Transformación digital, sí o sí; documento, expediente y archivo electrónico

1. 1
IX JORNADAS
DE MODERNIZACIÓN Y CALIDAD
10 Y 11 DE NOVIEMBRE 2016
VII JORNADAS TÉCNICAS DE ARCHIVOS EN
LA ADMINISTRACIÓN LOCAL.
Transformación digital, sí o sí;
documento, expediente y archivo
electrónico
10 de noviembre de 2016
Miguel A. Amutio Gómez
Subdirector Adjunto de Coordinación de Unidades TIC
Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

2. 2
1. Transformación digital, sí o sí
2. Leyes 39/2015 y 40/2015, una
oportunidad que hay que aprovechar
3. Acciones, en qué estamos trabajando
4. Retos y conclusiones

3. 3
1. Transformación
digital, sí o sí

4. 4
Transformación digital
 Revisión integral de las actividades y
procesos de gestión de bienes y servicios de la
entidad.
 Integración de los recursos y capacidades
de las TIC en las actividades.
 Mejora de la eficacia y la eficiencia de la
actuación pública y, por tanto, aportación de valor al
conjunto de la sociedad.
 Papel de las TIC para:
 tratamiento de grandes volúmenes de información,
 mejora de la toma de decisiones
 una predisposición abierta a la innovación y al carácter
dinámico de las expectativas, requerimientos y demandas de los
clientes y usuarios.
“…se puede hacer más para modernizar la
administración pública, lograr la
interoperabilidad transfronteriza y facilitar una
fácil interacción con los ciudadanos.”
“Un ejemplo de mayor eficiencia es el principio
'Solo una vez' - sólo en el 48% de los casos
las AA.PP. reutilizan información sobre el
ciudadano o empresas…”
“El uso de documentos electrónicos se debe
promover en toda la UE para reducir los costes y las
cargas administrativas...”
[A Digital Single Market Strategy for Europe]

5. 5
Principios:
 Digital por defecto (opción preferida, punto único de contacto)
 Principio de solo una vez
 Inclusión y accesibilidad
Apertura y transparencia
Transfronterizo por defecto
 Interoperabilidad por defecto
 Confianza y seguridad

6. 6
I. Modernización de las AA.PP. con las TIC, utilizando habilitadores
digitales claves
• 2. Acelerar la adopción de los servicios de eIDAS, incluyendo la identificación-e y la firma-e. (2016)
• 4. Presentar una versión revisada del Marco Europeo de Interoperabilidad y apoyar su adopción ...
• 5. Coordinar el desarrollo de un prototipo del catálogo europeo de normas de TIC ... (2017)
• 6. La Comisión utilizará los bloques comunes de construcción tales como los servicios digitales de
infraestructura promovidos por el mecanismo CEF (Connecting Europe Facility) y aplicará el Marco
Europeo de Interoperabilidad. Introducirá gradualmente los principios de "digital por defecto" y
"una sola vez”, la facturación electrónica y la contratación electrónica …(2016-2019)
I. Habilitar la movilidad transfronteriza mediante servicios públicos
digitales interoperables
• 9. Establecer, en cooperación con los Estados miembros, la obligatoriedad de la interconexión de los
registros mercantiles de todos los Estados miembros. (2017)
• 13. Lanzar un piloto relativo al principio de solo una vez para las empresas. 2016
I. Facilitar la interacción digital entre AA.PP. y con ciudadanos y
empresas, para unos servicios públicos de alta calidad
• 18. Evaluar la posibilidad de aplicar el principio de una “sola vez” para los ciudadanos en un
contexto transfronterizo. (2019)

7. 7

8. 8
2. Leyes 39/2015 y 40/2015
Una oportunidad que hay que aprovechar

9. 9
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS“…la tramitación electrónica
… debe constituir la
actuación habitual de las
Administraciones.”
“… una Administración
sin papel basada en un
funcionamiento
íntegramente electrónico .”
[Ley 39/2015, parte expositiva]

10. 10
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Los actos administrativos se producirán por escrito a
través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija
otra forma más adecuada de expresión y constancia. (art. 36)
Las AA.PP. emitirán los documentos administrativos por
escrito, a través de medios electrónicos, a menos que su
naturaleza exija otra forma más adecuada…(art. 26)
Los expedientes tendrán formato electrónico… (art. 70)
Cada Administración deberá mantener un archivo
electrónico único de los documentos electrónicos que
correspondan a procedimientos finalizados…(art. 17)
[Ley 39/2015]

11. 11
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Ley 39/2015
Panorámica de aspectos con impacto en las TIC

12. 12
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
“Las AA.PP. se relacionarán entre sí … a
través de medios electrónicos,
que aseguren la interoperabilidad y
seguridad de los sistemas …,
garantizarán la protección de los datos de
carácter personal,
y facilitarán preferentemente la prestación
conjunta de servicios a los interesados.”
[Ley 40/2015, art. 3]

13. 13
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Ley 40/2015
Panorámica de aspectos con impacto en las TIC

14. 14
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Ley 39/2015 - Ley 40/2015
Artículo 28 – Artículo 155
Ley 39/2015, artículo 28
• Los interesados no estarán obligados a aportar documentos que hayan sido
elaborados por cualquier Administración ...
• Las AA.PP. no requerirán a los interesados datos o documentos no exigidos por
la normativa reguladora aplicable o que hayan sido aportados anteriormente por el
interesado a cualquier Administración.
• En ausencia de oposición del interesado, las AA.PP. deberán recabar los
documentos electrónicamente a través de sus redes corporativas o mediante
consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas
electrónicos habilitados al efecto.
Ley 40/2015, artículo 155
• Cada Administración deberá facilitar el acceso de las restantes AA.PP. a los datos
relativos a los interesados que obren en su poder, especificando las condiciones,
protocolos y criterios funcionales o técnicos necesarios para acceder a dichos datos.
[En la UE, ‘Principio de sólo una vez (Once-Only Principle)]

15. 15
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
3. Acciones, en qué
estamos trabajando
Fuente: NASA

16. 16
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
i. Producir soporte documental relativo al documento
electrónico.
ii. Facilitar la elaboración de la política de gestión de
documentos electrónicos:
 Modelo genérico
 Política del MINHAP
iii. Implicar a los actores interesados mediante grupos
de trabajo de ámbitos AGE y Comisión Sectorial de
Administración Electrónica.
iv. Facilitar herramientas para gestión de documento
y expediente-e (INSIDE) y de archivo-e (ARCHIVE).
v. Facilitar la formación, acciones del INAP.
vi. Seguimiento y participación en acciones de la UE.
El documento-e, trabajando en:

17. 17
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS(i) Soporte documental:
Actualizadas las guías de documento-e

18. 18
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICASSoporte documental
Esquema de metadatos, versión 2

19. 19
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
(ii) Facilitar la elaboración de la PGDE
Fuente:
https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/Archivo_electronico/pae_Politica_de_gestion_de_documentos_
electronicos.html

20. 20
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Próximamente…

21. 21
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS(iii) Cooperación:
Implicar a los actores interesados
Grupo de Trabajo de Expediente, Documento y Archivo
Electrónicos en la Comisión Sectorial de Administración
Electrónica
 Representantes de CC.AA., EE.LL., AGE, Universidades (CRUE), desde el punto de
vista de archivo y de tecnologías de la información. Incorporación de ámbito de la
Justicia.
 Participación y liderazgo en los responsables de archivo, Ministerio de Educación,
Cultura y Deportes, y la CSCDA.
 Temas: Archivo único y Estrategia TIC; política de gestión de documentos-e;
Sistema de Información Administrativa y enfoque a Archivo; Esquema de metadatos;
soluciones para documento, expediente y archivo-e; acciones ámbito UE…
Grupo de Trabajo de Expediente, Documento y Archivo
Electrónicos en el Comité de Dirección TIC (AGE)
En coordinación con archivos estatales.
Temas: Archivo electrónico único; política de gestión de documentos-e; Sistema de
Información Administrativa; Esquema de metadatos; líneas estratégicas de la gestión
de documento-e; conservación de la validez y disponibilidad; …

22. 22
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
 Generación de documentos-e
(generación XML, interpretación de metadatos,
interpretación de firmas-e)
 Almacenamiento de documentos-e
 Generación de expedientes-e (generación
XML, interpretación de metadatos, interpretación de
firmas-e)
 Almacenamiento de expedientes, gestión
del índice del expediente.
 Validación de las estructuras XML de
documentos y expedientes.
 Generación de ficheros en formato
PDF de documentos y expedientes
 Generación de CSV siguiendo la norma
de la Generación de CSV de la SEAP
(MINHAP).
 Permite uso mediante navegador (con
documentos o expedientes almacenados
localmente) o bien ofreciendo
funcionalidad a otras aplicaciones (via
web services)
(iv) Herramientas: Documento y expediente

23. 23
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
 Administración de archivo
- Alta de usuarios y asignación de perfiles
 Gestión de archivo
- Alta y descripción de series documentales mediante la
asignación de metadatos para la gestión de procesos.
Propagación de metainformación a expedientes y
documentos.
- Creación y mantenimiento del cuadro de clasificación
de series documentales.
- Gestión de expedientes
- Validación, preingreso e ingreso de expedientes
- Visualización del índice y documentos, descarga de
documentos, generación de copias.
- Búsqueda a través de metadatos y a través del cuadro
de clasificación.
- Importación y exportación de paquetes de
información (SIPs, DIPs)
- Generación de alertas de procesos pendientes de
ejecución: eliminación y transferencia de documentos.
 Modo de Uso: en red / instalado en local.
(iv) Herramientas: Archivo electrónico

24. 24
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
(v) Facilitar la formación
Esfuerzo del INAP:

25. 25
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS(vi) Seguimiento y participación en acciones de la UE
 Proyecto europeo cofinanciado de investigación en materia de archivo electrónico.
 Objetivo: proveer un enfoque único, escalable y robusto capaz de cumplir las
necesidades en materia de archivo de diversas organizaciones.
 e‐ARK creará un piloto de metodología para archivo de documentos electrónicos,
sintetizando las buenas prácticas para mantenimiento de archivos y bases de datos
utilizables a largo plazo.

26. 26
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS(vi) Seguimiento y participación en acciones de la UE

27. 27
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Marco Europeo de Interoperabilidad…en revisión
(vi) Seguimiento y participación en acciones de la UE

28. 28
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
El archivo electrónico, ¿un posible nuevo componente
elemental de CEF?

29. 29
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Prioridades de normalización TIC para el mercado
único digital [COM(2016) 176 final]

30. 30
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
4. Retos y
conclusiones

31. 31
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Conclusiones (I/II)
 Las leyes 39 y 40 asientan el hecho del medio
electrónico como habitual en su funcionamiento.
 Impulsan la transformación digital de las AA.PP., en
un contexto más amplio (OCDE, UE – DSM – Plan de acción).
 Personas: concienciación y formación, cambio cultural.
 Procesos: nuevas prácticas (ej. por la eliminación del papel).
 Tecnología: herramientas necesarias.
 La implantación de estas leyes implica un cambio cultural.
 Será necesario un esfuerzo considerable de
concienciación y formación:
 para vencer el vértigo a la transición desde el soporte papel
al soporte electrónico
 Para conocer y manejar las herramientas disponibles.

32. 32
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Conclusiones (II/II)
 El soporte normativo, teórico y documental es completo y
exhaustivo (no hay excusas por incertidumbre de carácter legal o por falta
de información de soporte o referentes).
 Disponer de una Política de gestión de documentos
electrónicos es una obligación legal.
 [Todos] Promover la política de gestión de documentos-e en
las propias organizaciones.
 Archivo electrónico, a considerar desde el principio:
 ley 39/2015, arts. 53, 28; derecho a no aportar
documentos…
 Foco en el ‘dato’. Perspectiva de ‘datos abiertos’.
 Impacto en trasparencia y reutilización.
 [Todos] Promover la colaboración multidisciplinar.
 [Todos] Es esencial mantener la dinámica de cooperación y
corresponsabilidad.

33. 33
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Más información

34. 34
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Punto focal de información de archivo-e
http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/Archivo_electronico.html

35. 35
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

36. 36
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

37. 37
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

38. 38
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

39. 39
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

40. 40
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

41. 41
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

42. 42
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
IX JORNADAS
DE MODERNIZACIÓN Y CALIDAD
10 Y 11 DE NOVIEMBRE 2016
VII JORNADAS TÉCNICAS DE ARCHIVOS EN
LA ADMINISTRACIÓN LOCAL.
Muchas gracias
Miguel A. Amutio Gómez
Subdirector Adjunto de Coordinación de Unidades TIC
Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones