Dokumen tersebut memberikan penjelasan mengenai peran dan tanggung jawab seorang asisten administrasi, keterampilan yang dibutuhkan seperti komunikasi, pengelolaan waktu, teknologi, serta bidang-bidang pekerjaan tempat asisten administrasi dapat bekerja.
2. DEFINISI
Apa itu asisten administrasi?
Asisten administrasi (admin.) adalah istilah
yang sangat luas yang digunakan untuk
menggambarkan para pekerja profesional
yang melakukan berbagai tugas untuk
mendukung pekerja lain di dalam kantor,
dan menjaga agar pekerjaan perkantoran
tetap berjalan dengan lancar.
3. TANGGUNG JAWAB PEKERJAAN ADMIN
Tugas?
Tanggung jawab pekerjaan admin
perkantoran sangatlah bervariasi,
bergantung bidang pekerjaan dimana
admin berada.
Umumnya bertanggungjawab akan berapa
hal yang sama seperti:
Mengelola
dokumen
Mengelola
jadwal Layanan
komunikasi &
Informasi
Mengelola
surat
menyurat/pesa
4. SKILL YANG DIBUTUHKAN ADMIN
Keterampilan
Sama halnya dengan tanggungjawab
pekerjaan, skill yang dibutuhkan juga
sangat bervariasi , bergantung bidang
pekerjaan dimana admin berada.
Beberapa skill yang umum sbb:
Kemampuan
menulis
Kemampuan
komputerisasi
MS Office,
Word
Exce
Outlook
5. PRO DAN KONTRA BEKERJA SEBAGAI ADMIN
Mengapa memilih?
GAJI
PUSAT
INFORMASI
KESEMPATAN KERJA
TIDAK TERBATAS
BANYAK BELAJAR
VARIASI SKILL
SERING DIANGGAP
PEKERJAAN
RINGAN
WAKTU KERJA
LEBIH PANJANG
STRESS
PEKERJAAN
8. KEMAMPUAN ASISTEN ADMINISTRASI
Ketrampilan
Kemampuan atau skill yang dibutuhkan
seorang asisten administrasi memang
bergantung dari bidang industri
pekerjaannya, namun ada beberapa skil
yang sangat penting untuk terus
dikembangkan mereka, agar selalu unggul
dalam persaingan serta bekerja dengan
sangat baik.
9. KEMAMPUAN ASISTEN ADMINISTRASI
1. Komunikasi Tertulis
2. Komunikasi Verbal
3. Mengorganisir pekerjaan
4. Pengelolaan waktu
5. Memperhatikan detail
6. Memecahkan masalah (Problem Solving)
7. Teknologi
8. Independensi atau kemandirian
10. KOMUNIKASI TERTULIS
Menulis
Kemampuan berkomunikasi secara tertulis
lebih banyak dibutuhkan dalam berbagai
bidang pekerjaan. Kemampuan ini termasuk
semua dari mulai membuat surat/ email,
membuat pengumuman, memo, dll atau
korespondensi.
Kemampuan yang kuat dalam berkomunikasi
tertulis, terlihat dari penggunaan tata bahasa
dan nada tulisan yang tepat, ketika menulis
email dan pesan dalam berbagai bentuk.
11. KOMUNIKASI VERBAL
Berbicara
Assisten administrasi berhubungan dengan
berbagai pihak dalam dunia pekerjaannya,
kemampuan verbal yang baik sangat
dibutuhkan ketika berbicara melalui telpon
ataupun langsung, kepada rekan kerja, klien
ataupun ketika meeting.
Kemampuan verbal termasuk listening skill
dan merespon dengan cara yang tepat
dengan nada yang tepat dalam berbagai
situasi.
12. MENGORGANISIR PEKERJAAN
Menata
Kemampuan mengorganisir pekerjaan sangat
dikhususkan bagi asisten administrasi yang bekerja di
kantor. Seringkali mereka dituntut untuk mengelola
berbagai macam tugas dan informasi dalam waktu yang
sama.
Asisten administrasi yang secara langsung mensupport
pimpinan eksekutif harus dapat menjaga jadwal kerja
mereka. Banyak dari mereka ini juga mengatur
pengelolaan sistem dokumentasi, baik secara fisik
maupun komputerisasi, dan harus mahir dalam
menyimpan dan pengambilan data dengan baik. Contoh
dari skill mengorganisir ini termasuk perencanaan,
pendelegasian dan pengelolaan kantor.
13. PENGELOLAAN WAKTU
Pengelolaan waktu adalah kemampuan untuk
selalu tepat waktu dalam menyelesaikan semua
tugas-tugasnya.
Asisten administrasi dipastikan akan mempunyai
daftar tugas yang penuh, sehingga harus mampu
efektif mengelola waktu mereka agar dapat
menyelesaikan sesuai dengan target waktu
penyelesaian.
Mereka yang mempunyai pengelolaan waktu yang
baik, akan selalu tepat waktu, memenuhi target,
dapat menyesuaikan prioritas penyelesaian
pekerjaan ketika ada isue-isue mendadak terjadi
dan merencanakan dengan baik pekerjaan harian
14. TEKNOLOGI
Wawasan
Setiap orang yang pekerjaan sebagian besar
dengan komputer, dipastikan membutuhkan
pengalaman dan kemampuan berhubungan dengan
teknologi. Asisten administrasi harus nyaman
bekerja dengan MS Office atau sejenisnya,
termasuk pengolah kata, lembar kerja dan
membuat pencetakan.
Sebagai tambahan kemampuan untuk melakukan
tugas seperti mengirim email, fax, scan dokumen
atau input data ke dalam sistem database.
Bisa memahami penggunaan internet dalam
bekerja, membantu sukses bekerja sebagai asisten
administrasi.
15. KEMANDIRIAN
Independensi
Ketrampilan ini juga dikenal sebagai
kemampuan bekerja secara otomatis/
autopilot.
Anda harus dapat memproses informasi,
mengikuti instruksi dan menyelesaikan
pekerjaan dengan minimal supervisi atau
arahan.
Asisten administrasi dibeberapa tempat atau
kantor mungkin hanya bekerja sendirian,
sehingga jika dapat mandiri dalam bekerja
sangat membantu menyelesaikan tugas
dengan tepat dengan bantuan/arahan yang
16. MEMPERHATIKAN DETAIL
Cermat
Dengan kemampuan memperhatikan detail dengan
cermat, mampu menemukan misalnya kesalahan
tandatangan, mengerjakan tugas dengan teliti dan
tepat, ataupun kesalahan pengejaan kata.
Komunikasi yang terjadi di kantor kadang dapat menjadi
sensitif, butuh perhatian lebih akan informasi yang
diterima
Ketika menyelesaikan tugas entry data, asisten
administrasi harus dapat mengirim/mengentry informasi
yang sama berulang kali, ini harus tetap diperhatikan
detailnya dan selalu mencek ulang, yang menjadi
pekerjaan kesehariannya.
