1. AUDITORÍA DEL CICLO DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO
EI inventario toma muchas formas diferentes, de acuerdo con la naturaleza del
negocio. Para los negocios de ventas al menudeo o al mayoreo, el Inventario
más Importante es la mercancía a mano disponible para su venta. Para los
hospitales el inventario incluye alimentos, medicinas, y suministros médicos.
Una compañía industrial tiene materias primas, piezas compradas y suministros
para uso en la producción, artículos en proceso de fabricación y mercancía
terminada disponible para su venta.
Por las razones que siguen, con frecuencia la auditoria de inventarios es la
parte más compleja y que consume más tiempo en una auditoría:
Por lo general, el inventario es una partida principal en el balance y a menudo
es la partida más grande de las cuentas incluidas en el capital de trabajo.
El inventario está en diferentes lugares, lo que dificulta su control y conteo
físico. Las compañías tienen su inventario accesible para la fabricación
eficiente y venta del producto, pero esta dispersión crea considerables
problemas en una auditoría.
La diversidad de las partidas de inventarios crea dificultades al auditor. Partidas
como joyas, materias químicas y piezas electrónicas, presentan problemas de
observación y evaluación.
La Evaluación del inventario también es difícil por factores como la
obsolescencia y la necesidad de distribuir costos de fabricación al inventario.
Existen varios métodos de evaluación de inventario que son aceptables pero
cualquier cliente determinado debe aplicar un método de manera consistente
año tras año. Además, una organización prefiere utilizar diferentes métodos de
valuación para diferentes partes del inventario.
El objetivo en la auditoria del siclo de inventarios es evaluar si los saldos de las
cuentas relacionas se presentan de acuerdo con las normas de la contabilidad
generalmente aceptadas. En el ciclo de inventarios, identificamos las siguientes
transacciones:
1) Almacenamiento de productos.
2) Registro de utilización de materia prima, costos directos e indirectos (gastos
de personal, servicios públicos, etc)
3) Costeos de los productos.
4) Salida de los productos.
5) Ajuste al inventario y al costo de vetas.
Las cuentas que incluidas en este ciclo serán:
- Inventarios
- Costos de ventas

2. El proceso de inventarios es único debido a su estrecha relación con otros
procesos de operaciones (Compras, Ventas, Recurso Humanos) y a la
complejidad de sus transacciones.
Algunos de los factores que afectan la complejidad de la auditoria de
inventarios son:
1) En la mayoría de las compañías el inventario es de partida significativa en
los estados financieros.
2) El costo del inventario comprado o manufacturado necesita ser determinado
y dicho costo es retenido en las cuentas de inventarios de la empresa hasta
que el producto es vendido.
3) Se puede encontrar en diferentes ubicaciones.
4) La diversidad de inventarios puede generar dificultades para el auditor
relacionadas con la evaluación y la observación (Ejemplo: químico, inventarios
a granel, gases, joyas).
5) La valuación del inventario también es compleja debido a factores como la
obsolescencia.
6) Existen varios métodos de valuación de inventarios que son aceptados pero
los clientes los deben aplicar de manera uniforme año tras año.
7) El inventario en tránsito muchas veces no es reconocido por la compañía
teniendo en cuenta los términos INCOTERMS (son normas acerca de las
condiciones de entrega de las mercancías. Se usan para dividir los costes de
las transacciones comerciales internacionales, delimitando las
responsabilidades entre el comprador y el vendedor, y reflejan la práctica actual
en el transporte internacional de mercancías).
8) Puede existir inventario en poder de terceros que por lo general no es
controlado de forma adecuada.
Una forma sencilla de plantear el tipo de pruebas y el alcance de las mismas es
identificar que riesgos en los estados financieros se pueden materializar.
FUNCIONES EN EL CICLO Y CONTROLES INTERNOS
Se piensa en el ciclo de inventarios y almacenamiento como dos sistema
separados pero muy relacionados entre sí, uno que involucra flujo real de la
producción y el otro los costos relacionados. A medida que los inventarios
pasan a través de la compañía, se realizan controles adecuados sobre su
movimiento físico así como de sus costos relacionados.
Un examen breve de las seis funciones que constituyen el ciclo de inventarios
y almacenamiento nos ayudara a entender estos controles y la evidencia de
auditoría que se necesita para comprobar su efectividad.
PROCESAMIENTO DE ÓRDENES DE COMPRA
Se utilizan las requisiciones de compra para solicitar al departamento de
compras y control que finque órdenes para obtener diversos artículos para el

3. inventario. El personal de almacén inicia las requisiciones, o se realiza esto por
computadora cuando el inventario llega a un nivel predeterminado; se colocan
las órdenes para obtener los materiales requeridos para un pedido de un
cliente; o se inicia las órdenes a partir de un conteo periódico de inventarios
realizado por persona responsable. Sin importar el método que se siga, los
controles sobre requisiciones de compras y las órdenes de compra
relacionadas se evalúan y prueban como parte del ciclo de adquisiciones y
pagos.
RECEPCIÓN DE MATERIALES NUEVOS
La recepción de las materiales ordenados también forma parte del ciclo de
adquisiciones y pagos. Los materiales recibidos se inspeccionan en cantidad y
calidad. El departamento de recepción elabora un reporte de recepción que se
convierte en parte de la documentación necesaria antes de efectuarse el
pago. Después de la inspección, se envía el material al almacén y los
documentos de recepción por lo general se envían a compras, almacén y
cuentas por pagar.
ALMACENAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS
Cuando se reciben los materiales, se guardan en el almacén hasta qué se
necesitan para la producción. Se envían los materiales de la existencia en
inventarios a producción, mediante la presentación de una requisición de
materiales, orden de trabajo, u otro documento similar debidamente aprobado
que indica el tipo y cantidad de materiales necesarios. Se utiliza este
documento de requisición para actualizar los archivos maestros de inventario
perpetuo para realizar transferencias en libros de las cuentas de materias
primas a las de producción en proceso.
PROCESAMIENTO DE ARTÍCULOS
La parte de procesamiento del ciclo de inventarios y almacenamiento varía
mucho de empresa a empresa. La determinación de las partidas y la cantidad
a producirse se basa por lo general en órdenes específicas de clientes,
pronósticos de ventas, niveles predeterminados de inventario de articulas
terminados corridas económicas de Producción. Con frecuencia, un
departamento separado de control de la producción es responsable de la
determinación del tipo y cantidades de producción. Dentro de las diversos
departamentos de producción se deben hacer provisión para contabilizar las
cantidades producidas, control de desperdicios, controles de calidad y
protección física del material en proceso. El departamento de producción debe
generar reportes de producción y desperdicios para que el departamento de
contabilidad pueda reflejar el movimiento de los materiales en los libros y
determinar costos precisos de producción.

4. ALMACENAMIENTO DE ARTÍCULOS TERMINADOS.
A medida que el departamento de producción concluye los artículos, se colocan
en el almacén en espera de su embarque. En compañías con buenos controles
internos, los artículos terminados se guardan bajo control físico en área
separada de acceso limitado. A menudo se considera que el control de
artículos terminados forma parte del ciclo de ventas y cobranza.
EMBARQUE DE ARTÍCULOS TERMINADOS.
El embarque de artículos terminados es parte integral del ciclo de
ventas cobranza. Cualquier embarque o transferencia de artículos terminados
es autorizado por un documento de embarque debidamente aprobado.
ARCHIVOS MAESTROS DE INVENTARIO PERPETUO.
Uno de los registros que se utilizan para los inventarios, que no se ha
estudiada con anterioridad, es un archivo maestro de inventario perpetuo. Por
lo regular se guardan registros perpetuos separados para materias primas y
artículo terminados. La mayoría de las empresas no utilizan inventarios
perpetuos de producción en proceso.
Los archivos maestros de inventario perpetuo incluyen sólo información acerca
de las unidades de inventario adquiridas, vendidas y a mano, o también incluye
información acerca de los costos unitarios.
PARTES DE LA AUDITORIA DE INVENTARIO
El objetivo global en la auditoria del ciclo de inventarios y almacenamiento es
determinar que las materias primas, producción en proceso, inventario de
artículos terminados y costo de ventas se señalan de forma correcta en los
estados financieros. Se divide el ciclo de inventarios y almacenamiento en
cinco partes distintas.
ADQUISICIÓN Y REGISTRO DE MATERIAS PRIMAS, MANO DE OBRA Y
COSTOS.
Esta parte del ciclo de inventarios y almacenamiento incluye las primeras tres
funciones: procesamiento de órdenes de compra, recepción de materias primas
y almacenamiento de las mismas. Primero se estudian los controles internos
que existan sobre estas tres funciones, luego se comprueban como parte del
desarrollo de pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones en
el ciclo de adquisiciones, pagos y el ciclo de nóminas de personal. A la
terminación del ciclo de adquisiciones y pagos, el auditor quedó, satisfecho de
que se han asentado de forma correcta las adquisiciones de materias primas y
los costos de fabricación.

5. TRANSFERENCIA DE ACTIVOS Y COSTOS
Las transferencias internas incluyen la cuarta y quinta funciones: el
procesamiento de los artículos y almacenamiento de los artículos terminados.
Estas dos actividades no están relacionadas con ningún otro ciclo de
transacciones, y, por tanto, se les debe estudiar y verificar como parte del ciclo
de inventarios y almacenamiento. Los registros de contabilidad de estas
funciones son los registros de contabilidad de costos.
EMBARQUE DE ARTÍCULOS Y REGISTRO DE INGRESOS BRUTOS Y
COSTOS
El registro de los embarques y costos relacionados, que es la última función,
forma parte del ciclo de ventas y cobranza. De esta manera se comprenden los
controles internos sobre la función y se les verifica como parte de la auditoria
del ciclo de ventas y cobranza.
OBSERVACIÓN FÍSICA DEL INVENTARIO
La observación del cliente que conduce un inventario físico es necesaria para
determinar si un inventario registrado en realidad existe en la fecha del balance
y si ha sido contado correctamente por el cliente. El inventario es la primera
área de auditoría para la que un examen físico es un tipo esencial de evidencia
utilizada para verificar el saldo de una cuenta.
PRECIOS Y RECOPILACIÓN DE INVENTARIO
Los costos que se utilizan para evaluar el inventario físico deben probarse, para
determinar si el cliente ha seguido correctamente un método de inventario
qué concuerda con los principios de contabilidad generalmente aceptados y,
consistentes con el que se ha utilizado en años anteriores.
Riesgos de los estados financieros a 31 de diciembre.
Uno de los riesgos más significativos del ciclo de inventarios, es la
sobreestimación del valor del inventario y la subestimación del costo de ventas,
con el fin de mostrar unos estados financieros atractivos a terceras partes
(Bancos, Inversionistas, Accionistas, etc). Para este riesgo el auditor debe
enfatizar en sus pruebas sustantivas sin dejar de lado la posibilidad de
subestimación de inventarios, que puede generar una mala toma de decisiones
a la administración de la compañía.
¿Cómo se puede generar la sobreestimación del inventario y la subestimación
del costo de ventas?
Estas son algunas de las situaciones más comunes:
1. Mostrando cantidades de inventario que no existen
2. Inflando el costo de los productos del inventario al momento de la
asignación.

6. 3. No trasladar la totalidad del costo de los productos vendidos a la cuenta de
costo de ventas
4. Inventarios obsoletos, dañados o de lenta rotación no provisionados.
La diferencia en el énfasis en la auditoría de activos y pasivos es consecuencia
directa de la responsabilidad legal de los contadores públicos. Si los
inversionistas, acreedores y otros usuarios de la información financiera
determinan después de la emisión de los estados financieros auditados que el
patrimonio de los propietarios estaba sobrevaluado materialmente, es muy
probable que se demande a la firma de auditoría y/o al contador público
independiente.
La sobrevaluación del patrimonio se puede generar sobreestimando los activos
y/o subestimando los pasivos de la compañía. Identificados los riesgos que se
pueden materializar y teniendo en cuenta los resultados de nuestras pruebas a
los controles, identificamos que tipo de prueba nos puede ayudar a detectar la
ocurrencia del riesgo.
En el siguiente cuadro mostramos algunos ejemplos de pruebas que podemos
implementar en nuestra auditoría de acuerdo con los riesgos identificados:
Importante: Este cuadro no pretende abarcar la totalidad de las situaciones,
simplemente esperamos que sirva de guía a los auditores en el planteamiento
de las pruebas que se van a realizar a los estados financieros del cierre a 31 de
diciembre de 2009:
RIESGOS EN LOS ESTADOS
FINANCIEROS CON CORTE A 31
DE DICIEMBRE DE 2009
Pruebas Sustantivas
Sobreestimación
de inventarios
Subestimación
del costo de
ventas.
Inventarios X
Participación en la toma física de
inventarios de fin de año. X
Verificación de que el inventario de
fin de año fue ajustado de acuerdo
con los resultados de la toma física. X
Revisión de la conciliación entre el
libro mayor y el módulo de
inventarios (Kardex) X
Revisión de la asignación de costos
a los productos. X
Confirmación de inventario en poder
de terceros (operadores logísticos,
inventario en consignación, etc) X
Revisión de la suficiencia de la
provisión por inventario obsoleto,
dañado o de lenta rotación. X

7. Revisión de los registros de entrada
y salida de inventarios X
Evaluar la necesidad de una
provisión por desvalorización del
inventario (costo o mercado, el más
bajo). X
Revisión analítica del
comportamiento del costo de ventas
vs los ingresos operacionales de la
compañía durante el 2009.
(Tendencias de enero a diciembre). X
Revisión de la asignación de costos
a los productos vendidos. X
Verificación del ajuste del costo
estándar al costo real. X
Realizar una conciliación entre el
inventario y el costo de productos
vendidos. X
Revisión del presupuesto de costos
vs costos reales (Para esta prueba
debemos tener confianza en el
presupuesto, preparación, revisión,
aprobación etc.) bases de
preparación, revisión, aprobación
etc.) X
PASOS DE UNA AUDITORIA
 Carta de compromiso
 Flujograma
 Lista preliminar de riesgos
 Programa de auditoría con:
• Origen
• Objetivo general y específicos
• Alcance y limitaciones
• Recursos y tiempo asignado
 Controles y cuestionario (En 5 componentes)
 Recopilación de evidencia mediante: Pruebas y procedimientos de
auditoría (detalladas por control, sustantivas y analíticas).
 Documentación física y electrónica: Archivo legajos
 Informe de hallazgos y recomendaciones
 Dictamen

8. MATRIZ DE CONTROLES
PROCEDIMIENTOS REF
AUDITOR
RESPONSABLE PENDIENTE OBSERVACIONES
AMBIENTE DE CONTROL
Verificar la existencia de
un código de ética de
conocimiento general por
las personas que trabajan
para la empresa
Establecer la pertinencia
del trabajo de la auditoría
interna de la empresa
VALORACION DEL RIESGO
Evaluar la posibilidad de
que los riesgos identificados
causen impacto negativo a
las operaciones de la
empresa
Establecer si existen
planes de contingencia en
caso de que ocurra un
desastre en las
instalaciones de la empresa
ACTIVIDADES DE CONTROL
Confirmar mediante la
revisión de documentación
física que se elaboren actas
en cada destrucción de
inventario
Revisar que los cálculos
para la valuación de los
inventarios se realice con
forme al método establecido
en la compañía
Realizar un cuestionario de
Control Interno para la
cuenta de Inventarios y
Costo de Ventas que ayude
a identificar riesgos

9. Verificar que los saldos que
aparecen en la cuenta de
Inventarios corresponda
efectivamente a la cantidad
de ese material en la
bodega mediante conteo
físico de muestras
selectivas
Revisar las firmas del recibo
y despacho de mercadería
de órdenes de compra y
documentos por muestreo
al azar
Verificar que más de dos
empleados revisen la
mercadería saliente
SISTEMAS DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Establecer si la información
contable de las cuentas de
inventarios y costo de
ventas llega sólo al
personal autorizado
Establecer si las directrices,
memorandos, reportes e
informes se comunican
apropiada y oportunamente
a las personas interesadas
SEGUIMIENTO
Verificar si se están
llevando a cabo
apropiadamente la
supervisión de las
actividades diarias
Verificar si existe un
procedimiento para informar
sobre las anomalías en la
administración del
inventario

10. CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
AMBIENTE DE CONTROL
PREGUNTA SI NO NA OBSERVACIONES
¿La gerencia ha¿La gerencia ha
establecido un código deestablecido un código de
ética en cuanto al manejoética en cuanto al manejo
adecuado de losadecuado de los
inventarios con los queinventarios con los que
cuenta la empresa?cuenta la empresa?
De estar establecido ¿SeDe estar establecido ¿Se
aplica por la gerencia?aplica por la gerencia?
¿Se ha propuesto, la¿Se ha propuesto, la
gerencia, metasgerencia, metas
alcanzables en cuanto alalcanzables en cuanto al
mejoramiento del inventariomejoramiento del inventario
actualmente?actualmente?
VALORACIÓN DEL RIESGO
PREGUNTAPREGUNTA SI NO NA OBSERVACIONES
La empresa cuenta con unLa empresa cuenta con un
seguro para el inventario?seguro para el inventario?
¿Se cuenta con medidas¿Se cuenta con medidas
de control sobre elde control sobre el
inventario que se encuentrainventario que se encuentra
en mal estado o que puedeen mal estado o que puede
llegar a estarlo?llegar a estarlo?
ACTIVIDADES DE CONTROL
PREGUNTAPREGUNTA SI NO NA OBSERVACIONES
¿Se controla debidamente¿Se controla debidamente
la entrada del inventario?la entrada del inventario?
¿Se controla debidamente¿Se controla debidamente
la salida del inventario?la salida del inventario?
¿La rotación del inventario¿La rotación del inventario
es la adecuada?es la adecuada?