemanager informatievoorziening informatie-
voorziening
Sturend
Productmanager Sturing van de informatievoorziening
Systeemeigenaar
Functionaliteiten
Uitvoerend Gebruiksbeheer
beheer
Kerngebruiker
Superuser
18
The Lifecycle Company 9

10. ASL BiSL Basics
De beheerdomeinen
Voorbeeld invulling beheer-rollen:
mogelijke behoeften in beheerketen
Informatiebeleids
maker
Informatiepartner ICT-trendwatcher
in strategie
Strategie
(richten)
Structuur Alignment Manager ICT
(inrichten) manager voorziening
Uitvoering
(verrichten)
Business
manager
Gebruikers Applicatiebeheerder
ondersteuner
Business Informatie Technologie 19
communicatie
Voorbeeld benodigde beheerskills
• Vernieuwing van IV leidt tot een grote behoefte aan
veranderingsskills, stabiel beheer juist niet.
• Een beweging naar standaardisatie vereist IM, dat
kracht uitstraalt om partijen tot één model te brengen.
Differentiatie vraagt meer kennis van de essentiële
verschillen.
• Betrouwbare IV vraagt om zorgvuldige mensen Een
mensen.
goedkope om uitermate pragmatische. Deze mensen
zijn verschillend.
20
The Lifecycle Company 10

11. ASL BiSL Basics
De beheerdomeinen
Mogelijke verwachtingen klant
• Kernwaarden?
• Doelmatigheid: efficiënt werken
• Proactiviteit: voorafgaand ‘bellen’
• Snelheid: snel reageren
• Bereikbaarheid: goed te pakken te krijgen
• Betrouwbaarheid/degelijkheid: correcte antwoorden
• Continuïteit: bij vertrek geen probleem
• Verwachte competenties?
• Luisteren en communiceren
• Meedenken en meesturen:
• Deskundigheid bedrijfsproces
• Deskundigheid IT
• Beheersing / sturing / control 21
Kortom: Kaders voor begroten beheer
verwachtingen klant
factoren en keuzes voor inrichting
rollen in beheer
soort medewerkers
gewenst
beschikbaar
contractstructuur
afbakening verantwoordelijkheidsgebieden
contractpartijen
afbakening contract
22
The Lifecycle Company 11

12. ASL BiSL Basics
De beheerdomeinen
Wat is begroten?
23
Het proces van begroten
1. dienstverleningsstrategie bepalen
– doelstellingen, aanpak, stakeholders, resources, contractvorm, risico’s (en hoe
gemitigeerd)
2. scope van dienstverlening bepalen
– in termen van werkpakketten, producten, deliverables, ....
3. omvang van de te leveren producten bepalen
– in termen van (beheer-)FP, LOC, ....
– eventuele complexiteitsfactoren meenemen
– aanpak en (tussen) resultaten documenteren
4. inspanning en kosten afleiden van de omvang
– de onderliggende redenering (rationale) voor het afleiden van inspanning van
omvang, om er later van te kunnen leren
– niet-menselijke resources meenemen (bijv. licenties,infrastructuur, ....)
5. tijdens beheer, geleverde inspanning monitoren tegen begroting
1. noodzakelijk: uren boeken conform realiteit
2. afwijkingen analyseren aanpak / rationale bijstellen en documenteren
24
The Lifecycle Company 12

13. ASL BiSL Basics
De beheerdomeinen
procesniveau
Regelkring voor begrotingsproces
uitvoeringsniveau
Plan
• bestaande werkwijze
• bestaande rationales
Do
Act • omvang begroten
• bestaande werkwijze aanpassen • effort afleiden
• bestaande rationales aanpassen • kosten afleiden
• aanpassingen implementeren • omvang en afleidingsrationales
documenteren
Plan
Beheerplan
Act / contract
Bijstelling Do
plan / contract Uitvoering beheer
25
Frances.van.Haagen@thelifecyclecompany.nl
Werkgroep Metrics, ASL BiSL Foundation:
Jan.de Vries@aslbislfoundation.org
26
The Lifecycle Company 13