1. 1
BIRTH® – Business Insourcing Roadmap Tot Harmonisatie
Beelen Holding BV / Somaco Holding BV
6 april 2016
Birth® is een geregistreerd merk onder
nummer 1330179

2. 2
De Insourcing methode
Doelstelling
De methode geeft inzicht in de stappen die nodig zijn om de gewenste beweging naar
beheerste, geruisloze, efficiënte, geconcentreerde en gestandaardiseerde Insourcing
te realiseren
De methode bevat een overzicht van de:
Beelen Holding BV / Somaco Holding BV
9 maart 2016
Beschrijving van de wijze waarop de insourcing methode wordt gerealiseerd
Ondersteunend Raamwerk voor Insourcing
Aandachtsgebieden met activiteiten
Detailuitwerking per activiteit
Aansturing, beheersing en organisatie
Beschrijving van randvoorwaarden en risico’s inclusief mitigerende maatregelen
Birth® is een geregistreerd merk onder
nummer 1330179

3. Ondersteunend raamwerk voor Insourcing
Ondersteunend raamwerk & inrichtingsprincipe
De aanpak bestaat uit negen deelgebieden en worden
onderscheiden op drie niveaus (1.Sturend, 2.Waarde
toevoegend, en 3.Ondersteunend).
Bij realisatie en uitwerking van deze aanpak dienen de
elementen continue getoetst te worden op hun bijdrage
aan de inrichtingsprincipes:
• Beheerst
• Geruisloos
• Efficiënt
• Gestandaardiseerd
• Geconcentreerd
1.Sturend
2.Waarde
toevoegend
3.Ondersteunend
Aansluiting op
Organisatie
Bemensing
Contract
mgtTechnologie Proces
CommunicatieFinanciën
Visie
Facilitair
3
Beelen Holding BV / Somaco Holding BV
9 maart 2016
Birth® is een geregistreerd merk onder
nummer 1330179

4. 4
1. Visie
Visie
De Insourcing methode is het vertrekpunt van de beweging naar een beheerst geconcentreerde en
gestandaardiseerde set aan processen inzake Insourcing.
Vanuit een verbijzondering van de visie van de opdrachtgever wordt gebruik gemaakt van
een ondersteunend raamwerk, inrichtingsprincipes en uitgangspunten die leidt tot realisatie van de
Insourcing met het gewenste effectieve resultaat.
Beelen Holding BV / Somaco Holding BV
9 maart 2016
Aandachtsgebieden Uitwerking aandachtsgebieden met activiteiten
Birth® is een geregistreerd merk onder
nummer 1330179

5. 5
Aandachtsgebieden
2. Aansluiting op
Organisatie
Opdrachtverstrekking
• Due Diligence
• Duidelijke opdrachtverstrekking
• Offerte traject
• Business Case
• Opdrachtgeverschap
• Opdrachtnemerschap
Organisatie & Governance structuur
• Organisatie latende partij
• Governance latende partij
• Organisatie ontvangende partij
• Governance ontvangende partij
• Transitie/Projectorganisatie
Klant
• Wie is de klant
• Missie van de klant
• Organisatie van de klant
• Governance van de klant
• SLA bestaande dienstverlening
• Contractuele afspraken latende partij
• Primaire processen van de klant
• Ondersteunende processen van de klant
• Beheerprocessen van de klant (ITIL, ASL, etc.)
Uitwerking aandachtsgebieden met activiteiten
Beelen Holding BV / Somaco Holding BV
9 maart 2016
Birth® is een geregistreerd merk onder
nummer 1330179

6. 6
Aandachtsgebieden
3. Technologie
Technologie
• Geïnventariseerde “geautomatiseerde” informatie stromen bestaan bij de latende partij
• Gedetailleerde inventarisatie van bouwstenen/componenten per informatiestroom inclusief:
• Afgestemde of benodigde service levels
• Overzicht van (de) applicatie(s) ten behoeve van deze informatie stroom
• Overzicht per applicatie uit de informatiestroom van gebruikte technologie
• Overzicht van gebruikte technologie en beschrijving van de centrale Infrastructuur
(Datacenter diensten)
• Ter beschikking gestelde documentatie (Dienstverlening, technische, applicatief en
functioneel, etc) per applicatie
• Beschrijving van de centrale ka-diensten (Applicaties, File-, Print-, mailservices. etc.) welke
worden aangeboden ter ondersteuning van de applicatie(s) per informatiestroom.
• Overzicht van overige diensten (bijv. beheertools, etc.) die worden gebruikt per informatiestroom
• Rapport BIR Quickscan per informatiestroom/applicatie inclusief maatregelen
• Overzicht van communicatiemiddelen anders dan telefonie en netwerk die worden gebruikt
inclusief de relatie binnen de informatiestroom
Contractmanagement
• Overzicht van leveranciers
• Overzicht van support contracten
• Overzicht van (lopende en nieuwe) aanbestedingen
• Overzicht van leveranciers met on-site voorzieningen (telecom providers, on-site support, etc.)
• Transitieplan contracten (eventueel naar bestaande mantelpartijen)
• Escalatieprocedure inzake aanbestedingen inclusief mandaathouders
Uitwerking aandachtsgebieden met activiteiten
4. Contract
management
Beelen Holding BV / Somaco Holding BV
9 maart 2016
Birth® is een geregistreerd merk onder
nummer 1330179

7. 7
Aandachtsgebieden
4. Facilitair
Facilitair
• Overzicht van facilitaire die diensten worden gebruikt
• Indicatie benodigde m2 voor werkplekken tegen welke flex factor
• Beschrijving van data center diensten inclusief (stroomverbruik, warmte afgifte (BTU),classificatie,
middelen/maatregelen, etc.)
• Overzicht magazijn of voorraadruimten inclusief een inventaris van over te nemen middelen
• Indien geografische spreiding, overzicht van locaties met aanvullende info (NAW, contactpersoon,
telefoonnummers, doel van locatie, etc.)
• Bijzondere voorziening ten behoeve van ICT dienstverlening (grotere liften, laadperron, aan en
afvoermogelijkheden, gehandicapten voorzieningen, etc.)
Processen
• Inzicht in KSF, KPI’s en de beheerprocessen per informatiestroom (ketenmanagement)
• ICT Service management
• Levering
• Beheer
• Onderhoud
• Juridische aangelegenheden
• Informatiebeveiliging
• Kwaliteitsmanagement
Uitwerking aandachtsgebieden met activiteiten
5. Processen
Beelen Holding BV / Somaco Holding BV
9 maart 2016
Birth® is een geregistreerd merk onder
nummer 1330179

8. 8
Aandachtsgebieden
6. Financiën
Financiën
• Overzicht kosten van ICT beheer over de laatste 5 jaar (per jaar, per categorie- Personeel, HW,
SW, Support,)
• Overzicht van de inventaris inclusief afschrijving
• Overzicht van lopende verplichtingen
• Overzicht nieuwe en lopende resultaatverplichtingen
Communicatie
• Opleveren van een communicatieplan (5WH) omtrent de insourcing latende partij
• Opleveren van een communicatieplan (5WH) omtrent de insourcing ontvangende partij
• Opleveren van een communicatieplan (5WH) omtrent de insourcing gebruikersorganisatie (klant
van de latende partij)
NOOT: Uitvoering geven aan het communicatieplan, gebeurt in het transitietraject
Uitwerking aandachtsgebieden met activiteiten
7. Communicatie
8 Bemensing
Bemensing
• Ingerichte stuurgroep
• Ingerichte projectorganisatie (functies en deelnemers)
• Bij overgang van medewerkers naar ontvangende partij of klant van de ontvangende partij):
• Overzicht van medewerkers (in- & extern) die in de basis betrokken waren bij het leveren
van de ICT diensten (Hoeveel, welke functies, type expertise, etc.)
• Assessments
• Opleidingsplannen
Beelen Holding BV / Somaco Holding BV
9 maart 2016
Birth® is een geregistreerd merk onder
nummer 1330179

9. 9
Mitigerende maatregelen gedefinieerd voor belangrijkste randvoorwaarden
Mitigerende maatregelen
 Insourcing methode bij Directie op strategische agenda.Blijvend Directie-sponsorschap & verankering1
 Kwalitatief hoogwaardige follow-up van de Insourcing methode met
realistische inschatting benodigde resources per aandachtsgebied
Beschikbaarheid van benodigde
resources met juiste competentieset2
 In gang zetten van de structurele verankering van de Insourcing methode
Commitment van business (divisies) om
van de methode gezamenlijk een succes te maken3
 Borging belang en afdwingen nakomen afspraken en uitgangspunten van de
Insourcing methode via “Insourcing office”
Continue bewaking van afhankelijkheden
met sleutelprojecten governance en IT4
 Insourcing office maakt objectieve inschatting van business belang en doet
voorstel voor prioriteiten aan MT/DT
Voldoende prioriteit voor resultaatgebieden
indien deze ondergebracht worden in bestaande
processen en structuren
5
Randvoorwaarden
Beelen Holding BV / Somaco Holding BV
9 maart 2016
Birth® is een geregistreerd merk onder
nummer 1330179

10. 10
Mitigerende maatregelen gedefinieerd voor belangrijkste randvoorwaarden
Mitigerende maatregelen
Insourcing (methode) bij Directie op strategische agenda
Aanpak en majeure bijstelling aanpak vaststellen via Directie
Rapportage mbt Insourcing verankeren bij Directie/ management
Besluitvormingsroute insourcingsprojecten
 Nieuwe leads komen binnen via de lijn
 Nieuwe leads van nieuwe klanten worden beoordeeld in een
Insourceoverleg
 Eventueel vooroverleg met Directie/Management leden
 Besluit door Directie
Blijvend Directie-sponsorschap & verankering1
Beschikbaarheid van benodigde
resources met juiste competentieset2
Commitment van business (divisies) om
van de methode gezamenlijk een succes te maken3
Continue bewaking van afhankelijkheden
met sleutelprojecten governance en IT4
Voldoende prioriteit voor resultaatgebieden
indien deze ondergebracht worden in bestaande
processen en structuren
5
Randvoorwaarden
Beelen Holding BV / Somaco Holding BV
9 maart 2016
Birth® is een geregistreerd merk onder
nummer 1330179

11. 11
Mitigerende maatregelen gedefinieerd voor belangrijkste randvoorwaarden
Mitigerende maatregelen
Kwalitatief hoogwaardige follow-up van de Insourcing methode met
realistische inschatting benodigde resources per aandachtsgebied
Besluitvormingsroute insourcing
 Besluit Directie wie verantwoordelijk is in de lijn
 Bewaking en signalering majeure knelpunten insourcing door
Insourceoverleg
 Bewaking per project door specifieke stuurgroep
 Borging van de kwaliteit van insourceprojecten
 Evaluatie en verbetering aanpak
Blijvend Directie-sponsorschap & verankering1
Beschikbaarheid van benodigde
resources met juiste competentieset2
Commitment van business (divisies) om
van de methode gezamenlijk een succes te maken3
Continue bewaking van afhankelijkheden
met sleutelprojecten governance en IT4
Voldoende prioriteit voor resultaatgebieden
indien deze ondergebracht worden in bestaande
processen en structuren
5
Randvoorwaarden
Beelen Holding BV / Somaco Holding BV
9 maart 2016
Birth® is een geregistreerd merk onder
nummer 1330179

12. 12
Mitigerende maatregelen gedefinieerd voor belangrijkste randvoorwaarden
Mitigerende maatregelen
Blijvend Directie-sponsorschap & verankering1
Beschikbaarheid van benodigde
resources met juiste competentieset2
Commitment van business (divisies) om
van de methode gezamenlijk een succes te maken3
In gang zetten van structurele verankering van de Insourcing methode
 Via regulier Insource overleg 1 keer per 2 weken
Samenstelling Insource overleg:
 Invulling door gemandateerde multidisciplinair team
 Evaluatie & verbetering aanpak
Continue bewaking van afhankelijkheden
met sleutelprojecten governance en IT4
Voldoende prioriteit voor resultaatgebieden
indien deze ondergebracht worden in bestaande
processen en structuren
5
Randvoorwaarden
Beelen Holding BV / Somaco Holding BV
9 maart 2016
Birth® is een geregistreerd merk onder
nummer 1330179

13. 13
Mitigerende maatregelen gedefinieerd voor belangrijkste randvoorwaarden
Mitigerende maatregelen
Blijvend Directie-sponsorschap & verankering1
Beschikbaarheid van benodigde
resources met juiste competentieset2
Commitment van business (divisies) om
van de methode gezamenlijk een succes te maken3
Borging belang en afdwingen nakomen afspraken en uitgangspunten van
de Insourcing methode
 Via regulier Insource overleg 1 keer per 2 weken
Doel Insource overleg:
 Overall management van de insourcing en bewaking business case
 Financiën
 Resources
 Planning
 Knelpunten
 Bepalen waar een insourceproject start
 Voorbespreking nieuwe opdrachtgevers voor besluitvorming in Directie
 Evaluatie insourceproject
 Verbetering aanpak
Continue bewaking van afhankelijkheden
met sleutelprojecten governance en IT4
Voldoende prioriteit voor resultaatgebieden
indien deze ondergebracht worden in bestaande
processen en structuren
5
Randvoorwaarden
Beelen Holding BV / Somaco Holding BV
9 maart 2016
Birth® is een geregistreerd merk onder
nummer 1330179

14. 14
Mitigerende maatregelen gedefinieerd voor belangrijkste randvoorwaarden
Mitigerende maatregelen
Blijvend Directie-sponsorschap & verankering1
Beschikbaarheid van benodigde
resources met juiste competentieset2
Commitment van business (divisies) om
van de methode gezamenlijk een succes te maken3
Insourcing office maakt objectieve inschatting van business belang en doet
voorstel voor prioriteiten aan Directie / Management
Continue bewaking van afhankelijkheden
met sleutelprojecten governance en IT4
Voldoende prioriteit voor resultaatgebieden
indien deze ondergebracht worden in bestaande
processen en structuren
5
Randvoorwaarden
Beelen Holding BV / Somaco Holding BV
9 maart 2016
1.Sturend
2.Waarde
toevoegend
3.Ondersteunend
Aansluiting op
Organisatie
Bemensing
Contract
mgtTechnologie Proces
CommunicatieFinanciën
Visie
Facilitair
Birth® is een geregistreerd merk onder
nummer 1330179