Documentos comerciales incluyen documentos como cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas y recibos de caja que respaldan transacciones comerciales. Estos documentos pueden ser negociables como cheques o no negociables e incluyen información como descripciones de productos, cantidades, precios y firmas. Los documentos también se clasifican como informativos para brindar detalles o de soporte para respaldar transacciones.
2. definición Son los que respaldan las operaciones comerciales de la empresa, contribuyéndose en medio de prueba y la entrada de datos para el sistema contable. Se elaboran en original y tantas copias como lo requiera la empresa . Sus funciones son: Contable, Jurídica, De control entre otros
3. clasificación Los documentos según su función económica se clasifican en: negociable y no negociable. Negociable: son aquellos que por seguridad y comodidad reemplazan el dinero en efectivo o respaldan una deuda, dentro de ellos tenemos el cheque, la letra de cambio, la libranza, el pagare, la factura cambiaria entre otros; estos también se denominan TITULOS DE VALOR
4. clasificación No negociables: sirven de información sobre las transacciones comerciales de la empresa. Estos son: la cotización, el pedido, la remisión, la tarjeta kardex, recibo de caja, comprobante de egreso, nota debito y crédito, consignación bancaria entre otros; según la función administrativa se dividen en: informativos y de socorro.
5. Documentos informativos: Estos solo sirven para brindar información sobre los productos o servicios que posee la empresa ; dentro de estos tenemos : La cotización El pedido La remisión El cardex Notas de contabilidad. Entre otros .
6. documentos de soporte Los documentos de soporte son los que sirven de respaldo a las transacciones comerciales de la empresa. Ejemplo: el recibo de caja que es el soporte a una venta o una compra, el comprobante de egreso que es el soporte a un pago efectuado por la empresa entre otros. Los documentos puede ser externos o internos. En el proceso de compra y venta se trabajan los siguientes documentos: La cotización - el pedido – la remisión – la factura – el recibo de caja – el cheque.
7. La cotización Su objetivo fundamental es facilitar información al cliente para la toma de direcciones acerca de la mejor opción; por esta razón el cliente antes de cualquier negociación solicita varias cotizaciones y se queda con la mejor propuesta.
8. Partes de la cotización Número: es el orden consecutivo que permite a la empresa controlar e identificar de forma rápida la cotización. Nombre del cliente: persona natural o jurídica quien se dirige la cotización. Fecha: día, mes y año en que se ofrece la cotización. Tiempo de validez: periodo de vigencia de las condiciones ofrecidas. Forma de pago: a crédito o de contado. Forma de despacho: vía aérea, marítima o fluvial. Descripción del objeto de cotización: características, precios unitario, cantidad, descuentos, recargos y valor total. Observaciones: son las condiciones particulares de la negociación. Firma de los responsables: de quien cotiza y de quien aprueba. Nota: en todo documento comercial no puede faltar el membrete de la empresa: razón social, logotipo, lema, N.I.T, dirección, teléfono, email, pagina web y fax.
9. El pedido Es el compromiso formal para una compra. Su objetivo es dejar constancia por escrito, sobre la negociación . Sus partes son: Membrete Nombre del documento Número Nombre del cliente Fecha del pedido Forma de entrega o pedido Nombre del vendedor Forma de pago Descripción del objeto de pedido Firma de responsables
10. La remisión Tiene una función informativa que permite al comprador la confrontación de la mercancía recibida con la solicitada en su pedido . Es un documento no contable y externo. En esta se relacionan los bienes enviados. Consta de : Membrete Nombre del documento Número consecutivo Nombre y dirección del comprador Datos de transportador o empresa que entrega la mercancía Descripción de la mercancía Observaciones Firma de los responsables
11. Tarjeta kardex Su función es ofrecer información inmediata sobre la existencia de un producto y disponer de un control permanente de las entradas y salidas del almacén y permite además valorizar el inventario
12. Partes de la tarjeta kardex Membrete Nombre del documento Fecha Detalle Valor unitario Entradas Salidas Saldo Proveedores Ubicación Unidad Mínimo y máximo Articulo método
13. La factura comercial Definición: Es el soporte de la compraventa realizada, sirve de base para el cobro de la mercancía despachada o servicio prestado al cliente
14. Partes de la factura comercial Membrete de la empresa Nombre del documento Numero consecutivo Datos del cliente Nombre del vendedor Fecha de facturación Lugar de despacho Forma de pago Numero de cedula nit o Rut del comprador Descripción de la mercancía Imputación contable Firma de los responsables Nota: la factura es considerada un titulo. Siempre y cuando lo especifique el documento; según el articulo 774del código del documento
15. Recibo de caja También se conoce como comprobante de ingreso, su función es servir de constancia del paso efectuado por un diente y de comprobante de todos los ingresos a la empresa . Consta de: Membrete Nombre del documento Numero consecutivo Persona de quien se recibe el documento, con su respectiva identificación Fecha de ingreso Concepto o motivo del ingreso Valor en numero y en letras Forma de pago Imputación contable Firma y sello del funcionario que recibe el pago
16. El cheque Es un documento negociable mediante el cual el titular de una cuenta corriente ordena al banco que pague determinada cantidad de dinero a una persona natural o jurídica que previa presentación firma y entrega del cheque al mismo banco Consta de: El nombre de el banco girado Serie y numero del cheque Ciudad y fecha de expedición Valor en números y letras Nombre de beneficiario Firma del girador o titular de la cuenta Numero de la cuenta corriente Nota: todos los cheques se imprimen en papel de seguridad para impedir falsificaciones.
