Presentación sobre Linea de Denuncias para el Programa de especialización en fraude y auditoria interna

1. Programa de Especialización
en Fraude y Auditoria
Interna
Línea de Denuncias
Nuevas tendencias y mejores prácticas

2. Temario de la presentación
¿Qué es una Línea de Denuncias?
 Enfoque clásico vs enfoque actual
 Problemas que afectan a las líneas éticas en el mundo
 Canales de Comunicación de reportes
 Plataforma de gestión y funcionamiento
 Estadísticas ACFE
 Nuevas tendencias
 Comunicación interna de un canal de denuncias
 Gestión eficiente

3. ¿Qué es una línea de
denuncias?

4. Definición tradicional:
Una línea de denuncias es un canal de información que puede
ser anónimo o no, confidencial e independiente para todas
las personas vinculadas con una organización (Empleados,
Clientes, Proveedores, etc.) que deseen reportar fraudes,
irregularidades y situaciones que vayan en contra de los
objetivos éticos de la empresa.

5. Nueva definición:
Una LÍNEA DE COMUNICACION es un canal de información
que puede ser anónimo o no, confidencial e independiente
para todas las personas vinculadas con una organización
(Empleados, Clientes, Proveedores, etc.) que deseen dar a
conocer reportar fraudes, irregularidades y/o propuestas de
mejoras en procesos, calidad, ambiente de trabajo, etc.

6. En la actualidad, el canal debe ser utilizado
para reportar y sugerir:
• Mejoras en procesos,
• Temas de RRHH,
• Cualquier otra sugerencia que le permita a la organización
lograr sus objetivos estratégicos.

7. ¿Cuáles son los problemas
de las líneas éticas en el
mundo?

8.  Se desconocen en la empresa,
 Están atendidas por personas poco preparadas y uso de
formularios de preguntas “muy pobres”,
 No se informa a los nuevos colaboradores sobre su
existencia,
 Descreimiento de los denunciantes,
 Riesgo a represalias,
 Falta de incentivos para el denunciante (los costos son
mayores a los beneficios)

9. Canales de Comunicación
de reportes

10. Operador telefónico
(llamada gratuita)
Fax
(llamada gratuita)
Formulario Web /
Website:
www.resguarda.com
E-mail
estándar o personalizado
para
la Empresa
Mobile
(Dispositivos Inteligentes,
celulares y Tablets)
Carta
(Correo convencional)
Entrevista personal
(A coordinar con
empleado de Resguarda)

11. Plataforma de gestión

12. Irregularidades
Fraudes
Víctimas o testigos de una
irregularidad (fraude,
discriminación, maltrato,
acuerdo con proveedores)
EMPLEADOS, PROVEEDORES Y
CLIENTES CORPORATIVOS
Informe
•Recepción de Denuncia
•Realización de informe
•Software exclusivo
OPERADORES
•Acceso Comité Receptor
•Administración de
Denuncias
•Respuesta al denunciante
DIRECTIVOS DE LA EMPRESA
Denuncia
Plataforma
Tecnológica
El denunciante se
comunica con los
operadores por
medio de los canales
disponibles:
• Teléfono
• Web
• E-mail
Los operadores reciben
la irregularidad,
realizan un informe y lo
canalizan mediante un
software diseñado
exclusivamente. Lo
ponen a disposición de
la Empresa dentro de
las 24 hs.
El Comité Receptor de la
Empresa recibe la
notificación de denuncia
nueva e ingresa a la
plataforma tecnológica
para administrarla. Allí,
tendrá feedback con el
denunciante y con el
resto de los integrantes.

13. Front web
(Zona Denunciante)
Report manager:
Acceso a la gestión de
las denuncias
(Zona Compañía/Cliente)
Inbox: Control y
procesamiento de
Reportes
(Zona RESGUARDA)
Canal de Follow-up

14. Estadísticas ACFE

15. Cantidad de casos por tipos de fraude (*)

16. Pérdidas Promedio por tipo de fraude (*)

17. Tiempo promedio de detección

18. Cómo se detecta el fraude s/ACFE

19. Cómo se detecta el fraude s/ACFE según la región

20. Origen de las denuncias (*)

21. Detección de fraudes con y sin líneas de denuncia(*)

22. ¿Se modifican los controles después de sufrir fraudes? (*)

23. Nuevas Tendencias

24. Reporte
Irregularidades Eficiencia
•Recepción
•Asignación de número de ticket
•Procesamiento y categorización
•Fraude
• Maltrato
• Descuido de bienes
• Acoso laboral
• Otros
• Mejora de procesos
administrativos
•Reporte de errores,
problemas en controles de
calidad
• Ideas y sugerencias en
general
El canal de
reportes adquiere
una nueva función.
Se dan a conocer
ideas sobre mejora
de procesos
internos.

25. Recepción de reportes sobre:
•Mejoras de procesos administrativos
•Seguridad en el lugar de trabajo
•Problemas de comunicación
•Problemas o mejoras en el control de calidad
•Nuevasideas o soluciones a problemas
•Recomendaciones para mejoras a la organización

26. Otros puntos a considerar

27.  En la mayoría de los casos, los reportantes no saben
diferenciar con claridad un fraude de un error o problema en
un proceso.
 La posibilidad de generar estos reportes agregar más valor
a la organización y muestra el compromiso del Management
con la mejora continua.
 Manejar a tiempo los temas de acoso y discriminación
puede traer importantes descuentos.

28. ¿Cómo comunicar este servicio
internamente?

29. • Fraude
• Corrupción
• Investigación
•Deshonestidad
• Crimen
• Robo
• Ladrón
Evitar palabras como: Reemplazarlas por:
• Transparencia
• Responsabilidad
• Ética
• Calidad
• Eficiencia
• Mejora de procesos
Cambios en la forma de referirse a las
líneas de denuncias

30. Cómo se denominan
actualmente las líneas de
denuncias

31. •Speak up (Pepsi CO)
• Canal de Mejora Continua
• Cuidando nuestros activos
• Es correcto reportar lo incorrecto
• El elemento esencial es usted
• Ahorre dinero, tiempo y recursos valiosos

32. • Felicitar públicamente a los colaboradores que realizan
aportes sobre mejoras operativas utilizando el canal.
• Premio económico para el denunciante en caso de que la
empresa recupere parte del monto siniestrado.
• En toda documentación corporativa, señalar la existencia
del canal y la importancia del aporte de los colaboradores.
Nuevas medidas adoptadas para recibir
mas denuncias

33. Gestión eficiente de línea de
denuncias

34. Gestión eficiente de los reportes
• Alcance de los eventos a reportar
• Esquema de clasificación eficiente
• Estructura y nivel de gestión interna
• Proceso auditable

35. • Resulta clave identificar claramente los tipos de
eventos que se van canalizar a través del canal, esto es uno
de los determinantes el caudal de eventos que se van a
recibir.
• Es importante la posibilidad de incluir los eventos de
mejoras de procesos a efectos hacer más amigable el canal
y prevenir fraudes.
• La clasificación de los reportes por parte del receptor o
gestor del canal deben ser claros para los usuarios de las
líneas de reporte. Esto permite recibir mayor cantidad de
reportes.
Alcance de los eventos a reportar

36. • Se debe confeccionar un adecuado esquema de
clasificación eficiente de eventos reportados, el cual va a
formar la plataforma para la gestión de las denuncias.
• El esquema de clasificación se debe consolidar en base
a la criticidad de cada evento reportado y se debe diseñar
dependiendo de los usuarios que analizan los eventos.
• Se deben mantener esquemas y mapas de riesgos que
establezcan los niveles de procedimientos y el alcance a
considerar para cada evento reportado.
Esquema de clasificación eficiente

37. • Todo el ciclo de recepción, proceso, comunicación y
gestión de las denuncias debe ser íntegramente auditable por
las áreas correspondientes.
• Los principales de drivers de control interno vinculados
con las líneas de denuncias son la Confidencialidad de la
información y la disponibilidad del servicio.
• La calidad del servicio (Atención y capacitación del
personal) y los tiempos de respuestas también deben estar
sujetos a revisiones de calidad.
Generación de un proceso auditable

38. Encuesta realizada durante el mes de Noviembre
2015 en el encuentro organizado por el Instituto de
Auditores Internos de Argentina en el cual se
reunieron los Directores de Auditoría de las
empresas privadas y públicas mas importes y
representativas del país y de diversas industrias
tales como:
Encuesta DEA 2015 - IAIA

39. Financiera
Minería
Automotriz
Láctea -
Agropecuaria
Telecomunicaciones
Alimenticia
Consumo
Masivo
Electrónica
Cementeras
Energía
Agro-industria
Servicios
Salu
d
Retail Gubernamental
BancariaInformática

40. Resultados obtenidos
en la encuesta

41. ¿Posee línea de denuncias?
Si 76%
No 24%

42. ¿Cómo la denomina?
36% Línea de denuncias
33% Línea Ética
8% Línea de Transparencia
23% Otros

43. ¿Es interna o tercerizada?
59% Interna
41% Tercerizada

44. ¿Quién recibe las
denuncias?
38% Combinación de
áreas
23% Auditoría
23% Compliance
8% Recursos Humanos
8% Legales

45. ¿Por qué incorporó una
LE/LD?
26% Obligación matriz
26% Mejores prácticas
20% Convicción de la
empresa
14% Obligación legal
14% Otras

46. ¿Detectó desvíos?
9%
Numerosos
44% Bastantes
16% Algunos
31% Pocos

47. ¿Qué irregularidades
detectó?
21% Robo de Activos
14% Corrupción
14% Acoso laboral
11% Robo de información
11% Acoso Sexual
11% Mejoras
10% Problemas de seguridad
7% Fraude en EECC

48. ¿Qué valor agregado ha
generado?
Detección de riesgos ocultos
44%
Detección de contingencias 26%
Confirmación de hechos 22%
No ha generado valor 8%

49. ¿La LE/LD ha sido relevante?
43% Muy relevante
43% Bastante
14% Poco

50. ¿Hay correlación entre la LE/LD y el
mapa de riesgos de la empresa?
55% Si
45% No se ha considerado

51. Periodicidad de la difusión interna
Sin plan de difusión 53%
Continua anualmente 19%
Trimestralmente 19%
Semestralmente 9%

52. Si su empresa no posee LE/LD, ¿cómo considera
que debería ser?
75% Tercerizada
25% Interna

53. ¿Por qué la incorporaría y/o porque no la han
incorporado aún?
- Es necesaria y consideramos que debemos
tenerla.
- No va a tener éxito ,fue pensado o es utilizada en
otros países. Es un problema principalmente
argentino.
- La empresa donde trabajo considera que hoy no
es una prioridad.

54. ¿Qué normativa se ha impuesto
en la región?

55. CHILE - LEY 20.393 (2009)
BRASIL - LEY 12.846 (2013)
COLOMBIA - LEY 1.474 (2011)
MEXICO – LEY FEDERAL
ANTICORRUPCION (2012)
PERU – PROYECTO DE LEY
CONTRA LA
ANTICORRUPCION
EMPRESARIAL (2015)

56. Comisión Nacional de Valores
Resolución General 622/13
Recomienda contar con mecanismos para
recibir denuncias de toda conducta ilícita o
anti ética, en forma personal o por medios
electrónicos

57. ¡Muchas Gracias
por su atención!