El documento proporciona información sobre la planeación y manejo de eventos. Describe tres fases esenciales de la planeación de un evento: 1) cotizaciones, que deben cubrir todos los servicios requeridos por el cliente; 2) contratos de eventos, que confirman los detalles acordados por ambas partes; y 3) informes de eventos para informar a los departamentos involucrados. También incluye ejemplos de una cotización, un contrato y un informe de evento.

1. MANEJO Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
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Semana 5:
Planeación y Manejo de Eventos
Planeación de un Evento
Después de hecho el contacto con los potenciales clientes utilizando las técnicas
de ventas establecidas, detectando las necesidades del cliente y usando como
herramientas de mercadeo nuestros portafolios de servicios y productos, deben
realizarse 3 fases de la planeación del evento que son esenciales para el futuro
éxito de este:
Cotizaciones
• Es un listado claro y valorizado de los servicios y productos que pueden
satisfacer las necesidades del cliente.
• Debe ser la respuesta escrita a las conversaciones que se han tenido
previamente con los clientes.
• Una cotización bien elaborada es aquella que cubre todos los servicios y
productos que el cliente puede requerir durante el desarrollo del evento,
para que él pueda calcular casi exactamente el costo total de este.
• No solo debe valorizar los servicios comunes, salón, equipos, alimentos,
bebidas, decoración, ambientación, etc, sino también costos de servicios,
impuestos, recargos, etc.
• Estas cotizaciones deben tener una caducidad en tiempo y en caso de
que se pidan para un período largo (ejemplo: una Convención o un
Congreso Internacional) , se debe buscar un método que nos permita
actualizar estos precios. Ejemplo: Darlos en dólares.
• La cotización debe indicar los precios al cliente, para que si está
interesado, oficialice la realización del evento.
• Es lógico entender que los precios de la cotización son los fijados más los
recargos previamente establecidos, y los descuentos acordados.

2. MANEJO Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
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Ejemplo de Cotización
Bogotá, 28 de Octubre de 2003
Señor
Fernando Aristizàbal
Director General
A.N.C.U.
Ciudad
Asunto: Cotización
Respetado señor Aristizàbal:
Comedidamente le estamos cotizando los servicios que ofrece nuestro Hotel.
Alojamiento con Desayuno Americano
Habitación sencilla $ 50.000.oo
Habitación doble y/o twin $ 70.000.oo
Habitación triple $ 90.000.oo
Habitación cuadruple $ 110.000.oo
Alimentos
Restaurante internacional los Urapanes
Menú de 4 servicios $ 11.000.oo
Menú de 3 servicios $ 7.000.oo
Cafeterìa los Helechos
Menú de desayuno $ 6.000.oo
Menú de almuerzo $ 4.000.oo
Cafeterìa los Helechos

3. MANEJO Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
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Menú de desayuno $ 6.000.oo
Menú de almuerzo $ 4.000.oo
Otros
Refrigerios $ 3.000.oo
Pasabocas y canapés $ 1.200.oo
Ayudas audiovisuales precios por dìa
Video Beam $ 95.000.oo
Retroproyector Acetatos $ 30.000.oo
V.H.S. y TV. $ 30.000.oo
Diapositivas $ 30.000.oo
Sonido $ 30.000.oo
Salones $ 100.000 hora.
Arrayanes 200 personas en auditorio
Helechos 180 personas en auditorio
Rosales 40 personas en auditorio
Cayenos 40 personas en auditorio
Cerezos 17 personas sala de juntas
Urapanes 70 personas sala de juntas
Para mayor información favor comunicarse con Alba Luz Sánchez y/o Diógenes
Campos, al Departamento de Eventos y Atención al Cliente, P.B.X. 370 49 49
Extensiones 110/540.
Cordialmente,
Alba Luz Sánchez
Promotora de Eventos

4. MANEJO Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
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Contrato de Eventos
Una vez que los ejecutivos de ventas y el cliente han acordado los términos
exactos del evento especial, deben confirmarlos en un contrato. Todos los
detalles que las dos partes acordaron deben ir escritos en el contrato. El cliente
también debe estar consciente del requisito de un número garantizado de
invitados.
Es importante determinar un número aproximado de participantes cuando se
firma el contrato. Sin embargo, como los eventos especiales pueden llevarse a
cabo meses o años después de la fecha de firmado el contrato, el representante
de eventos no puede exigir que el cliente tenga un número aproximado en ese
momento. Algunos establecimientos se comunican con el cliente alrededor de
dos semanas antes del evento para actualizarse con respecto al número
aproximado de asistentes. Si el evento es grande, requiere de compras
especiales; el establecimiento hará este contrato un mes o más, antes del
evento. En algunos casos la propuesta original difiere de la final, ya que el
cliente puede necesitar un salón más grande o más pequeño, por lo cual el
cliente dos días antes del evento debe establecer el número definitivo de
invitados esperados.
Los contratos de banquetes normalmente fijan mínimos y garantías; algunas
veces, la garantía se convierte en el mínimo; el establecimiento cobrará al
cliente un número mínimo de invitados pero servirá un porcentaje adicional
especificado en caso de que asistan más personas al evento.
Otros establecimientos aplican una garantía a cualquier lado de la base; el factor
de variación es la diferencia entre el número máximo de participantes para los
que se preparó el evento y el número mínimo por los que el cliente tendrá que
pagar.
De ser posible el departamento de eventos debe hacer los arreglos finales del
menú, bebidas, y en general servicios requeridos y fijar los precios para eventos
grandes mucho tiempo antes de la fecha del evento. Después de que se hayan
hecho todos estos arreglos (contrato de evento especial), se envía al cliente
para su aceptación. A menudo el cliente debe pagar un porcentaje específico o
incluso el 100% del costo calculado para el evento, al menos dos semanas antes
de éste; de lo contrario no se desarrollará el evento. Normalmente el cliente
debe pagar cualquier faltante al final del evento o dentro de los treinta días
posteriores al evento.

5. MANEJO Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
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El contrato debe indicar los productos y servicios exactos que se proporcionarán.
Los alimentos, bebidas, mano de obra y otros costos directos en que se incurra
para producir y servir los artículos establecidos en el contrato, se incluyen en el
precio.
Aspectos que se deben tener en cuenta para la elaboración de un contrato
1. Género o tipo de evento:
Se refiere a que según la necesidad planteada por el cliente, teniendo en cuenta
sus gustos y presupuesto; se dará respuesta a esta necesidad presentando una
oferta ideal o adecuada. Se establece de esta forma un convenio y se determina
con el cliente el tipo de evento. Por ejemplo un coctel, una cena, un buffet.
2. Nombre del cliente
Se refiere este punto a la identificación de la persona que contrata el servicio,
puesto que puede tratarse de una empresa representada por alguien sobre el
cual recae la responsabilidad del contrato en todos sus aspectos.
Es importante determinar este aspecto para efectos del cobro de servicios a la
persona indicada en el contrato. Los datos más importantes en este sentido
serán:
• Nombre del cliente (persona que firmará el contrato)
• Nombre de la empresa (identificación comercial)
• Localidad (ubicación o dirección comercial y residencial si es el caso)
• Teléfonos de la empresa y residencia para caso de comunicación.
3. Fecha
Se determina la fecha exacta para la cual estará prevista la reunión, el día y la
hora en que deberá realizarse, además del tiempo aproximado en horas para
tener en cuenta aspectos que de este dependen.
4. Participantes
Es el número de personas invitadas al evento, discriminando quienes serán los
invitados de honor o agasajados para tener en cuenta su atención especial. Esto
se hace para que el establecimiento se responsabilice por el servicio de ese
número de invitados y para que el cliente asuma el costo del servicio para este
número de personas.
5. Local

6. MANEJO Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
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Se determina con el cliente el salón en el cual se va a llevar a cabo la reunión,
ya sea dentro del establecimiento o fuera de este. Se deberán conocer sus
características para proveer los aspectos más importantes del servicio y no
improvisar.
6. Programa
Se refiere a los aspectos o actividades que se van a desarrollar durante el
servicio, la recepción, los discursos, el brindis, etc. Deberán discriminarse estas
actividades para que el personal de servicio sepa en qué momento deberá
actuar según lo previsto para el caso.
7. Personal de servicio
Será convenido con el cliente el número de personas que prestará el servicio y
el costo que tendrá.
• El maitre o capitán de meseros se encargar de planificar y organizar el
servicio, además de supervisar su ejecución.
• El barman prepara y sirve las bebidas en la reunión; se calculan de 60 a
80 personas por barman.
• Los meseros servirán alimentos y bebidas a los invitados durante la
reunión; se calculan de 25 a 30 personas por mesero.
8. Decoración
Esta por lo general es escogida por el cliente con asesoría de la gobernanta si
es un hotel o por una persona experta en el arte de la decoración y deberá ser
estricta en cuanto al gusto y exigencias del cliente para evitar reclamos
posteriores. Es normal elaborar un croquis.
9. Varios
En este punto se deberá determinar algún gusto o pedido especial del cliente
como elemento primordial del contrato, tal como los cigarros o cigarrillos,
conjunto musical o música de fondo, alquiler de material de servicio o muebles,
transporte y otros.

7. MANEJO Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
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Modelo de Contrato
Contrato No.
Fecha
Nombre del
cliente
Dirección Teléfono
Evento
Fecha de
realización
Salón Horario
Cobrar a
Dirección Teléfono
Mínimo de
personas
Servicios
contratados
Alimentos
Bebidas
Otros
servicios

8. MANEJO Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
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Para constancia firman, aceptando las condiciones fijadas
Hotel Cliente
Cláusulas
1. El cliente contrata y el Hotel acuerda prestar los servicios aquí establecidos y de acuerdo con los términos del
presente.
2. El Hotel se reserva el derecho de requerir de pagos adicionales o el pago adicional en cualquier momento previo
a la fecha programada del evento.
3. El cliente acuerda avisar al Hotel al menos 48 horas antes del evento el número definitivo de invitados. Esta cifra
se utilizará como el mínimo garantizado. El Hotel no será responsable del servicio para una cifra 50% mayor de la
asistencia mínima garantizada.
4. El cliente abonará el 50% del monto de este contrato a la firma del mismo y el otro 50% lo cancelará al finalizar el
evento, más los gastos adicionales.
5. El cliente o sus invitados no podrán introducir ningún tipo de alimentos o bebidas al hotel.
6. El cliente se responsabiliza de todos los daños que cualquiera de sus invitados o alguna otra persona que asista
al evento causen al salón reservado o cualquier otra área del Hotel.
7. El Hotel se reservará el derecho de aprobar la contratación de grupos musicales, espectáculos, o cualquier tipo
de esparcimiento por parte del cliente.
8. En caso que el Hotel, a petición del cliente, proporcione algún servicio de alimentos o bebidas o de alguna otra
naturaleza que no esté establecido en este contrato, el Cliente acuerda pagar al Hotel los gastos que se generen.
9. En caso que este contrato se firme en nombre de una empresa, sociedad, asociación o club, la persona que
firme deberá comprobar al Hotel que tienen completa autoridad para firmar el presente, del correcto acatamiento de
este contrato.

9. MANEJO Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
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Informe de Eventos
Es un memorando para información interna del establecimiento, del área de
eventos para los diferentes departamentos o secciones involucradas en el
evento, con la información necesaria para cada una. Se debe entregar con no
menos de 48 horas de anticipación.
Formato Informe de Eventos
INFORME DE EVENTO 5678
Clase de Evento Almuerzo de Trabajo
SALON Restaurante "URAPANES" Valor $188.500.oo
FECHA
REALIZACION
Viernes 19 de Septiembre de 2003 HORA 12:320 pm
EMPRESA TOR REPUESTOS Télefono 262 3502
RESPONSABLE MARCIA ROJAS Fax 760 4221
MONTAJE MESA EN "U" Dirección carrera 71 C No 4 55
ABONO $188.500.oo Saldo 0.oo
N° DE PERSONAS. 13 Nit. 899999-034-01
CONCEPTO CANTIDAD
VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
MARTES 29 DE ABRIL DE 2003
ALMUERZO N0. 34 13 $11.00.oo $143.000.oo
COCTEL No 27 13 $3.500.oo 45.500.oo
Gran Total $188.500.oo
DEPENDENCIAS
PORTERIA
CAJA

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AUDITORIA
RECEPCION
GERENCIA