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The Keystone of Disaster Recovery Response
Bob Boyd, President & CEO, Agility Recovery Solutions
For copies of the slides presented during todayâsÂ
session, please visit:Â
http://agil.me/commstrategy
For Audio: (1) Listen through PC speakers, OR (2) Dial   (415) 655â0053   and use access code   354â857â222
3. Basic Principals
ď§ Communication recovery requiresÂ
integration into all recovery plans â IT,Â
Business & Crisis.  Â
ď§ Business functions are all aboutÂ
people, processes and technology â allÂ
of which require communication.
ď§ Make sure you quantify:
ď§ Risk
ď§ Impact
ď§ Needs
ď§ Set expectations correctly.
ď§ Identify options before, during & afterÂ
an interruption.
ď§ Gain & maintain managementÂ
commitment.
Internal Communications Planning
5. Create a Crisis Communication Plan
ď§ Develop a process to make sure all stakeholders (internal andÂ
external) are aware of decisions and expectations.
ď§ Ensure redundancies independent of cell or terrestrialÂ
networks as much as possible
ď§ 24âhour phone treeÂ
ď§ Password protected web page (centralized emergency status)
ď§ Previously Established Radio/TV/Print News Partners
ď§ Callâin recording system
ď§ Text/Data Alert system
ď§ Eâmail Alert System
ď§ Manage member and key vendor/partner communications.
ď§ Prepare a media communications plan.
ď§ Consider all your different audiences:
ď§ Employees ď§ Clients ď§ Community
ď§ Stakeholders ď§ Media ď§ Competitors
Internal Communications Planning
11. Online Presence â Website Access
ď§ Do you have access to your WebÂ
Site during an interruption? (remoteÂ
access)
ď§ Consider hosting you website at anÂ
alternate location (offsite).
ď§ Post critical information on Home &Â
Contact pages.
ď§ Provide employees, clients,Â
customers and business partnersÂ
with timely information about yourÂ
company during a crisis
ď§ Ensure your site has contingenciesÂ
for any potential SPIKE in trafficÂ
during emergency events
Internal Communications Planning
12. Voice â Phone Redirection
ď§ Contact your provider to learn aboutÂ
phone redirection capabilities andÂ
implementation process.
ď§ Develop a tactical response plan inÂ
the event of a phone outage.
Will you:
ď§ Redirect lines to Voicemail?
ď§ Redirect lines to Cell Phone?
ď§ Redirect lines to second office orÂ
partner?
Redirection Strategy must be Flexible.
Internal Communications Planning
13. Voice â Phone Redirection
⢠Network services are defined as:
⢠Eâmail
⢠Core Processing
⢠Virtual Private Network (VPN)
⢠Remote Services
⢠Recovery through Internet accessÂ
⢠VPN access
⢠Citrix
⢠Establish processes & plans to reâ
establish your network connectivity:
⢠EVDO (cell phone data network)
⢠WiFi / WiâMax
⢠Satellite
⢠Microwave
⢠Longer lead time offerings:
⢠DSL
⢠Dedicated Circuit
Internal Communications Planning
18. DOs:
⢠Thoroughly train all employees on the media communicationsÂ
strategy
⢠Work to manage the mediaâs access to your site
⢠Partner & establish relationships with Media representativesÂ
beforehand
⢠Be sure of facts, donât guess
⢠Provide an after hours contact to media for all inquiries
⢠It is OK to have prepared statements
⢠If appropriate, express genuine empathy
⢠Regularly monitor any and all accessible information sources forÂ
news or updates about your organization  (particularly social media)
⢠Stay on message, and stop talking when you are doneÂ
communicating your primary message
Media Communications DOs & DONâTs
21. Visit www.PrepareMyBusiness.org to register:
⢠â5Things You May Not Know About SBA DisasterÂ
Assistanceâ
Tuesday, March 12th, 2:00pm to 3:00pm EST
⢠âSocial Media & Disaster Recoveryâ
Tuesday, April 9th, 2:00pm to 3:00pm EST
Future Educational Webinars
22. Questions?
Bob Boyd, President & CEO, Agility Recovery
bob.boyd@agilityrecovery.com
Todayâs session has been recorded.
Links to the archived recording will be emailed to allÂ
registrants automatically tomorrow afternoon.
For copies of the slides presented during todayâsÂ
session, please visit http://agil.me/commstrategy