Business change, transformation and restructurization leaded for pharma client in CEE region.

1. P R E P A R E D B Y : M A R E K K R Z Y S I A K
1
Business Transformation
Case Study
All rights reserved.

2. The Client
An Estern Europe Pharmacy Firm with 95 years of
experience in production injection solutions in
ampoules, processing of herbs and production of
pills, syrups for adults and children.
2

3. The Problem
Firm after consolidation recorded huge cost increase vs.
lower productivity/quality level. Lack of work
standards/proceedures. Employees about to resistant all
initiatives during work hours. Many brakes/strikes against
C-level administration. Production operations inconsistent.
Mid and lower management had neither authority nor
competence to plan and control their departaments.
Reporting quality and system was a fiction. Noticed many
complains from their clients/distributors.
3

4. The Diagnosis
• After the consolidation huge problems with standarization
• Groups of employees instead of teams
• Poor & decreasing Profit/Loss ratio
• Ineffective forecasting/planning
• Lack of employees training
• Lack of control of resources consumption
• Uncorrelated motivation/pension system
• No productivity/effectiveness KPI
• No waste control
• Production/Sales in „ad hoc” system
• No Marketing/Sales cooperation
• Low management competence, no self development activity
4

5. The Tools and The Area
Minuty Netto na tydzień 22 754
Godziny Netto na tydzień 379
Faktor SYSTEM 10000 (10%) 38
Wskaźnik Nieobecności (14,9%) 57
Osobogodziny Brutto 474
Wstępny Manload 11,8
Aktualny Stan Pracowników zw. z w.w. Czynnościami 24
Relacja Proc.: Wstępny Manload do Stanu Pracowników 49%
Wstępny Potencjał Zmian 51%
Za SEPTIMA GROUP:
Aktual. Stan Zatrudnienia
Faktor System 10000
Wskaźnik Nieobecności
Wstępny Potencjał Zmian
X
LEGENDA:41%
4%
6%
49%
Nazwisko: Imię: X
Dział:warsztat Elektroniczny i Laboratoria Data: X
1 Wypisywanie zapotrzebowania zapot. z 1 1 15 75
2 Planowanie dnia pracy plan z 1 1 10 50
Labolatorium temperatur
1 Sprawdzenie termopary szt. m 2 1 180 84
2 Sprawdzenie toru pomiarowego szt. r 1 1 15 0,3
3 Sprawdzenie regulatora temperatury szt. r 1 1 30 1
4 Naprawa regulatora temperatury szt. t 1 1 120 120
5 Sprawdzenie rejestratora szt. r 1 1 120 2
6 Naprawa rejestratora szt. m 1 1 180 42
7 Wykonanie instalacji szt. m 1 2 240 112
8 Pomiary kontrolne pom. z 1 1 30 150
9 Dokumenty obiegowe (w-z) dok. z 3 1 15 225
Labolatorium ciśnień
1 Sprawdzanie manometru i jego naprawa szt. z 5 1 60 1500
2 Sprawdzanie przetwornika ciśnienia i jego naprawa szt. z 2 1 60 600
3 Sprawdzanie przepływomierzy i jego naprawa szt. z 2 1 60 600
4 Sprawdzanie wyłącznika ciśnienia i jego naprawa szt. t 2 1 60 120
5 Instalacja Urządzeń szt. m 2 2 60 56
6 Kontrola kanału ściekowego i odczyt licznika ściekowego szt. t 3 2 120 720
7 Kotły - prace dla kotłowni szt. z 1 1 60 300
8 Kontrola stanu budynków szt. z 1 1 60 300
9 Kontrola ciepła z sieci szt. z 1 1 60 300
10 Kontrola wymienników ciepła szt. z 1 1 60 300
11 Zmiękczanie wody szt. z 1 1 60 300
12 Nadzór UDT nadzór m 1 1 120 28
13 Czynności socjalne usługa r 4 1 480 37
14 Kontrola urządzeń technicznych szt. z 1 1 120 600
Labolatorium pomiarów elektronicznych
1 Sprawdzanie i naprawa przyrządów elektrycznych szt. z 2 1 85 850
2 Instalacja elektryczna na obiekcie szt. m 1 2 480 223
3 Pomiary ochronne suwnic szt. r 4 2 120 18
4 Pomiary urządzeń elektrycznych szt. r 1 2 480 18
5 Pomiary budynków szt. r 1 2 2400 92
6 Pomiary odgromów szt. r 1 2 240 9
Labolatorium pomiaru długości kąta
1 Sprawdzanie i naprawa suwmiarek szt. r 1 1 40 1
2 Sprawdzanie i naprawa śrub mikrometrycznych szt. r 1 1 40 1
3 Sprawdzanie i naprawa przymiaru liniowego szt. r 1 1 15 0,3
4 Sprawdzanie i naprawa pomiaru kątowego szt. r 1 1 15 0,3
5 Sprawdzanie i naprawa grubościomierzy szt. r 1 1 60 1
6 Nadzór wag szt. r 1 1 30 1
7 Nadzór środków trwałych szt. r 1 1 480 9
8 Utrzymanie właściwych parametrów wody kotłowej szt. z 1 1 240 1200
WSTĘPNY MANLOAD
NR.
CZYN.
OPIS CZYNNOŚCI (ZDARZENIA)
JEDNOSTKA
MIARY
CZĘSTO-
TLI-
WOŚĆ
ILOŚĆ
ZDARZEŃ
ILOŚĆ OSÓB
zaangażow.
w jedno
zdarzenie
CZAS
SZACUNKOWY
(min.) jednego
zdarzenia
ROBOCZO-
MINUTY
(tygodniowo)
X SEPTIMA GROUP
KONTROLA PLANU PRACY "SUR"
LEGENDA:
PRACOWAŁ wg PLANU 50% BRAK PLAN. PRACY RAZEM:
NIE PRACOWAŁ wg PLANU 25%
NIE PRACOWAŁ 0%
NIEOBECNY 25%
50%
50%
25%
0%
25%
X SEPTIMA GROUP
KLIENT: X X DATA: 10-04-2003
Konsultant: KRZYSZTOF WYDZIAŁ/LOKACJA: W a rsz t a t R e m o n t ó w i Su w n ic
N A D Z ÓR : X
P R Z Y D Z I ELA N I E UDZIELENIE
ZADAŃ I N ST R U KCJI
WYJAŚNIENIE dot. ILOŚCI, JAKOŚCI PRACY, A TAKŻE WYJAŚNIENIEdot. METOD/ PROCESU, ZABEZPIECZENIA
ILOŚCI CZASUNAWYKONANIEPRACYUDZIELONE. 5 SPRZĘTEM, MATERIAŁAMI I ODPOWIEDNIMI UMIEJĘTNOŚ-
POTWIERDZENIE CZY PRACOWNIK ZROZUMIAŁ ZA- CIAMI WCELUWYKONANIAZADANIAUDZIELONE. UZYSKA-
DANIEI CZYPROCEDURY/ SPOSÓBWYKONANIA NIEPOTWIERDZENIA, ŻEPRACOWNIKWPEŁNI ROZUMIE
SĄMUZNANE. KONTROLAPRAWIDŁOWO- INSTRUKCJE
ŚCI WYKONYWANEGO ZADANIA PRZEPROWADZONA.
WYJAŚNIENIE dot. ILOŚCI, JAKOŚCI PRACY, A TAKŻE 4 WYJAŚNIENIE dot. METOD/PROCESU, ZABEZPIECZENIA
ILOŚCI CZASUNAWYKONANIEPRACYUDZIELONE. SPRZĘTEM, MATERIAŁAMI I ODPOWIEDNIMI UMIEJĘTNOŚ-
POTWIERDZENIECZYPRACOWNIKZROZUMIAŁZA- CIAMI WCELUWYKONANIAZADANIAUDZIELONE. UZYSKA-
DANIEI CZYPROCEDURY/ SPOSÓBWYKONANIA NIEPOTWIERDZENIA, ŻEPRACOWNIKROZUMIEINSTRUK-
SĄMUZNANEUZYSKANE. CJEALEMISTRZ NIEJEST WSTANIEOKREŚLIĆDOJAKIEGO
POZIOMU.
WYJAŚNIENIEdot. ILOŚCI, JAKOŚCI PRACY, ATAKŻE 3 WYJAŚNIENIE dot. METOD/PROCESU, ZABEZPIECZENIA
ILOŚCI CZASUNAWYKONANIEPRACYUDZIELONE. SPRZĘTEM, MATERIAŁAMI I ODPOWIEDNIMI UMIEJĘTNOŚ-
POTWIERDZENIECZYPRACOWNIKZROZUMIAŁZA- CIAMI WCELUWYKONANIAZADANIAUDZIELONE.
DANIEUZYSKANE. BRAKPOTWIERDZENIACZY
PROCEDURY/ SPOSÓBWYKONANIASĄMUZNANE.
WYJAŚNIENIEdot. ILOŚCI, JAKOŚCI PRACY, ATAKŻE 2 WYJAŚNIENIE dot. METOD/PROCESU, ZABEZPIECZENIA
ILOŚCI CZASUNAWYKONANIEPRACYUDZIELONE. SPRZĘTEM I MATERIAŁAMI WCELUWYKONANIAZADANIA
POTWIERDZENIECZYPRACOWNIKZROZUMIAŁZA- UDZIELONE.
DANIEUZYSKANE.
WYJAŚNIENIEdot. ILOŚCI, JAKOŚCI PRACY, ATAKŻE WYJAŚNIENIEdot. METOD/ PROCESUWYKONANIA
ILOŚCI CZASUNAWYKONANIEPRACYUDZIELONE. ZADANIAUDZIELONE.
1
BRAK WYJAŚNIENIA dot. ILOŚCI, JAKOŚCI PRACY, A BRAKWYJAŚNIENIAdot. METOD/ PROCESU, ZABEZPIECZE-
TAKŻEILOŚCI CZASUNAWYKONANIEPRACY. BRAK NIASPRZĘTEM, MATERIAŁAMI I UMIEJĘTNOŚCIAMI WCELU
POTWIERDZENIACZYPRACOWNIKZROZUMIAŁZA- WYKONANIAZADANIA. BRAKPOTWIERDZENIACZY
DANIEI CZYPROCEDURY/ SPOSÓBWYKONANIASĄ PRACOWNIKROZUMIEINSTRUKCJEDIRECTIONS.
MUZNANE. BRAKPLANUKONTROLI PRAWIDŁOWO-
ŚCI WYKONYWANEGOZADANIA. 0
WYJAŚNIENIE: MISTRZ DOKONUJE PODZIAŁU ZADAŃ PRACY CODZIENNIE RANO O GODZ. 6.00. NA ODPRAWIE ZMIANOWEJ.
KONSULTANT ZAOBSERWOWAŁ RZECZOWOŚĆ W PODEJŚCIU BRYGADZISTY DO ZESPOŁU PRACOWNIKÓW.
WYJAŚNIENIE: PRACOWNICY DOSKONALE WIEDZĄ JAKI KEST ICH ZAKRES OBOWIĄZKÓW, SĄ NADZOROWANI PRZEZ
BRYGADZISTE. SPOSÓBUDZIELANIA INSTRUKCJI NIE BUDZI WIĘKSZYCH ZASTRZEŻEŃ, BRAKJEST JEDYNIE POTWIERDZENIA
CZY PRACOWNIKZROZUMIAŁ WYDZANE MU POLECENIA.
PROFIL MANAGER'A
X SEPTIMA GROUP
KONTROLA PLANU PRACY "SUR"
NADZÓR: X DATA: X X X
WYDZIAŁ: X
OBSERWACJA: X DO: X
ZMIANA: 1 1sza PRZERWA X DO: NA
WLK. GRUPY: 8 LUNCH: NA DO: NA
2ga PRZERWA NA DO: NA
NAZWISKO STANOWISKO AKTUAL. CZYNNOŚĆ RÓŻNICA
X Palacz Prace konserwacyjne - oliwienie
X
Pomocnik palacza -
Odżużlanie
Prace konserwacyjne - oliwienie
X Nawęglanie Nieobecny
X Nawęglanie, Suwnicowy Nieobecny
X Nawęglanie
(Pracownik wynajęty z firmy Hejnał)
Nawęglanie
X Obsługa Fadromy, Tokaż Prace tokarskie
X Brygadzista
Remont kotła
(podnoszenie rusztu)
X Pracownik J.Gąsiorka
Remont kotła
(podnoszenie rusztu)
Nawęglanie
2
1
1
4
4
2
1
1
PLAN. CZYNNOŚĆ
Remont kotła 7
Nawęglanie
Obsługa Fadromy, Prace
tokarskie
Remont kotła 7
Obsługa kotłów
Odżużlanie, pomoc palaczowi
Nawęglanie
X SEPTIMA GROUP
WYKORZYSTANIE CZASU PRACY PRACOWNIKA
MOŻLIWOŚCI RAZEM:
BRAK PRACY LUB NIEOBECNOŚĆ: 34% PRACA NIEWYDAJNA: 53%
87%
34%
53%
13%
SEPTIMA GROUP
WYKORZYSTANIE CZASU PRACY PRACOWNIKA
NADZÓR: X DATA: X
WYDZIAŁ: X OBSERWACJA: X DO: X
ZMIANA: I
STANOWISKO: X
CZYNNOŚĆ: X
START STOP Praca Wydajna
Brak Pracy lub
Nieobecność
Praca Nie
wydajna
KOMENTARZ
06:10 .
.
.
06:20 10
06:20 .
.
.
06:35 15
06:35 .
.
06:41 6
06:41 .
06:43 2
06:43 .
06:55 12
06:55 .
06:58 3
06:58 .
07:07 9
07:07 .
07:10 3
RAZEM
60 8 10 42
%
RAZEM 100% 13% 17% 70%
KOMENTARZ:
Consult.: KRZYSZTOF Page 1 of 8
Z JEDNYM Z KOLEGÓW PRACUJĄCYCH NA
FREZARCE.
PRACOWNIK ROZMAWIA Z KOLEGAMI
JEDNOCZEŚNIE ŻARTUJĄC Z RESZTY ZMIANY
WYKONUJĄCEJ SWOJE ZADANIA PRACY,
ZAPALA KOLEJNEGO JUŻ PAPIEROSA
WRESZCIE ZAUWAŻA PRZEPROWADZAJĄCYCH
BADANIA KONSULTANTÓW I ROZPOCZYNA
PRACĘ.
JEDNAKŻE PO PARU MINUTACH PRZYSIADA
PRZY MASZYNIE - ROZPOCZYNA ROZMOWĘ
KOLEGÓW.
PRACOWNIK ROZPOCZYNA PRACĘ OD ROZ-
MOWY Z KOLEGAMI, NASTĘPNIE PRZY-
RZĄDZA SOBIE KAWĘ PRZYSIADA PRZY
MASZYNIE I OBSERWUJE PRACUJĄCYCH
POMIMO ROZPOCZĘCIA ZMIANY PRACOWNIK
NIEOBECNY NA STANOWISKU PRACY- BRAK
REAKCJI MISTRZA
Production
Administration
Finance
Purchasing
Logistic
Sales
Marketing & PR
IT
C-level Management
HR
DEPARTMENT: DMT II - Wysokie Temperatury DATE:
POSITION: Aparatowy Procesu ENG: MK
COMMENTS
1
KONTROLA TEMPERATURY (300 C
NA WYJŚCIU OLEJU Z INSTALACJI NOTICED
2
KONTROLA FOTOKOMÓREK
NOT NOTICED
IN "NOT NOTICED" EXAM-
3
KONTROLA PALNIKÓW
NOT NOTICED
PLES ACTUAL MEANS: NOT
4
STAN INSTALACJI USZCZELNIENIA
POMP NOT NOTICED
DONE IN REQUIRED MO-
5
KONTROLA ZAWARTOŚCI SPALIN
NOTICED
MENT OR NOT DONE AT ALL
6
KONTROLA POZIOMU W
ZBIORNIKACH NOTICED
DURING OBSERVATIONS
7
PŁUKANIEŚCIEKAMI INSTALACJI
OBIEGU KOBALTU NOT NOTICED
8
KONTROLA I ODPOWIETRZANIE
NOT NOTICED
10
POBÓR PRÓB (CO 4 GODZ.)
NOTICED
11
STAN NADMUCHU AZOTU W
INSTALACJACH NOTICED
12
WYCIEKI
NOT NOTICED
13
14
15
16
NARRATIVE:
NO KIND OF CHECKLIST OF MACHINES OBSERVATIONS
OPERATOR STUDY
STANDARDS/ACTIVITY ACTUAL VARIANCE
5

6. Just the Tools
SMED, MTBF, TCO, OEE, DIFOT, Supervisory Time
Management, Productive Labor Utilization, Machine Time
Utilization, Employee Time Utilization, Machine Utilization
Study, Supervisory Behaviour Profile, Performance
Variance, OP Notes, Voice of Customer, Value Stream
Mapping analysis, Q-Sort, Competence Analysis, Primary
Manload Encounter, JiT, Locator Study, Variance Study,
SWOT, RACI matrix, Tele/Email/Fax/Meeting Study,
Action Log, Compliance Checklist, Balanced Scorecard, etc.
6

7. The Solution
• Employees resistance – deployment of „know each other” and
„let’s listen & communicate” programs.
• Lack of knowledge – very intensive training programs for all level
employees in soft competencies, Leaders of Change enlight
• Mid Management had no competencies – training program half
financed for managers in hard competencies, coaching and
competition program
• Suppliers could not handle new work system – diversification of
suppliers, certification program for present ones
• Lack of reports - developing new reporting system and train how
to operate and maintain it
• Misuse the resources – reengineering of resources
7

8. The Achievement
• Productivity in ampoules workshop increased of 25%
• Reduction of energy/water consumption turned to overachieve the
forecasted goal almost by 3 times and reached 17%
• Effectiveness of materials utilization in workshops improved by 2%
• At the beginning of 15th week project annualized savings reached 180%
of project investment
• Create a Waste Management Program
• Focus on Quality Program
• Improvement in management system
• Perpetuation and Maintaining as of new task
8

9. My duties
• Supervising of Production and Sales analysis and to run Marketing analysis.
• Run a presentation for the client’s Board to highlight key issues based on
diagnosis.
• Prepare a report (*.ppt & Brown Papers) of the analysis and create a project
Gantt chart.
• Co-work in processess mapping
• Prepare and run 16 training sessions (in groups) for Sales & Marketing client’s
employees (76 persons).
• Work on Waste Management Program
• Create On Time Report Schedule for mid level management
• Influence on direct and indirect supervision
• Incompetence Awareness Program
• PDCA as a key in perpetuation model – training sessions
• BSC training session for mid and C-level
9

10. 10
Thank you!
Questions
Or
Comments:
itbc@onet.pl