Uptime OÜ poolt loodud dokumendihalduse tarkvara EAS'ile

1. Dokumendihaldus
muutis kogu Ando Urbas,
IT ajakirjanik,
ettevõtet
meedia- ja turun-
duskonsultant
Nääpsuke naisterahvas, kes kuhjaga täis dokumendikäru
lükkab, oli veel kuus aastat tagasi EASi peamajas igapäe-
vane nähtus. 2005. aasta lõpuks saadi aga aru, et samal
viisil edasi minna pole võimalik, sest paberdokumentide
maht lihtsalt karjus digitaalse asjaajamise järele.
Algi Sinisalu on EASi infosüsteemide vanemprojektijuht
S iiski ei mõistnud keegi tollal, kui suuri ja
põhjalikke muudatusi dokumendihalduse
sisseseadmine järgnevatel aastatel kaasa
toob. Paberkaustade ajastust on igal asutusel omad
legendid ja anekdoodid. EASi töötajad meenutavad,
kui palju tööaega vajaliku paberdokumendi leidmiseks
kulus. Esmalt tuli minna dokumente haldava assistendi
juurde, kes siis ütles, kus vajalik paber asub, näiteks
kolmandal korrusel kabinetis see ja see.
2006. aastal asus EAS otsima viise, kuidas lihtsustada
dokumentide koostamise protsessi. Lahendust nähti
dokumendimallides, mis aitaksid koostada kiirelt ja
vähemate vigadega korduvdokumente, nagu menetlus-
ja finantsinfot sisaldavaid aruandeid.
„Kui me selle projektiga alustasime, ei osanud keegi ette
näha, et peagi kolib kogu meie asjaajamine arvutisse,“ ütles
Algi Sinisalu, EASi infosüsteemide vanemprojektijuht.
„Me arvasime, et viime ellu ühe IT projekti. Tegelikult
aga muutsime kogu asutuse töökorraldust ja inimeste töö
tegemise harjumusi, mille tulemusena saime võimaluse
langetada otsuseid kordi kiiremini kui paberajastul.“
Tea, mida tellid
Ideest töögrupi ja läbirääkimisteni jõudis EAS 2007.
aastal. Lepingupartneriks oli Microsoft Eesti ning jutt
käis SharePointi-põhisest dokumendihaldusest. Micro-
soft valis projekti teostajaks Eesti IT firma Uptime.
Tagantjärele hankeprotsessi meenutades rõhutas Algi
Sinisalu vajadust kaasata kohe algusest peale tulevasi
süsteemi lõppkasutajaid ning vajadust ise täpselt mõista,
mida ikkagi hankima asutakse.
„Lähteülesande koostasid spetsialistid meie organisat-
sioonist, kuid klient ehk EAS ei hoomanud, mida me
virge viertek
hankima hakkame,“ selgitab Algi Sinisalu aastatetagu-
seid sündmusi. „Nii istusime pool aastat ja ainult rää-
kisime ja rääkisime, kuniks meile hakkas lõpuks selgeks
22 teenindus kevad•2012

2. saama, mida ja milleks arendaja pakub.“ Need, kes süsteemi kasutusele võtsid, hak- Uptime OÜ
Dokumendihalduse kasutuselevõtu kasid peagi saatma hulgaliselt täiendusette-
lükkas EAS teadlikult uue aasta alguses- panekuid ning peagi loodi eri kasutajatele Uptime OÜ (www.up-
se, 1. jaanuarile 2008. Esmalt oli tegu oma vaated. Järgmine etapp oli projekti- time.ee) on 1992. aastal
puhtalt haldusdokumentidega, nagu dokumentide digitaliseerimine. asutatud Eesti kapitalil
otsused, lepingud jms. Kuigi muu maa- põhinev infotehnoloo-
ilmaga käis suhtlus veel endiselt paber- „Projektidokumentide arvutisse viimi- gia ettevõte, mis pakub
kandjal, siis iga majja tulnud dokument sest tuligi meile kõige suurem kasu, sest IT hooldust, tarkvara
juba skaneeriti ning dokumendiregistri pääsesime paberkaustade transportimisest arendust ning grupitöö-
kasutaja nägi sellest värvilist PDF-faili. kontorite vahel,“ ütleb Algi Sinisalu. „Kuid ja dokumendihalduse
seegi ei möödunud ilma kurioosumiteta lahendusi.
Töörollide muutumine – inimesi alguses hämmastas, kuidas saab
ühte ja sama dokumenti lihtsalt dubleerida Firma suuremateks
Esimeses etapis ei muutunud pealtnäha ning mitmele inimesele korraga näidata. klientideks on Elisa, G4S,
suurt midagi: andmeid sisestas dokumen- See tehnoloogiliselt lihtne, tänaseks endast- ABB, Swedbank, Eesti
dihaldussüsteemi endiselt kümmekond mõistetav asi muutis meie tööprotsesse.“ Politsei, Avis, Eesti Raud-
tee, Äripäev, Rautakirja jt.
Digiallkirja kasutuselevõtt
säästis omakorda hulga aega ja
Tänu dokumendihal- närvikulu ning võimaldas juha-
tuse liikmel anda allkirja sealt,
dusele kulus Euroopa kus ta parasjagu viibib, näiteks
Liidu audiitoritel vara- USA EASi harukontorist. Dokumendihaldus pole IT projekt
sema nädala asemel au- Muudatused organisatsioo-
nis võtsid aega mitu aastat.
Teel täisdigitaalsele asjaajamisele on EAS
läbinud mitmeid etappe. Olulisim on
ditiks vaid kaks päeva. „Meie töötajatel oli suhteliselt
keeruline jõuda arusaamiseni,
olnud inimeste töökultuuri ja harjumuste
muutumine, millele saab tehnoloogiliste
et igaühel on võimalik oma töö abivahenditega vaid kaasa aidata. Näiteks
assistenti, ülejäänud maja kasutas ainult algusest lõpuni ära teha,“ selgitas Sinisalu. meenutab Algi Sinisalu, et oli väga õige
otsingut. Kuid pealispinna all hakkasid „Kui varem oli tavapärane, et juht dikteeris otsus osta inimestele lauale teine kuvar
toimuma huvitavad protsessid. assistendile töö sisu ning ta vormistas selle või laiekraan – tänu sellele ei trükita
ära, siis tänaseks meil dokumentide vor- enam pabereid nii palju välja.
Esiteks loodi kõikidele EASi töötajatele mistamisega tegelevaid assistente vist tööl
kontod, millega nad pääsesid ise do- enam polegi. Kõik teevad oma tööprotsessis „EAS on hea näide, kuidas terve orga-
kumentidele ligi. Seejärel jagunes maja vajalikud toimingud ise ära.“ nisatsioon peab iga üksikisiku tasemel
kaheks: mõned töötajad hakkasid ise läbima muutuse, et asuda tööle digitaalses
dokumente otsima ja rõõmustasid, et Täisdigitaalne asjaajamine on paranda- keskkonnas,“ kommenteerib Uptime’i teh-
pääsevad tülikast vahelülist; teistele tun- nud ka tööaja kasutust. Kuna kõik on noloogiajuht Raimo Seero, kes projektiga
dus aga ütlus „otsi ise“ kummaline ning digitaalne, siis tahavad inimesed teha algusest peale seotud oli. „Meil oli visioon
nad jätkasid järjekindlalt vana rida. tööd 24/7, nii kodus kui reisil olles. nende praeguse tööprotsessi kohta olemas
ka viis aastat tagasi, aga ükski ettevõte
ei saa nii kardinaalseid muudatusi ühe
päevaga läbi teha. Küll aga järk-järgult
dokumendihalduse juurutamise kaudu.“
TASUB TEADA „Infosüsteem ei saa kunagi valmis, vaid
on pidevas arengus,“ tõdeb Algi Sinisalu.
Dokumendihalduse võimalused „Selge on see, et inimestel on vaja aega
kohanemiseks – meie puhul kulus selleks
EASi MS SharePointi- »» efektiivset ülevaata- neli aastat pidevat, väikeste etappide
põhine dokumendihaldus mise ja kinnitamise kaupa arengut, kuid tulemuse üle võime
on seotud Microsoft Dy- süsteemi, uhked olla.“
namics NAV äritarkvaraga »» tööprotsessi läbipaist-
kõikide tööprotsesside vust Tänaseks on EAS saanud oma digitaalse
jälgimiseks ja kaardista- »» dokumentide muut- asjaajamise kohta palju kiidusõnu, eelkõige
miseks. misajaloo jälgitavust, klientide ja audiitorite poolt. Kui Euroopa
»» kaugtöö võimalust. Komisjoni audit esimest korda pärast do-
Dokumendihaldus pakub: kumendihalduse juurutamist Tallinna tuli,
»» kõikide dokumentide Võit dokumendihaldusest: olid nad ülimalt hämmastunud, kui kõik
kiiret kättesaadavust, »» tööle jäi kolm büroo- vajalikud dokumendid vaid paari sekun-
»» automaatset arhivee- töötajat kahekümnest, diga kätte leiti. Esmalt nõudsid nad lausa
rimist, »» otsused sünnivad arhiivist originaaldokumente näha, alles siis
»» aja kokkuhoidu kiiremini, jäid uskuma. Ja nii leidiski sügisene Tallinn
dokumentide loomisel »» käideldav töö maht nädalaseks ärireisiks valmistunud audiitorid
mallide ja eelmiste on sama inimeste arvu juba kahe päeva pärast uuesti lennujaamas,
dokumentide pealt, juures suurem. sest töö oli juba tehtud.
kevad•2012 teenindus 23