Taller 3 astaiza, castaño, vaquero

FORMACIÒN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS
MARÍA CLAUDIA ASTAÍZA ARAGÓN
RUTH JANETH VAQUERO LOZANO
LUZ NERY CASTAÑO VILLADA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARMENIA
2014

FORMACIÒN DE LOS ARCHIVOS SEGÙN EL CICLO VITAL DE
LOS DOCUMENTOS
ASTAÌZA MARIA CLAUDIA
RUTH JANETH VAQUERO LOZANO
LUZ NERY CASTAÑO VILLADA
Tutora Virtual
Luz Marina Arias González
GESTIÒN DOCUMENTAL 1
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARMENIA
2014

INTRODUCCIÒN
El espacio académico que brinda el
curso gestión documental pretende
estructurar los conceptos sobre
documentos y administración de
archivos a partir de un acercamiento
de la teoría y la práctica con la visita a
los diferentes archivos.

JUSTIFICACIÓN
 Basados en el modelo teórico constructivista el
trabajo permite hacer un acercamiento de la
teoría y la práctica a partir de un primer
momento donde se hace revisión de las lecturas,
el análisis, la interpretación y conceptos propios
de definiciones indispensables en la gestión
documental, para luego en un segundo momento
hacer un trabajo práctico con la visita a los
archivos y terminar con una integración entre los
dos momentos.
 Así mismo promover la adquisición de las
competencias para interpretar y desarrollar la
teoría archivística dentro de un proceso
archivístico general.

OBJETIVO GENERAL
 Lograr una adecuada integración
teórica practica que permita alcanzar
las competencias necesarias para
interpretar y desarrollar la teoría
archivística dentro de un proceso
archivístico general, aspecto
fundamental en el quehacer cotidiano
como profesionales de la información,
documentación, bibliotecología y
archivística.

ARCHIVO GAS NATURAL FENOSA SA ESP
Dirección: CALLE 71ª No 5-38 Bogotá – Colombia
Contacto: Mónica Patricia Yate
Coordinadora archivo central.
Teléfono: (031) 3485500 Ext. 84191

GESTIÓN DOCUMENTAL GAS
NATURAL FENOSA S.A. E.S.P.
 Dentro de la entidad se manejan las tres etapas de archivo
como son:
 Gestión, central e inactivo, en cada una de ellas se tiene
especialmente en cuenta el área generadora de la
documentación ya que dependiendo del tema que trate,
ésta se puede organizar numérica ó cronológicamente pero
siempre respetando el orden original que se da al momento
de la producción documental.
 Los archivos de gestión son custodiados y administrados
por cada una de las áreas, el archivo central se encuentra
tercerizado y su administración total esta por cuenta de un
outsorcing de archivo y el Inactivo también está tercerizado
y lo custodia una empresa de archivo especializada.

DEFINICIONES
 Archivo Total: Comprende los procesos por los
cuales pasa un documento desde su generación
hasta su disposición final tales como recepción,
distribución, consulta, organización y
recuperación.
 Ciclo vital de los documentos: Son las etapas
por las cuales pasa el documento desde su
creación hasta su eliminación o selección.
 Principio de procedencia: Agrupación de los
documento en el archivo histórico de acuerdo a
las entidades que los produjeron
 Principio de orden original: Agrupación de la
documentación en el orden que ser recibió
durante su función administrativa

 Principio de orden original: Agrupación de
la documentación en el orden que ser recibió
durante su función administrativa
 Folio: Hace referencia a una hoja dentro del
expediente.
 Legajo: Conjunto de folios agrupados por un
tema especifico y relacionado con su
contenido.
 Fondo: Comprende los documentos
producidos por un área en desarrollo de sus
funciones o actividades.
 Serie: Conjunto de unidades documentales
de contenido homogéneo y que fueron
creadas por una área en desarrollo de sus
actividades.

 Subserie: Hace referencia a las unidades
documentales que conforman una serie.
 Tipo documental: Es una unidad documental
que cumple con ciertas características que
permiten su clasificación y organización
dentro del legajo.
 Tablas de valoración: Listado de las series
documentales a las cuales se les dan tiempos
de permanencia en archivo central y una
disposición final.

 Tablas de retención: Listado de
series y sus respectivos tipos
documentales a los cuales se les
asignan tiempos de retención en
cada ciclo vital del documento.
 Valor primario: Es la cualidad que
adquiere un documento desde que
se produce hasta que cumple el fin
administrativo
 Valor secundario: Es la cualidad
que se le da a un documento para
conservarse permanentemente.

Valores primarios y secundarios
Valores primarios Valores secundarios
Correspondencia Solicitudes de puesta en
Servicio (Gas natural)
Albaranes Historias Laborales
Facturas Documentos de clientes
(gasodoméstico,
reparación, pqr, fraudes,
etc.)
Programas de bienestar Cambios organizacionales
y estructurales.

Serie, subserie y tipo documental
SERIE
Historia
Laboral
Contrat
os
Incremento
s
SUBSERIE
Documentos
de ingreso
Contratos
Proveedor
es
Incrementos de
consumo
TIPO
DOCUMENTAL
Hoja de vida
Pólizas de
cumplimie
nto
Recibo público

Eliminación en oficinas
 Dentro de las oficinas solamente se
elimina la documentación que no tiene
ningún valor para la organización tales
como revistas de salud, memorandos
informativos sobre actividades, colillas
de recaudo, publicidad de las
campañas y los borradores de
informes.

Foliación
 La foliación de los documentos se
lleva básicamente de dos formas:
1. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS (NO
CLIENTES):
•Foliación a lápiz
•La foliación es numérica
•La numeración va de forma ascendente y
consecutiva
•En caso de involucrar un documento cuyo legajo ya
está foliado se traza una línea sobre el número a
corregir y luego en la parte de abajo se escribe el
nuevo número, es decir, no se puede borrar.

Foliación
2. DOCUMENTACIÓN COMERCIAL (CLIENTES):
•Foliación a lápiz
•La foliación es numérica
•La numeración va de forma ascendente y
consecutiva
•En caso de involucrar un documento cuyo legajo
ya está foliado se traza una línea sobre el número a
corregir y luego en la parte de abajo se escribe el
nuevo número, es decir, no se puede borrar.

ORGANIZACIÒN
 En general la organización de los
documentos dentro de las carpetas
es cronológica ascendente, es decir
que en la parte inferior se encuentra
la fecha más antigua y en la parte
superior la fecha mas reciente.

ETIQUETAS
1. Carpetas:
 Se utilizan colores en los rótulos para identificar el
área productora.
 Nombre del expediente
 Nombre de la sociedad
 Consecutivo de identificación (si lo tiene y es
requerido por el área)

ETIQUETAS
2. Cajas
 Para las cajas solamente se utiliza un código de
barras que corresponde a la numeración de siete
dígitos asignada para Gas Natural por el
operador de archivo inactivo y por éste se hace
la consulta.

PROGRAMAS DE GESTION DOCUMENTAL

Ciclo vital pagaré de puesta en
servicio (gpt)
1. Área: Coordinación Comercial
Serie: Pagaré
Subserie: Pagaré GPT
Tipo documental: Pagaré de
financiación.
2. Gestión: Se inicia con la solicitud por
parte de un cliente de la financiación del
servicio de gas natural, se diligencia el
formato preestablecido con esfero de
tinta negra y sin enmendaduras ni
tachones.

Ciclo vital pagaré de puesta en
servicio (gpt)
3. Central: Se conserva el pagaré durante un año luego de
su trámite en esta etapa de archivo debido a su nivel de
consulta y como apoyo a la gestión en cuanto a nuevas
solicitudes de financiación por parte de un mismo cliente.
4. Inactivo: Luego de terminada la vigencia del pagaré se da
un plazo precaucional de dos años para tener testimonio
de la financiación hecha al cliente y en esta etapa, por
medio de un acta, se relaciona uno a uno los pagarés a
eliminar, posteriormente se hace una validación censal
para evitar que se elimine algo que aún no ha cumplido el
tiempo y por último se pasa el acta par ser firmada por los
funcionarios responsables. El proceso de eliminación del
físico es realizado por una empresa diferente a los
outsorcing de archivos central e inactivo para garantizar
transparencia en el proceso.

VALORACIÓN DOCUMENTAL
 En cuanto a la valoración documental
en esta empresa se tiene estipulado
por política interna que solamente los
pagares sin valor son eliminados, la
demás documentación, en especial si
se trata de clientes no tiene un tiempo
determinado de conservación.

Acta de eliminación y formato de
valoración documental

ARCHIVO GOBERNACIÒN DEL VALLE DEL CAUCA
CRA 6 CALLE 9-10 SEMISÒTANO CALI- VALLE
contacto: JOSÈ EÌDER MOLINA
TELÈFONO: (2) 6200000 EXT 2155 – 2156
EMAIL: jemolina@valledelcauca.gov.co

PREGUNTAS GENERALES
¿Cuanto hace que funciona el archivo?
 El archivo central de la Gobernación del valle
del Cauca, funciona desde el año 1986
Dentro de la entidad, ¿cuál es la función del
archivo?
 La función del archivo dentro de la entidad es
custodiar la información y servir de soporte para
responder a cualquier solicitud de la comunidad
y de los organismos de control
¿Cuál es la ubicación física del archivo dentro
de la entidad?
 La ubicación del archivo central está en el
semisótano del edificio san francisco de la
ciudad de Cali.

Preguntas
¿A qué le llaman fondo documental?
 Son todos los documentos producidos por la
gobernación del valle del cauca
¿Cómo organizan la información de la
entidad en el archivo?
 Para la organización de la información en el
archivo hay un espacio para cada sección y
subsección
¿Cuáles son los expedientes o unidades
documentales?
 Los expedientes son carpetas que contienen
una misma serie documental.

Preguntas
¿A qué le llaman series documentales? ¿Qué series
identifican?
 Las series documentales son documentos de tipo homogéneo.
 Ejemplo: contratos, decretos, resoluciones, actas, informes.
¿Cómo se almacena la información en el archivo?
 La información se almacena por secciones y subsecciones y se
le da una signatura topográfica. (Número del estante, numero
de bandeja o entrepaño, numero de caja y numero de carpeta)
¿Qué medidas de control se tienen en cuenta para garantizar
la seguridad e integridad de la información?
 Se tienen medidas preventivas como: iluminación, temperatura
según el acuerdo 048-049 de AGN, fumigaciones y limpieza
para prevenir microorganismos y bacterias

GESTION DOCUMENTAL ARCHIVO PUBLICO
GOBERNACIÒN VALLE DEL CAUCA
 Este archivo es una entidad publica que
funciona en el semisótano de la Gobernación
del valle del Cauca. archivo que cumple con
las directrices establecidas por el Archivo
general de la Nación mediante decretos y
normas vigentes.
 La entidad esta dividida en tres etapas de
archivo de gestión, central e histórico en
cada uno de ellos se tiene en cuenta el área
generadora de la documentación;
dependiendo el contenido y el tipo de
documento se organiza numérica o
cronológicamente siempre respetando el
principio de orden original.

VALORES PRIMARIOS Y
SECUNDARIOS DE ARCHIVO PÙBLICO
VALORES PRIMARIOS VALORES
SECUNDARIOS
•Contratos (tienen un
valor legal)
•Decretos (valor histórico
y cultural)
•Ordenes de pago ( con
valor fiscal)
•Resoluciones (valor
histórico)
•Comunicaciones
oficiales (valor
administrativo y legal)
•Ordenanza (valor
histórico y cultural)
•Programa de salud
ocupacional
•Actas (valor histórico)

SERIE, SUBSERIE Y TIPO DOCUMENTAL DE
ARCHIVO PÙBLICO
Serie: Historia Contratos Informes
Subserie: Historia
laboral
Contratos
de obra
Informes de
gestión
Tipo
documental:
Hoja de
vida,
resolución
de
vacaciones
Acta de
inicio de la
obra
Registro de
participante
s de una
reunión.

DOCUMENTOS ELIMINADOS EN
OFICINAS DE ARCHIVO PÙBLICO
 Los documentos que se deben eliminar en
las oficinas, es decir no son archivados.
 Son los documentos de apoyo los cuales
no produce la entidad en este caso la
Gobernación del Valle del Cauca.
Solamente se necesitan para tomar
decisiones y después no se utilizan.
• Ejemplo: Leyes o decretos que no produce
la gobernación, solo se utilizan de apoyo
para la toma de decisiones.

FOLIACIÒN DE LOS DOCUMENTOS DE
ARCHIVO PÙBLICO
 La foliación de los documentos oficiales se lleva a
cabo de la siguiente forma:
1. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Foliación a lápiz en el extremo superior derecho del
documento
La foliación es numérica ascendente y consecutiva
En caso de involucrar un documento cuyo legajo ya esta se
traza una línea sobre el numero a corregir y luego en la
parte de abajo se escribe el nuevo numero, es decir , no se
puede borrar.

ORGANIZACIÒN DE LOS DOCUMETOS
DENTRO DE LAS CARPETAS EN ARCHIVO
PÙBLICO
 Según el acuerdo 042 del Archivo
General de la Nación:
Los documentos se deben organizar
así: se coloca el documento más
antiguo arriba y el documento más
reciente abajo, además el gacho se
debe colocar hacia abajo y siempre la
carpeta se alimenta por abajo
respectando el principio de orden
original del documento.

ORGANIZACIÒN DE LOS DOCUMETOS
DENTRO DE LAS CARPETAS EN ARCHIVO
PÙBLICO

DATOS DE LAS ETIQUETAS Y
CARPETAS DE ARCHIVO PÙBLICO
DATOS DE LAS CAJAS
Para las cajas los datos deben ser
iguales a los estipulados en la
carpetas .
• Numero ISD
• Serie
• Subserie
• Código
• Fechas extremas del primer y
último documento
• Cantidad de folios
• contenido
Parte superior de la carpeta
• Sección
• Subsección
• Área
Parte inferior de la carpeta
• Número de la carpeta
• Serie
• Subserie
• Código
• Fechas extremas del primer
y último documento.
• Folio – cantidad de folios
• Contenido

DATOS DE LAS ETIQUETAS Y
CARPETAS DE ARCHIVO PÙBLICO

DATOS DE CARPETAS DEL ARCHIVO DE LA
GOBERNACIÒN VALLE DEL CAUCA

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL ARCHIVO
PÙBLICO
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
POR EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTÒRICOARCHIVO DE GESTIÒN
VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS
• Producción
documental
• Organización del
archivo de gestión
• Consulta de
documentos en el
archivo de gestión
• Trasferencias
primarias ( de
acuerdo a los tiempos
de a tabla de
retención
documental)
• Recepción de
trasferencias primarias
archivo central
• Consulta de prestamos
de documentos en el
archivo central
• Trasferencias
secundarias
• Recepción de las
transferencias
secundarias
archivo histórico
• Consulta y préstamo
en el archivo histórico

PROCESO DE UN DOCUMENTO DESDE SU
ORIGEN HASTA ETAPA FINAL- CONSRVACIÒN O
ELIMINACIÒN
Documento: Comunicación oficial o oficio interno
 Se produce el documento de acuerdo a los
formatos establecidos por el sistema de
calidad.
 Radicación del documento en el sistema SADE
(sistema de administración documental) al cual
se le asigna un código para su registro en el
sistema.

PROCESO DE UN DOCUMENTO DESDE SU
ORIGEN HASTA ETAPA FINAL- CONSRVACIÒN O
ELIMINACIÒN
 Se le da tramite al documento ( enviado al
destinatario)
 El destinatario lo recibe y le da respuesta si lo
amerita.
 La persona que lo recibe le da el tramite
correspondiente, lo archiva en la carpeta de la
serie correspondiente según el tiempo
establecido en la TRD
 Cumplido el tiempo en el archivo de gestión se
elimina si lo estipula la TRD o por el contrario
se hace trasferencia al archivo central
dependiendo lo que dice la TRD.

TABLA DE RETENCIÒN
DOCUMENTAL (T R D)

VALORACIÒN DOCUMENTAL DE ARRCHIVO
PÙBLICO
 En el archivo de la Gobernación del Valle del
Cauca los valores primarios y secundarios de los
documentos están dados según la Tabla de
Retención Documental (TRD) y la tabla de
valoración documental. Establecidas según los
lineamientos del Archivo General de la Nación.
DOCUMENTOS SECUNDARIOS
• decretos
• Resoluciones
• ordenanza
DOCUMENTOS PRIMARIOS
• Contratos
• Ordenes de pago
• Comunicaciones oficiales

T I T U L O V
GESTION DE DOCUMENTOS
Reglamentado por el Decreto Nacional 2609 de 2012
o ARTÍCULO 21. Programas de gestión documental.
Las entidades públicas deberán elaborar programas
de gestión de documentos, pudiendo contemplar el
uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya
aplicación deberán observarse los principios y
procesos archivísticos.
o PARÁGRAFO. Los documentos emitidos por los
citados medios gozarán de la validez y eficacia de un
documento original, siempre que quede garantizada
su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los
requisitos exigidos por las leyes procesales.

T I T U L O V
o ARTÍCULO 22. Procesos archivísticos. La gestión de
documentación dentro del concepto de archivo total,
comprende procesos tales como la producción o recepción,
la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y
la disposición final de los documentos.
o ARTÍCULO 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta
el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en:
o a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación
que es sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las oficinas productoras u otras que la
soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar
respuesta o solución a los asuntos iniciados;


T I T U L O V
 b) Archivo central. En el que se agrupan
documentos transferidos por los distintos archivos
de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta
no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las propias
oficinas y particulares en general.
 c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren
desde el archivo central los documentos de archivo
de conservación permanente.
 ARTÍCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de
retención. Será obligatorio para las entidades del
Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de
retención documental. Ver Acuerdo Archivo
General de la Nación 39 de 2002

T I T U L O V
 ARTÍCULO 25. De los documentos contables, notariales
y otros. El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo
General de la Nación y el del sector correspondiente, de
conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo
relacionado con los tiempos de retención documental,
organización y conservación de las historias clínicas,
historias laborales, documentos contables y documentos
notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los
documentos producidos por las entidades privadas que
presten servicios públicos.
 ARTÍCULO 26. Inventario documental. Es obligación de
las entidades de la Administración Pública elaborar
inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio
de sus funciones, de manera que se asegure el control de
los documentos en sus diferentes fases.

IMPORTANCIA DE LA NORMA( DECRETO 2609 DE 2012)
PARA EL PAÌS
 El establecimiento del decreto esta enfocado en la
aplicación de la norma a cualquier tipo de información
analógica o digital recibida o generada por las
organizaciones gubernamentales.
 Aspecto que es importante para el país por que permite
la eficiencia y transparencia en los procesos que se
llevan al interior de las instituciones, permite que las
instituciones públicas sean responsables con la
documentación y con el acceso a ella. De igual manera
el trabajo en conjunto con las TIC favorece la gestión
de los documentos no importa si son físicos o
electrónicos y por ultimo logra que todas las
instituciones gubernamentales tengan una
reglamentación clara.

CAMBIOS EN LOS PROCESOS DE LA GESTIÒN
DOCUMENTALCON LA NUEVA NORMA
(DECRETO 2609 DE 2012)
o Artículo 9°. Procesos de la gestión
documental. La gestión documental en las
diferentes entidades públicas en sus
diferentes niveles, debe comprender como
mínimo
o Continuación del Decreto "Por el cual se
reglamenta el título V de la Ley 594 de
2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de
la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras
disposiciones en materia de gestión
documental para todas las entidades del
Estado".

CUADRO COMPARATIVOENTRE LOS PROCESOS DE
GESTIÒN DOCUMENTAL
ANTES DE LA
NORMA
DESPUÈS DE LA NORMA
Nueva Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los
documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico.
Comprende la creación y diseño de normas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis
diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.
Producción Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o
ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el
trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados
Recepción Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la' vinculación a un
trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones,
Trámite la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para
consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la
resolución de los asuntos
organización
Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de
gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado,
ordenarlo y describirlo adecuadamente.
Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos
durante las fases de archivo, verificando la estructura, la
validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o
conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y
los metadatos descriptivos

CUADRO COMPARATIVO ENTRE LOS PROCESOS DE
GESTIÒN DOCUMENTAL
ANTES DE LA
NORMA
DESPUÈS DE LA NORMA
Consulta Descartada
Conservación Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares
aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su
preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma
de registro o almacenamiento.
Disponibilidad Disposición de documentos. Selección de los documentos en
cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal,
permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las
tablas de retención documental o en las tablas de valoración
documental.
Nueva Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la
planificación de os documentos y por medio del cual se determinan
sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su
destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).

CUMPLIMIENTO Y ASPECTOS IMPORTANTES DEL
NUEVO DECRETO PARA ELARCHIVO DE LA
GOBERNACIÒN DELVALLE DEL CAUCA
• Según el decreto 2609 de 2012, es deber de
los archivos públicos adoptar un programa
de gestión documental en todas las
entidades. Por lo tanto el archivo visitado de
la gobernación del Valle del cauca hizo un
programa de gestión documental para los
documentos físicos y electrónicos.
• Aspectos importantes para el archivo de la
gobernación es dar cumplimiento a lo
establecido por el decreto, es decir, empezar
hacer un programa de gestión documental y
la gestión de los documentos electrónicos de
archivo.

ACUERDOS 003, 004, 005 DEL 15 DE
MARZO DE 2013
 Acuerdo 003 2013
 Este acuerdo menciona que debe haber
un comité interno responsable de la
evaluación de las tablas de retención
documental.
 Hacer los ajustes necesarios para su
implementación.
 El encargado debe contar con los
conocimientos especializados
necesarios para determinar el tiempo de
los documentos de acuerdo a su valor
primario o secundario.

MARZO DE 2013
 Acuerdo 004 2013
 Se hace la modificación de los
procedimientos para la elaboración,
presentación, evaluación y
aprobación e implementación de la
TRD y las TVD.
 Deben ser elaboradas por
profesionales.
 Deben ir en coherencia con la
estructura orgánica de la institución.

MARZO DE 2013
 Acuerdo 005 2013
 La información relevante en las
entidades se debe conservar y,
preservar de manera organizada.
 Los ciudadanos deben poder acceder
a la información.
 Las instituciones deben conservar
archivo históricos institucionales.
 La información debe estar conectada
en la WEB para acceso de la
población.

ETAPAS DEL ARCHIVO PÙBLICO DE LA GOBERNACIÒN VALLE
DEL CAUCA
ARCHIVO DE
GESTIÒN-OFICINAS
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTÒRICO

BIBLIOGRAFÌA
 Gonzalez, J. A. (s.f.). Decreto 2609 de 2012. Recuperado el 12 de Mayo de 2014,
de http://preservandoparaelfuturo.org/memorias/decreto2609.pdf
 Imagen de Archivo. (s.f.). Recuperado el 2014 de Mayo de 10, de Imagen de
Archivo: http://1.bp.blogspot.com/-
ab2p2zhaXc4/TxzT6l21_nI/AAAAAAAAAC8/Oe8hjJjViJc/s320/archivo.gif
• Iberedoc.(2013). Noticias en linea
.Recuperado:http://www.iberodoc.com/AdaptingNews/usuario/muestranoticia.asp?
IdCategoria=1&IdNoticia=94
• Régimen legal de Bogotá. D.C.(2000) Diario Oficial 44084.Bogotà.D.C.
Recuperado: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275
• Republica de Colombia.(2012).Ministerio de cultura. Decreto 2609.Recuperado:
http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3528_documento.pdf

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