Support du webinar sur les fonctions collaboratives et sociales d'Alfresco

1. Travail Collaboratif

2. Agenda
Gestion documentaire et travail collaboratif
Share : gestion de contenu social
Fonctionnalités avancées
Pour aller plus loin ...

3. Agenda
Gestion documentaire et travail collaboratif
Share : gestion de contenu social
Fonctionnalités avancées
Pour aller plus loin ...

4. Gestion documentaire et travail collaboratif
La gestion documentaire (GED) s’oriente autour de documents, mis à
disposition d’utilisateurs et enregistrés dans un plan de classement.
La gestion collaborative de contenu s’oriente autour des interactions
entre les utilisateurs dans le cadre de la production de contenus
(documents, emails, articles de blog, page wiki, vidéo, etc …).
Avec l’interface Share, cette brique fonctionnelle collaborative a été
bâtie sur la plateforme Alfresco, offrant les bénéfices suivants :
- les capacités d’un système de GED (versionning, workflows
documentaires, gestion des permissions, métadonnées riches etc.)
- les fonctionnalités d’une plateforme collaborative : espaces projets
(sites), blogs, wikis, tableaux de bord etc.

5. Gestion documentaire et travail collaboratif
Pour mettre fin à une idée reçue …
L’interface Share est apparue en version 3.0 d’Alfresco, offrant des
fonctionnalités collaboratives
Alfresco 3.0
Depuis la version 3.4, l’interface Share permet le travail collaboratif et la
gestion documentaire
Alfresco 3.4

6. Agenda
Gestion documentaire et travail collaboratif
Share : gestion de contenu social
Fonctionnalités avancées
Pour aller plus loin ...

7. Share : Gestion de contenu social
« Le volume exponentiel de contenu social qui est aujourd’hui créé par
les entreprises requiert impérativement de nouveaux outils pour gérer son
cycle de vie, son stockage et sa mise à disposition.
Comprendre la nature de ce contenu (un document de travail ou un
espace de partage d’idées par exemple), ainsi que son objectif, est
crucial pour définir quel système et quel outil utiliser ».
Gartner Inc, 2010
L’entreprise doit savoir gérer ces nouveaux contenus
informels et non-structurés.

8. Share : Gestion de contenu social
Alfresco Entreprise 3.4 est une plateforme qui permet de
capturer, organiser et partager un contenu d’entreprise, tout
en garantissant sa pérennité.

9. Share : Gestion de contenu social
Alfresco intègre également des briques « sociales » :
• Statut des utilisateurs (temps réel)
• Possibilité de commenter le contenu
(document, article de blog etc …)
• Sites favoris
• Tableaux de bord personnels
• Fil d’activités
Et d’autres à venir dans les prochaines versions …

10. Share : Gestion de contenu social

11. Share : sites collaboratifs - introduction
Les sites Share sont des « espaces intelligents », qui
disposent de leurs outils collaboratifs dédiés.
Un site peut être vu comme un « espace projet », au sein duquel des
utilisateurs ou groupes d’utilisateurs collaborent, autour de contenus :
- des documents
- des informations publiées (pages wiki, articles de Blog, discussions)
- des évènements
- des listes de données structurées
- etc.

12. Share : sites collaboratifs - introduction
Chaque site Share dispose d’outils dédiés :
- un tableau de bord général
- un entrepôt documentaire
- un wiki
- un blog
- un forum de discussions
- un calendrier partagé
- une bibliothèque de liens
- des listes de données

13. Share : sites collaboratifs - administration
Les sites Share permettent une administration fine :
- Caractère public / public modéré / privé
- Définition du tableau de bord du site
- Gestion des utilisateurs et groupes membres du site
- Gestion des permissions par l’attribution de « Rôles » (lecteur,
contributeur, collaborateur, gestionnaire)
- Choix des outils collaboratifs activés

14. Share : sites collaboratifs – tableaux de bord
Chaque site Share dispose
d’une page d’accueil sous la
forme d’un tableau de bord :
- permet l’agrégation d’informations
diverses grâce aux dashlets
- Configurable : disposition (nombre de
colonnes) et dashlets (une vingtaine par
défaut)
- Configuration par les utilisateurs
« gestionnaires » du site
- Différent des tableaux de bord
personnels, qui sont propres à chaque
utilisateur (configuration, informations)

15. Share : sites collaboratifs – tableaux de bord

16. Share : sites collaboratifs – entrepôt
documentaire
Chaque site dispose de son entrepôt documentaire.
Celui-ci est, comme le site, public, soumis à
modération, ou privé.
- Gestion d’un plan de classement propre au site (espace projet)
- Fonctionnalités avancées de gestion documentaire (versionning,
permissions selon les rôles, gestion des métadonnées …)
- Tags et commentaires
- Filtres de navigation (hiérarchique : plan de classement, sémantique :
tags)
- Sélection multiple pour action
- Imagettes (thumbnails)
- Prévisualisation Flash (zoom, multi-pages, plein-écran, …)
- Upload de fichiers multiples

17. Share : sites collaboratifs – entrepôt
documentaire
• Génération automatique
de rendus Flash pour :
o Word, PowerPoint, Excel
o OpenOffice
o Et plus …
• Moteur de rendu
extensible
o Vidéos et Audio
• Limitation de la bande
passante
• Prévisualisation sans
téléchargement

18. Share : sites collaboratifs – Wiki et Blog
Wiki :
- Editeur WYSIWYG et syntaxe simplifiée
- Historique des versions
- Tags sur les pages wiki
- Métadonnées et renommage d’une page
- Filtres de navigation et flux RSS
Blog :
- Editeur WYSIWYG : créez des articles de blog en texte riche
- Export sur des blogs externes (Typepad, wordpress , …)
- Tags, commentaires et flux RSS
- Filtres de navigation

19. Share : sites collaboratifs – Wiki et Blog

20. Share : sites collaboratifs – Calendrier et
liens
Calendrier :
- Gestion des évènements propres au site
- Différents affichages : par jour, par semaine, par mois, ou le mode
« agenda » (liste d’évènements)
- Création / modification / suppression d’évènements
- Tags sur les évènements
- Filtres de navigation
- export au format iCal
Liens :
- Internes ou externes
- Tags, Flux RSS, commentaires

21. Share : sites collaboratifs – Discussions et
listes de données
Discussions :
- Liste de sujets de discussion
- Réponses sur les sujets
- Affichage des profils des intervenants
- Tags et commentaires
- Filtres de navigation et flux RSS
Listes de données :
- Créez des données structurées
- Exemples : liste d’évènements (date + objet + lieu + etc.), liste de
tâches (objet + échéance + priorité + état + etc.)
- Concevez vos propres modèles de listes de données

22. Share : sites collaboratifs – Discussions et
listes de données

23. Share : sites collaboratifs – protocole
SharePoint
La suite de logiciels bureautique Microsoft Office est
intégrée avec Alfresco pour le travail collaboratif
(protocole SharePoint) :
- Création d’un « site » à partir de Word, Excel, Powerpoint
- Edition en ligne des documents d’un site Share depuis IE et Microsoft
Office
- Gestion du cycle de vie d’un document (création, modification,
enregistrement dans un site)
- Sauvegarde locale, édition hors-ligne (synchronisation, mises-à-jour,
gestion des conflits, …)
- Gestion des membres du site et de leurs permissions
- Aucune installation sur le poste client
- Office 2003 et Office 2007

24. Share : sites collaboratifs – protocole
SharePoint
Office pense
être connecté à
Sharepoint
Verrou
Gestion de
version

25. Agenda
Gestion documentaire et travail collaboratif
Share : gestion de contenu social
Fonctionnalités avancées
Pour aller plus loin ...

26. Fonctionnalités avancées - Workflows
Share permet, depuis la version 3.4, de définir et
d’utiliser des workflows avancés :
• Le moteur de workflows jBPM
• Workflows documentaires et non-documentaires
• Fonctionnellement riche : assignations à des
utilisateurs ou groupes, gestion en parallèle / série,
déclenchement d’actions (etc…)
• Ecrans de gestion (tableaux de bord), et filtres de
navigation (échéance, type de workflow, priorité …)
« mes tâches », « les workflows que j’ai initiés », « détails d’une tâche »,
« détails d’un workflow », …

27. Fonctionnalités avancées - Workflows

28. Fonctionnalités avancées - Recherche
Share s’appuie sur l’entrepôt Alfresco et profite donc
de ses capacités d’indexation et recherche (Lucene)
• Recherche contenus et espaces
• Recherche dans les métadonnées et les contenus plein texte
• Recherche type Google (opérateur AND / OR, …)
• Recherche simple / recherche avancée
• Recherche dans l’entrepôt / recherche multi-sites
La recherche avancée doit répondre à un besoin de chaque
utilisateur de la plateforme :
• Formulaires de recherche avancés configurables (champs de
recherche, permissions, restrictions etc.)
• Formulaires de recherche multiples, pour correspondre à chaque
public / à chaque besoin

29. Fonctionnalités avancées
La collaboration est favorisée par l’ouverture
d’Alfresco et son intégration avec :
• Protocole IMAP (clients messagerie)
• QuickR (Lotus)
• LifeRay portal
• Microsoft Office
• Google Docs
• Etc.

30. Fonctionnalités avancées

31. Ce qu’il faut retenir

32. Agenda
Gestion documentaire et travail collaboratif
Share : gestion de contenu social
Fonctionnalités avancées
Pour aller plus loin ...

33. Pour aller plus loin …
• Essayez Alfresco !
• Essai pendant 24 heures en mode Cloud
o http://bit.ly/EntTrial
o http://bit.ly/RM-Trial
• Version d’évaluation 30 jours
o http://www.alfresco.com/products/ecm/enttrial/
• Vidéos de démonstration
o http://www.youtube.com/alfresco101

34. Questions?